Лекция по учебной дисциплине «Правовое обеспечение профессиональной деятельности» для специальности 43.02.14 Гостиничное дело на тему "Информационные технологии в документационном обеспечении управления"
план-конспект занятия

ЛЕКЦИЯ 22.

Информационные технологии в документационном обеспечении управления.

1. Организационный момент.

2. Объявление темы, цели и плана урока. Цель – «Сегодня на занятии вы узнаете об автоматизации документооборота, об электронном документе, об электронной цифровой подписи, а также о системах электронного документооборота (СЭД Тезис», «Е1 Евфрат», Directum)».

План:

2.1. Повторение пройденного «Сначала мы повторим предыдущую тему».

2.2. Автоматизация документооборота. Электронный документ. Электронная цифровая подпись.

2.3. Системы электронного документооборота (СЭД Тезис», «Е1 Евфрат», Directum).

2.4. Самостоятельная работа.

3. Повторение пройденного.

3.1. Перечислите состав ГСДОУ.

3.2. Перечислите принципы организации документооборота.

3.3. Назовите документопотоки первого и второго уровней.

3.4. Перечислите формы делопроизводства.

3.5. Перечислите этапы движения исходящих документов.

4. Изучение нового материала.

4.1. Сегодня мы рассмотрим вопросы использования информационных технологий в ДОУ. Под запись. «Ведение документации с использованием компьютеров в качестве пишущих машинок – только первый шаг к использованию ИТ в ДОУ. Следующим шагом является автоматизация документооборота.  Исходя из практики, можно дать такое определение: автоматизация документооборота – сведение всех документов организации в единую систему, которой могут пользоваться все работники в зависимости от их уровня допуска, при этом доступ может быть организован из разных городов и даже стран. Каждый отдельный документ в системе электронного документооборота отличается наличием целого набора реквизитов, которые его однозначно характеризуют (довольно часто принято называть такие наборы карточками). Карточка может содержать в себе самую разную информацию, включая тип документа, дату формирования и изменения, имя автора, а также место хранения и многое другое. В дальнейшем система документооборота будет предусматривать хранение и поиск нужной документации в соответствии с теми реквизитами, которые были указаны в данной карточке.

Определение электронного документа дает Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», пункт 11.1 ст. 2. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронная цифровая подпись предназначена для использования в системе электронного документооборота. Иногда считают, что это отсканированная подпись кого-либо из руководства, вставляемая путем копирования в документ. Это неверно. Определение электронной (электронной цифровой) подписи дает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», пункт 1 ст. 2. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи (там же, пункт 6). Ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (там же, пункт 7). Средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи (там же, пункт 9)».

4.2. Под запись. «В России и в мире существует достаточно много систем электронного документооборота. Самая известная – 1С, которая используется для учета складских запасов, в бухгалтерии, в отделе кадров и иных подразделениях. Существуют и менее известные системы. Рассмотрим их.

Система электронного документооборота (СЭД) «Тезис» существует в трех версиях: базовая (управление задачами и документами, электронная канцелярия, а также интеграция с популярными офисными пакетами и оповещения о новых документах и задачах), стандартная (добавлены встроенный конструктор бизнес-процессов, функциональность электронной подписи, интеграцию с Active Directory, конструктор электронных отчетов, модуль распознавания текста и шлюзов для интеграции с учетной системой и корпоративным порталом) и расширенная (добавлен модуль Единый холдинг, позволяющий вести документацию различных организаций в одной базе).

СЭД «Е1 Евфрат» имеет следующие возможности: ввод и регистрация документов, их поиск, рассылка, хранение, работа с электронными документами, контроль исполнения (система согласований и поручений), оптимизация движения документов (создание схем движения), встроенный почтовый клиент (в т.ч. для внутренней переписки), настройка и кастомизация (оптимизация системы под конкретную организацию), создание отчетов и журналов с возможностью выгрузки в Майкрософт Офис.

СЭД «Директум» включает электронный документооборот (СЭД), управление корпоративным контентом (ECM) и управление бизнес-процессами (BPM), организацию эффективного взаимодействия сотрудников, а также межкорпоративный электронный документооборот с контрагентами (ЭДО)».

4.3. Самостоятельная работа на уроке. Прочитав записанный текст, запишите в тетради вопрос: «Нужна ли в гостинице СЭД?», после чего в письменном виде ответьте положительно или отрицательно, а затем, используя ресурсы сети Интернет, а также собственные интеллектуальные способности, также письменно обоснуйте свой ответ.