Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота
методическая разработка на тему

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ № 34

Методические рекомендации по выполнению

практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы
с конфиденциальными документами  МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота

Специальность 090905 «Организация и технология защиты информации»

2016 г.

Составитель (автор)  Дзюба Т.С., преподаватель

Методические рекомендации по выполнению практических работ

по  МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборота разработаны для студентов 3 курса по специальности 090905 «Организация и технология защиты информации»

Введение

Данная работа содержит методические рекомендации к практическим работам по ПМ 02. МДК 02.03 «Организация и сопровождение электронного документооборота» и предназначена для обучающихся 3 курса по специальности 090905 «Организация и технология защиты информации»

Цель разработки: оказание помощи обучающимся в выполнении практических работ по МДК 02.03 «Организация и сопровождение электронного документооборота», повышение качественного уровня  подготовки квалифицированных специалистов, обладающих определенными практическими навыками

Содержание методических рекомендаций соответствует требованиям к знаниям, умениям и навыкам по МДК 02.03 «Организация и сопровождение электронного документооборота»  и разработано в соответствии с рабочими программами по специальности 090905 «Организация и технология защиты информации»

Описание каждой практической работы содержит: тему, цели работы, порядок выполнения работы, а так же перечень контрольных вопросов (тестов), с целью выявить и устранить недочеты в освоении рассматриваемой темы. Для получения дополнительной, более подробной информации по изучаемым вопросам, приведен список рекомендуемой литературы.

Критерии оценки практических заданий:

Выполнены  все задания без ошибок и недочетов – «5»

Выполнено  4 задания с мелкими недочетами – «4»

Выполнено  3 задания  - «3»

Выполнено  меньше трех заданий – «2»

Результат тестового контроля качества усвоения характеризуется коэффициентом усвоения (Ка)  и  представляет собой отношение количества правильно выполненных существенных операций (А) к общему числу существенных операций теста (Р).

Коэффициент усвоения по каждому уровню усвоения может изменяться: 0 ≤  Ка ≤  1

По учебному плану на дисциплину профессионального модуля МДК 02.03 «Организация и сопровождение электронного документооборота» отводится 180 часов аудиторной работы  из них 60 часов практические занятия.

Методические рекомендации для выполнения практических работ

по МДК 02.03 «Организация и сопровождение электронного документооборота»

 для специальности 090905 «Организация и технология защиты информации»

Практическая работа № 1

Тема работы Определение объема документооборота организации

Цель занятия Познакомиться с количественными характеристиками документооборота

Задания на урок

Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза.

Подсчитайте количество документов за год.

Вопросы для контроля

1. Что собой представляет документ?
2. Что такое электронный документ?
3. Чем занимается стандартизация и унификация?
4. Назовите основные нормативные документы в области документооборота.
5. Перечислите свойства документов.
6. Перечислите функции документов.
7. Что такое документооборот?
8. Назовите основные характеристики документооборота.
9. Как подсчитывается объем документооборота? Назовите основное правило подсчета документов в документообороте.
10. Что такое документопоток?
11. Какие различают документопотоки по направлению?
12. Чем отличается процедура обработки входящего и исходящего документа?
13. Что включает в себя внутренний документопоток?

Практическая работа № 2

Тема работы Разработка маршрута движения документа.

Цель занятия Познакомиться с понятием маршрута документа.

Задания на урок

Ниже представлена табличная модель маршрута движения документа, которая описывает  последовательность действий исполнителей при обработке договора. Основываясь на табличной модели, постройте графическую схему маршрута движения договора.

Вопросы для контроля

1. Что собой представляет документ?
2. Что такое электронный документ?
3. Чем занимается стандартизация и унификация?
4. Назовите основные нормативные документы в области документооборота.
5. Перечислите свойства документов.
6. Перечислите функции документов.
7. Что такое документооборот?
8. Назовите основные характеристики документооборота.
9. Как подсчитывается объем документооборота? Назовите основное правило подсчета документов в документообороте.
10. Что такое документопоток?
11. Какие различают документопотоки по направлению?
12. Чем отличается процедура обработки входящего и исходящего документа?
13. Что включает в себя внутренний документопоток?

Практическая работа № 3

Тема работы Внутренние ОРД

Цель занятия приобретение практических навыков разработки и оформления организационно-распорядительных документов внутри предприятия.

Задания на урок

1. Составить в Microsoft Word комплект ОРД на угловых бланках по ГОСТ Р 6.30 в соответствии с заданной ситуацией. Для этого создайте таблицу, состоящую из двух столбцов. Все постоянные реквизиты расположите в левом столбце. Скройте обрамление таблицы.
2. Составить в Microsoft Word комплект документов с трафаретным текстом (шаблонов) для заданной ситуации (при этом в документах не нужно отражать переменную информацию).

Вопросы для контроля

1. Как можно классифицировать документы?
2. Какой нормативный документ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД)?
3.  Назовите классы ОРД по содержанию.
4. Назовите характерные свойства формализованных документов.
5. Какие реквизиты являются обязательными для внутренних документов?
6. Какие реквизиты являются обязательными для официально личных документов?
7. Какие реквизиты являются обязательными для внешних документов?
8. Что такое шаблон документа?
9. Назовите способы расположения заголовочных реквизитов.
10. Какие документы называются неформализованными?
11. Каковы особенности неформализованных документов?

Практическая работа № 4

Тема работы Подготовка организационных и распорядительных документов регламентирующих работу по защите информации

Цель занятия Закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления деловых документов

Задания на урок

1. Составить блок схему работы с внутренними документами организации.
2. Составить схему поступления документов в организацию
3. Оформить рекламное письмо по образцу.
4. Создать справку личного характера
5. Создать акт о списании имущества

Вопросы для контроля

1. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
2. Какой документ регламентирует должностные обязанности руководителя структурного подразделения?
3. Как называется правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые и иные стороны деятельности организации?
4. На основании, какого документа  разрабатывается структура организации и определяется ее штатная численность

Практическая работа № 5

Тема работы  Справочно -  информационная работа

Цель занятия Закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков создания и форматирования документов содержащих таблицы,  

Задания на урок

1. Оформить справочную картотеку
2. Заполнить отчет об общем количестве документов за исполнителями
3. Составить два запроса по документам и выдать по ним справку
4. Создать таблицу с автоформатом, рассчитать сумму столбца
5. Оформить документ содержащий таблицу, по образцу. Выполнить расчеты

Вопросы для контроля

12. Как можно классифицировать документы?
13. Какой нормативный документ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД)?
14.  Назовите классы ОРД по содержанию.
15. Назовите характерные свойства формализованных документов.
16. Какие реквизиты являются обязательными для внутренних документов?
17. Какие реквизиты являются обязательными для официально личных документов?
18. Какие реквизиты являются обязательными для внешних документов?

Практическая работа № 6

Тема работы  Организация текущего хранения документов

Цель занятия Закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков создания документов на основе шаблонов, создания шаблонов и форм

Задания на урок

1. Сформулировать заголовки дел: Организационная документация, Распорядительная документация, Плановая документация, Отчетная документация
2. Составить заголовок дела, в котором хранятся следующие документы: приказы руководителя организации; копии служебных писем, отправленных в подведомственные организации; копии служебных писем и ответы на них.
3. Составить и оформить номенклатуру дел отдела кадров условного предприятия
4. Создать докладную записку на основе Шаблона
5. Создать шаблон-форму «Календарь дел рабочей недели»

Вопросы для контроля

Выполните тестовое задание

1. Укажите, что такое номенклатура дел:

1. список заголовков дела;
2. систематизированный перечень заголовков дел;
3. систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения;

2.  Укажите, какие документы используются для составления номенклатуры дел:

1. устав, положение об организации и положения о структурных подразделениях;
2. положение о службе ДОУ;
3. типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения;
4. основные правила работы ведомственных архивов;
5. должностные инструкции работников делопроизводства.

3. В номенклатуру дел не включаются:

1. все документы организации;
2. справочные картотеки;
3. печатные издания;
4. документы общественных организаций;
5. справочники

4. Укажите, из каких элементов состоит заголовок дела:

1. краткое содержание;
2. период;
3. название вида документа
4. наименование организации (структурного подразделения);
5. даты заведения и окончания дела

5. Укажите, какие формулировки не употребляются в заголовках дел:

1. разные документы
2. переписка об организации совещаний по вопросам теплоснабжения;
3. годовые отчеты работы ООО;
4. квартальные отчеты ОАО «Дента» о расходовании лекарственных препаратов

Практическая работа № 7

Тема работы Коммерческая документация

Цель занятия Закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления коммерческой документации

Задания на урок

1. Составьте и оформите сопроводительное письмо о направлении договора №____ от 00.00.0000.
2. Составьте письмо-запрос на имя конкретной фирмы на приобретение необходимого числа компьютеров по известной цене. Затем подтвердите получение, выскажите претензии. После решения вопроса поблагодарите руководителя фирмы-поставщика компьютеров.
3. Создайте информационное письмо, содержащее рисунок в виде схемы и маркированный список  
4. Создайте многостраничный текстовый документ

Вопросы для контроля

1. Какие нормативные документы регулируют порядок установления договорных отношений и содержание договоров?
2. Назовите виды договоров.
3. Назовите сроки хранения коммерческих договоров.
4. Что такое коммерческая тайна и почему ее необходимо охранять в условиях конкуренции?
5. Назовите перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, требования, предъявляемые к ней.
6. В чем заключается организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну?

Практическая работа № 8

Тема работы Организация документооборота в программе Outlook..

Цель занятия Приобрести навыки работы в программной среде Microsoft Outlook.

Задания на урок

От того, насколько успешно и оперативно осуществляется деятельность сотрудников по подготовке документов и ответов на письма, организации приема посетителей зависит эффективность работы предприятия.

Познакомимся с интерфейсом программы Outlook. 

1. Запустите программу Outlook 
2. Рассмотрите окно программы. Найдите группы рабочих папок.
3. Измените порядок расположения папок (перемещение с нажатой кнопкой мыши) или

• щелкните правой кнопкой мыши на любом ярлыке;
• расположите ярлыки в нужном порядке с помощью кнопок Вверх и Вниз.

4. Поменяйте настройки программы, для этого выберите  Файл/Параметры и в появившемся окне нажмите  Дополнительно и установите - При запуске открывать папку Задачи.
5. Теперь выберите пункт Почта и поменяйте фон для сообщений  - нажмите кнопку Шрифты и бланки. На вкладке Личный бланк нажмите кнопку Тема и выберите понравившееся оформление.
6. Создайте подписи для личных сообщений - Личная и служебных сообщений – Служебная, для этого нажмите кнопку Подписи, на вкладке Электронная подпись нажмите кнопку Создать и введите имя для подписи.  В поле Изменить подпись введите текст, который нужно включить в подпись, а затем отформатируйте его с помощью встроенных инструментов. Подписи могут содержать текст, изображения, логотип организации, изображение печати и рукописной подписи или вашу электронную визитную карточку, содержащую все вышеперечисленные элементы.
7. Выберите подпись, используемую по умолчанию из  списка Новые сообщения. При желании вы можете выбрать другую подпись в списке ответ и пересылка. Загляните в настройки остальных папок  и нажмите ОК.
8. Выбрать в меню навигации Почта. В этой группе расположены папки Входящие, Исходящие, Черновики, Отправленные.
9. Создать новую папку Личные в папке Входящие, вызвав на данной папке контекстное меню.
10. Создать папку Личные в папке Контакты.
11. Выберите в панели навигации Ярлыки, где можно сохранить ссылки на папки, которые часто используются в работе. Изначально в этой папке находится только ярлык к странице Outlook сегодня.
12. Добавьте в  Ярлыки новую ссылку на папку Личные, для этого вызовите  контекстное меню на папке  Ярлыки и выберите Создать ярлык и в открывшемся окне выберите нужную папку.
13. Чтобы создать в папке Ярлыки группу ярлыков (например для папок с личной почтой) выберите Создать новую группу и замените название Новая группа на нужное, например Личная переписка.
14. Изучите содержимое страницы Outlook сегодня (или Мой файл Outlook). Она содержит сводную информацию о предстоящих делах: встречах, задачах, а также о наличии почты в основных почтовых папках. Каждая запись в папке выполнена в виде гиперссылки, щелчок на которой открывает соответствующий объект. При первом запуске программы эта страница, как и другие папки программы, пуста.

Практическая работа № 9

Тема работы Работа с папкой Контакты.

Цель занятия Приобрести навыки работы в программной среде Microsoft Outlook.

Задания на урок

Организуем документооборот фирмы «ЭПОС», для этого изучим организационную структуру предприятия и сформулируем правила документооборота.

Организационная структура предприятия по подразделениям

Заложим следующие правила документооборота:

1. Производственный, Юридический отделы имеют собственные картотеки. Также имеется картотека предприятия.
2. Создано три кабинета:

• Кабинет предприятия при Картотеке предприятия. Владельцами кабинета являются должностные лица.
• Кабинет Производственного отдела при Картотеке Производственного отдела;
• Кабинет Юридического отдела при Картотеке Юридического отдела;

3. Владельцами двух последних кабинетов являются начальники соответствующих отделов.
4. Все документы, подлежащие регистрации, делятся на две группы: Входящие и Исходящие. В свою очередь документы группы Входящие делятся на две подгруппы.

• Служебная переписка
• Переписка с гражданами

5. Документы группы Исходящие делятся на четыре подгруппы.

• Инициативные документы
• Исходящие служебные
• Приказы, распоряжения
• Исходящие гражданские

6. Все подгруппы документов — номерообразующие, то есть нумерация новых документов осуществляется внутри каждой подгруппы. Приняты следующие правила присвоения документу регистрационного номера: регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера, разделенных дефисом. Буквенный индекс отражает принадлежность документа к одной из возможных шести подгрупп (Приказы, распоряжения Пр-7)

Пусть, Вы занимаете должность зам.директора.

1. Создайте в папке  Почта необходимые папки папки, представленные в пункте 4.
2. Создайте в папке Контакты папки Эпос и Банк.
3. Создайте 10 контактов в папке Эпос, 3 контакта в папке Банк и 3 контакта в папке Личные.

Для этого откройте нужную папку и щелкните по кнопке Создать контакт на панели инструментов вкладки Главная. Откроется окно контакта.

4. Введите сведения о контакте в предлагаемые поля на вкладке Общие. Около некоторых полей расположены кнопки, которые позволяют ввести более подробную информацию. Например, щелкните по кнопке Полное имя и заполните поля в открывшемся окне. Фотографию контакта можно загрузить с помощью кнопки Добавление фотографии.
5. Перейдите на вкладку Подробности. Заполните дополнительные сведения о контакте. Если какие-то сведения вам неизвестны или не нужны, можно оставлять поля незаполненными.
6. После создания контакта на вкладке Действия в дальнейшем будут отражаться все действия, связанные с ним: телефонные звонки, отсылка сообщений и др.
7. Сведения в папке Контакты могут быть представлены по разному, с помощью вкладки  Главная и группы Текущее Представление рассмотрите все варианты.
8. Удалите один любой контакт и затем восстановите его из папки Удаленные.
9. Экспортируйте данные в файл с расширением .pst выбрав Файл/Открыть и экспортировать/Импорт(экспорт)/Экспорт в файл/Файл данных, чтобы потом использовать его для восстановления данных из «Личных папок» программы Microsoft Office Outlook на любом другом компьютере.
10. Удалите все контакты и восстановите их из файла данных.

Практическая работа № 10

Тема работы Слияние папки Контакты с документами Word.

Цель занятия Приобрести навыки работы в программной среде Microsoft Outlook.

Задания на урок

При отсылке писем приходится вручную надписывать на конвертах адреса получателей, а также обратный адрес. В Microsoft Outlook эту работу можно выполнить автоматически, получив сведения из папки Контакты. Для этого используется режим Слияние с программной средой Microsoft Word.

Научитесь надписывать адреса на почтовых конвертах, используя слияние с папкой Контакты. 

1. Создайте новый документ Word.
2. Выберите вкладку Рассылки и кнопку Конверты. Откроется окно Конверты и наклейки.
3. На вкладке Конверты расположены поля для вставки адреса получателя и обратного адреса. Над каждым полем расположена кнопка Вставить адрес.
4. Щелкните на кнопке Вставить адрес над полем адреса получателя и выберите в открывшемся окне адресной книги адресата.
5. Щелкните на кнопке Вставить адрес над полем обратного адреса. В открывшемся окне выберите фамилию директора или другого сотрудника вашего предприятия, от чьего имени посылается письмо. Отключите флажок Не печатать.
6. Задайте размер конверта, щелкнув на кнопке Параметры и выбрав в открывшемся окне нужное значение в списке Размер конверта.
7. Для просмотра надписи на конверте щелкните на кнопке Добавить в окне Конверты и наклейки.
8. Загрузите программу Outlook и в папку Контакты добавьте Руководителей банков «Восток» и «Алтай», а так же  в новую папку Сотрудничество руководителя фирмы «Калина».
9. Создать в Word шаблон фирменного бланка письма вашей фирмы для использования в следующей ситуации:

Вам стало известно, что банки «Восток» и «Алтай», а также фирма «Калина» нуждаются в принципиально новой операционной системе с достаточно высоким уровнем безопасности и рассчитанной на работу в сети.

10. Необходимо составить письма руководителям с предложением о разработке ОС на основе созданного вами шаблона фирменного бланка письма и используя технологию слияния с контактами  программы Outlook.
11. Для отправки писем из программы Word на вкладке Рассылки выберите команду Найти и объединить/Отправить электронные сообщения, в появившемся окне указать тему сообщения, формат – HTML и нажать OK.
12. Откройте программу Outlook и просмотрите папку Исходящие.

Почтовые бланки

Программа Outlook позволяет разнообразить сообщения, предоставляя подготовленные почтовые бланки. Для просмотра списка предлагаемых бланков и их использования в сообщении На вкладке Главная выберите команду Создать элемент/Сообщение в формате/Другие бланки. На экране откроется диалоговое окно, в котором подберите устраивающий вас бланк и нажмите кнопку ОК.

Вы можете создать собственные бланки. Для этого:

• Откройте диалоговое окно Параметры, выбрав в меню Файл
• Выберите пункт  Почта и кнопку Шрифты и бланки
• Установите необходимые параметры.

1. Создайте фирменный  бланк для Письма.

Практическая работа № 11

Тема работы Создание шаблонов писем

Цель занятия Приобрести навыки работы в программной среде Microsoft Outlook.

Задания на урок

При работе с электронной почтой порой возникает потребность отправлять однотипные сообщения, содержание которых не изменяется совсем или изменяется незначительно. Для упрощения подобных задач в MS Outlook удобно использовать шаблоны писем. Вы можете создать и сохранить сообщение в виде шаблона, а затем многократно его использовать. В шаблоне сообщения можно сохранить вложенные файлы, а также файл шаблона можно передать другим сотрудникам или выложить в общий доступ на сервере.

Для создания нового шаблона откройте новое письмо и введите нужное содержимое. По желанию можно заполнить поле «Тема» и прикрепить к письму файлы. Далее в окне сообщения нажмите Файл/Сохранить как , укажите имя файла и тип файла – Шаблон Outlook

Чтобы отправить электронной сообщение на основе шаблона в основном окне MS Outlook на вкладке Главная выбрать Создать элемент/ Другие элементы/Выбрать форму.  В появившемся окне раскройте список и выберите пункт «Шаблоны в файловой системе» и укажите путь C:\Users\Студент\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны\*.oft

Выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Открыть».

Осталось только в открывшемся письме указать адреса получателей и можно отправлять письмо.

1. Создайте шаблон Приказа  о приеме на работу в MS Outlook, ознакомившись с образцом.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ООО «ЭПОС»

ПРИКАЗ

10.03.2016 № 68

О приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять С.М. Ракитину на должность главного бухгалтера с 05.03.2016 с

окладом 100000 (сто тысяч) рублей в месяц согласно заключенному трудовому контракту.

Основание: Трудовой контракт № 20 от 05.03.2016

Директор _________ И.И.Иванов

Заместитель директора ________ П.Е.Петров

Юрисконсульт ________ Д.И. Дичевский

С приказом ознакомлена 10.03.2016 _______ С.М. Ракитина

Практическая работа № 12

Тема работы Работа с календарем

Цель занятия Приобрести навыки работы в программной среде Microsoft Outlook.

Задания на урок

1. Откройте папку Календарь. Просмотрите представление календаря на один день, полную неделю, рабочую неделю и месяц (Вид / Текущее представление /…).
2.  Внесите запланированные на ближайшие 30 дней мероприятия, включив в ежедневное расписание время, отведенное на учебные занятия. Используйте возможность планирования повторяющихся встреч (включите в календарь посещение выставок и концертов, другие мероприятия), с указанием их названий, времени и места проведения. Установите для мероприятий соответствующие метки и задайте возможность напоминаний.  
3.  Добавьте в календарь дни рождения своих знакомых (не менее 5 повторяющихся событий) и национальные праздники.
4.  Измените Текущее представление календаря на События и Ежегодные события и проверьте правильность выполнения предыдущего задания. 5
5.  Просмотрите изменения на странице Outlook сегодня.  

Практическая работа № 12

Тема работы Работа с папкой Задачи

Цель занятия Приобрести навыки работы в программной среде Microsoft Outlook.

Задания на урок

1. Задайте несколько задач, например, выполнение текущих учебных заданий (подготовка реферата, выполнение контрольной работы, посещение библиотеки и т д.).  
2.  Укажите уровень важности и срок выполнения каждой задачи.  
3.  Создайте еженедельно повторяющуюся задачу, например посещение бассейна по пятницам со сроком оповещения в 1 час.
4.  Внесенную информацию просмотрите в календаре.
5.  Создайте и сохраните заметку с перечнем срочных дел на сегодня.
6.  Откройте папку Заметки и просмотрите созданную заметку.
7.  Задайте заметке соответствующую категорию.
8.  Измените цвет заметки.
9.  Задайте новые параметры для будущих заметок, указав новый цвет, шрифт и размер.
10.  Просмотрите различное Текущее представление заметок.

Практическая работа № 13

Тема работы Создание фильтров для почты.

Цель занятия Приобрести навыки работы в программной среде Microsoft Outlook.

Задания на урок

Создайте фильтры для разбора почты.

   В качестве примера создадим два фильтра. Первый – для сортировки почты, второй – для отсеивания рекламных сообщений.

1.  Выберите пункты меню Сервис, Правила для сообщений, Почта... В появившемся диалоговом окне задайте условие «Искать сообщения, содержащие адресатов в поле «Кому:». В качестве действия отметьте флажок «Переместить в заданную папку».
2. Щелкните по ссылке «содержащие адресатов», в появившемся окне, в соответствующем поле введите свой e-mail адрес или выберите его из адресной книги, нажав на кнопку «Адресная книга». Нажмите «ОК».
3. Укажите папку, куда будут помещаться сообщения от заданного адресата, щелкнув по соответствующей ссылке.    Осталось ввести название первого правила и нажать «ОК».

Outlook Express позволяет задавать более сложные фильтры. Допустим мы хотим получать только те рекламные сообщения, которые не содержат вложенных файлов. Таким образом, фильтр должен определять является ли проверяемое сообщение рекламным и содержащим вложение. Такое сообщение следует удалить с сервера, не загружая его на компьютер.    Можно предположить, что в тексте рекламного сообщения будут содержаться слова «free» или «money». Поэтому в окне создания правил для почты необходимо выбрать условие «Искать сообщения содержащее заданные слова». Следующим условием проверки будет – «Искать сообщения с вложением».

Для данного правила будет выполняться действие «Удалить с сервера».

При вводе ключевых слов можно задавать параметры их проверки, нажав

на соответствующую кнопку.    Обратите внимание, что заданные условия соединены логическим оператором «И». Щелчок по нему вызывает диалоговое окно, в котором можно заме-

нить «И» на «ИЛИ».

4. Создайте свою подпись.

Для этого выберите пункты меню Сервис, Параметры..., в появившемся окне выберите вкладку «Подписи». Нажмите на кнопку «Создать». Введите текст подписи, например:

   С уважением, Евгений

   начальник отдела продаж

   фирма «ЭПОС»

   e-mail: evgeniy@epos.ru

   Нажмите кнопку «Переименовать» и введите название вашей подписи.

Можно привязать к подписи текстовый файл, который будет вставляться в сообщение вместе с текстом подписи. Файл не должен быть большим по размеру. Выбрать его можно, нажав на копку «Обзор».

   Обратите внимание на флажок «Добавлять подписи ко всем исходящим сообщениям».   Нажмите «ОК».

   Попробуйте вставить в новое сообщение свою подпись.

5. Создайте сообщение на основе бланка.

Для этого выберите пункты меню Сообщение, Создать с использованием, Выбор бланка... В появившемся

диалоговом окне можно предварительно просмотреть все бланки, если установлен флажок «Включить просмотр». Выберите бланк. Обратите внимание, что в этом же окне можно инициировать создание собственного бланка, нажав на кнопку «Создать», при этом запустится мастер создания бланков для сооб-

щений. Нажмите кнопку «ОК».

   Создайте сообщение, можете отправить его на свой адрес.

6.  Поиск в сообщениях.

Нажмите одновременно клавиши , ,

. Установите папку, в которой будет осуществлен поиск (см. рис. 4.9), на-

жав на кнопку «Обзор». В соответствующих полях задайте атрибуты поиска.

Поиск начинается по нажатию кнопки «Начать поиск».

Вопросы для контроля

Варианты заданий

Вариант 1

   1. Создайте сообщение. В поле адреса введите свой адрес. Разберитесь с полями «Копия» и «Скрытая». Установите низкую важность сообщения.

   2. Заархивируйте документ MS Word (файл с расширением doc) с помощью программы WinZip. Вложите его в сообщение. Отправьте сообщение.

   3. Внесите абонента в адресную книгу. Заполните поля «Имя», «Домашние», «Служебные». Просмотрите свойства абонента. Попробуйте удалить абонента.

   4. Создайте новое сообщение на свой адрес, заполнив необходимые поля из адресной книги.

   5. Ответьте на пришедшее сообщение, предварительно добавив отправителя в адресную книгу.

   6. Создайте свою папку в папке «Входящие». Переместите сообщение или их группу в новую папку.

   7. Создайте фильтр, который бы блокировал сообщения от конкретного адресата, содержащие в тексте слова «кредит», «долг» или в теме – слово «оплата».

   8. Создайте подпись.

   9. Создайте сообщение на основе бланка «Извещение».

   10. Осуществите поиск по тексту сообщения.

Вариант 2

1. Создайте сообщение. В поле адреса введите свой адрес. Заполните поля «Копия» и «Скрытая». Установите высокую важность сообщения.

   2. Заархивируйте документ MS Excel (файл с расширением xls) с помощью программы WinZip. Вложите его в сообщение. Отправьте сообщение.

   3. Создайте группу абонентов в адресной книге.

   4. Создайте новое сообщение на свой адрес, заполнив необходимые поля из адресной книги.

   5. Ответьте на пришедшее сообщение, предварительно добавив отправителя в адресную книгу.

   6. Создайте свою папку в папке «Входящие». Скопируйте сообщение или их группу в новую папку.

   7. Создайте фильтр, отсеивающий только те рекламные сообщения, размер которых превышает 50 КБ или которые содержат вложения.

   8. Создайте подпись.

   9. Создайте сообщение на основе бланка «Поздравление».

   10. Осуществите поиск по тексту сообщения.

Практическая работа № 13

Тема работы Шифрование и электронно-цифровая подпись  в системе документооборота Цель занятия Получить определенные сведения и практический опыт по шифрованию электронных документов и выполнению электронно-цифровой подписи в системе защищенного электронного документооборота. 

Задания на урок

1. Создайте личный ключ шифрования.
2. Запишите свои ключи pubring.pkr и sekring.skr на дискету для дальнейшего использования.
3. Запишите (export) свой публичный (открытый) ключ на дискету (или перешлите по сети) и передайте его участникам электронного обмена информацией.
4. Получите  открытые ключи от участников обмена информацией и импортируйте их на свой компьютер.
5. Подпишите ключи партнёров и установите к ним доверие.
6. Создайте  файл(ы) в MS Word,  зашифруйте его, подпишите  электронной подписью и передайте  участнику обмена информацией, ключом которого шифровался файл.
7. Получите от участников обмена информацией  зашифрованные и подписанные файлы и расшифруйте их.

Генерация ключа шифрования, шифрование и расшифровка сообщений

Порядок генерации ключа шифрования следующий:

• Откройте программу PGPkeys (рис. 1.7).

• Откройте меню   «Keys».

• Выберите пункт «Newkey». 
• Введите имя ключа (рекомендуется  свою фамилию). Электронный адрес можно не вводить.
• Выберите алгоритм RSA и размер ключа 2048
• Отметте пункт «Key pair never expires» (срок действия ключевой пары никогда не истекает) 

• Два раза введите пароль (в лабораторной работе пароль можно не вводить), нажмите кнопку «Далее». Программа начнет генерировать пару ключей. Если программе не хватает информации, то она может попросить нажать на несколько клавиш наугад и подвигать мышку. Это необходимо выполнить. Затем программа сообщит, что процесс генерации ключей закончен. COMPLET – окончание генерации ключа. Нажмите кнопку «Далее».
• Предлагается отправить ключ по сети - Send my key to …(в лабораторной работе можно не отсылать).

• Нажмите кнопку «Готово».

На этом процесс создания пары ключей закончился.

Ключ с Вашим именем появится  в окне программы PGPkeys.

Экспорт  открытого ключа

Для участия в электронном документообороте необходимо обменяться со своими корреспондентами открытым ключом.  Для этого необходимо выполнить экспорт  открытого ключа – в нашем случае  записать его на дискету.

         Выполняется экспорт ключа в программе PGP KEYS Выделите  экспортируемый ключ.

• Откройте меню   «Keys».

• Выберите пункт  «Export».
• Выберите диск, на который будете записывать ключ. Рекомендуется диск «А:». Нажмите кнопку «Сохранить».  Будет выполнен экспорт ключа. На диске «А:» появится ключ (файл с расширением asc).

  Этот файл необходимо выслать своему корреспонденту, в обмен на его открытый ключ.

Импорт открытого ключа партнера

 Выполняется импорт  ключа в программе PGPkeys (рис. 1.7).

• Получите дискету с ключом  партнера.

• Откройте меню   «Keys».

• Выберите пункт  «Import».
• Укажите  диск с ключом партнера - диск «A:». Курсор установите на импортируемый файл (рис. 1.10).
• Откройте файл с ключом партнера.
• Нажмите кнопку «Import» (рис. 1.11).

На экране программы PGPkeys  среди прочих ключей появится ключ партнера.

Далее выполняется подпись импортированного ключа партнера.

Данная операция выполняется в программе PGPkeys.

• Откройте меню  «Keys». Курсор установите на подписываемый ключ.

• Выберите пункт меню  «Sign». В окне выводится ключ. Нажмите ОК.
• Открывается окно выбора ключа для подписи. Выберите ключ для подписи. Нажмите ОК и после этого у ключа партнера появится признак подписи.

Затем в той же программе выполняется установка доверия к введенному ключу партнера.

• Откройте меню «Keys».

• Выберите пункт меню  «Key properties.
• Передвиньте движок  от Untrusted к Trusted. При этом в столбце «Trust» изменится цвет квадратика.

При закрытии программы PGP будет предложено сохранить свои ключи (ключи «pubring.pkr», «sekring.skr») в каком-либо дополнительном месте для их дальнейшего использования. Для лабораторной работы в этом нет необходимости. Выполнив перечисленные выше пункты можно обмениваться зашифрованными сообщениями с партнёрами.

Шифрование файлов и установка под ними электронно-цифровой   подписи.

Выполняется данная операция в программе PGPtools:

• Запустите программу PGPtools
• Выберите кнопку   «Encrypt &  Sign» (шифрование и подпись). Зашифрованное и подписанное электронной подписью письмо отправляет владелец ключа «Иванов» владелецу ключа «aksenov».
• Курсор установите на шифруемый файл  и нажмите кнопку «Открыть».
• Выберите ключ шифрования, он должен находиться в окне «Reception», письмо адресуется владельцу ключа «aksenov».
• Появится окно для подписи -  укажите  ключ для подписи и нажмите кнопку ОК.
• Появится зашифрованный и подписанный файл,  у которого в расширении добавлено «.pgp».

Расшифрование сообщений и идентификация подписи

• Откройте программу PGP TOOLS .
• Выберите кнопку   «Decrypt / Verify».
• Курсор установите на имя файла, который расшифровываем (в нашем примере: доклад.doc.pgp) и нажмите кнопку «открыть».
• Укажите ключ расшифровывания, затем выберите ключ для снятия подписи (в зависимости от настроек программы возможно, что после нажатия кнопки «открыть» данный пункт будет пропущен и система перейдет к следующему пункту).
• Выдается расшифрованный файл и квитанция с датой и информацией о ключе пользователя, подписавшего файл .

PGP диск

PGP диск - это удобное приложение, которое позволяет вам отвести некоторую часть вашего жесткого диска для хранения конфиденциальной информации. Это зарезервированное место представляется в виде файла. Хотя это всего лишь один файл, он действует подобно жесткому диску в том отношении, что выполняет функцию хранения файлов. При этом нет необходимости шифровать большое количество файлов, в которых находится конфиденциальная информация. Теперь можно переместить все конфиденциальные файлы и даже программы на такой диск и таким образом избежать необходимости каждый раз расшифровывать какой-либо файл при его открытии. Чтобы начать работать с файлами, находящиеся на PGP диске, достаточно дать одну команду («Mount» - установить) и ввести парольную фразу. После этого его можно использовать, как любой другой диск. Для закрытия PGP диска  выполняется команда «Unmount».

После запуска  программы  PGPdisk появится окно программы со следующими командами:

• New - создать новый PGP диск.
• Mount – установить (открыть) созданный диск.  Вводится парольная фраза.
• Unmount - закрыть (зашифровать) диск, который был ранее установлен.
• Prefs - опции настройки.

Создание нового PGP диска

Создается новый PGP диск в следующей последовательности:

• Запустите программу PGPdisk.
• Выполните команду «New», после чего на экране появится мастер создания PGP диска. Нажмите «Далее».
• Появится окно создания PGP диска, в котором укажите путь, где новый диск под указанным названием  надо сохранить.
• Нажмите на кнопку «Save» (по умолчанию файл сохранится на диске С).
• Под надписью «PGPdisk Size field» введите цифру, обозначающую размер PGP диска и выберите там же килобайты или мегабайты.
• Под надписью подтвердите букву, которую вы присвоите новому диску.
• Введите парольную фразу, которую в дальнейшем необходимо будет вводить для установки нового диска.
• Нажмите «далее». Столбик покажет вам инициализацию создания нового диска.
• Еще раз нажмите «Далее», с тем, чтобы окончательно установить новый PGP диск.
•  Нажмите на кнопку «Finish».
• Введите название нового диска.
• Нажмите на Star.
• Нажмите на OK (на диске еще нет данных). Компьютер скажет, когда закончится форматирование диска.
• Нажмите на кнопку Close на окне форматирования. Теперь ваш новый диск появится на том диске, который вы ранее указали (по умолчанию диск С).

Открытие PGP диска

Для открытия PGP диска надо дважды щелкнуть по нему мышкой и дважды ввести парольную фразу в появившемся окне программы. Убедиться в том, что PGP диск открылся сможете,  увидев, что, например,  рядом с диском С: появился диск D:. В том случае, если у вас уже есть диск D:, то новый диск получит следующую букву E: и т.д. Заходите на новый диск и  работайте с файлами.

 Закрытие PGP диска

Закройте все программы и файлы, имеющиеся на PGP диске, иначе закрыть диск невозможно. Выделите диск PGP, нажмите на правую кнопку мыши и выберите команду «Unmount».

Как только диск будет закрыт, то он исчезнет с экрана и превратится  в зашифрованный файл.

Еще один важный момент, на который необходимо обратить внимание, это настройки программы, которые позволяют автоматически закрыть диск, если к нему не обращались в течение какого-либо периода времени. Для этого надо исполнить команду «Prefs» в программе PGPdisk и в появившемся меню под названием «auto unmount» (автоматическое закрытие) выделить флажками все три команды:

 -  Auto unmount after __ minutes of inactivity (автоматически закрыть после __ минут бездействия). Здесь также необходимо указать количество минут.

 -   Auto unmount on computer sleep (автоматически закрыть при переходе компьютера в спящее состояние).

 -   Prevent sleep if any PGPdisks could not be unmounted (не позволить компьютеру перейти в состояние спячки, если PGP диск не был закрыт).

 Смена парольной фразы

• Убедитесь в том, что PGP диск не установлен. Невозможно сменить парольную фразу в том случае, если диск установлен.
• Выберите команду «Change Passphrase» из меню «File».
• Укажите диск, парольная фраза для которого будет изменяться.
• Введите старую парольную фразу. Нажмите ОК. Появится окно «New passphrase» для ввода новой парольной фразы.
• Введите новую парольную фразу. Минимальная длина парольной фразы 8 знаков.
• Нажмите ОК. Окно новой парольной фразы закроется.

 Удаление парольной фразы

• Убедитесь в том, что PGP диск не установлен.
• Выберите команду «Remove passphrase» из меню «File». Появится окно для ввода парольной фразы, которую необходимо отменить.
• Введите пароль и нажмите на ОК.

Вопросы для контроля

1. Чем обусловлена  актуальность внедрения электронного документооборота.
2. Что входит в понятие «Криптосистема»
3. Различие между симметричными и  асимметричными  системами шифрования.
4. Схемы шифрования и электронной подписи в криптосистеме PGP.
5. Действия над открытым ключом, полученным от участника обмена электронными документами.
6. Какими ключами шифруется и подписывается сообщение.

Литература

1. Е.В. Михеева  Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: Учеб.пособие для студ. сред. проф. образования - Москва,  Издательский центр «Академия», 2011
2. Л.А. Румынина  Документационное обеспечение управления  Москва,  Издательский центр «Академия», 2011
3. Н.М.  Пожникова  Документы, корреспонденция и делопроизводство Практикум - Москва,  Издательский центр «Академия», 2011