Открытый урок по дисциплине "Документационное обеспечение управления"
план-конспект урока на тему

ОТКРЫТЫЙ УРОК

По дисциплине «Документационное обеспечение управление»

Специальность  Технология продукции общественного питания

Тема: Организация отправки исходящих документов

Форма проведения: урок комбинированный

Цели и задачи:

1. Организовать знакомство с процессом отправки исходящих документов и его закрепление.
2. Создать условия для формирования навыка рефлексии: развитие навыка целеполагания в учебной деятельности, анализа степени  достижения цели, трудностей на этом пути и способов их преодоления, а также выявления необходимых ресурсов.
3. Развитие интереса к получаемой специальности технолога общественного питания. Развитие эмоционального интеллекта, мышления, речи, коммуникативных навыков.
4. Воспитание адекватной личностно-профессиональной самооценки.

Преподаватель: Аксиньева М.А.

План занятия

1. Организация группы. Интеллектуальная разминка.
2.  Этап целеполагания занятия.
3. Изучение нового материала и его закрепление.
4. Рефлексия студентов освоенных способов работы с документами.
5. Подведение итогов достижения целей урока.
6. Выставление оценок.

1. Организационный этап. Интеллектуальная разминка         10 мин.

2. Объявление темы и организация целеполагания.          5 мин.

В прошлый раз мы с вами познакомились с  организацией работы с внутренними документами. Тема сегодняшнего занятия «Организация отправки исходящих документов». (На экране тема). Чтобы ваше пребывание на этом занятии в настоящем было оправдано для каждого из вас, предлагаю сформулировать цель для себя.

Притча о трех мудрецах

Три мудреца спорили о том, что важнее для человека – прошлое, настоящее или будущее. Один из них сказал:
- Мое прошлое делает меня тем, кто я есть. Я умею то, чему я научился в прошлом. Мне нравятся люди, с которыми мне прежде было хорошо, или похожие на них.
- С этим невозможно согласиться, - сказал другой, - человека делает его будущее. Не важно, что я знаю и что умею сейчас, - я буду учиться тому, что потребуется мне в будущем. Мои действия сейчас зависят не от того, каким я был, а от того, каким я собираюсь стать. Мне нравятся люди, непохожие на тех, кого я знал раньше.
- Вы совсем упустили из виду, - вмешался третий, - что прошлое и будущее существует только в наших мыслях. Прошлого уже нет. Будущего ещё нет, и независимо от того, вспоминаете вы о прошлом или мечтаете о будущем, действуете вы только в настоящем.

Итак, цель в настоящем - давайте каждый поставит для себя цель изучения этой темы и запишет ее тетрадь, а затем озвучит.  (Запись и озвучивание цели работы на уроке).

1. Изучение нового материала. (Презентация сказки)     15 мин.

Задача - в процессе слушания сказки, выявить и записать:

а) способы отправки исходящих документов,

б) этапы обработки исходящей документации.

         Сейчас я вам поведаю неизвестный эпизод из сказки «Колобок».

Жили - были старик со старухой. И вот однажды захотелось старику отведать чего-нибудь печеного, колобка, например. Со старухой в это время они были в ссоре. Вот и написал ей служебное письмо, что мол, так и так, хочу, чтобы ты мне, старуха, испекла колобок. И послал кота передать это письмо старухе.

        Прочитала старуха письмо и садится за ноутбук - писать старику ответ по электронной почте – «хотеть ты можешь сколько угодно, но пока не помиримся, т.е. ты не попросишь прощения у меня, ничего я тебе печь не буду». Коту сказала: «Пусть старик читает электронную почту».

    Прочитал старик ответ и закручинился – забыл он уже из-за чего они поссорились,  и не знает, за что просить прощения. Говорит он коту: «Эх, Васька, что же делать?» А кот ему отвечает: «Не кручинься хозяин, женщины все одинаковые – пошли ей абстрактное извинение за все сразу и подарочек». Пошел старик на почту и отбил телеграмму: «Прости, старуха. Высылаю тебе подарок. Старик».

    Пришел старик домой, а там его факс ждет: «Спасибо за подарок, но простила еще не совсем. По амбару помети, по сусекам поскреби и рецептик напиши. Старуха»

     Пошел старик в амбар, наскреб муки, и пошел писать проект документа - рецепта – взять муки 1 стакан, 1 яйцо, сахар, ванилин, 1 стакан сметаны и т.д.  Представил его бабке на проверку , а дальше надо было согласовать эту рецептуру с курицей, которая дала яйцо (поставила визу), с коровой, которая дала молоко для сметаны… Когда согласование было закончено, рецепт предстал на подписание старухе. Она его подписала, зарегистрировала и отправила в журнал «ГастрономЪ» на конкурс. А второй экземпляр документа подшила в папку с рецептами, что на печке у нее лежали.

    А уже потом произошла вся история с колобком, которую вы знаете с детства…

Итак: какие  способы отправки исходящих документов существуют,

перечислите этапы обработки исходящей документации.

Некоторые документы не регистрируются – информационные письма, технические задания на командировки, пригласительные билеты, поздравительные письма, реклама, и пр.

Способы фиксации реквизитов исходящих документов.

Журнал регистрации исходящих документов

3.2.  Закрепление изученного материала. Работа в микрогруппах (6 групп). 15 мин.

        4.1. Из предложенных операций составьте правильные последовательности работы с документами: 1-2 группы с входящими, 3-4 группы  с внутренними, 5-6 группа с исходящими НОМЕРА ОПЕРАЦИЙ ПИСАТЬ – по ним будем сверять ответы (на выданных листах написать фамилии участников группы и ее номер).        

1. Составление проекта документа
2. Вскрытие конверта и проверка вложения
3. Регистрация документов
4. Проверка правильности адресования
5. Согласование проекта документа
6. Рассмотрение документа руководителем (резолюция)
7. Подписание руководителем
8. Подшивка документа в дело
9. Предварительное рассмотрение (сортировка) полученных документов
10.  Проверка правильности оформления документа
11.  Передача документов руководителю
12. Заполнение регистрационной карточки
13.  Передача документа исполнителю
14. Отправка документа
15. Исполнение документа
16. Проставление регистрационного индекса
17. Контроль исполнения документа
18.  Определение срока хранения документа
19.  Проставление отметки о поступлении

Ответы: входящие 4, 2, 9, 19, 3, 12, 16, 11, 6, 13, 17, 15, 8, 18

Оценки (14-12 –«5», 11-9 –«4», 8-7 –«3»)

             Исходящие 1, 5, 10, 7, 3, 12, 16, 4, 14, 8, 18

Оценки (11-10 –«5», 9-8 –«4», 7-5 –«3»)

             Внутренние 1, 5, 10, 7, 3, 12, 16, 13, 17, 15, 8,18

Оценки (12-11 –«5», 10-9 –«4», 8-6 –«3»)

1 группа  отвечает, 2 группа контролирует и исправляет ошибки. На экране (в конце ответа 1-2 групп – правильные ответы), подсчет баллов. Далее 3-4 и 5-6 аналогично.

САМООЦЕНКА ГРУПП.

2 урок

3. . Получив готовые документы, бланки журналов регистрации исходящих, оформить как исходящие документы со всеми реквизитами и передать другой группе. 5 мин.

        Взамен получив конверт, оформить в журнал входящих документов (самостоятельно). Затем оба журнала и оба документа передать команде по кругу для взаимооценки. 5 мин.

Оглашение результатов взаимооценки.  5 мин.

Задание 1.

Письмо с просьбой заказать новогодний банкет, прислать меню для выбора блюд.

Поздравление с днем работника пищевой промышленности (20 октября 2013).

Дорогой работник пищевой промышленности, кормилец! Поздравляем Вас с профессиональным праздником! Ударным трудом вы встречаете свой праздник, и в стужу трудитесь и в зной, не покладая рук, с душой. Ваши продукты - здоровье и самочувствие народа. Пусть пища будет по нутру, и будет пищей наслажденья. Желаем Вам заслуженной похвалы - после того как покупатели перепробуют все ваши продукты! Пусть ваша продукция всегда будет украшением любого стола. Продолжайте расширять ассортимент и улучшать качество. Медалей и дипломов вам на выставках. Здоровья, благополучия и приятного аппетита!

Задание 2.

Письмо с информацией от поставщика продуктов о повышении цен на картофель. Реклама.

Задание 3.

Телеграмма с отказом оплаты в связи с отсутствием поставок продуктов питания для летнего лагеря. Пригласительный билет на концерт в связи с днем пищевика. 

Задание 4.         

Телефонограмма об отключении электричества в районе с 12 до 15 часов и просьба о переносе времени начала банкета на один час. Журнал.

Задание 5.

Телеграмма с просьбой выехать представителя завода – производителя кухонного оборудования для осуществления гарантийного ремонта духового шкафа. Газеты, приложения с рецептами.

Задание 6.

Телефонограмма о переносе конкурса профессионального мастерства среди поваров. Реклама.

4. Подведение итогов усвоения нового материала. (Высказывания студентов) 3 мин.

3. Целеполагание этапа урока-рефлексии. Сказка «Коряга» 7 мин.

1. Рассмотрение алгоритма составления документа:

Нормативно-методическая основа: ГОСТ  Р 6.30-2003, инструкция по делопроизводству организации, Интернер-ресурсы. (Какие существуют обозначения на документе, делающие его документом? (Реквизиты) Сколько их всего? (30)

2. Самооценка по листу самоконтроля: 10 мин.

3. Составление проекта документа. 5 мин. (Разноуровневые задания на цветной бумаге 3 уровня трудности:

 1 уровень (зеленый) – полная подсказка последовательности шагов по составлению проекта документа. (В случае правильного выполнения высший балл –«3».

2 уровень (розовый) – общие указания-советы. (В случае правильного выполнения высший балл – «4».

3 уровень (фиолетовый) – только задание, высший балл «5».

4. Подведение  итогов достижения поставленных целей, изменения настроения. 5 мин.
5. Выставление оценок студентам за работу на уроке, выставление оценок студентами себе, группе, преподавателю. 5 мин.

1 уровень (максимальная оценка «3»)

Подготовить приказ о создании рабочей группы по проекту «Участие в международном конкурсе кулинаров». Все реквизиты  и содержание определить самостоятельно.

Инструкция-подсказка:

1 уровень (максимальная оценка «3»)

Подготовить Акт принятия продуктов для обслуживания новогоднего банкета в ООО «Альтаир» поставщиком ООО «Северный рынок».

Инструкция-подсказка:

1 уровень (максимальная оценка «3»)

Подготовить письмо в кадровое агентство «Кадры» с просьбой прислать на собеседование соискателей на должность повара горячего цеха ресторана «Аврора».

Инструкция-подсказка:

1 уровень (максимальная оценка «3»)

Подготовить Доверенность на получение справки о заработной плате за 1 квартал 2013 года.

Инструкция-подсказка:

2 уровень (максимальная оценка «4»)

        Подготовить служебную записку от администратора зала кафе «Альтаир» о необходимости приема на работу двух официантов ввиду большого объема работы и количества посетителей (туристов)  в связи с новогодними праздниками.

1. Определение вида – служебная, докладная, объяснительная
2. Вводная часть – указание на факты, события с указанием дат, документов и пр.

Основная часть – выводы, предложения.

2 уровень (максимальная оценка «4»)

        Подготовить докладную записку от  администратора зала кафе «Альтаир» о разбитой посуде официантом Поповым С.С. по причине мокрого пола.

1. Определение вида – служебная, докладная, объяснительная
2. Вводная часть – указание на факты, события с указанием дат, документов и пр.

Основная часть – выводы, предложения.

2 уровень (максимальная оценка «4»)

        Составить акт об отсутствии на работе в течение двух часов мойщицы посуды Зайцевой А.А. ООО «Альдебаран».

1. Выбор бланка или чистого листа

2. Оформление вводной части – основание составления, состав комиссии.

3. Оформление основной части – цели, задачи, сроки работы комиссии, результаты, кол-во экз., подписи, ознакомление с актом.

2 уровень (максимальная оценка «4»)

        Составить акт о приеме хрустальной и позолоченной посуды, серебряных столовых приборов для обслуживания банкета.

1. Выбор бланка или чистого листа

2. Оформление вводной части – основание составления, состав комиссии.

3. Оформление основной части – цели, задачи, сроки работы комиссии, результаты, кол-во экз., подписи, ознакомление с актом.

3 уровень (максимальная оценка «5»)

        Составить доверенность ООО «Альтаир» на менеджера Ступину В.А. для подачи документов на получение справки о соответствии помещения требованиями противопожарной безопасности  сроком 1 месяц.

3 уровень (максимальная оценка «5»)

        Составить объяснительную записку директору ООО «Альтаир» о причине опоздания повара горячего цеха Ивлевой М.П. на работу на 30 минут.

3 уровень (максимальная оценка «5»)

        Составить распоряжение администратора зала ООО «Альтаир» официантам о необходимости соблюдать очередность и схему зала с закрепленными столами при обслуживании посетителей с целью профилактики возникновения конфликтов. Схема зала прилагается.

3 уровень (максимальная оценка «5»)

        Подготовить ответное письмо от 20.11.2013 № 324 директора Вокаловой В.М. ООО «Альтаир»  (исполнитель Кимов С.М.) на № 435 от 12.11.2013 ООО «Кадры» (директор Семенов А.А.) о качестве присланных на собеседование кандидатов на должность повара холодного цеха (соискатели не имели достаточной квалификации).

Самооценка по листу самоконтроля: 10 мин. Фамилия, имя____________________________