Открытый урок по дисциплине "Документационное обеспечение управления" на тему: "Организация работы с документами. Регистрация документов"
план-конспект занятия

Открытый урок по дисциплине "Документационное обеспечение управления" на тему: "Организация работы с документами. Регистрация документов"

I. Организационный момент

        Здравствуйте, ребята! Тема нашего практического занятия - “Организация работы с документацией. Регистрация документов”.

        Сегодня мы с Вами работаем в компании “Стройком”. Это строительная компания, которая занимается строительством и продажей жилых домов и офисных зданий. (Приложение 1).

        Нам предстоит нелегкая задача – решить производственный вопрос об увеличении объема продаж строительных материалов, квартир и офисов, следовательно, о расширении базы клиентов. Наше решение мы оформим документально. На основании решения менеджеры будут искать корпоративных клиентов для заключения договоров на поставку продукции. И чтобы наши документы имели юридическое значение – мы будем регистрировать входящие и исходящие документы, используя электронную форму регистрации.

        За каждый этап урока Вы получаете баллы за правильное и быстрое составление и оформление документов, за знание теоретического материала, за правильное оформление реквизитов при регистрации входящих и исходящих документов. (Приложение 2)

II. Актуализация опорных знаний

1. Экспресс-эстафета

        Прежде чем заняться решением проблемы, давайте отправимся в путешествие по документам.

        Вам предстоит выбрать тему дисциплины и ответить на заданный вопрос (по цепочке).(Приложение 3)

        Деньги (за полностью верный ответ – 2 балла, за частично верный – 1 балл, за неправильный - 0 баллов)

2. Разбиение на группы.

        Чтобы нам с вами удобно было работать, давайте разобьемся на группы.

        В нашей организации есть отделы. Коммерческий отдел, юридический отдел. Отдел, который занимается работой с документами - общий, канцелярия, отдел ДОУ, но мы назовем себя Секретариат. Как мы с Вами уже говорили, во главе каждого отдела стоит начальник. Вам нужно будет его выбрать.

3. Конкурсы “Собери документ” и “Первооткрыватель”

        Игра “Собери документ” (в группах). Группа вытягивает лепесток с видом документа. Даны реквизиты. Обучающиеся, используя реквизиты, собирают макет договора, распоряжения, письма. Приклеивают на лист А4.

        А в это время для начальников отделов проведем конкурс “Первооткрыватель”. Вам предстоит за 2 минуты надуть шарик и написать на нём название отдела и как можно больше реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016.

        Следующее задание начальникам: проверить правильность оформления документа и проставить баллы. Правильность проверяем по слайдам – образцам. За верно собранный документ -5 баллов, за каждый неправильно поставленный реквизит – минус 1 балл.

III. Обобщение и систематизация ранее изученного материала

Ролевая игра “Один день из жизни офиса”

        Сейчас начнем решать производственную задачу. Менеджерам коммерческого отдела необходимо для решения проблемы увеличить число клиентов, а для этого следует составить коммерческое письмо с предложением на поставку продукции (Приложение 4). Юридическому отделу найти в справочно-правовой системе Гарант форму договора подряда на капитальное строительство, форму договора аренды и составить проект договора. (Приложение 5). В это время секретариат составляет электронный журнал регистрации документов. (Приложение 6).

        Начальнику отдела предстоит распределить функции сотрудникам. Чтобы мы с Вами знали, какой документ кем разрабатывается, на документе проставьте отметку об исполнителе (свою фамилию). Созданные документы распечатайте. Начальник отдела ставит подпись.

        Ну вот, документы сделаны. Давайте сейчас письма отправим. Так хорошо, скажите, эти документы имеют юридическую силу? Нет, а почему?

        Передаем документы в секретариат для регистрации. (Приложение 7)

        Документ готов к отправке. Выберите курьера (конверт) и доставьте письмо по назначению.

        Прошла неделя. Приходит положительный ответ. Письмо. Нам ответила организация “Стройинвест”. (Приложение 8)

        Вот документ пришел и? Как доказать, что документ пришел в организацию? В этом нам поможет ГОСТ? какой? Откройте рабочие тетради, найдите ГОСТ, посмотрите, какой из реквизитов может нам в этом помочь?

Это отметка о поступлении документов в организацию.

(Приложение 9)

        Проставьте эту отметку на документе.

        Письмо необходимо зарегистрировать. Секретариат оформляет отметку о поступлении документа в организацию и регистрирует документ.

        Письмо после регистрации передается в отдел продаж для его рассмотрения. Начальник отдела ставит резолюцию. Посмотрите, как она оформляется.

        После чего документ передается в юридический отдел. И составляется договор.

        Сопроводительное письмо с проектом договора нужно отправить “Стройинвест”.

        Начальник юридического отдела подписывает документ, а секретариат регистрирует. И отправляет для рассмотрения и подписания в “Стройинвест”.

        Вы успешно справились с заданием.

        Скажите, очень часто возникают ситуации, когда на ваше обращение нет ответов. Что вы как менеджеры будете делать?.. ребята отвечают.

        Я благодарю всех за работу.

IV. Сообщение домашнего задания

        Дома повторите пройденный сегодня материал: Составьте предложение на поставку товара(оферту) и два письма-ответа (акцепт и отказ), на документах поставьте регистрационный номер, отметку о поступлении документа в организацию, резолюцию руководителя. (Приложение 10)

V. Контрольные задания

        Давайте проверим, как вы усвоили материал.

        Я каждой группе выдам документы, а ваша задача - проставите на документах отметки: о поступлении документа, резолюцию руководителя .(Приложение 11)

        Проверяем. Вы успешно справились с заданием.

        Следующее задание: “Лови ошибку”(Приложение 12)

        Каждому отделу дан документ. Задача вашей команде – найти 5 ошибок, исправить их, обосновать свое решение.

И выполним тестовое задание* (Приложение 13)

VI. Подведение итогов

        Итак, наше занятие подходит к концу. Давайте подведем итог. Сегодня вы составляли документы. Скажите, чему вы сегодня научились? Работать в команде. Составлять письма и контракты. Регистрировать входящие и исходящие документы.

• Рефлексия занятия.
• Самоанализ.

        Я надеюсь, что эти знания помогут вам в дальнейшем, и вы сумеете применить их в своей профессиональной деятельности.

VII. Выход из занятия

        А сейчас, ребята, я хотела бы узнать ваше настроение к концу занятия.

        Приём педагогической техники “Моё лицо” (Мой документ).

        ФОРМУЛА: на своём документе студенты сигнализируют о своем эмоциональном состоянии с помощью бланков с рисунками: лицо улыбается, лицо серьезное, лицо грустное.

        Спасибо всем за работу, занятие окончено, до свидания.

ЛИСТ КОНТРОЛЯ И КРИТЕРИИ ОЦЕНОК

Экспресс-эстафета (примерные вопросы)

Домашнее задание

Составьте алгоритм работы с исходящими и входящими документами.

Повторить пройденный сегодня материал.

Составьте письма: оферту и ответ на нее - акцепт и отказ, зарегистрируйте документ.

На документах поставьте отметку о поступлении документа в организацию, резолюцию руководителя.

 Ответить на тестовое задание в рабочей тетради

Тестовое задание

1. В организации различают следующие документопотоки…

1. Внутренние и внешние;
2. Входящие и исходящие;
3. Входящие, исходящие и внутренние;
4. Входящие, исходящие и внутренние, внешние.

2. Подлежат регистрации следующие документы …

1. Рекламная информация;
2. Поздравительные письма;
3. Письма;
4. Документы с пометкой «Лично».

3. Один из этапов обработки исходящих документов – это ...

1. Вскрытие упаковки;
2. Простановка отметки о поступлении документа в организацию;
3. Резолюция руководителя;
4. Подписание руководителем;

4. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» оформляется следующим образом ...

5. Коммерческий документ, представляющий собой письменное предложение продавца, направленное одному возможному покупателю с указанием срока, в течение которого  продавец является связанным своим предложением – это ...

1. Твердая оферта
2. Свободная оферта
3. Рекламация
4. Акцепт