Разработка урока по дисциплине Документационное обеспечение управления
материал

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ТОГБПОУ «Аграрно-технологический техникум»

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

ОТКРЫТОГО УРОКА

Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления

Тема: «Оформление распорядительных документов: приказ по основной деятельности».

Группа:    К 31 специальность 38.02.04  «Коммерция»

                                                                                                  Рассмотрено ЦК

                                                                                                                            «___» _______ 2016 г.

                                                                                                                            Председатель ЦК

                                                                                                                            _________ Е.А. Мягкова                                      

                                                                                                           Разработала

                Преподаватель

                Мягкова Е.А.

Сампур, 2016 г.

Пояснительная записка

 Урок по дисциплине «Документационное обеспечение управления» на тему «Оформление распорядительных документов: приказ по основной деятельности» является уроком изучения новых знаний в рамках раздела «Оформление документов». В ходе занятия также отрабатываются приемы проведения оформления приказа по основной деятельности.

Форма проведения урока – урок с применением информационных технологий.  Данный вид учебного занятия является одной из наиболее  эффективных форм  работы для усвоения знаний, инструментом  для формирования умений и навыков.

Урок с применением информационных технологий является одним из методов активного обучения, при котором решаются не только учебные задачи, но одновременно происходит обучение и воспитание студентов.

Наглядные пособия на традиционных носителях имеют статичный характер, не всегда отличаются высоким качеством, и не способствуют повышению интереса к предмету, соответственно, и успеваемости. Так как уроки с применением ИКТ всегда вызывают большой интерес студентов, то программа Microsoft Office Word стала замечательным подспорьем в выполнении практических работ и оформлению документов.

Педагогической практикой доказано, что студент усваивает информацию быстрее, если обучение проходит интерактивно.  Когда он имеет возможность одновременно с получением информации обсуждать неясные моменты, задавать вопросы, тут же закреплять полученные знания, формировать навыки поведения. Такой метод вовлекает учеников в процесс обучения, а сам процесс становится легче и интереснее.

    Цель урока:

- сформировать знания студентов о приказе по основной  деятельности;

- изучить состав и расположение реквизитов;

- научить студентов выбирать из текста необходимые реквизиты и оформлять приказ по основной деятельности;

-повышение уровня информированности студентов в области документационного обеспечения управления.

     Актуальность урока:

• привлечение внимания студентов к более активному применению информационных технологий в процессе обучения;
• обучение  студентов навыкам самоконтроля;
• развитие у студентов интереса к дисциплине «Документационное обеспечение управления»  как учебному предмету.

     Анализ моей педагогической деятельности показал, что при проведении уроков с использованием информационных технологий, повышается качество знаний студентов, творческая активность и формируются компетенции студентов:

• осуществление поиска и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития;
• понимание сущности и социальной значимости моей будущей профессии, проявление к ней устойчивого интереса;
• умение работать самостоятельно.

ПЛАН УРОКА

Дата проведения – 9 февраля 2016 г.

Тема раздела: Оформление документов

Тема урока «Оформление распорядительных документов: приказ по основной деятельности».

Тип урока: Комбинированный урок с элементами самостоятельной работы.

Форма занятия: Урок с применением информационных технологий

Методы обучения: репродуктивный, продуктивный, метод проекта.

Цели урока:

Обучающая:

- сформировать знания студентов о приказе по основной  деятельности;

- изучить состав и расположение реквизитов;

- научить студентов выбирать из текста необходимые реквизиты и оформлять приказ по основной деятельности;

-повышение уровня информированности студентов в области документационного обеспечения управления.

     Развивающая:

     - развитие логического  мышления;

     - развитие самостоятельности при выполнении заданий;

Воспитательная:

- способствовать воспитанию дисциплины, соблюдению норм и правил работы в группе, уважению к закону, ответственному  отношению к делу.    

Оборудование урока:

1.  Презентация
2.  Карточки с  заданиями.
3.  ПК, мультимедийное оборудование, принтер, интернет.

Межпредметные связи:

Информатика и ИКТ в профессиональной деятельности.

ХОД УРОКА

I. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ЧАСТЬ – 5 мин.

-приветствие

-психологический настрой студентов

-проверка присутствия студентов, учебных принадлежностей.

-сообщение темы, цели и структуры урока.

II. ИЗЛОЖЕНИЕ НОВОГО УЧЕБНОГО МАТЕРИАЛА– 65 мин

План урока

1. Понятие приказа по основной деятельности
2. Реквизиты приказа по основной деятельности
3. Макет приказа по основной деятельности
4. Формуляр-образец приказа по основной деятельности

Распорядительная деятельность предприятий документируется посредством издания приказов (издаются руководителем).

Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления; организовать их конкретное исполнение   или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных "во исполнение".

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству.

Приказы о приеме, увольнении или переводе сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-референтом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в
документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по
вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой.        

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

• наименование организации-автора (для учреждений и организаций в случае прямого подчинения указывается наименование вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии - полное);
• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.15) и располагается через 2

межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ её оформления (12 июня 2015 г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).

Регистрационный номер приказа по основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. Регистрационный номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25; № 30).

Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки. В общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографским способом, как правило, центрованно. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.

Например:

г. Белев Тульской обл. г. Рязань

с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл.

При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение "г." ("город") не употребляется.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и ёмким. Он начинается с предлога "о", отвечает на вопрос "О чём?", формулируется с помощью отглагольного существительного ("О создании...", "Об утверждении...") и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, "шлифуется" текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий. Когда основания издания приказа очевидны, констатирующая часть опускается.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога "Для..." или со сложных отымённых предлогов "В связи...", "С целью...", которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

"Для организации подготовки к открытию филиала... ";

"С целью привлечения дополнительных средств...";

"В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...".

Следует помнить, что предлог "В целях..." до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.

Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкцией с теми же предлогами "Для...", "В связи...", "С целью..." и т. п.

Оборот "На основании вышеизложенного... "является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.

В приказе, изданном "во исполнение", констатирующая часть начинается с предлогов "В соответствии...",   "На основании...",    "В связи...",   'Во исполнение...", содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.96 № 870 "О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы...";

"Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.06.03 № 838 "О дотации журналу "Моя Москва"...".

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое оформляется заглавными буквами на отдельной строке. После него ставится двоеточие. Далее текст делится на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, оформляют с абзацных отступов. Каждый пункт строится по следующей речевой модели:

• кому (исполнителю или структурному подразделению);
• что сделать (предписываемые действия глаголом в неопределенной форме);
• срок исполнения.

Если действие приказа рассчитано на использование в течение длительного времени, то построение пунктов будет следующее:

• что сделать;
• на какой срок.

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать - с какого срока (или на какой срок). Например:

"Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2003 года",

"Внести с 01 июня 2003 г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия:"

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, чётко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому - что сделать - когда (к какому сроку). Например:

"Коммерческому директору Васильеву С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 25.06. 03. ";

"Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 2003 г. " или

"Управлению кадров (Тюмина И. В.) организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 2003 г. "

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые данным приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.2002 № 7".

В последнем пункте приказа рекомендуется указывать, на кого возложен контроль за его исполнением (отдельное лицо или структурное подразделение).

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:

"Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К."

Архаичные обороты типа: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" при формулировании пункта о контроле не допускаются.

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращённое, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется в виде визы на экземпляре приказа, который хранится в деле.

Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Например:

(личная подпись) И.П. Васильев 12.06.03

Юрисконсульт

(личная подпись) И.Г. Зверев 13.06.03

Грифы согласования оформляются по образцу:

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Заместитель начальника                                                               Директор Департамента            

Государственной                                                                              инженерного обеспечения

налоговой инспекции № 33                                                           Правительства Москвы

(личная подпись) И.О.Волков                                                       (личная подпись) П.С.Павлов

22.06.03                                                                                                      23.06.03       

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издания приказа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на обороте листа сотрудник пишет Ознакомлен, расписывается и ставит дату ознакомления.

Копия приказа вывешивается на доску объявления для ознакомления с ним сотрудников организации. Еще одна копия может передаваться в бухгалтерию организации, если там ведется формирование дела, состоящего из копий приказов по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, взыскания, дежурства и т. п.) - 5 лет (ст. 6 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения").

Далее студенты работают с макетом (Приложение 2) и формуляром-образцом приказа по основной деятельности (Приложение 2).

Студентам предлагается выполнить практическое задание на составление и оформление приказа по основной деятельности.

Практическое задание

Оформите приказ по основной деятельности, расположив предложенные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-03 и вписав недостающие

реквизиты:

ПРИКАЗ о введении инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО с 20.06.2001. 2. Заведующей канцелярией СТ. Соковой организовать инструктивные занятия с сотрудниками ТОО по изучению и применению инструкции. 3. Секретарю-референту А.И. Ивановой совместно с заведующим копировально-множительной службой Г.О. Петровым обеспечить тиражирование инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 20.06.2001. 4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя директора П.А. Егорова. Директор СТ. Борисов.

III        ЗАКРЕПЛЕНИЕ НОВОГО УЧЕБНОГО МАТЕРИАЛА – 15 мин

Студентам  предлагаются следующие вопросы для закрепления (Приложение 3) и тест (Приложение 4)

IV        ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ -5 мин

Подвести итог урока: отметить лучших студентов, выявить недостатки и упущения в их работе, проанализировать ошибки, оценить качество выполненной работы группы в целом и отдельно каждого учащегося, выставить оценки в журнал.

V        ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Преподаватель дает задание на дом - изучить соответствующий материал. Поблагодарить за урок.

Приложение 1

Презентация

Приложение 2

Приложение 3

1. Дайте определение приказу по основной деятельности.
2. На какие этапы можно разделить процесс их подготовки?
3. Перечислите реквизиты, которые входят в типовой формуляр приказа по основной деятельности.
4. Что является датой приказа?
5. Как производится нумерация приказов?
6. Расскажите об оформлении заголовка.
7. Из каких частей состоит текст приказа?
8. Что излагается в констатирующей части приказа?
9. Что указывается в распорядительной части приказа?

10. Кем подписывается приказ? Как оформляется реквизит подпись?
11. Как оформляются визы или грифы согласования?
12. Каковы сроки хранения приказов по основной деятельности?

Приложение 4

Тестовое задание по теме: «Правила оформления управленческих документов»

1. На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

1. А 2.
2. А 7.
3. А 3.
4. А 4.

2. Какие документы относятся к  распорядительным?

1. Протокол.
2. Инструктивное письмо.
3. Приказ по вопросам общей деятельности.
4. Положение.

3. Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

1. Правила.
2. Должностная инструкция.
3. Устав.
4. Положение

4. В состав реквизита «Подпись» входят:

1. Наименование должности, личная подпись, ее расшифровка.
2. Наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ.
3. Личная подпись визирующего лица.

5. По месту составления документы подразделяются на:

1. Внутренние и внешние.
2. Простые и сложные.
3. Типовые, трафаретные, индивидуальные.

6. По юридической силе документы подразделяются на:

1. Обычные,  секретные  и для  служебного пользования.
2. Подлинные и подложные.
3. Подлинники (оригиналы), копии.

7. Документационное обеспечение управления – это…

1. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
2. Правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия.
3. Организация работы с документами.

8. Реквизит – это…

1. Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.
2. Обязательный элемент любого официального документа.
3. Бланк предприятия или структурного подразделения.

9. В состав реквизита «Резолюция» входят:

1. Подпись руководителя и дата подписания.
2. Фамилия исполнителя, содержание поручения.
3. Фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата подписания.

10. Датой документа является:

1. Дата его подписания.
2. Дата его подписания или утверждения.
3. Дата его утверждения.

11. Какие из документов относятся к организационным:

1. Устав.
2. Протокол.
3. Приказ.

12. Сколько реквизитов используется при  подготовке управленческих документов:

1. 30
2. 29
3. 25

13. Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется:

1. В правом верхнем углу документа.
2. В левом верхнем углу документа.
3. В нижнем правом углу документа.

14. Руководитель фирмы с помощью организационных документов…...

1. Осуществляет увольнение работников.
2. Поощряет отличившегося работника.
3. Определяет права и обязанности сотрудников.

15. Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

1. Компьютер.
2. Факс.
3. Телефон.
4. Ксерокс.

Критерии оценки: