Методические рекомендации по выполнению практических работ по МДК 02.04 Обеспечение сохранности документов
учебно-методический материал

Министерство общего и профессионального образования РО

Гуковский промышленно-экономический техникум – филиал государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Ростовской области «Шахтинский региональный колледжтоплива и энергетикиим. ак.Степанова П.И.»

            РАССМОТРЕНО

на заседании ЦМК

экономических дисциплин

Протокол № ___  

От «___» ____________ 2023г.

Председатель ЦМК

___________Т.Ю.Кравцова

        Методические рекомендации

по выполнению практических работ

  по дисциплине

МДК 02.04 «Обеспечение сохранности документов»

специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».

                                 Разработала

преподаватель  Яковская Н.Л.

г. Гуково- 2023

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1

Тема «Определение сроков хранения документов»

Цель работы:Закрепить теоретические знания в области определения сроков хранения документов, условий их хранения

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.

1. Определить сроки хранения отдельных видов документов с указанием нормы законодательства

2. Классифицируйте режим хранения документов;

Методические указания.

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ»от 22 октября 2004 г. (ред. От 11.02.2013);

2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» .

3. ПК с программным обеспечением, Справочная правовая система «КонсультантПлюс».

Работа выполняется на листах А4.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2

Режим хранения дел

Цель: изучить сроки и режимы хранения документов архива.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.

1. Какова основная задача экспертизы ценности документов?

2. Какие осуществляются этапы экспертизы ценности документов?

3. Кто включается в комиссию по экспертизе ценности документов?

4. Начертите схему Обеспечения сохранности документов.

        Методические указания.

Работа выполняется на листах А4.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3

Определение особенностей физического и

технического состояния документа

Цель: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.

1. Старение документов - определение.

2. Механическое повреждение документов?

3. Консервация документов - определение.

4. Нормативные условия хранения архивных документов.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4

Составление реставрационного заданияна поврежденный документ

Цель: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Перечислите техники для восстановления ветхих документов.

2. Опишите недостатки метода мелких реставрационных работ.

3. Опишите Флорентийский опыт работы с документами.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5

Страховой фонд архивных документов

Цель: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Для чего нужен страховой фонд архивных документов?
2. Перечислите этапы создания страхового фонда архивных документов
3. Оформите внутреннюю опись электронных дел.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6

Оформление документов при выдаче из архива

Цель: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Опишите порядок выдачи документов и дел из хранилища?
2. Опишите как проводится полистная проверка и для чего она нужна.
3. Оформите карту-заместитель дела по образцу:

Дело № 774  «Штатное расписание  управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко.

Специалист архива  А.П.Прохоров

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7

Заполнение книги выдачи документов

Цель:  изучить требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Опишите требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче.

2. Как производится транспортировка документов?

3. Оформить запись в книгу выдачи дел из хранилища.

Фонд № 27 «Строительное управление 1», опись № 1 постоянного срока хранения за 2003-2004

Дело № 774  «Штатное расписание  управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко.

Специалист архива  А.П.Прохорова

Форма книги выдачи дел

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №8

Оформление особо ценных документов

Цель:  изучить требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Перечислите критерии используемые при выявлении особо ценных документов.
2. Опишите методику выявления особо ценных дел
3. Как составляется опись особо ценных дел?
4. Начертите схему организации хранения документов

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №9

Оформление документов после проверки состояния и наличия дел.

Цель:  изучить требования к оформлению документов после проверки.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Какие мероприятия включают в себя обеспечение сохранности архивных документов?
2. Какие документы подтверждают факт отсутствия архивных документов?
3. Опишите работу с архивными документами, обнаруженными в ходе розыска.
4. Заполните акт проверки, наличия и состояния дел.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 10

        Оформление результатов розыска дел

Цель:  изучить требования к розыску документов.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Для чего необходим учет использования архивных документов?

        2.  Перечислите первичные документы ведомственного архива.

        3. Перечислите первичные документы государственного архива.

        4. Оформить акт о необнаружении дел.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 11

Составление плана эвакуации документов при ЧС

Цель:  закрепить знания в области  ЧС возможных в архиве. Разработка плана по эвакуации документов.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1.  Какие чрезвычайные ситуации могут угрожать документам в архиве?

2. Какие мероприятия по эвакуации документов должен предпринять архив в случае возникновения ЧС?

3.  Опишите правила пожарной безопасности в архиве.

Методические указания.

Работа выполняется на листах А4.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 12

Освоение приемов по размещению документов в архивохранилище и топографирование архивохранилищ

Цель:  Решение задач на тему размещения документ в архиве.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1.Какое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет?

2. Что являются основными объектами учета?

3. В какой учетной документации фиксируются все изменения в составе документальных материалов

4. На основании данных разместите документы по хранилищам, заполните постеллажные и пофондовые топографические указатели.

Архив располагает несколькими хранилищами. В 1 хранилище размещаются документы постоянного срока хранения, документы по личному составу размещаются в хранилище № 2, дела со сроками до 10 лет  включительно находятся в 4 помещении.

В архиве хранятся дела следующихфондообразователей:

- канцелярия;

-бухгалтерия;

- отдел кадров;

- отдел организации труда и заработной платы;

- отдел охраны труда и промышленной безопасности.

В архив поступили следующие документы за 2016 год:

- Лицевые счета по заработной плате работников в количестве 5 томов;

- Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей – 1 том;

- Положение об оплате труда и премировании – 1 том;

- Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в фонде социального страхования отдела – 1 том;

- Бюджетная смета расходов организации – 1 том;

- Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств – 2 тома;

- Личные карточки работников, в т.ч. временных работников–5 томов;

- Трудовые договоры (контракты) и дополнительные соглашения к ним, не вошедшие в состав личных дел – 2 тома;

- Документы (представления, характеристики, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждении премий – 1 том;

- Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению Почетной грамотой, объявлению благодарности – 1 том;

- Журнал регистрации инструктажа по технике безопасности;

- Журнал регистрации вводного инструктажа;

- Журнал регистрации нечастных случаев, аварий;

- Документы (протоколы, акты, заключения, отчеты, справки) о производственных авариях и несчастных случаях – 1 том;

- Организационные документы (Устав, учредительные документы)-1 том;

- Приказы по основной деятельности – 3 тома;

- Годовой статистический отчет «Сведения об объеме платных услуг населению» (форма №1-услуги) – 1 том;

- Годовой финансово-хозяйственный план – 1 том;

- Документы (соглашения о предоставлении субсидий, планы, расчеты) по финансовому обеспечению деятельности организации – 3 тома.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №13

Методика наведения архивных справок

Цель:  Научится оформлять архивные справки.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Оформить архивную справку о трудовом стаже

Архивная справка о трудовом стаже за 1978-1979гг  выдана архивным отделом администрации г.Магнитогорска Семёновой Нине Васильевне, 1960 года рождения, проживающей по адресу: ул. Первомайская, д. 18, кв. 34.

Семёнова Н.В. работала в столовой № 6 Магнитогорского производственного объединения общественного питания. Основание: ф. 498, оп. 4, д. 19, л. 16, д. 24, л. 68. Справка оформлена на бланке архива и  подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом  Ю.А.Сошиной.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №14

 Организация работы по уничтожению документов

Цель:  Рассмотреть порядок работы по уничтожению документов.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1.  Опишите правила по уничтожение документов.

2. Опишите способы уничтожения бумажных документов.

3. В каком порядке происходит уничтожения носителей информации?

4. Начертите схематично какиевиды взыскания за утерю документов вы знаете.

Методические указания.

Работа выполняется на листах А4.