МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ по разделу 1. «Документирование работы кадровой службы» ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе
методическая разработка

Министерство образования молодежной политики Свердловской области

ГАПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

по разделу 1. «Документирование работы кадровой службы»

ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе

Программа подготовки специалистов среднего звена

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Ирбит

2020

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ по разделу 1. «Документирование работы кадровой службы»  ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе  для студентов специальности 46.02.01Документационное обеспечение управления и архивоведение. Составлены в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом по специальности среднего профессионального образования (далее - СПО) 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение  (базовая подготовка).  – Ирбит, Ирбитский гуманитарный колледж. – 2020.

Составитель: Новгородова Ю.С., преподаватель,  ГАПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ содержат теоретические аспекты вопроса документирования работы кадровой службы в части рассмотрения принципов организации кадровой службы, технологии приёма, перевода, поощрения, наложения дисциплинарного взыскания  предоставления отпуска, направления к служебную командировку, увольнения, а также практические задания оформления кадровых документов, вопросы для самоконтроля.

 Предназначен для самостоятельной работы студентов, обучающихся по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Руководитель образовательной программы

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

© Ирбитский гуманитарный колледж, 2020

Оглавление

1.1.   Принципы организации кадровой работы.  Состав и характеристика кадровой службы. Нормативные документы,  регламентирующие работу с кадровыми документами        4

1.2. Работа кадровой службы по документированию приема на работу        7

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 26 «Приказ о приеме на работу»        10

1.3.  Работа кадровой службы по документированию перевода работника на другую работу        11

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 27  «ПРИКАЗЫ О ПЕРЕВОДЕ»        13

1.4. .Работа кадровой службы по документированию поощрения и наложения дисциплинарного взыскания        14

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 28  «ПРИКАЗЫ О ПООЩРЕНИИ»        19

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 29  «ПРИКАЗЫ О ВЗЫСКАНИИ»        20

1.5. Работа кадровой службы по документированию увольнения работника с работы        21

1.6. Работа кадровой службы по документированию предоставления отпуска работнику        24

1.7. Работа кадровой службы по документированию направления работника в командировку        26

Литература        290

1.1.   Принципы организации кадровой работы.
Состав и характеристика кадровой службы.
Нормативные документы,
регламентирующие работу с кадровыми документами

Кадровые документы отражают трудовую деятельность работников, подтверждают трудовой стаж и имеют первостепенное значение для социального обеспечения по старости, инвалидности, при переходе на новую работу, для оформления загранпаспорта.

Кадровая служба выполняет следующие функции:

• работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Численный состав и структура службы персонала зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю
• выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации
• выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы

В структуру современной службы персонала может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: "директор по работе с персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.

Полноценная служба персонала обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:

• сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.
• сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.
• сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.
• сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.
• сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

 Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.

Деятельность любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о службе персонала должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

Состав и характеристика кадровой документации

1.Законодательные и нормативные документы

1.2. Работа кадровой службы по документированию
приема на работу

1. Обращение гражданина в отдел кадров;

2. Получение от гражданина необходимых док-в и их изучение;

3. Собеседование, уточнение сведений указанных в док-те;

4. Составление и подписание  трудового договора;

5. Выдача работнику экземпляр трудового договора;

6. Оформление сотрудником кадровой службы унифицированной формы приказа о приеме на работу, распечатка экз., визирование, подписание руководителем;

7. Ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе копию приказа;

8. Информирование начальника отдела о приеме на работу работника и дате начала работы, внесение фамилии работника в табель учета работников;

9. Заполнение личной карточки Т2;

10. Внесение фамилии работника в бухгалтерские документы;

11. Внесение соответствующей записи в трудовую книжку в течении 5 дней;

12. Выдача работнику удостоверения или пропуска, для свободного доступа к рабочему месту.

Перечень документов необходимых при поступлении на работу:

1. Паспорт;
2. Трудовая книжка;
3. Свидетельство обязательного пенсионного страхования;
4. Документ воинского учета;
5. Направление на работу (от биржи труда/ занятости/бюро);
6. Диплом;

Документы необходимые при решении вопросов, при приеме на работу:

1. Резюме;
2. Автобиография (на гос. службу);
3. Заявление о приеме на работу;
4. Рекомендательное письмо/ характеристика (на конкурсной основе);
5. Копии документов о званиях и списков научных трудов.

Основные этапы работы с приказом по личному составу

Правила оформления приказа о приеме на работу

1. Указывается полное наименование организации.
2. Номер документа порядковый, с добавлением буквы «К» или «ЛС».
3. Дата (цифровой способ).
4. Принять на работу «С» с момента поступления, «по», когда на постоянный, то стаится прочерк,если временный, то дату ставят сразу.
5. Табельный №.
6. ФИО записывается строго по паспорту.
7. Наименование подразделения в И.п.(отдел продажи).
8. Наименование должности (Менеджер по продажам).
9. Условия приема:

• по совместительству;
• постоянно;
• временно;
• для замещения отсутствующего работника;
• на определенный срок;
• сезонно;
• неполная рабочая неделя.

10.  С окладом (указать цифрами).
11. Надбавка.
12. С испытательным скроком (печатается прописью).
13. Основание:

• трудовой договор от такого то числа, года, №;

14.Руководитель организации подписывает приказ.

14. С приказом ознакомлен, где работник ставит подпись.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 26 «Приказ о приеме на работу»

ЦЕЛЬ: Повторить реквизиты ОРД, научиться составлять и оформлять документ ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

ЗАДАНИЕ:

  На формате А4 оформите проект ПРИКАЗА Директора ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ», исходя из следующих данных

№1 ПРИКАЗ о приеме на работу главного специалиста в отдел рекламы, помощника юриста в финансовый отдел, секретаря в административный отдел, менеджера по работе с клиентами в соответствующий отдел.

  В структуре организации имеются следующие отделы: Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей, фамилии, даты  и другие необходимые сведения  укажите произвольно.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Какие унифицированные формы кадровых приказов вы знаете?
2. Какие реквизиты входят в формуляр данного документа?
3. Какие данные обязательно указывать в приказе о приеме на работу?
4. Какие основные отличия у приказов по основной деятельности и приказов по личному составу(кадровых)?

ЛИТЕРАТУРА: Интернет-ресурсы, Консультант-Плюс

1.3.  Работа кадровой службы по документированию
перевода работника на другую работу

«Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод работника на постоянную работу к другому работодателю».

В трудовом праве различают следующие виды перевода на другую работу:

• перевод работника на другую работу у того же работодателя (внутренний перевод);
• перевод работника на постоянную работу к другому работодателю (внешний).

Внутренний перевод на другую работу в зависимости от его продолжительности может быть:

• временным;
• постоянным.

Перевод на другую работу, как разновидность изменения условий трудового договора, допускается в том же порядке только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ.

Документирование процедуры перевода работника на другую работу включает в себя составление следующих документов:

• личное заявление работника, представление (или докладная записка) о переводе,
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5, Т-5а),
• соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора,

Следует отметить, что перечень данных документов не одинаков, он различается в зависимости от вида перевода.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу является основанием для оформления следующих документов:

вносится соответствующая запись в трудовую книжку;

вносится соответствующая запись в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);

вносятся соответствующие изменения в лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а);

вносятся соответствующие изменения в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13);

соответствующим документами (копиями документов) дополняется личное дело (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);

вносятся соответствующие записи в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Форма приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу унифицирована и утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 27  «ПРИКАЗЫ О ПЕРЕВОДЕ»

ЦЕЛЬ: Повторить реквизиты ОРД, научиться составлять и оформлять документ ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

ЗАДАНИЕ:

  На формате А4 оформите проект  ПРИКАЗА Директора ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ», исходя из следующих данных

Приказ о переводе заместителя руководителя отдела на должность руководителя отдела,  менеджера на должность заместителя руководителя отдела.

  В структуре организации имеются следующие отделы: Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей , фамилии, даты  и другие необходимые сведения  укажите произвольно.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Какие унифицированные формы кадровых приказов вы знаете?
2. Какие реквизиты входят в формуляр данного документа?
3. Какие данные обязательно указывать в приказе о переводе?
4. Что считается переводом на другую работу?

ЛИТЕРАТУРА:

1. Интернет-ресурсы
2. Консультант-Плюс

1.4. .Работа кадровой службы по документированию
поощрения и наложения дисциплинарного взыскания

В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Под поощрением понимается публичное признание трудовых заслуг, как отдельных работников, так и коллективов работников в формах, установленных трудовым законодательством, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами, положениями о дисциплине.

Все меры поощрения можно разделить на моральные (благодарность, почетная грамота, звания) и материальные (премии, ценные подарки). Возможно, применение к работнику нескольких мер поощрения, в том числе моральных и материальных.

Все поощрения за труд оформляются соответствующим приказом (распоряжением) работодателя. Проект приказа о поощрении составляется работниками отдела кадров организации на основании представления (ходатайства) руководителя структурного подразделения.

Представление (ходатайство) составляется в произвольной форме и может содержать следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения;
• образование (когда, какое образовательное учреждение окончил(-а));
• место работы, занимаемая должность;
• стаж работы: общий; в данной организации; на последнем месте работы;
• сведения о трудовой деятельности за последние 3, 5 или 10 лет (в зависимости от категории награды или поощрения и требований нормативных документов);
• имеющиеся награды;
• сведения о взысканиях и поощрениях за последние годы;
• информация о результатах профессиональной и иной деятельности лица, представляемого к награждению;
• сведения о наличии ученой степени, звания;
• подпись должностного лица или представителя трудового коллектива (с указанием даты и номера протокола собрания трудового коллектива), возбуждающего ходатайство о награждении;
• печать.

На основании представленного ходатайства работодатель принимает решение о поощрении за труд по процедуре, установленной в данной организации: лично, решением коллегиального органа управления, собрания трудового коллектива и т.д. Данное решение оформляется приказом по унифицированной форме N Т-11 (N Т-11а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Если поощрение применяется сразу к нескольким работникам, то приказ оформляется по унифицированной форме N Т-11а.

Проект приказа согласовывается в соответствии с процедурой, предусмотренной в организации (предприятии, учреждении).

Приказы по личному составу, как правило, визируются руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник или сотрудники, относительно которых издан приказ, главным бухгалтером, руководителем юридической службы.

При оформлении реквизита "Виза согласования" указываются наименование должности и личная подпись лица, с которым предварительно согласовывается приказ, и дата согласования. На документе не проставляют более четырех виз согласования. Если количество согласований превышает данную цифру, то оформление виз документа осуществляется на отдельном листе согласования.

Приказ подписывает руководитель организации (предприятия, учреждения). Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

Приказ о поощрении работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов.

В соответствии с п. 24 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" сведения о поощрениях вносятся в трудовую книжку. Указываются номер и дата внесения записи, вид поощрения, наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку не вносятся.

На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника в форме N Т-2.

По Трудовому кодексу РФ меры поощрения могут применяться к любому работнику, в том числе имеющему дисциплинарные взыскания, так как в нем нет запрета, который имел место в ч. 3 ст. 137 КЗоТ.

Одной из важнейших задач руководителя является поддержание дисциплины труда в организации. Добиться того, чтобы все работники трудились добросовестно, – сложно, однако без этого деятельность организации вряд ли будет успешной. Насколько хорошо работник будет выполнять свои обязанности, зависит от его личностных характеристик, условий труда, отношений с руководством и множества иных факторов. Помимо этого, работодатель может влиять на мотивацию работника, поощряя его за добросовестный труд или применяя дисциплинарные взыскания в случае невыполнения вмененных обязанностей.

Дисциплинарное взыскание – средство обеспечения дисциплины труда, остающееся с правовой точки зрения одним из сложнейших в применении. Наиболее неприятные правовые последствия для работодателя возможны
в том случае, когда дело доходит до увольнения сотрудника за несоблюдение трудовой дисциплины. За этим актом часто следует обращение бывшего работника в суд с требованием о восстановлении на работе, компенсации вынужденного прогула и возмещении морального ущерба. Во избежание признания дисциплинарного взыскания незаконным нужно соблюдать ряд правил его наложения.

Дисциплинарным проступком считается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

При рассмотрении трудовых конфликтов в суде или при инспекционных проверках работодателю необходимо будет доказать:

- виновные действия работника.

- соблюдение процедуры наложения дисциплинарного проступка.

Документально процедура наложения дисциплинарного взыскания состоит из нескольких этапов:

1. Фиксация проступка.

2. Затребование и предоставление работником объяснений.

3. Наложение дисциплинарного взыскания.

В случае отказа работника предоставить объяснения или подписать приказ на каждом этапе необходимо оформить акт об отказе работника выполнить определенные действия. Акт составляется должностными лицами организации, на которых возложена ответственность документировать дисциплинарные проступки. Если отдельно это не было установлено
в обязанности определенных должностных лиц, то данные документы оформляются по инициативе начальника провинившегося работника или сотрудников отдела персонала.

Работодатель обязан выслушать объяснения работника до применения дисциплинарного взыскания. Объяснения должны быть предоставлены в письменной форме.

Свои объяснения работник может изложить различными способами. В первую очередь — в объяснительной записке. Желательно, чтобы этот документ составлялся работником в произвольной форме от руки. Однако в ряде организаций для того, чтобы объяснения были стройными и логичными, практикуется применение трафаретных бланков, в которых работнику предлагается заполнить графы (строки, ячейки), предназначенные для ответов на вопросы:

- каковы причины (мотивы) совершения дисциплинарного проступка?

- считает ли работник себя виновным в совершении проступка?

- если нет, то кто, по мнению работника, должен быть привлечен к дисциплинарной ответственности?

Объяснительная записка адресуется либо руководителю организации, либо начальнику отдела кадров, либо руководителю структурного подразделения, в штат которого входит работник. Кому конкретно — должно быть определено в локальных нормативных актах организации.

Наложение дисциплинарного взыскания выражается в издании приказа в письменной форме и доведение данного приказа до работника под подпись.

1. За один дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Однако если неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей продолжалось, несмотря на наложение дисциплинарного взыскания, допустимо применить к нему новое дисциплинарное взыскание (в том числе увольнение).

Недопустима ситуация, когда к работнику за совершение одного дисциплинарного проступка применяется сначала одно дисциплинарное взыскание, например, выговор, а затем за тот же проступок, другое.

2. До применения взыскания надо потребовать от работника письменное объяснение. Это необходимо для установления вины работника. Если объяснение потребовано после наложения взыскания, то взыскание осуществлено неправомерно (даже если работник был виновен в нарушении).

3. Дисциплинарное взыскание применяется непосредственно после обнаружения проступка, но не позднее чем через месяц со дня его обнаружения. Днем обнаружения считается день, когда о проступке стало известно непосредственному руководителю работника, независимо от того, наделен ли он правом наложения дисциплинарных взысканий. В месячный срок не включаются время болезни или пребывания работника в отпуске (любом) и время, необходимое на учет мнения представительного органа работников.

4. Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его применения объявляется работнику под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания. Несоблюдение 3-дневного срока может стать основанием для обжалования взыскания.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 28  «ПРИКАЗЫ О ПООЩРЕНИИ»

ЦЕЛЬ: Повторить реквизиты ОРД, научиться составлять и оформлять документ ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

ЗАДАНИЕ:

  На формате А4 оформите проект  ПРИКАЗА Директора ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ», исходя из следующих данных

Поощрить руководителей отделов денежной премией в размере оклада за перевыполнение плана продаж на 120 % в текущем году.

  В структуре организации имеются следующие отделы: Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей , фамилии, даты  и другие необходимые сведения  укажите произвольно.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Какие унифицированные формы кадровых приказов вы знаете?
2. Какие реквизиты входят в формуляр данного документа?
3. Какие данные обязательно указывать в приказе о поощрении?
4. Какие виды поощрений вы знаете?

ЛИТЕРАТУРА:

1. Интернет-ресурсы
2. Консультант-Плюс

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 29  «ПРИКАЗЫ О ВЗЫСКАНИИ»

ЦЕЛЬ: Повторить реквизиты ОРД, научиться составлять и оформлять документ ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

ЗАДАНИЕ:

  На формате А4 оформите проект  ПРИКАЗА Директора ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ», исходя из следующих данных

Объявить выговоры 4 турагентам за несвоевременное предоставление отчетности по продажам в финансовый отдел.

  В структуре организации имеются следующие отделы: Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей , фамилии, даты  и другие необходимые сведения  укажите произвольно.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Какие унифицированные формы кадровых приказов вы знаете?
2. Какие реквизиты входят в формуляр данного документа?
3. Какие данные обязательно указывать в приказе о взыскании?
4. Какие виды взысканий вы знаете?

ЛИТЕРАТУРА:

1. Интернет-ресурсы
2. Консультант-Плюс

1.5. Работа кадровой службы по документированию
увольнения работника с работы

Общий порядок оформления прекращения трудового договора изложен в статье 80. ТК РФ. Прекращение трудовых отношений оформляется приказом унифицированной формы №  Т-8. С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под личную подпись. Если работник отказывается ставить свою подпись на приказе, то об этом производится соответствующая запись на приказе. Так же поступают в случае, когда по каким-либо причинам приказ об увольнении невозможно довести до сведения работника.

В день увольнения (последний день работы) работнику должны выдать трудовую книжку, произвести причитающиеся ему выплаты (заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и др.) Расчет выплат производится в «Записке-расчете» унифицированной формы № Т-61.

По письменному заявлению работника в день увольнения ему  безвозмездно выдаются заверенные и скрепленные печатью (при наличии) копии документов, связанных с его работой.

Запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи  ТК РФ.

Процесс документирования увольнения по собственному желанию

1. Составление инициативного документа (заявление, докладная).

2. Передача документа руководителю для принятия решения.

3. Издается приказ об увольнении.

. Внесение сведений в табель ведения учета.

5. Сдача в кадровую службу удостоверения или пропуска работника.

5. Получения расчета по заработной плате, выдача трудовой книжки под личную подпись работника.

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств независящих от воли сторон, являются докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершение иного дисциплинарного проступка, в котором подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником, должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решение этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или учетного совета, приговор суда и другие документы, а также факт смерти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например, отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 или Т-8а  Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в традиционном приказе.

Приказ об увольнении заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется под роспись работнику.

В случае, когда невозможно довести до сведения работника приказ об увольнении или работник отказывается ознакомиться с ним, на приказе производится соответствующая запись.

Более серьезным доказательством отказа от подписи приказа об увольнении является акт, подписанный несколькими работниками организации.

На основании приказа о расторжении трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма Т-2 или Т-2ГС), лицевом счете (форма Т-54 или Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме Т-61 "Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".

Запись в трудовую книжку об основании и о причине увольнения (прекращения трудового договора), должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

1.6. Работа кадровой службы по документированию
предоставления отпуска работнику

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все лица, работающие по трудовому договору в организациях, относящихся к любым формам собственности, независимо от степени занятости, места выполнения трудовых обязанностей, занимаемой должности или выполняемой работы, а также срока трудового договора и формы оплаты труда.

Право на оплачиваемый отпуск, наравне с другими работниками имеют временные и сезонные работники. Временными признаются работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев. Таким работникам предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы. Сезонными признаются работы, которые в силу климатических и иных природных условий выполняются в течение определенного времени (сезона), не превышающего шести месяцев.

Работникам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска также предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

Право на отпуск на общих основаниях имеют лица, работающие по трудовому договору у отдельных граждан, а также надомные работники. Надомными работниками признаются лица, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работ на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет.

Ежегодный отпуск представляет собой сумму основного и дополнительного отпусков. Отличия между ними состоят в продолжительности, основаниях и порядке предоставления.

Основной отпуск гарантирован для всех наемных работников. Минимальная продолжительность составляет 28 календарных дней.

Процесс документирования начинается с заполнения графиков отпусков (унифицированная форма Т-2, составляется в течение текущего года).

Оформленные и подписанные графики отпусков поступают в кадровую службу, где составляют сводный график, который подписывает руководитель кадровой службы, все руководители отделов и утверждает руководитель организации.

Печатается в 3-х экземплярах и направляется:

1. В кадровую службу.

2. В отделы.

3. В бухгалтерию.

За две недели работнику напоминают о том, что нужно написать заявление о предоставлении отпуска. Заявление визируется у начальника отдела, на заявлении проставляется резолюция директора, направляется в кадровую службу, а кадровая служба издает приказ о предоставлении отпуска.

На основании приказа вносят сведения в личную карточку Т-2.

Рис.1  Схема документирования предоставления отпуска работнику

1.7. Работа кадровой службы по документированию
направления работника в командировку

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Как правило, необходимость командировки предварительно обосновывается в письменной форме, например в выписках из протоколов, специальных распоряжениях, в утвержденных календарных планах командировок и др. Так, из головного офиса организации в обособленное структурное подразделение может быть направлено распоряжение о необходимости направления работника обособленного подразделения в командировку в головной офис. Оформление каких-либо документов, обосновывающих необходимость командирования, не является обязательным, все зависит от установленного в организации порядка документооборота. Решение о вызове работника обособленного подразделения в головной офис может быть принято и без оформления письменных документов, например посредством телефонной или электронной связи.

Командировка должна быть документально оформлена.

В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление от 05.01.2004 № 1).

Согласно Постановлению от 05.01.2004 № 1 при направлении работника в командировку, при оформлении ее результатов должны использоваться следующие унифицированные формы:

• Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
• Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
• Т-10 «Командировочное удостоверение»;
• Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Формы заполняются с учетом требований, предъявляемых действующим законодательством к ведению бухгалтерского учета на территории РФ.

Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку является служебное задание (форма Т-10а). Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении (приложение 1).

Служебное задание подписывается непосредственным руководителем командированного работника и самим работником. После этого служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а.

Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение

(форма Т-10).

По итогам командировки в служебном задании отражается краткий отчет о его выполнении. Результаты командировки утверждаются непосредственным руководителем командированного работника, а также руководителем организации и (или) обособленного подразделения, в котором работает командированный работник. На основании служебного задания издается приказ о направлении работника в командировку.

Форма Т-9 – приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку – является унифицированной формой первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Форма Т-9а используется для оформления и учета, если в командировку направляются одновременно несколько работников.

В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, должность (профессия), а также цель, место командировки и срок командировки в календарных днях.

По общему правилу, при направлении работника головной организации в командировку в филиал готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы – другое уполномоченное лицо), а подписывает – руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с приказом, что подтверждается его личной подписью. На основании приказа о направлении работника в командировку оформляется командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы , оно является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Первую запись о выбытии командированного с места работы делает сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии), выписывая командировочное удостоверение. Далее записи вносятся в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись – о прибытии на постоянное место работы – опять же ставит работник кадровой службы (бухгалтерии) организации.

Литература

Нормативные документы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации: от30 декабря 2001 г. № 197 – РФ.
2. Постановление Правительства Российской Федерации: от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)..

Учебники и учебные пособия

1. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. – 2-е изд., перераб и доп. – М.: Альфа-Пресс, 2010.
2. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой слу.лы: Учебное пособие для среднего профессионального образования. – М.: Издательский центр «Академия», 2010.
3. Крассевин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие. – М.: ИНФРА-М, 2009.
4. Митрофанов В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организции. – М.: изд-во «Экзамен», 2010.
5. Пустозерова В.Н. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2012.
6. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФР, 2011.
7. Санкина Л.В. Новые правила заполнения трудовых книжек. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФР, 2012
8. Грудцына Л.Ю. Кадровик: практическое руководство/ Л.Ю. Грудцына.- 2-е изд., переработанное и дополненное.- М.: Экспо, 2010. – 304 с.- (Юридический справочник)