МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ ПМ 02. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации для обучающихся по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
методическая разработка

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ЛЕНИНСК-КУЗНЕЦКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ

ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

ПМ 02. Организация архивной и справочно-информационной работы

по документам организации для  обучающихся  по специальности

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Ленинск-Кузнецкий 2018

Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ 02. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации для обучающихся   специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение, Государственное профессиональное образовательное учреждение «Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум».  –  Ленинск-Кузнецкий , 2018. – 49 с.

Методические рекомендации рассмотрены на заседании цикловой методической комиссии преподавателей профессиональных дисциплин  Государственного профессионального образовательного учреждения «Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум» (протокол от «___» № «___»).

Методические рекомендации рассмотрены и рекомендованы к использованию методическим советом Государственного профессионального образовательного учреждения «Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум»    (протокол от  «___» № «___»).

Составитель: Лебедева Яна Георгиевна, преподаватель профессиональных дисциплин.

СОДЕРЖАНИЕ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА

Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ 02. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации для обучающихся   специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение разработаны в соответствии с ФГОС среднего профессионального образования и рабочей программой профессионального модуля.

Учебным планом и рабочей программой по ПМ 02. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации предусмотрено 286 часов аудиторных занятий, в том числе 120 часов отведено на практические занятия. Продолжительность занятия указывается в каждой работе.

Выполнение обучающимися  практических работ направлено на:

обобщение, систематизацию, углубление, закрепление полученных теоретических знаний по конкретным темам дисциплин и профессиональных модулей;

формирование умений применять полученные знания на практике, реализацию единства интеллектуальной и практической деятельности;

 развитие интеллектуальных умений у будущих специалистов: аналитических, проектировочных, конструктивных и др.;  

выработку при решении поставленных задач таких профессионально− значимых качеств, как самостоятельность, ответственность, точность, творческая инициатива.

Ведущей дидактической целью практических занятий является анализ проблемных ситуаций, работа с нормативными документами, инструктивными материалами, справочниками, составление проектной, плановой и другой технической и специальной документации.

Каждое практическое занятие состоит из двух частей: задания для подготовки к работе и для её выполнения. Перед выполнением каждой работы обучающийся должен проработать соответствующий материал, используя конспекты теоретических занятий, и рекомендуемую литературу, а так же ознакомиться с основными сведениями, приведёнными в работе. Проверка готовности обучающихся к занятию проводится путём устного опроса.

Практическое занятие в зависимости от содержания могут выполняться обучающимися индивидуально или группой.

Получив инструкцию, обучающийся приступает к выполнению работы, в процессе которой преподаватель обращает внимание обучающихся на правильность выполнения заданий, организацию и санитарное состояние рабочего места, соблюдение правил техники безопасности.

По окончании занятий обучающийся самостоятельно делает выводы по проведённому занятию.

В результате выполнения практических заданий обучающийся должен:

уметь:

организовывать деятельность архива с учетом статуса и профиля организации;

работать в системах электронного документооборота;

использовать в деятельности архива современные компьютерные технологии;

применять современные методики консервации и реставрации архивных документов;

регулировать доступ к документам архива (ВЧ);

осуществлять поиск документов в архиве (ВЧ);

планировать работу архива (ВЧ);

осуществлять контроль движения архивных документов (ВЧ);

систематизировать отдельные категории документов (ВЧ);

обеспечивать хранение, поиск архивной информации в специализированных программах (ВЧ).

знать:

систему архивных учреждений в Российской Федерации и организацию Архивного фонда Российской Федерации;

систему хранения и обработки документов;

цели и формы использования архивных документов (ВЧ);

формы и критерии  контроля работы архива (ВЧ);;

основные правила функционирования программного обеспечения архивной деятельности (ВЧ);

технологию работы в специализированных программах (ВЧ).

Критерии оценки практических работ

Оценка «5» ставится в том случае, если:

- обучающийся полностью соблюдал правила выполнения практической работы, работа выполнялась самостоятельно, рационально организовывал рабочее место, не было нарушений правил техники безопасности, санитарии и гигиены; задание выполнено в полном объёме и в установленное время.

Оценка «4» ставится в том случае, если:

- работа выполнялась самостоятельно, допущены незначительные ошибки, которые исправлялись самостоятельно, на выполнение работы затрачено времени больше установленного по норме на 10% .

Оценка «3» ставится в том случае, если:

- самостоятельность в работе была низкой, допущены нарушения в организации рабочего места; отдельные задания выполнялись неправильно, но ошибки исправлялись после замечания преподавателя, допущены незначительные нарушения правил техники безопасности, на выполнение работы затрачено времени больше установленного по норме на 25% .

Оценка «2» ставится в том случае, если:

- отсутствовала самостоятельность в работе, допущены грубые нарушения правил техники безопасности, которые повторялись после замечаний преподавателя, неправильно выполнялись многие виды работ, ошибки повторялись после замечания преподавателя, на выполнение работы затрачено времени против нормы больше чем на 25% .

ПЕРЕЧЕНЬ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

МДК 02.01 Организация и нормативно-правовые основы

архивного дела

Практическая работа № 1,2 «Освоение приемов по составлению номенклатуры дел»

Цель работы: Приобрести навыки составления номенклатуры дел.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения, то есть она выполняет ряд функций:

- систематизация документов. Номенклатура служит планом распределения
документов после их исполнения в дела: определяет систему хранения документов в организации, правильное формирование дел в делопроизводстве;

- установление сроков хранения документов. С помощью номенклатуры дел
проводится первый этап экспертизы ценности документов, так как каждое дело,
включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов;

- закрепление индексации дел. Индекс дела по номенклатуре часто входит
составной частью в регистрационный номер документа;

- классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется как учетный документ при сдаче в архив
организации дел временного хранения (до 10 лет включительно);

- номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет;

- номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные)

Типовая номенклатура дел:

- является нормативным документом;

- содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы ты однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

- устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли

- применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

Примерная номенклатура дел:

- устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;

- носит рекомендательный характер;

- допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиям при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций , входящих в данную единую сеть.

Каждая организация, учреждение, предприятие должны иметь индивидуальную  (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в организации в четвертом квартале, завершается в декабре и с января следующего года вводится в действие.

Если нет типовой или примерной номенклатуры дел, то составлению конкретной  номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов организации в соответствии с правилами состав линия и оформления номенклатуры дел.

Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах:

государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ). Основные положения;

- основные правила работы ведомственных архивов;

- типовая и конкретная инструкции по делопроизводству;

- методические рекомендации по разработке и применению номенклатур дел;

- перечни документов с указанием сроков хранения.

Разработка конкретной номенклатуры дел складывается из трех этапов.

Первый этап — изучение документов в организации для определения круга вопросов, возникающих в деятельности организации.

Кроме документов текущего делопроизводства необходимо изучить документы прошлых лет, хранящиеся в отделах организации.

В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

Задание 1.

Сформулируйте и запишите этапы  составления номенклатуры дел.

Порядок выполнения работы:

Сформулируйте и запишите этапы  составления номенклатуры дел.

1. Проработка материала по теме: «Номенклатура дел».

2. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3.Чтобы оформить номенклатуру дел  необходимо использовать типовую форму, которая представлена  в раздаточном материале.

4.Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

5. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1. Что такое номенклатура дел?

2. Какие документы не включаются в номенклатуру дел?

3. Кем утверждается номенклатура дел?

Практическая работа № 3,4 «Освоение приемов по оформлению дел для сдачи в архив предприятия»

Цель работы: Приобрести навыки по оформлению дел для сдачи в архив предприятия.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение:  лекционный материал, карточка-задание.

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

- расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

- оформление обложки дела.

Дела формируются с начала года.

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор.

На обложке дела в верхней части указывается название организации, название вышестоящей организации и структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 01-91. Индекс дела является адресом хранения дела. Затем переносится заголовок.

Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. Внизу обложки указывается срок хранения.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут дополняться и уточняться. Например, если сформировалось несколько томов дела, рядом с индексом дела должен быть проставлен номер тома: «Том 1», «Том 2» и т. п. Примерный вид обложки дела приведен в примере 2.6.3.

В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности и до оформления обложки по окончании календарного года (следует проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

1. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, личных, судебных и других дел.

2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.

3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов. Группировку документов в дела осуществляют в соответствии с «Отметкой об исполнении документа и направлении его в дело» (реквизит 28).

5. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

6. Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении.

Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.

7. Дело должно содержать не более 250 листов. Ограничений по минимальному объему не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление документов на тома, части. Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

8. Небольшие приложения подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся. Приложения больших объемов целесообразно группировать в отдельные тома. Например, документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения и т. д.).

9. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Переписка группируется за период календарного года в хронологии (запрос — ответ). Документы могут размещаться и в алфавитной последовательности. Например: предложения, жалобы, заявления.

Задание № 1.

Оформите обложку дела для  приказов по основной деятельности с указанием срока хранения:

АО <<Мир>>     Дело № 01-08  Том №2      

20 июня –29 декабря 2012 г.  На 190 л.   Срок хранения лет.

Задание № 2.

Оформите обложку дела для организационной документации с указанием срока хранения:

АО <<Луч >>Служба документационного обеспечения управления

Дело № 01-92    2010г.   На 200 л.     Срок хранения  лет.

Задание № 3.

Оформите обложку дела для положений о структурных подразделениях с указанием срока хранения:

АО <<Луч >>Служба документационного обеспечения управления

Дело № 01-03    2010 г.   На 225 л.     Срок хранения ____________лет.

Задание №4.

Оформите обложку дела для квартальных финансовых планов с указанием срока хранения:

АО <<Луч >>Финансовый отдел  Дело № 02-05    2010 г.    На 200 л.   Срок хранения  ____  лет.

Задание № 5.

Оформите обложку дела личных карточек работников с указанием срока хранения:

АО <<Техпласт>>Служба персонала Дело № 03-03

2010 г.    На 200 л.    Срок хранения  ____________лет

Задание № 6.

Оформите обложку дела докладных записок руководству о пропускном режиме с указанием срока хранения:

АО <<Техпласт>>Служба документационного обеспечения управления

Дело № 01-04      2011 г.   На 200 л.        Срок хранения ____________лет.

Задание № 7.

Оформите обложку дела для протоколов общих собраний акционеров с указанием срока хранения:

АО <<УралСиб>>Служба документационного обеспечения управления

Дело № 01-08    2011 г.   На 200 л.  Срок хранения  лет.

Порядок выполнения работы:

1. Проработка материала по теме: «Формирование дел».

2. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить обложку дела необходимо использовать типовую форму, которая 

представлена  в раздаточном материале.

4. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

5. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1. Каков максимальный объем дела?

2. Когда дело считается заведенным?

3. Как систематизируются дела по переписке?

4. В чем заключается алфавитный принцип при формировании документов в дело?

Практическая работа  №5,6  «Освоение приемов по проведению экспертизы  ценности документов»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических  знаний о порядке проведения экспертизы ценности отдельных видов документов. Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление документации при проведении экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

Задание:

- проанализировать требования нормативно-методических документов к формированию дела, проведению экспертизы ценности документов;

- проанализировать Перечень типовых управленческих документов, образующихся 

в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- проанализировать  правила проведения экспертизы ценности документов.

Порядок выполнения работы:

1. Проработка материала по теме: «Экспертиза  ценности документов»

2. Составление правил проведения экспертизы ценности документа. Оформление 

в электронной форме.

3. Чтобы оформить правила необходимо использовать нормативно-методическую базу,  которая представлена в раздаточном материале. Оформление документов производится

 в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

4. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные  вопросы:

1. Какова основная задача экспертизы ценности документов?

2. Какие осуществляются этапы экспертизы ценности документов?

3. Кто включается в комиссию по экспертизе ценности документов?

Практическая работа № 7,8 «Организация работы по экспертизе ценности документов»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических  знаний об организации работы экспертной комиссии. Выполнение заданий по образцу 

и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление документации при проведении экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях», которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год). Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

В задачи экспертной комиссии входит:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Задание:

- разработать Положение об экспертной комиссии;

- издать приказ о создании экспертной комиссии;

- оформите протокол заседания экспертной комиссии.

Порядок выполнения работы:

1.Подготовка к практическим занятиям должна начинаться с изучения соответствующей учебной и специальной литературы по теме практического занятия.

2. Усвоив прочитанное, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием, рекомендованных к этой теме нормативных актов. Особенно внимательно следует отнестись к усвоению тех нормативных предписаний, по поводу которых в литературе ведутся дискуссии.

3. Подготовка к практическим занятиям завершается оформлением необходимых  документов. Помимо этого, необходимо ответить на теоретические вопросы, поставленные в задании.

4.Практическое задание  предоставляется в письменном виде и проверяется преподавателем.

Контрольные  вопросы:

1. Кто входит в состав членов экспертной комиссии?

2. Как часто проводятся заседания экспертной комиссии и каким документом 

оформляются?

Практическая работа № 9,10,11 «Освоение приемов по оформлению дел»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний по технологии группировки исполненных документов в дела. Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 6 часов.

Оснащение: задания для работы, основные правила работы архивов организаций.

Задание:

1. Распределить документы по делам

2. Сформулировать название дела.

3. Указать пункт правил, согласно которому Вы сгруппировали документы

4. Оформить обложки полученных дел

5. Указать критерии возможной систематизации полученных дел в архиве

Вариант 1

Документы:

1. Автобиография Петрова В.В. от 25.01.2016
2. Должностная инструкция главного бухгалтера, утвержденная приказом директора № 6 от 17.02.2016
3. Должностная инструкция кассира, утвержденная приказом директора № 6 от 17.02.2016
4. Должностная инструкция старшего бухгалтера расчетной группы, утвержденная приказом директора № 6 от 17.02.2016
5. Инструкция по технике безопасности, утвержденная приказом директора № 5 от 10.02.2016
6. Копия диплома об образовании Петрова В.В. от 26.06.2008
7. Номенклатура дел на 2016 год (рабочий экземпляр)
8. Номенклатура дел на 2016 год, утверждена руководителем 20.12.2016
9. Приказ о дисциплинарном  взыскании Петрова В.В. от 19.11.2016
10. Приказ о командировке от 01.07.2016
11. Приказ о переводе на работу Петрова В.В. от 11.09.2016
12. Приказ о переводе на работу от 19.10.2016
13. Приказ о приеме на работу Петрова В.В. от 27.01.2016
14. Приказ о приеме на работу от 24.08.2016
15. Приказ о приеме на работу от 27.10.2016
16. Приказ о проведении выставки-ярмарки от 20.04.2016
17. Приказ о работе в выходные дни от 25.12.2016
18. Приказ о работе в выходные дни от 27.04.2016
19. Приказ о создании экспертной комиссии от 10.01.2016
20. Приказ об увольнении от 13.09.2016
21. Приказ об увольнении от 17.06.2016
22. Приказ об увольнении с работы Петрова В.В. от 17.04.2017
23. Приказ об утверждении должностных инструкций бухгалтерии № 6 от 17.02.2016
24. Приказ об утверждении инструкции по технике безопасности № 5 от 10.02.2016
25. Проект приказа о дисциплинарном взыскании Петрова В.В. от 19.11.2016
26. Трудовой договор с Петровым В.В. от 27.01.2016
27. Письмо в ЗАО «МИР» о поступлении оплаты товара от 15.02.2016 № 59
28. Письмо в ЗАО «ЭКОНИКА» о предоставлении выставочной площади от 20.10.2016 № 285
29. Письмо в Институт проблем инвестирования о подтверждении оплаты товара от 15.02.2016 № 56
30. Письмо в МУП «Комсомольские-на-Амуре теплосети» об изменении банковских реквизитов от 30.08.2016 № 365

Вариант 2

Документы:

1. Автобиография Васечкина М.П. от 20.01.2016

2. Акт приема передачи документов на постоянное хранение (оригинал) от 24.07.2016

3. Акт приема передачи документов на постоянное хранение (рабочий экземпляр) от 24.07.2016

4. Копия диплома об образовании Васечкина М.П. от 26.06.2009

5. Отчет о работе учреждения за 2016 год

6. Письмо в ЗАО «ЭКОНИКА» о предоставлении выставочной площади от 20.04.2016 № 587

7. Письмо в ЗАО «ЭКОНИКА» о предоставлении информации от 21.05.2016 № 455

8. Письмо в Институт проблем инвестирования о подтверждении оплаты товара от 15.02.2016 № 96

9. Письмо в МУП «Комсомольские-на-Амуре теплосети» о капитальном ремонте теплотрассы от 30.06.2016 № 366

10. Письмо в МУП «Комсомольские-на-Амуре теплосети» об изменении банковских реквизитов от 30.08.2016 № 655

11. Письмо из АКБ Сбербанк о предоставлении документов от 11.10.2016. дата поступления 17.10.2016 № 136

12. Письмо из Комитета по ценам администрации округа о тарифах на электроэнергию от 11.01.2016. Дата поступления 15.01.2016 № 156

13. Письмо из Министерства финансов о проведении методического семинара от 11.03.2011. Дата поступления 20.03.2016 № 73

14. Письмо из Министерства финансов о проведении ревизии от 18.05.2016. Дата поступления 22.05.2016 № 205

15. Письмо из ООО «Стройсервис» о выполнении условий договора поставки от 11.01.2016 № 88/7. Дата поступления 15.01.2016 № 15

16. План работы отдела кадров учреждения на 2017 год

17. План работы учреждения на 2017 год

18. Приказ о переводе на работу Васечкина М.П. от 11.09.2016

19. Приказ о подготовке помещений к приему гостей от 25.12.2016 № 219

20. Приказ о приеме на работу Васечкина М.П. от 25.01.2016

21. Приказ о проведении семинара от 11.01.2017 № 2

22. Приказ о работе в праздничные дни от 28.12.2016 № 220

23. Приказ об изменении режима работы от 15.01.2017 № 3

24. Приказ об увольнении с работы Васечкина М.П. от 17.02.2017

25. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству от 10.01.2017 № 1

26. Приказ об утверждении премиальных выплат от 27.12.2016 № 217

27. Приложения к отчету о работе учреждения за 2017 год (на 250 листах)

28. Проект плана работы учреждения на 2017 год

29. Проект приложений к отчету о работе учреждения за 2017 год (на 250 листах)

30. Трудовой договор с Васечкиным М.П. от 25.01.2016

Порядок выполнения  работы:

1. Изучение теоретического материала по учебнику, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Анализ предоставленных образцов документов;

3. Оформление  дел.

Контрольные вопросы:

1. Дела с каким сроком хранения подлежат полному оформлению?
2. Когда уточняются и дооформляются реквизиты обложки дела?
3. Что является датой дела, содержащего протоколы?

Практическая  работа №12 «Анализ информации об архивном деле на современном этапе»

Цель занятия: развитие умений сравнивать, сопоставлять, анализировать.

Продолжительность занятия: 2 часа.

Оснащение: 

Задание:  

- Составить краткий конспект, опираясь на тематику:

1. Состояние работы с особо ценными документами в архивах Российской Федерации.

2. Комплексный подход в обеспечении сохранности документов. Особенности комплексного подхода.

3. Политические репрессии: практика пересмотра дел.

- Проанализировать информацию по следующим критериям:

1. Положительный и отрицательный опыт работы с особо ценными документами.

2. Плюсы и минусы комплексного подхода.

3. Состояние архивов в прошлом и современное положение дел.

4. Как улучшить состояние архивов на современном этапе. Возможно ли это?

Требования:

1. Грамотное изложение материала.

2. Лаконичность.

3. Изложение фактов наряду с их доказательством.

Порядок работы:

1.Подготовка к практическим занятиям должна начинаться с изучения соответствующей учебной и специальной литературы по теме практического занятия.

2. Усвоив прочитанное, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием, рекомендованных к этой теме нормативных актов. Особенно внимательно следует отнестись к усвоению тех нормативных предписаний, по поводу которых в литературе ведутся дискуссии.

3.Подготовка к практическим занятиям завершается оформлением необходимых документов. Помимо этого, необходимо ответить на теоретические вопросы, поставленные в задании.

4.Практическое задание  предоставляется в письменном виде и проверяется преподавателем.

Контрольные вопросы:

1. Что относится к особо ценным документам?

2. Как следует хранить особо ценные документы?

3. Какие режимы хранения вы можете перечислить?

4. Как повлияли политические репрессии на сохранность дел?

5. Кому теперь принадлежат документы бывших союзных республик?

Практическая работа № 13, 14  «Анализ нормативно-правовых документов по архивному делу»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний, применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала, темы: «Правовые основы регулирования архивной деятельности», «Органы управления архивным делом и их функции», «Государственные архивы и их функции» (обобщение и систематизация знаний и способов, решение ситуаций по образцу в исходных условиях с целью выработки умений безошибочного применения знаний, готовность творческой активности и применение навыков, формирование профессиональной направленности личности будущего специалиста, самостоятельно в комплексе применять знания, умения и навыки, осуществляя их перенос в новые условия, контроль и самоконтроль знаний).

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение:

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Положение о Федеральной архивной службе России

Типовая инструкция по делопроизводству

Основные правила работы архивов организаций.

Примерное положение об архиве

Должностная инструкция заведующего архивом

Образцы организационно-распорядительной документации.

Задание:

1. Из ст 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации выписать термины и определения по архивному делу, использовать их в профессиональной речи.

2. Проанализировать нормативно-правовые документы по архивному делу.

3. Проанализировать задачи и функции Росархива.

4. Подготовить материал об архивной службе Кемеровской  области и г. Ленинска-Кузнецкого (структура, задачи и функции, состав).

5. Изучить положение об архиве и должностные обязанности заведующего архивом.

Порядок выполнения работы:

1.Подготовка к практическим занятиям должна начинаться с изучения соответствующей учебной и специальной литературы по теме практического занятия.

2. Усвоив прочитанное, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием, рекомендованных к этой теме нормативных актов. Особенно внимательно следует отнестись к усвоению тех нормативных предписаний, по поводу которых в литературе ведутся дискуссии.

3. Подготовка к практическим занятиям завершается оформлением необходимых  документов.

4.Практическое задание  предоставляется в письменном виде и проверяется преподавателем.

Практическая работа №15,16 «Отработка приемов по организации учета документов  Архивного фонда»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала, темы: «Использование документов АФ РФ» (обобщение и систематизация знаний и способов, решение ситуаций по образцу в исходных условиях с целью выработки умений безошибочного применения знаний, готовность творческой активности и применение навыков, формирование профессиональной направленности личности будущего специалиста, самостоятельно в комплексе применять знания, умения и навыки, осуществляя их перенос в новые условия, контроль и самоконтроль знаний).

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Задание:
1. Изучить правила использования архивных документов;
2. Подготовить сообщение о формах использования архивных документов (задание индивидуально);
3. Заполнить книгу выдачи дел во временное пользование, лист использования дела, карту-заместитель дела.

1. Оформить запись в книгу выдачи дел из хранилища.
Фонд № 27 «Строительное управление 1», опись № 1 постоянного срока хранения за 2003-2004
Дело № 774 «Штатное расписание управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко. 
Специалист архива А.П.Прохорова
Форма книги выдачи дел

2. Оформить карту - заместитель дела

Фонд № 27 «Строительное управление 1», опись № 1 постоянного срока хранения за 2003-2004

Дело № 774 «Штатное расписание управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко. 

Специалист архива А.П.Прохоров

КАРТА – ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(№ и заголовок)
Опись _______________________________________________________________
(№ и название)
Фонд _________________________________________________________________
(№ и название)
Выдано _______________________________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
__________________ __________ ___________________
Наименование должности
сотрудника, выдавшего
дело Подпись Расшифровка подписи

3.Оформить лист использования дела
Фонд № 123, опись 2, дело 345 «Строительство объекта № 988»
Дело выдавалось 23.08.2011, 10.07. 2012 Начальнику проектно-сметного отдела В.Г.Архипову для копирования
Форма листа использования дела
Наименование организации
Название ведомственного архива
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
Фонд №______ Опись № ______ Дело № _______
Заголовок дела ___________________________________________________

Порядок выполнения работы: 
1. Форма предоставления результата;
2. Представление форм использования архивных документов;
3. Оформленные документы.

Контрольные вопросы:

1. Какие документы подлежат государственному учету?
2. Что означает централизованный государственный учет документов?
3. Что понимается по учетом архивных документов?

Практическая работа №17,18 «Составление книги первичного учета поступающих в архив документов»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Задание:

1. Изучить правила использования архивных документов;

2. Подготовить сообщение о формах использования архивных документов (задание индивидуально);

3. Заполнить книгу выдачи дел во временное пользование, лист использования дела, карту-заместитель дела.

1. Оформить запись в книгу выдачи дел из хранилища.

Фонд № 27 «Строительное управление 1», опись № 1 постоянного срока хранения за 2003-2004

Дело № 774  «Штатное расписание  управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко.

Специалист архива  А.П.Прохорова

Форма книги выдачи дел

2. Оформить карту-заместитель дела

Фонд № 27 «Строительное управление 1», опись № 1 постоянного срока хранения за 2003-2004

Дело № 774  «Штатное расписание  управления за 2004г» выдано 23.04.2013 бухгалтеру В.В.Иванченко.

Специалист архива  А.П.Прохоров

Порядок выполнения работы:

1. Изучение теоретического материала по УМП, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Сообщение по теме;

3. Оформление документов.

Контрольные вопросы:

1. Какие документы относятся к внутренним учетным документам архива?
2. Что понимается под учетным документом?
3. Назначение учетных форм?

Практическая работа № 19,20  «Освоение приемов порядка выдачи дел из хранилищ»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний, применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала, темы: Правовые основы регулирования архивной деятельности», «Органы управления архивным делом и их функции (обобщение и систематизация знаний и способов, решение ситуаций по образцу в исходных условиях с целью выработки умений безошибочного применения знаний, готовность творческой активности и применение навыков, формирование профессиональной направленности личности будущего специалиста, самостоятельно в комплексе применять знания, умения и навыки, осуществляя их перенос в новые условия, контроль и самоконтроль знаний).         

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение:

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Учебно-методическое пособие «Архивоведение»;

Интернет - ресурсы;

Конспекты лекций.

Задание:

1. Изучить уровни организации, состав, структуру Архивного фонда РФ;

2. Овладеть умениями работы с нормативно- методическими источниками

Порядок выполнения  работы:

1. Анализ материала, конспектирование (определение, состав АФ РФ)

2. Оформление схемы классификации АФ РФ

До 1991 года и после 1991 года

Государственная и негосударственная часть АФ РФ.

Архивный фонд Челябинской области

3. Составить схему классификации документов в пределах архива

        4. Определить фондовую принадлежность архивных документов

             Отчёт о проделанной работе

Контрольные вопросы:

1. Основой чего служит карточка фонда?
2. Составляется ли карточка фонда в архивах учреждений?
3. Где составляются сведения об изменении в составе и объеме фондов?

Практическая работа № 21 «Составление должностной инструкции архивариуса»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний в области  труда персонала архива. Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление организационной документации.

Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Требования по теоретической готовности студентов к выполнению практических заданий: Организация труда персонала архива. Заведующий архивом: понятие, обязанности, предъявляемые требования к заведующему архивом.

Задание:

- назовите основные обязанности заведующего архивом, охарактеризуйте их;

- составьте должностную инструкцию  архивариуса.

Порядок выполнения работы:

1. Проработка материала по теме: «Организационная документация».

2. Составление формуляра-образца Должностной инструкции.

Чтобы оформить должностную инструкцию необходимо использовать типовую форму, которая представлена  в раздаточном материале. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

Контрольные  вопросы:

1.Каково содержание должностной инструкции?

2.Кем утверждается, согласовывается и подписывается должностная инструкция?

Практическая работа № 22,23  «Систематизация знаний о классификации архивной документации»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний  по теме: «Архивный фонд РФ. Уровни организации». Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление организационной документации.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство -- Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1) по формам собственности;

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации;

3) по срокам хранения.

Задание:

1.Ответить на вопросы;

2. Предоставить отчёт о посещении архивного учреждения..

Задание: Классифицировать (разделить на группы) нижеприведенные архивные фонды в соответствии с известными вам признаками классификации документов ГАФ СССР и АФРФ.

1. Фонд Канцелярии новгородского губернатора 1803-1926 гг.

2. Фонд Новгородского губернского исполкома Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. 1917 -1927 гг.

3. Фонд Общего собрания Государственного Совета 1810-1917 гг.

4. Фонд Новгородского губернского жандармского управления. 1834-1844 гг., 1848- 1917 гг.

5. Фонд Демянского районного исполкома Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. 1927-1960 гг.

6. Фонд Государственной Думы 1906-1917 гг.

7. Фонд Боровичского уездного предводителя дворянства. 1847-1917 гг.

8. Фонд Новгородского губернского прокурора. 1922- 1927 гг.

9. Фонд комитета министров. 1802-1905 гг.

10. Фонд Старорусской городской думы. 1859 г.

11. Фонд Статистического управления Новгородской области. 1940, 1943-1956 гг.  12. Фонд 2-го отделения Собственной его императорского величества канцелярии. 1826- 1882 гг.

13. Фонд Новгородской земской управы. 1865-1918 гг.

14. Фонд Старорусского уездного военного комиссариата. 1918-1926 гг.

15. Фонд Канцелярии генерал-прокурора Сената. 1797-1802 гг.

Порядок выполнения работы:

1. Работа  с учебником.

2. Ответы на вопросы учебника

История развития архива.

Статус архива, его подчинённость

3. Посещение архива заочно, через сайты.

Контрольные  вопросы:

1. По каким признакам определяется организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Практическая работа № 24  «Автоматизированные системы делопроизводства»

Цель занятия:  обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний по теме: «Автоматизированные системы делопроизводства». Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание. АСД

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы управления документами (СУД), управления документооборотом (СДО), управления знаниями (в сфере делопроизводства) и инструментальные среды делопроизводства. В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на специализированные и комплексные, локальные и распределенные, фактографические и документографические (полнотекстовые), заказные и тиражируемые.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

Задание:

- указать критерии выбора систем электронного документооборота при организации архивного дела на предприятии СЭД для реальной организации (вводные данные даются преподавателем).

Порядок выполнения работы:

1. Максимальное время выполнения задания: 90 мин.

2.Разрешается использование ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ, 2004 г., Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007 г.

Практическая работа № 25,26,27 Освоение приемов в программе «Архивариус»

Цель занятия:  закрепление полученных теоретических знаний по теме: «Автоматизированные системы делопроизводства». Выполнение заданий в программе «Архивариус»

Продолжительность занятия: 6 часов.

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание. АСД

Учет документов в организации является важной составляющей бизнес-процесса. Система электронного документооборота позволяет не просто автоматизировать и упорядочить учет хранение документов организации, но и получить преимущества перед конкурентами так как найти нужный файл используя электронный архив документов будет очень просто и быстро. Можно сократить количество ошибок при заключении однотипных сделок если оперативно анализировать документы из архива. Для каждого нового документа автоматически формируется уникальный номер - таким образом происходит регистрация документов организации.

Программа учета документов обеспечивает надёжное хранение электронных документов в виде записей в базе данных с возможность мгновенного поиска информации по различным критериям. Архив документов программа незаменимая в организациях работающих с ГОСТами, СНИПами и подобными сводами правил и стандартов где требуется абсолютная точность и соблюдения обязательных норм. Учет электронных документов позволит в короткие сроки по запросу предоставить оригиналы документов даже работа с ними велась много лет назад - в этом поможет программа документооборота. Система учета документов и система электронного архива документов становятся незаменимыми помощниками в различных сферах деятельности и создание электронного архива документов становится совершенно простой задачей для компаний решивших навести порядок в документах.

Программа электронного документооборота. Основная форма программы для учета документов. Электронный документооборот ведется за счет создания записи о документе в которой описываются все необходимые параметры и вкладываются скан копии документа или файлы. Программа позволяет связать с документом журнал учета выдачи документов, другие документы, комментарии, изображения и сканы, физические файлы (word, excel, pdf и любые другие).

Важно понимать, что программа не является полностью законченным решением. Это только пример возможной конфигурации. Во всех организациях своя специфика ведения дел и программу можно доработать под нужды конкретной организации убрав ненужный функционал и добавив недостающий. Можно изменить виды таблиц и карточных форм, добавить новые справочники и таблицы, создать печатные формы по образцам и т.д.

Действия по ведению электронного архива производятся в программе Архивариус. С
ней может работать не любой пользователь, а только обладающий правами
архивариуса. Эти права назначает администратор системы ЕВФРАТ Документооборот. Далее в документе пользователь с такими правами будет
называться просто архивариусом, а электронный архив, создаваемый с помощью
программы Архивариус просто архивом или электронным архивом.

После установки программы Архивариус и синхронизации баз данных пользователями
программы становятся сотрудники, зарегистрированные в системе ЕВФРАТ Документооборот. Действия по ведению архива производятся с помощью программы
Архивариус. С ней работает пользователь, обладающий правами архивариуса. Эти
права назначает администратор системы ЕВФРАТ-Документооборот.
Ценность любого архива заключается в том, что можно оперативно обращаться к
хранящимся в нем документам. Поэтому участники электронного документооборота могут
просматривать архивные документы через систему ЕВФРАТ-Документооборот. Не
для всех пользователей архивные документы одинаково доступны. Чтобы просматривать
документ, хранящийся в архиве, пользователю необходимо обладать правом на просмотр,
которое назначается архивариусом для каждого документа.

- документы хранятся в нумерованных папках Дело;

- папки Дело, в свою очередь, располагаются в папках Год.

Архивариус самостоятельно организует, в каком порядке будут храниться списанные
документы. То есть сам распределяет документы на хранение по годам и включает их в то
или иное дело.

Ведя архив, архивариус придерживается следующей последовательности
действий:

1.Заводит папки Год и снабжает их необходимыми комментариями.

2. Заводит внутри папок Год папки Дело.

3. Дает названия папкам Дело и снабжает их необходимыми комментариями.

4. Списывает документы из системы ЕВФРАТ-Документооборот в архив, помещая
их в ту или иную папку Дело.

5. Назначает права на просмотр архивного документа тем или иным пользователям или
группам пользователей. ЕВФРАТ-Документооборот Архивариус.

6. Назначает срок хранения документа в архиве.

7. Удаляет архивные документы с истекшим сроком хранения.

8. Удаляет ненужные папки Дело (это возможно, если они не содержат документов).

9. Удаляет ненужные папки Год (это возможно, если они не содержат папок Дело,
либо содержат только пустые).

Папки Дело имеют только номера, на самом деле им можно давать
названия. В качестве рекомендации отметим, что удобнее вести дела (и давать названия
папкам Дело) согласно правилам делопроизводства. То есть создавать в архиве папки в
соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации. Тем не менее, так как
программа Архивариус специально предназначен для архивирования документов,
зарегистрированных в системе ЕВФРАТ-Документооборот, нет необходимости
добиваться полного соответствия с номенклатурой дел. Всегда будут иметь место
следующие отличия от реального ведомственного архива:
можно вести не все дела из номенклатуры, а только дела для документов,
участвующих в электронном документообороте системы ЕВФРАТДокументооборот;
- можно вести дела, не соответствующие номенклатуре дел;
- нет необходимости строго соблюдать правила оформления дел (например,
проставлять индекс дела);

- нет необходимости строго соблюдать правила ведения ведомственного архива
(например, можно самостоятельно назначать сроки хранения дел).

Задание:

- ввести данные в программу «Архивариус», произвести с ними различные действия (вводные данные даются преподавателем).

Порядок выполнения работы:

1. Изучение теоретического материала по руководству пользователя программы «Архивариус»   системы ЕВФРАТ Документооборот, конспектирование;

2. Внесение данных из раздаточного материала в программу.

3. Сохранение данных для проверки преподавателем.

МДК 02.02 Государственные, муниципальные архивы

и архивы организаций

Практическая работа № 28 «Систематизация знаний о правовых основах  регулирования архивной сферы»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний по нормативно-методическим основам архивного дела. Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание. 

 Задание:

- охарактеризовать теоретические подходы к определению документа;

- дать современные определения понятий «документ», «документированная информация» в ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

- выписать из терминологических и энциклопедических словарей понятия «документ», «информация». С помощью компьютера построить схему различных толкований в порядке от широкого к более узкому его значению;

- определить виды и свойства информации и выяснить взаимосвязь понятий «документ» и «информация».

Порядок выполнения работы:

1.Подготовка к практическим занятиям должна начинаться с изучения соответствующей учебной и специальной литературы по теме практического занятия.

2. Усвоив прочитанное, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием, рекомендованных к этой теме нормативных актов. Особенно внимательно следует отнестись к усвоению тех нормативных предписаний, по поводу которых в литературе ведутся дискуссии.

3. Подготовка к практическим занятиям завершается оформлением необходимых документов. Помимо этого, необходимо ответить на теоретические вопросы, поставленные в задании.

4.Практическое задание предоставляется в письменном виде и проверяется преподавателем.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение архивному праву.
2. Дайте определение архивному законодательству.
3. Что включает в себя эстетический кодекс архивиста?

Практическая работа № 29, 30 «Изучение особенностей в работе ведомственных архивов. Сроки хранения документов»

Цель занятия: объективное оценивание теоретических знаний путем выполнения задания; развитие коммуникативных функций студентов; закрепление знаний полученных при изучении лекционного материала. Практические навыки: умение студента самостоятельно выполнять работу, умение выделять главное, анализировать материал.

Продолжительность занятия: 4 часа.

Оснащение: 

Задание:

Опираясь на полученный материал студенту следует составить 5 вопросов.

Вопросы должны быть составлены грамотно, лаконично и иметь очевидный ответ (так, чтобы каждый из присутствующих мог на него ответить).

Работа выполняется в команде. Команда состоит из 2-х человек, т.е. студенты – соседи по парте. Самостоятельное выполнение в случае отсутствия пары не запрещается.

Каждый из 2-х студентов, а в случае отсутствия пары одни студент составляют самостоятельно каждый 5 вопросов, затем производят анализ получившихся вопросов в группе, анализирует, редактирует и производит запись уже сформулированных вопросов.

Прежде чем приступить к заданию преподаватель объясняет тему задания и правила составления вопросов.

Порядок выполнения работы:

Запись на доску в турнирную таблицу наиболее грамотно сформулированных вопросов, ответов и фамилий студентов представляющих команду – в ходе озвучивания вопросов.

Контрольные вопросы:

1. Сроки хранения документов в ведомственных архивах.

2. Сроки хранения документов в государственных архивах.

3. Учетные документы ведомственных архивов.

Практическая работа № 31,32  «Освоение приемов по учету и обеспечению сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала, темы: Правовые основы регулирования архивной деятельности», «Органы управления архивным делом и их функции», «Государственные, муниципальные архивы» (обобщение и систематизация знаний и способов, решение ситуаций по образцу в исходных условиях с целью выработки умений безошибочного применения знаний, готовность творческой активности и применение навыков, формирование профессиональной направленности личности будущего специалиста, самостоятельно в комплексе применять знания, умения и навыки, осуществляя их перенос в новые условия, контроль и самоконтроль знаний).

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение:

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Учебно-методическое пособие «Архивоведение»;

Интернет - ресурсы;

Конспекты лекций.

Задание:

1. Изучить виды, задачи и функции государственных, муниципальных архивов. На примере конкретного архива сделать анализ деятельности архива.

2. Подготовить сообщение о государственных и муниципальных архивах РФ

3. Подготовить информацию о МКУ «Городской архив» г.Магнитогорска. Отразить вопросы

А) История возникновения и развития архива. Месторасположение, количество сотрудников.

Б) Состав фондов и документов.

В) Какую роль играет архив в жизни города.

Г) Овладеть умениями работы с нормативно- методическими источниками,  электронными ресурсами.

Порядок выполнения работы:

1.  Поиск и анализ материала, конспектирование;

2. Заполнить таблицу Федеральные государственные архивы России:

3. Форма предоставления результата;

4. Подготовка презентаций, сообщений о государственных архивах страны.

МДК 02.03 Методика и практика архивоведения

Практическая работа № 33  «Освоение приемов по приему и оформлению документов на архивное хранение»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Задание:

1. Изучить порядок передачи дел на хранение в архив;

2. Изучить правила оформления дел организации при передаче в архив организации

3. Изучить правила оформления дел организации при передаче в государственный архив

Порядок  выполнения работы:

1. Изучение теоретического материала по УМП

2. Анализ образцов документов.

3. Оформление обложки дела, акта приёма-передачи документов на хранение, оформление описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, внутренней описи, листа-заверителя дела

1.Оформить внутреннюю опись документов.

В деле помещены документы: анкета, автобиография, копия диплома, копия приказа о приёме на работу, характеристика, трудовой договор, мед.справка.

Специалист архива А.Р.Прохорова

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №___

Итого _____________________________________________ документов

                                    (цифрами и прописью)  

Количество листов внутренней описи_____________________________

                                                    (цифрами и прописью)

Должность        подпись                         И. О. Фамилия

Дата

2.Оформить обложку дела постоянного, долговременного хранения.

ДЕЛО № 759. Протоколы №№ 1-75 заседаний предметной комиссии общественных дисциплин за сентябрь 1999 –июнь 2000 года, начато 31.08.1999, окончено 28.06.2000. 51 лист, Ф № 125, оп № 2,  Дело сформировано  в учебной части Магнитогорского индустриального колледжа.

Форма обложки дела

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________(название учреждения)____________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(название структурного подразделения)

ДЕЛО №_____________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

        Начато _______________________________________________________

        Окончено______________________________________________________________

На ______________________лист

Срок хранения:_____________________

Исполнитель_________________________

Делопроизводитель___________________

Практическая работа №34 «Оформление листа-заверителя дела»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

Продолжительность занятия: 2 часа.

Оснащение: учебно-методическое пособие «Архивоведение»; учебно-методическая литература; образцы документов архива; конспекты лекций; лекционный материал, карточка-задание на оформление организационной документации.

Задание:

1. Оформите лист-заверитель дела

Дело № 155, 180 листов, 15а, 75а, 2 листа внутренней описи, физическое состояние удовлетворительное, лист 18 - восстановление угасающего текста, листы 140, 163 – разрыв и склейка, лист 178 – наращивание частей листа.

Специалист архива А.Р.Прохорова

Форма листа-заверителя

Лист заверительной надписи

        В настоящем деле

________________________                _____________        ________________________

Должность лица, составившего                     Подпись                      Инициалы, фамилия

заверительную надпись                                                

Порядок выполнения работы:

1. Проработка материала по теме: «Формирование дел».

2. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить лист-заверитель  необходимо использовать типовую форму, которая 

представлена  в раздаточном материале.

4. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

5. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1. Кто составляет лист заверительной надписи?
2. Кто подписывает лист заверительной надписи?

Практическая работа №35 «Освоение приемов наведения архивных справок»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала, темы: «Методика наведения архивных справок» (обобщение и систематизация знаний и способов, решение ситуаций по образцу в исходных условиях с целью выработки умений безошибочного применения знаний, готовность творческой активности и применение навыков, формирование профессиональной направленности личности будущего специалиста, самостоятельно в комплексе применять знания, умения и навыки, осуществляя их перенос в новые условия, контроль и самоконтроль знаний).

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание на оформление.

Задание:

1. Изучить порядок составления и оформления архивной справки;

2. Проанализировать образцы документов;

3.Выполнить задание из пособия

3. Составить  архивные справки о заработной плате, трудовом стаже.

Порядок выполнения работы:

1. Изучение теоретического материала по УМП, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Анализ предоставленных образцов документов;

3. Составление и оформление архивных справок.

1. Оформить архивную справку о трудовом стаже

Архивная справка о трудовом стаже за 1978-1979гг  выдана архивным отделом администрации г. Магнитогорска Семёновой Нине Васильевне, 1960 года рождения, проживающей по адресу: ул. Первомайская, д. 18, кв. 34.

Семёнова Н.В. работала в столовой № 6 Магнитогорского производственного объединения общественного питания. Основание: ф. 498, оп. 4, д. 19, л. 16, д. 24, л. 68. Справка оформлена на бланке архива и  подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом  Ю.А.Сошиной.

2. Оформить архивную справку о заработной плате

Архивная справка о заработной плате  за 1976-1980гг выдана архивным отделом администрации г. Магнитогорска Степановой Людмиле Ивановне, 1948 года рождения, проживающей по адресу: пр. Ленина, д.143/1, кв. 17. В этот период Степанова Л.И. работала на Магнитогорской обувной фабрике в цехе № 3. Основание: ф. 256, оп. 2, д. 625, л. 40, д. 710, л. 22, д. 805, л. 18, д. 903, л. 61, д. 1024, л. 67.Справка  оформлена на бланке архива подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом  Ю.А. Сошиной.

3. Оформить архивную справку о награждении

Архивная справка о награждении знаком «Ударник 11 пятилетки» выдана архивным отделом администрации г.Магнитогорска  Ковалёвой Раисе Ибрагимовне, проживающей по адресу: ул. Советская, д. 45, кв. 11. Ковалёва Р.И. работала на Магнитогорском калибровочном заводе. Основание: ф. 266, оп. 1, д. 2277, л. 1, 3, 8. Справка офрмлена на бланке архива и подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом  Ю.А. Сошиной.

«ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ

Коллегии Министерства черной Металлургии СССР

и Президиума Центрального комитета профсоюза

рабочих металлургической промышленности

от 22 января 1985 года                 9/67

О награждении работников предприятий и

организаций Министерства черной металлургии СССР

знаком «Ударник 11 пятилетки»

За достигнутые успехи в социалистическом соревновании по выполнению установленных заданий в 1984 году наградить знаком «Ударник одиннадцатой пятилетки» работников предприятий и организаций Министерства.

По Магнитогорскому калибровочному заводу имени 60-летия Союза ССР-54 человека (список прилагается).

СПИСОК

Работников Магнитогорского калибровочного завода имени 60-летия Союза ССР, представляемых к награждению знаком «Ударник 11 пятилетки»…

23. КОВАЛЁВА        канатчик                        Ударник коммунистического труда.

Раиса Ибрагимовна        сталепроволочно-                         Неоднократный победитель соцсоревнования.

кордового цеха                        Выдала сверх плана 80 тонн металлокорда при                         обязательстве 60 тонн, продукцию сдает отличного                 качества. Страхделегат»

4.Оформить архивную справку с отрицательным ответом.

Справка выдана 20.04.2013 Цыплаковой Е.П., проживающей по адресу. Г. Верхнеуральск, ул. Труда, д. 43

Документы по личному составу кооператива «Луч» на хранение в архив не предавались, поэтому невозможно подтвердить стаж Цыплаковой Елены Петровны за 1989-1991 годы. Справка оформлена на бланке Городского архива и подписана  начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом  Ю.А. Сошиной.

5. Оформить архивную справку  об учебе

Справка составлена на бланке архивного отдела администрации г. Магнитогорска. Направляется Токареву Анатолию Васильевичу, проживающему по адресу: ул. Первомайская, д. 21, кв. 14, г.Магнитогорск, 455001.

В архивном фонде Магнитогорского городского профессионально-технического училища № 19 в поимённой книге учащихся набора 1973 года под номером 13551 значится:

«Токарев Анатолий Васильевич, 1953 года рождения.

Зачислен в училище 01 сентября 1973 г, обучение по профессии слесарь, гр 68.

Окончил училище 20 июля 1975, приказ № 16-к от 04.08.1975. Присвоенная квалификация слесарь 3 р.»

№Аттестата 13551

Основание ф. 484, оп. 2, д. 173, л. 11

Справка подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом  Ю.А.Сошиной

Форма предоставления результата

Выполненное задание.

Оформленные архивные справки.

Практическая работа № 36 «Отработка умений по составлению архивной описи»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний по теме: «Архивная опись». Выполнение заданий по образцу и применение полученных навыков при выполнении самостоятельного задания.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Важнейшие функции архивной описи: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Задание:

1. Изучить порядок составления описи дел;

2. Проанализировать образцы документов;

3. Составить опись дел на документы постоянного, долговременного срока хранения.

1. Оформить опись дел постоянного хранения

Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.

Секретариат

01-01; Приказы  управления культуры по основной деятельности11.01 2003-23.12.2003 10 листов;

01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов

01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов

01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа

01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов

01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа

01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;

01-12;Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;

01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;

01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003;  42 листа.

Форма описи дел постоянного хранения

2. Оформить опись дел по личному составу

Опись №2 по личному составу за 2003 год  ОАО «Форум» г.Магнитогорска, фонд № 23,  утверждена директором предприятия В.П.Васильевым, составлена специалистом по кадрам О.В. Денисовой

03-01; Приказы №№ 1-6 директора предприятия о приеме на работу за январь – декабрь 2003 года; 03.01.2003-01.12.2003; 6 листов;

03-01; Приказы №№ 1-52 директора предприятия о переводе на другую работу за январь-декабрь 2003 г.; 05.01.2003-01.12.2003; 52 листа;

03-04; Приказы №№ 1-7 директора предприятия о прекращении трудового договора за февраль-ноябрь 2003 г.; 14.02.2003-23.11.2003; 7 листов;

03-02; Приказы по кадрам №№ 1/к – 9/к за июнь-декабрь 2003 года; 25.06.2003-01.12.2003; 9 листов;

03-04; Личные дела госслужащих, уволенных в 2003г. /А-Я/; 2003; 43 листа;

03-04; Личные карточки рабочих, уволенных в 2003г. /А-Я/; 2003; 7 листов;

04-05; Лицевые счета рабочих и госслужащих по начислению заработной платы за 2003 г. /табельные №№ 1-680/; 2003; 64 листа.

Форма описи дел по личному составу

Наименование организации

Фонд № ___________        УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № ___________        Наименование должности

Дел по личному составу        Руководителя организации

за ______________ год        Подпись         Расшифровка

        подписи

        Дата

В данные раздел внесено __________________________________ ед.хр.,

                                                            (цифрами и прописью)

с № _____________ по № ______________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности         Подпись        Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Начальник службы кадров        Подпись        Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)

Дата

СОГЛАСОВАНО        СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации        Протокол ЭПК

        Архивного учреждения

        От __________ № ________

Порядок выполнения работы:

1. Изучение теоретического материала по учебнику, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Анализ предоставленных образцов документов;

3. Составление и оформление описи дел.

Контрольные вопросы:

1. Для чего используется опись дел и документов?

2.  Какие основные моменты отражает опись дел и документов?

Практическая работа №37 «Отработка умений приема документов личного происхождения на хранение в архив»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание. Образцы номенклатуры дел организации.

Опись фонда личного происхождения рассматривается ЦЭК (ЭК) организации и после ее одобрения направляется на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

После утверждения описи ЭПК соответствующего архивного учреждения составляется акт описания документов.

В соответствии с актом вносятся изменения в лист фонда: документы и временные единицы хранения учитываются как выбывшие, а как поступившие в графе "Учет описанных документов" указываются единицы хранения, вновь сформированные и внесенные в опись.

Передача документов личного происхождения на государственное хранение производится в сроки, согласованные с государственным архивом и оформляется актом приема - передачи документов на государственное хранение в установленном порядке.

При этом вместе с документами фонда личного происхождения передается дело фонда, включающее переписку с владельцем, его заявление о приеме документов на хранение, опись, акт описания документов, а также три экземпляра описи фонда, если она составлялась.

Документы личного происхождения, хранящиеся в ведомственном архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. Исследователям документы личного происхождения выдаются только с разрешения лица, передавшего их в ведомственный архив.

Задание:

Составьте из вышеперечисленного теоретического материала:

1. Акт описания документов;

2. Акт приема-передачи документов на государственное хранение.

Порядок выполнения работы:

1. Изучение теоретического материала по учебнику, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Анализ предоставленных образцов документов;

3. Составление и оформление Акта описания документов; Акта приема-передачи документов на государственное хранение.

Контрольные вопросы:

1.Какие особенности учитываются при описании документов личного происхождения?

2. Что лежит в основе заголовков дел личного происхождения?

3. Какие информационные характеристики фиксируются на карточках дел личного происхождения?

Практическое занятие №38  «Составление актов о выделении к уничтожению документов, составление актов о необнаружении дел, составление актов о неисправимых повреждениях документов»

Цель занятия:

1. Изучение особенностей в составлении актов.

2. Выработка умения составлять акты.

3. Изучение специфики архивных документов при осуществлении процедуры проверки наличия и состояния архивных документов.

Продолжительность занятия: 2 часа.

Оснащение: 

Задание:

1. Составить акт о выделении к уничтожению документов вместе с преподавателем. На выполнение задания отводится 15-20 мин. Преподаватель объясняет основные особенности в составлении актов, в частности особенности в составлении актов об уничтожении архивных документов перед передачей на хранение в государственный архив:

Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:

- представителя руководства организации;

- архивиста;

- главного бухгалтера организации;  

- представителя службы персонала организации;

- представителя юридической службы организации;  

- сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

Образец акта для совместного заполнения (см. приложение 3.)

2. Составить акт о необнаружении дел, опираясь на аналогичное задание.

3. Составить акт о неисправимых повреждениях документов, опираясь на аналогичное задание.

Порядок выполнения работы:

1. Изучение теоретического материала по учебнику, учебно-методической литературе, конспектирование;

2. Анализ предоставленных образцов документов;

3. Составление и оформление актов о выделении к уничтожению документов, составление актов о необнаружении дел, составление актов о неисправимых повреждениях документов.

 Контрольные вопросы:

1. Порядок создания экспертной комиссии.

2. Функции экспертной комиссии.

3. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Охарактеризуйте данный процесс. Сопоставьте его с передачей документов на постоянное хранение в государственный архив.

Практическое занятие № 39 «Систематизация знаний об ответственности за порчу и утрату документов Архивного фонда РФ»

Цель занятия: Изучение нормативных правовых документов по данному вопросу.

Продолжительность занятия: 2 часа.

Оснащение: 

Задание:

1. Изучить ФЗ -125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Изучить Постановление Совета Министров СССР от 7 февраля 1956 г. № 246 "О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов.

3. Изучить уголовно-процессуальный кодекс РФ от 18 декабря 2001 г. N 174-ФЗ (УПК РФ)

4. Изучить ряд положений, созданных администрациями территориальных единиц.

5. Изучение режима хранения документов в архиве. Понятие технология хранения документов.

6. Подготовиться к коллективному обсуждению следующих вопросов:  

- Понятие «технология хранения документов».

- Факторы разрушения документов. Понятие о режимах хранения архивных документов

- Общее и особенное при обеспечении физико-химической сохранности документов, различающихся по технике и способу закрепления информации.  

- Основные требования к помещениям для хранения документов и к их оборудованию.

- Общие сведения о консервации и реставрации документов.

- Новые средства хранения, пожарного контроля, предотвращения несанкционированного доступа к документам.

- Механизация и автоматизация процессов консервации и реставрации архивных документов.  

- Ответственность за несоблюдение правил и режимов хранения архивных документов.

Порядок выполнения работы:

1.Подготовка к практическим занятиям должна начинаться с изучения соответствующей учебной и специальной литературы по теме практического занятия.

2. Усвоив прочитанное, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием, рекомендованных к этой теме нормативных актов. Особенно внимательно следует отнестись к усвоению тех нормативных предписаний, по поводу которых в литературе ведутся дискуссии.

3. Подготовка к практическим занятиям завершается оформлением необходимых  документов. Помимо этого, необходимо ответить на теоретические вопросы, поставленные в задании.

4.Практическое задание  предоставляется в письменном виде и проверяется преподавателем.

Контрольные вопросы:

1. Требования к помещениям архивов.

2. Чем отличается консервация от реставрации?

3. Допускается ли хранить поврежденные документы вместе с хорошими. Охарактеризуйте данный процесс.

Практическая работа № 40,41 «Отработка умений работы с  Архивными справочниками»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний; выполнение заданий.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: учебно-методическое пособие «Архивоведение»; учебно-методическая литература; основные правила работы архивов организаций; лекционный материал, карточка-задание на оформление организационной документации.

Задание:

1. Изучить основные архивные справочники;

2. Изучить дополнительные архивные справочники;

3. Заполнить каталожную карточку.

Порядок выполнения работы:

1. Изучение теоретического материала по УМП, учебно-методической литературе, конспектирование; Подготовить сообщение об архивном справочнике.

2. Оформление карточки

15.05.2005. Магнитогорск. Протокол заседания  профкома оздоровительного центра «Абзаково» № 32.  Фонд № 111 « Профком  ОАО ММК», опись  № 2, дело № 108, листы дела №№ 1002-1010. Документы хранятся в Городском архиве. Специалист архива А.Р.Прохорова

Форма каталожной карточки

КАТАЛОЖНАЯ КАРТОЧКА

Индекс (в госархивах по схеме классификации)                  Рубрика

                                                                Подрубрика

Дата                                                                Место события

Содержание

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Наименование архива_________________________________________________________

Наименование структурного подразделения________________________________________

Наименование фонда___________________________________________________________

Фонд N                   Опись NЕд.хр.№                       Л.л

Язык документа        Способ воспроизведения        Фамилия составителя и дата составления

1. Заполнить схемы «Виды путеводителя», «Виды каталога»

Практическая работа № 42«Освоение приемов по поиску документов в делопроизводстве и архиве учреждения»

Цель занятия: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков создания документов на основе шаблонов, создания шаблонов и форм.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Задание:

1. Сформулировать заголовки дел: Организационная документация, Распорядительная документация, Плановая документация, Отчетная документация

2. Составить заголовок дела, в котором хранятся следующие документы: приказы руководителя организации; копии служебных писем, отправленных в подведомственные организации; копии служебных писем и ответы на них.

3. Составить и оформить номенклатуру дел отдела кадров условного предприятия

4. Создать докладную записку на основе Шаблона

5. Создать шаблон-форму «Календарь дел рабочей недели»

Вопросы для контроля

Выполните тестовое задание

1. Укажите, что такое номенклатура дел:

1) список заголовков дела;

2) систематизированный перечень заголовков дел;

3) систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения;

2. Укажите, какие документы используются для составления номенклатуры дел:

1) устав, положение об организации и положения о структурных подразделениях;

2) положение о службе ДОУ;

3) типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения;

4) основные правила работы ведомственных архивов;

5) должностные инструкции работников делопроизводства.

3. В номенклатуру дел не включаются:

1) все документы организации;

2) справочные картотеки;

3) печатные издания;

4) документы общественных организаций;

5) справочники

4. Укажите, из каких элементов состоит заголовок дела:

1) краткое содержание;

2) период;

3) название вида документа;

4) наименование организации (структурного подразделения);

5) даты заведения и окончания дела

5. Укажите, какие формулировки не употребляются в заголовках дел:

1) разные документы;

2) переписка об организации совещаний по вопросам теплоснабжения;

3) годовые отчеты работы ООО;

4) квартальные отчеты ОАО «Дента» о расходовании лекарственных препаратов

Порядок выполнения работы:

1. Проработка материала по теме: «Формирование дел».

2. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить обложку дела необходимо использовать типовую форму, которая 

представлена  в раздаточном материале.

4. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

5. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

МДК 02  04. Обеспечение сохранности документов

Практическая работа №43, 44  «Аналитико-синтетическая обработка первичной информации»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение:

Учебно-методическое пособие «Архивоведение»;

Интернет - ресурсы;

Конспекты лекций.

Задание:

1. Изучить задачи, функции, виды ведомственных архивов;

2. Овладеть умениями работы с нормативно- методическими источниками

3. Изучить технологию работы в архиве организации

Порядок выполнения работы:

1. Анализ материала, конспектирование;

2. Заполнение таблицы

Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами

3. Подготовьте сообщение о ведомственном архиве. Используйте «Положение об архиве».

План ответа:

1. Название архива, подчиненность.

2. Год образования, настоящее местонахождение.

3. Количество фондов.

4. Количество единиц хранения.

5. Виды документов, хранящихся в архиве.

6. Способы и виды хранения документов

7. Оформление положения об архиве организации.

Разработать положение об архиве, раздел «Общие положения».

Разработать положение об архиве, раздел «Состав документов архива».

Разработать положение об архиве, раздел «Задачи и функции архива».

5.Оформление должностной инструкции заведующего архивом

Разработать должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Общие положения»

Разработать должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Должностные обязанности»

Разработать должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Ответственность».

Практическая работа № 45, 46 «Решение ситуационных задач по проведению операций по приему и передаче дел на хранение в архив»

Цель занятия: обобщение, систематизация, закрепление полученных теоретических знаний.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Задание:

1. Вписать в таблицу виды документов соответствующих сроков хранения на основе перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

2. Подготовить архивную справку\выписку\копию для предоставления её в Пенсионный фонд РФ о трудовом стаже, наградах и премиях Иванова И.И.

Порядок выполнения работы:

1. Проработка материала по теме: «Формирование дел».

2. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить архивную справку\выписку\копию необходимо использовать типовую форму, которая представлена  в раздаточном материале.

4. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

5. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Практическая работа №  47,48,49,50  «Освоение приемов по учету и описанию  особо ценных и уникальных документов»

Цель занятия: изучить учет  хранения особо ценных и уникальных документов

Продолжительность занятия: 8 часов

Оснащение: образцы учетных документов архива. Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68), Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук.

Задание:

1. Составить блок-схему по учету уникальных и особо ценных  документов.

2. Оформить  список фондов, содержащих особо ценные документы;

3. Оформить титульный лист описи особо ценных дел.

4. Оформить обложку дела.

5. Перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник).

Порядок выполнения работы:

1. Проработка материала по теме: «Формирование дел».

2. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить архивную документацию необходимо использовать типовую форму, которая представлена  в раздаточном материале.

4. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

5. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1. Какие документы называются особо ценными?
2. Какие документы называются уникальными?
3. Каков  график проведения плановых проверок наличия и состояния дел в государственном архиве?

Практическая работа № 51  «Освоение приемов учету и хранению страховых копий и фонда пользования»

Цель занятия: изучить технологию учета хранения страховых копий и фонда пользования.

Продолжительность занятия: 2 часа

Оснащение: образцы учетных документов архива. Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68), Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Задание:

1. Оформить  лист проверки наличия и состояния дел фонда;

2. Оформить книгу учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования.

Порядок выполнения работы:

1. Проработка материала по теме.

2. Оформление в электронной форме в соответствии с требованиями ГОСТ.

3. Чтобы оформить архивную документацию необходимо использовать типовую форму, которая представлена  в раздаточном материале.

4. Оформление документов производится в редакторе MicrosoftWord с соблюдением всех отступов и интервалов.

5. Сохранить результаты работы в папку «Отчет по практическим работам».

Контрольные вопросы:

1.На какие документы  Архивного фонда Российской Федерации создаются их страховые копии?  

2.С какой  целью в архивах создаются их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах)?

3.С какой целью осуществляется проверка наличия и состояния фонда пользования?

Практическая работа № 52,53, 54  «Освоение приемов по размещению документов в архивохранилище и топографирование архивохранилищ»

Цель занятия: закрепить оформление топографических указателей.

Продолжительность занятия: 6 часа.

Оснащение: Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

Задание:

1. Составление плана (схемы) размещения дел.

2. Оформление ярлыков .

3. Заполнение постеллажного топографического указателя.

4. Заполнение пофондового топографического  указателя.

Задание № 1

Схематично изобразить размещение 8 оборудования открытого типа в помещении архивохранилища, с наличием 2 окон с учетом требований безопасности и температурно-влажностных особенностей хранения документов на бумажном носителе.

Задание № 2

Архив располагает несколькими помещениями, где хранятся дела постоянного срока хранения, дела временного срока хранения (свыше 10 лет) и особо ценные документы и уникальные документы. В помещении постоянного срока хранения имеются 5 переходящих комнат.

Вопрос:

1. Изобразите схематически размещение помещений.

2. Изобразите схематически размещение комнат в помещении, согласно установленных правил.

Задание № 3

В архив для дальнейшего хранения  переданы следующие документы:

Отдела кадров:

1. Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)  за 2016 год в количестве 20 дел;

2. Личные карточки формы Т-2  за 2010 год в количестве 10 дел;

3. Трудовые договора работников за 2010 год в количестве  20 дел;

4. Лицевые счета за 2011 год в количестве 10 дел.

Отдел документооборота:

1. Приказы по основной деятельности за 2012 год в количестве 2 дел.

Оформите ярлыки на  документы.

Задание № 4

На основании данных разместите документы по хранилищам, заполните постеллажные и пофондовые топографические указатели.

Архив располагает несколькими хранилищами. В 1 хранилище размещаются документы постоянного срока хранения, документы по личному составу размещаются в хранилище № 2, дела со сроками до 10 лет  включительно находятся в 4 помещении.

В архиве хранятся дела следующих фондообразователей:

- канцелярия;

- бухгалтерия;

- отдел кадров;

- отдел организации труда и заработной платы;

- отдел охраны труда и промышленной безопасности.

В архив поступили следующие документы за 2016 год:

- Лицевые счета по заработной плате работников в количестве 5 томов;

- Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей – 1 том;

- Положение об оплате труда и премировании – 1 том;

- Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в фонде социального страхования отдела – 1 том;

- Бюджетная смета расходов организации – 1 том;

- Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств – 2 тома;

- Личные карточки работников, в т.ч. временных работников–5 томов;

- Трудовые договоры (контракты) и дополнительные соглашения к ним, не вошедшие в состав личных дел – 2 тома;

- Документы (представления, характеристики, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждении премий – 1 том;

- Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению Почетной грамотой, объявлению благодарности – 1 том;

- Журнал регистрации инструктажа по технике безопасности;

- Журнал регистрации вводного инструктажа;

- Журнал регистрации нечастных случаев, аварий;

- Документы (протоколы, акты, заключения, отчеты, справки) о производственных авариях и несчастных случаях – 1 том;

- Организационные документы (Устав, учредительные документы)-1 том;

- Приказы по основной деятельности – 3 тома;

- Годовой статистический отчет «Сведения об объеме платных услуг населению» (форма №1-услуги) – 1 том;

- Годовой финансово-хозяйственный план – 1 том;

- Документы (соглашения о предоставлении субсидий, планы, расчеты) по финансовому обеспечению деятельности организации – 3 тома.

Порядок выполнения работы:

1.Подготовка к практическим занятиям должна начинаться с изучения соответствующей учебной и специальной литературы по теме практического занятия.

2. Усвоив прочитанное, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием, рекомендованных к этой теме нормативных актов. Особенно внимательно следует отнестись к усвоению тех нормативных предписаний, по поводу которых в литературе ведутся дискуссии.

3. Подготовка к практическим занятиям завершается оформлением необходимых  документов

4.Практическое задание  предоставляется в письменном виде и проверяется преподавателем.

Контрольные вопросы:

1. Какое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет?

2. Что являются основными объектами учета?

3. В какой учетной документации фиксируются все изменения в составе документальных материалов?

Практическая работа № 55, 56 «Проведение проверки наличия и

состояния документов и внесение изменений в учетные записи»

Цель занятия: углубить знания о проверке наличия и состояния дел в архиве и организации розыска дел.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Задание:

1. Оформление мероприятий по проверке архивных документов.

2. Порядок снятия с учета дел, не найденных в ходе проверки.

Оформление мероприятий по проверке архивных документов» начинается с самостоятельного изучения основных теоретических положений по проверке архивных документов. На практических занятиях студенты заполняют документы, составляемые в ходе проверки:

- акт  проверки;

- лист проверки наличия и состояния дел в фонде.

 По каждой описи в конце описи после заверительной надписи делают запись «проверено», проставляют дату проверки и подпись с указанием должностей. Учёт особо ценных документов оформляется отдельно в соответствии с требованиями нормативных актов

Порядок снятия с учета дел, не найденных в ходе проверки» начинается с изучения теоретических положений в источниках по списку литературы. В процессе практической работы студенты выявляют документы с повреждениями носителя текста и проводят комплекс мер по их снятию с учета.

Исполнить:

1.Изучить содержание вопросов, учебную литературу по теме.

2. В рабочей тетради дать ответ по каждому вопросу.

3.Оформить документы, составляемые в ходе проверки и после нее, а также по снятию повреждённых архивных документов с учёта

Порядок выполнения работы:

1.Подготовка к практическим занятиям должна начинаться с изучения соответствующей учебной и специальной литературы по теме практического занятия.

2. Усвоив прочитанное, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием, рекомендованных к этой теме нормативных актов. Особенно внимательно следует отнестись к усвоению тех нормативных предписаний, по поводу которых в литературе ведутся дискуссии.

3. Подготовка к практическим занятиям завершается оформлением необходимых  документов. Помимо этого, необходимо ответить на теоретические вопросы, поставленные в задании.

4.Практическое задание  предоставляется в письменном виде и проверяется преподавателем.

Контрольные вопросы:

1. Какие действия необходимо соблюдать при проверке наличия и состояния документов.
2. В каких целях проводится  проверка наличия и состояния документов.
3. Как часто проводится проверка наличия и состояния документов.

Практическая работа № 57,58 «Оформление документов при возвращении документов хранилища»

Цель занятия: закрепить порядок возвращения архивных документов и оформления документов.

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: образцы учетных документов архива. Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68), Правила организации хранения,  комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и  других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Задание:

1. Заполнение книги выдачи дел из хранилища.

2. Составить Акт о неисправимых повреждениях документов.

3. Составьте блок-схему процедуры «Выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование».

Порядок выполнения работы:

1.Подготовка к практическим занятиям должна начинаться с изучения соответствующей учебной и специальной литературы по теме практического занятия.

2. Усвоив прочитанное, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием, рекомендованных к этой теме нормативных актов. Особенно внимательно следует отнестись к усвоению тех нормативных предписаний, по поводу которых в литературе ведутся дискуссии.

3. Подготовка к практическим занятиям завершается оформлением необходимых  документов. Помимо этого, необходимо ответить на теоретические вопросы, поставленные в задании.

4.Практическое задание  предоставляется в письменном виде и проверяется преподавателем.

Контрольные вопросы:

1. Какие действия осуществляются при возвращении документов в хранилище.
2. Какую ответственность несут  пользователи документов за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. 
3. Какие предпринимаются меры при задержке возвращения документов без уважительных причин для их немедленного возврата в хранилище.

Практическая работа № 59,60  «Анализ работы технотронных архивов»

Цель занятия: применение и совершенствование знаний, полученных при изучении теоретического материала, темы: «Технотронные архивы» (обобщение и систематизация знаний и способов, решение ситуаций по образцу в исходных условиях с целью выработки умений безошибочного применения знаний, готовность творческой активности и применение навыков, формирование профессиональной направленности личности будущего специалиста, самостоятельно в комплексе применять знания, умения и навыки, осуществляя их перенос в новые условия, контроль и самоконтроль знаний).

Продолжительность занятия: 4 часа

Оснащение: лекционный материал, карточка-задание.

Задание:

1. Изучить специфику работы  технотронного архива;

2. Овладеть умениями работы с нормативно- методическими источниками

3. Изучить технологию работы в технотронном архиве.

Порядок  работы:

1. Анализ материала, конспектирование.

2. Заполнить таблицу.

Основные параметры температурно-влажностного режима:

 3. Отработка практических навыков.

 4. Подготовка презентаций, сообщений о ведущих технотронных архивах страны.

Контрольные вопросы:

1. Какой документ можно назвать технотронным?
2. Проблемы хранения электронных документов?
3. Правила хранения технотронных документов?

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ

Основные источники:

1. Бурова, Е.М. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации: учебник для студентов учреждений сред. Проф. Образования: в 2 ч. [Текст]/ Е.М. Бурова, Т.И. Хорхордина. – М.: Издательский центр «Академия», 2016. – 336 с.

2. Голиков, А.Г. Архивоведение отечественной истории  [Текст]/ А.Г.Голиков. – М.: ОИЦ «Академия», 2015г.

3. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: учебник для учащихся учреждений нач. проф. образования. [Текст]/Л.А. Ленкевич.− 4-е изд., перераб.- М.: ОИЦ «Академия», 2015 - 256 с.

Дополнительные источники:

1. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие [Текст]/ Т.В. Кугушева, Т.С.Ласкова, К.Ф. Механцева. – Ростов н/Дону: Феникс, 2017 – 296 с.

2. Алексеева, Е.В. Архивоведение [Текст]/ Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева. – М.: ОИЦ «Академия», 2006.

3. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства [Текст]/ В.В. Сапков. – М.: ОИЦ «Академия», 2010.

4. Свиридова, М.Ю. Создание презентации в Powerpoint [Текст]/ М.Ю.Свиридова. – М.: ОИЦ «Академия», 2010.

5. Боргенко, Я.Я. Офисные технологии [Текст]/ Я.Я. Боргенко, М.В.Кирсанова. – Новосибирск: ИД «Инфра-М», 2006.  

6. Петрова, Г.В. Правовое и документационное обеспечение профессиональной деятельности: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования [Текст]/ Г.В. Петрова.- М.: ОИЦ «Академия», 2012 - 320 с.

7. Свиридова, М.Ю. Текстовый редактор WORD [Текст]/ М.Ю.Свиридова. – М.: ОИЦ «Академия», 2010.

8. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. [Текст] / А.В. Пшенко.− 11-е изд., стер.- М.: ОИЦ «Академия», 2013 - 176 с.