Методические рекомендации по выполнению практических работ по МДК 02.04 Обеспечение сохранности документов
учебно-методический материал
Методические рекомендации по выполнению практических раюбот для специальности 46.02.01 Документационное обеспечениеу управления и архивоведение
Скачать:
Вложение | Размер |
---|---|
![]() | 755.14 КБ |
Предварительный просмотр:
Министерство общего и профессионального образования РО
Гуковский промышленно-экономический техникум – филиал государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Ростовской области «Шахтинский региональный колледжтоплива и энергетикиим. ак.Степанова П.И.»
РАССМОТРЕНО
на заседании ЦМК
экономических дисциплин
Протокол № ___
От «___» ____________ 2023г.
Председатель ЦМК
___________Т.Ю.Кравцова
Методические рекомендации
по выполнению практических работ
по дисциплине
МДК 02.04 «Обеспечение сохранности документов»
специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Разработала
преподаватель Яковская Н.Л.
г. Гуково- 2023
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1
Тема «Определение сроков хранения документов»
Цель работы:Закрепить теоретические знания в области определения сроков хранения документов, условий их хранения
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.
1. Определить сроки хранения отдельных видов документов с указанием нормы законодательства
Вид документа | Срок хранения документа | Норма законодательства |
Уставы муниципальных организаций | ||
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | ||
Штатно-списочный состав работников | ||
Служебные записки, справки работников структурных подразделений | ||
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности | ||
Дело фонда(исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, выделение дел к уничтожению и др.) | ||
Описи дел по личному составу | ||
Топографические указатели | ||
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов. | ||
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела | ||
Книги, журналы учета: экземпляры документов, содержащих сведения конфиденциального характера | ||
Книги, журналы учета: Электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера | ||
Договоры банковского счета | ||
Лицевые карточки, счета работников |
2. Классифицируйте режим хранения документов;
Методические указания.
1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ»от 22 октября 2004 г. (ред. От 11.02.2013);
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» .
3. ПК с программным обеспечением, Справочная правовая система «КонсультантПлюс».
Работа выполняется на листах А4.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2
Режим хранения дел
Цель: изучить сроки и режимы хранения документов архива.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.
1. Какова основная задача экспертизы ценности документов?
2. Какие осуществляются этапы экспертизы ценности документов?
3. Кто включается в комиссию по экспертизе ценности документов?
4. Начертите схему Обеспечения сохранности документов.
Методические указания.
Работа выполняется на листах А4.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №3
Определение особенностей физического и
технического состояния документа
Цель: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.
1. Старение документов - определение.
2. Механическое повреждение документов?
3. Консервация документов - определение.
4. Нормативные условия хранения архивных документов.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4
Составление реставрационного заданияна поврежденный документ
Цель: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1. Перечислите техники для восстановления ветхих документов.
2. Опишите недостатки метода мелких реставрационных работ.
3. Опишите Флорентийский опыт работы с документами.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5
Страховой фонд архивных документов
Цель: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
- Для чего нужен страховой фонд архивных документов?
- Перечислите этапы создания страхового фонда архивных документов
- Оформите внутреннюю опись электронных дел.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6
Оформление документов при выдаче из архива
Цель: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
- Опишите порядок выдачи документов и дел из хранилища?
- Опишите как проводится полистная проверка и для чего она нужна.
- Оформите карту-заместитель дела по образцу:
Дело № 774 «Штатное расписание управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко.
Специалист архива А.П.Прохоров
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7
Заполнение книги выдачи документов
Цель: изучить требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1. Опишите требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче.
2. Как производится транспортировка документов?
3. Оформить запись в книгу выдачи дел из хранилища.
Фонд № 27 «Строительное управление 1», опись № 1 постоянного срока хранения за 2003-2004
Дело № 774 «Штатное расписание управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко.
Специалист архива А.П.Прохорова
Форма книги выдачи дел
Название архива Книга выдачи дел во временное пользование | |||||
№ п/п | Дата | Номера фонда описи, дела. Заголовок дела | Кому выдано и на какой срок | Роспись о получении дел | Дата возвращения и роспись принявшего дело |
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №8
Оформление особо ценных документов
Цель: изучить требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
- Перечислите критерии используемые при выявлении особо ценных документов.
- Опишите методику выявления особо ценных дел
- Как составляется опись особо ценных дел?
- Начертите схему организации хранения документов
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №9
Оформление документов после проверки состояния и наличия дел.
Цель: изучить требования к оформлению документов после проверки.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
- Какие мероприятия включают в себя обеспечение сохранности архивных документов?
- Какие документы подтверждают факт отсутствия архивных документов?
- Опишите работу с архивными документами, обнаруженными в ходе розыска.
- Заполните акт проверки, наличия и состояния дел.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 10
Оформление результатов розыска дел
Цель: изучить требования к розыску документов.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1. Для чего необходим учет использования архивных документов?
2. Перечислите первичные документы ведомственного архива.
3. Перечислите первичные документы государственного архива.
4. Оформить акт о необнаружении дел.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 11
Составление плана эвакуации документов при ЧС
Цель: закрепить знания в области ЧС возможных в архиве. Разработка плана по эвакуации документов.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1. Какие чрезвычайные ситуации могут угрожать документам в архиве?
2. Какие мероприятия по эвакуации документов должен предпринять архив в случае возникновения ЧС?
3. Опишите правила пожарной безопасности в архиве.
Методические указания.
Работа выполняется на листах А4.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 12
Освоение приемов по размещению документов в архивохранилище и топографирование архивохранилищ
Цель: Решение задач на тему размещения документ в архиве.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1.Какое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет?
2. Что являются основными объектами учета?
3. В какой учетной документации фиксируются все изменения в составе документальных материалов
4. На основании данных разместите документы по хранилищам, заполните постеллажные и пофондовые топографические указатели.
Архив располагает несколькими хранилищами. В 1 хранилище размещаются документы постоянного срока хранения, документы по личному составу размещаются в хранилище № 2, дела со сроками до 10 лет включительно находятся в 4 помещении.
В архиве хранятся дела следующихфондообразователей:
- канцелярия;
-бухгалтерия;
- отдел кадров;
- отдел организации труда и заработной платы;
- отдел охраны труда и промышленной безопасности.
В архив поступили следующие документы за 2016 год:
- Лицевые счета по заработной плате работников в количестве 5 томов;
- Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей – 1 том;
- Положение об оплате труда и премировании – 1 том;
- Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в фонде социального страхования отдела – 1 том;
- Бюджетная смета расходов организации – 1 том;
- Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств – 2 тома;
- Личные карточки работников, в т.ч. временных работников–5 томов;
- Трудовые договоры (контракты) и дополнительные соглашения к ним, не вошедшие в состав личных дел – 2 тома;
- Документы (представления, характеристики, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждении премий – 1 том;
- Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению Почетной грамотой, объявлению благодарности – 1 том;
- Журнал регистрации инструктажа по технике безопасности;
- Журнал регистрации вводного инструктажа;
- Журнал регистрации нечастных случаев, аварий;
- Документы (протоколы, акты, заключения, отчеты, справки) о производственных авариях и несчастных случаях – 1 том;
- Организационные документы (Устав, учредительные документы)-1 том;
- Приказы по основной деятельности – 3 тома;
- Годовой статистический отчет «Сведения об объеме платных услуг населению» (форма №1-услуги) – 1 том;
- Годовой финансово-хозяйственный план – 1 том;
- Документы (соглашения о предоставлении субсидий, планы, расчеты) по финансовому обеспечению деятельности организации – 3 тома.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №13
Методика наведения архивных справок
Цель: Научится оформлять архивные справки.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1. Оформить архивную справку о трудовом стаже
Архивная справка о трудовом стаже за 1978-1979гг выдана архивным отделом администрации г.Магнитогорска Семёновой Нине Васильевне, 1960 года рождения, проживающей по адресу: ул. Первомайская, д. 18, кв. 34.
Семёнова Н.В. работала в столовой № 6 Магнитогорского производственного объединения общественного питания. Основание: ф. 498, оп. 4, д. 19, л. 16, д. 24, л. 68. Справка оформлена на бланке архива и подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Ю.А.Сошиной.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №14
Организация работы по уничтожению документов
Цель: Рассмотреть порядок работы по уничтожению документов.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
1. Опишите правила по уничтожение документов.
2. Опишите способы уничтожения бумажных документов.
3. В каком порядке происходит уничтожения носителей информации?
4. Начертите схематично какиевиды взыскания за утерю документов вы знаете.
Методические указания.
Работа выполняется на листах А4.
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Методические рекомендации по выполнению практических работ МДК 02.01. Организационное обеспечение деятельности учреждений социальной защиты населения и органов Пенсионного фонда Российской Федерации. 030912 «Право и организация социального обеспечения»
Дисциплина «Организация работы органов Пенсионного фонда Российской Федерации, органов и учреждений социальной защиты населения»относится к основной части общего гуманитарного и социально-экономическо...
Методические рекомендации по выполнению практических работ МДК 02.01. Организационное обеспечение деятельности учреждений социальной защиты населения и органов Пенсионного фонда Российской Федерации. 030912 «Право и организация социального обеспечения»
Данные методические рекомендации предлагаются обучающимся для подготовки к практическим занятиямЦель практических занятий – получить навык применения теоретичес...
![](/sites/default/files/pictures/2015/10/07/picture-681275-1444206062.jpg)
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборо...
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ ПМ 02. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации для обучающихся по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Методические рекомендации по выполнению практических работ по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение, Государственное профессиональное образовательное учр...
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ ПМ 01.Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации для обучающихся по специальности46.02.01Документационное обеспечение управления и архивоведение
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации; МДК 01.01 Документационное обеспечение управлен...
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ ПМ 03. Выполнение работ по профессии 26353 Секретарь-машинистка МДК 03.02 Документы, корреспонденция, делопроизводство для обучающихся по специальности 46.02.01Документационное обеспечение управл
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ 03. Выполнение работ по профессии 26353 Секретарь-машинистка; МДК 03.02 Документы, корреспонденция, делопроизводство для обучающихся...
![](/sites/default/files/pictures/2023/08/03/picture-1480567-1691051989.jpg)
Методические рекомендации по выполнению практических работ по МДК 02.04 Обеспечение сохранности документов
Методические рекомендации по выполнению практических раюбот для специальности 46.02.01 Документационное обеспечениеу управления и архивоведение...