Лекция для группы 2ГД(11)-18 по учебной дисциплине "Правовое обеспечение профессиональной деятельности" на тему "Корпоративный документооборот"
план-конспект занятия

ЛЕКЦИЯ 21.

Корпоративный документооборот.

1. Организационный момент.

2. Объявление темы, цели и плана урока. Цель – «Сегодня на занятии вы узнаете об организации документооборота и о его структуре».

План:

2.1. Повторение пройденного «Сначала мы повторим предыдущую тему».

2.2. Организация документооборота, его структура.

2.3. Самостоятельная работа.

3. Повторение пройденного.

3.1. Перечислите организационные и распорядительные документы.

3.2. Перечислите нормативные документы, на основании которых осуществляется работа с ОРД.

3.3. Что, с вашей точки зрения, может пониматься под управлением документами?

4. Изучение нового материала.

4.1. Сегодня мы рассмотрим вопросы организации документооборота юридического лица, в т.ч. и гостиничного предприятия. Под запись. «Организация документооборота юридического лица осуществляется на основании требований Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). Этот документ содержит основные положения о документационном обеспечении управления, требования к документированию управленческой деятельности, к организации работы с документами, к механизации и автоматизации работы с документами и описание службы ДОУ в организации, с приложением примерного положения об этой службе».

Под запись. «Принципы организации документооборота:

- обработка всех документов, поступающих в организацию, только в специальном подразделении (канцелярия, общий отдел, служба ДОУ и пр.);

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- разработка схем прохождения документов;

- документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении;

- распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания документов путем делегирования руководством полномочий».

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Под запись. «Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов».

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ. Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения.

Под запись. «Этапы движения исходящих документов:

1.      Подготовка исполнителем проекта документа.

2.      Согласование (визирование) проекта документа.

3.      Доработка проекта документа по замечаниям.

4.      Повторное визирование документа.

5.      Подписание документа руководителем.

6.      Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7.      Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8.      Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело».

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день. Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов. Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

4.2. Самостоятельная работа на уроке. Напишите в тетради вопрос «Как должна выглядеть и какие данные содержать схема прохождения документов?», после чего, используя возможности сети Интернет и собственные аналитические способности, ответьте на вопрос письменно.