МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ по разделу 2. «Оформление и ведение трудовой книжки и документов по учёту кадров» в рамках курса ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе
методическая разработка

Министерство образования молодежной политики Свердловской области

ГАПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

по разделу 2. «Оформление и ведение трудовой книжки и

документов по учёту кадров» в рамках курса

ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе

для студентов специальности

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Ирбит

2020

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ по разделу по разделу 2. «Оформление и ведение трудовой книжки и документов по учёту кадров» в рамках курса ВЧ. ОП 15. Делопроизводство в кадровой службе для студентов специальности 46.02.01Документационное обеспечение управления и архивоведение. Составлены в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом по специальности среднего профессионального образования (далее - СПО) 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение  (базовая подготовка).  – Ирбит, Ирбитский гуманитарный колледж. – 2020.

Составитель: Новгородова Ю.С., преподаватель,  ГАПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ содержат теоретические аспекты вопроса оформления и ведения трудовой книжки, внесения изменений в трудовую книжку, выдачу дубликата трудовой книжки, правила учёта и движения трудовых книжеку и другой кадровой документации, а также практические задания оформления кадровых документов, вопросы для самоконтроля.

 Предназначены для самостоятельной работы студентов, обучающихся по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Руководитель образовательной программы

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

© Ирбитский гуманитарный колледж, 2020

Оглавление

2.1. Трудовая книжка. Правила заполнения  и ведения трудовых книжек. Оформление титульного листа и оформление сведений о работе        4

2.2 Трудовая книжка. Оформление сведений о награждении и поощрении. Внесение исправлений, дополнений и изменений в трудовую книжку        9

2.3. Трудовая книжка. Выдача дубликата и вкладыша        14

2.4. Правила выдачи и учета трудовых книжек. Правила  составления и хранение личной карточки Т-2        16

2.5. Составление и оформление личного дела работника        21

2.6. Работа кадровой службы по защите персональных данных        24

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 30  «ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ»        27

Литература        28

2.1. Трудовая книжка. Правила заполнения
и ведения трудовых книжек. Оформление титульного листа
и оформление сведений о работе

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовым стажем работника. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда). Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение (приложение 10);

- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством;

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не вписываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенным работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись:

- о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, руководство предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий непрерывный трудовой стаж.

Трудовая книжка - официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Оформляется при первом поступлении на работу, хранится в отделе кадров организации-работодателя, содержит личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем регистрируются в трудовой книжке, удостоверяются личной подписью гражданина и заверяются подписью  ответственного сотрудника отдела кадров. При увольнении или переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся гражданину на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами,

- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта,

- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

- профессия и специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Первую  страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает

также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой.

В этой связи согласно сложившейся практике в данной строке пишут разборчиво фамилию без инициалов в качестве подписи.

При поступлении работника на основное место работы на срок более чем 5 дней работодатель обязан внести в его трудовую книжку  запись о приеме на работу.

При внесении записи о приеме на работу нужно придерживаться такой последовательности:

1. Сначала в 3-й графе раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без указания порядкового номера и даты записи) указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором, положением).

В больших компаниях зачастую в целях облегчения работы по многократному внесению записей о приеме на работу используется следующий подход. Заказывается специальный штамп с наборным текстом, содержащим наименование - полное и сокращенное - организации. Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенную от руки запись. Это целесообразно делать и в тех случаях, когда указание в трудовой книжке двух вариантов наименования организации (полного и сокращенного) от руки занимает много строк.

2. Под указанным выше заголовком в 1-й графе ставится от руки (далее все записи вносятся только от руки) порядковый номер вносимой записи. Например, если последний (предыдущий) номер записи об увольнении был «31», то при последующем приеме на работу присваивается очередной порядковый номер - «32».

3. Далее - во 2-й графе указывается дата приема на работу. Например, если работник принят на работу 12 февраля 2010 года, то в данной графе делается запись «12.02.2010»

4. Потом в 3-й графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

5. В 4-й графе отмечается приказ, на основании которого работник принят на работу.

Как правило, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием - документом, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. Однако если в соответствии с федеральным законом с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством РФ.

При увольнении работника необходимо оформить приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора по форме Т-8 (при увольнении одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких работников);

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, и объявляется работнику (работникам) под роспись.

В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

На основании приказа сделать запись в личной карточке (форма №Т-2),в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и  вносится запись в трудовую книжку.

В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции № 69, указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора. Запись об увольнении производится в следующем порядке:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается дата увольнения;

- в графе 3 делается запись о причине увольнения;

- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник, не получивший трудовую книжку в день увольнения может после увольнения обратиться к работодателю в письменной форме о выдаче трудовой книжки и работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника..

Записи об увольнении, должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек. А именно, должны вноситься разборчиво, без помарок, перьевой или шариковой, гелиевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником.

2.2 Трудовая книжка. Оформление сведений
о награждении и поощрении. Внесение исправлений,
дополнений и изменений в трудовую книжку

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции № 69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись в трудовую книжку

Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при её отсутствии — организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов.

Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Наиболее часто встречающаяся ситуация, изменение анкетных данных. Например, причиной может служить, вступление в брак, развод, смена неблагозвучной фамилии и другие. Все произошедшие изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен пунктом 2.3 Инструкции №69.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При чем, недостаточно будет одного документа, Как правило, по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.

Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом, должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Дополнение сведений об образовании, профессии, специальности, довольно часто встречающаяся ситуация. Например: человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, затем получает высшее образование.

В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции №        69 старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. В случае, если данные об образовании, профессии, специальности отсутствуют в трудовой книжке, то в таком случае, просто заполняются пустые строки.

Как в таком случае дополнять сведения об образовании: в той же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное образование», а в строке «профессия, специальность» в соответствии с данными диплома написать через запятую «инженер электрических сетей».

В случае обнаружении неверной или неточной записи в трудовой книжке внесенной по прошлому месту работы, или при внесении неверной записи, необходимо исправить эти записи.

Правовому регулированию исправления внесенных неверных или (и) неточных записей посвящен раздел 1.2. Инструкции №69, и раздел III Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек.

Ранее, исправить неверную запись мог только работодатель, который ее произвел. Это вызывало на практике много проблем. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное).

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно указать, какая запись недействительна, затем написать «восстановлен на прежней работе».

С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них.

Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи.

В таком случае, исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. А именно:

После последней по хронологии записи, ставится следующий порядковый номер, например 7 и под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем 3 и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ, и если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, обязательно необходимо указать, на чей именно приказ ссылаетесь.

Также, неверная запись может быть обнаружена сразу после того как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то соответственно блок записей произведенных в вашей организации, или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому мы рекомендуем поступать следующим образом.

В трудовой книжке создается новый блок, то есть вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (то есть в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку бывшего работника, пришедшего исправить запись в трудовой книжке за тот период, когда он работал у вас.

2.3. Трудовая книжка. Выдача дубликата и вкладыша

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем (раздел V Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией организации по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

При выдаче вкладыша на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в которую переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

2.4. Правила выдачи и учета трудовых книжек.
Правила  составления и хранение личной карточки Т-2

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

 Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Личная карточка (форма Т-2) – это один из основных учетных документов. Она имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", и обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельностью на территории Российской Федерации.

Личная карточка заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании трудового договора. Исключение составляют государственные служащие – для них существует форма Т-2ГС. Кроме этого, при приеме на работу научно-педагогических работников на них дополнительно к форме Т-2 оформляется форма Т-4 ("Учетная карточка научного, научно-педагогического работника").

Личная карточка заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов работника:

1.  Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (ф. Т-1 или Т-1а).
2.  Паспорт.
3.  Трудовая книжка.
4.  Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
5.  Документ об образовании (диплом, свидетельство).
6.  Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
7.  Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе или Уведомление о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту его жительства (с указанием ИНН).
8.  Другие документы, предусмотренные законодательством (в частности, Индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПР), удостоверения и справки, подтверждающие право на льготы и др.).

По желанию работника в раздел X формы Т-2 могут вноситься и другие сведения, сообщенные о себе работником.

Личная карточка состоит из десяти разделов:

1. Общие сведения

В этом разделе приводятся персональные данные работника, в том числе сведения об образовании, профессии, стаже работы, семейном положении и др.

2. Сведения о воинском учете

3. Прием на работу и переводы на другую работу

4. Аттестация
5. Повышение квалификации
6. Профессиональная переподготовка
7. Награды (поощрения), почетные звания

8.  Отпуск

9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
10. Дополнительные сведения

В заключение приводятся сведения об увольнении.

В каждом пункте формы предусмотрено поле для описательной части, ряд пунктов первого раздела содержит поля для кодирования реквизитов.

В системе действующего законодательства нет ни одного нормативного документа, который предписывал бы в обязательном порядке проставлять коды. Порядок обработки кадровых документов каждая организация определяет самостоятельно. Там, где используются специальные компьютерные программы для кадровиков, заполнение полей кодирования заложено в программу и выполняется автоматически.

При заполнении личной карточки вручную (от руки, на компьютере) проставление кодов не имеет практического значения. Поэтому вопрос кодирования информации решается в каждой организации индивидуально по усмотрению руководителя кадровой службы. Именно так к этому вопросу относится и государственная инспекция труда.

Если все-таки принято решение о проставлении кодов, следует соблюдать определенные правила, предусмотренные ОСТом 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров". В частности, при заполнении формы текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования.

Правила заполнения формы Т-2 определены Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, содержащимися в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Помимо этого, действует утвержденный Госкомстатом (постановление от 24 марта 1999 г. № 20) общий для всех видов унифицированных форм Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

2.5. Составление и оформление личного дела работника

Личное дело - подборка документов о сотруднике, содержащая его персональные данные. Оно формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает в учреждении, и завершается в момент его увольнения.
Обязанность вести личные дела предусмотрена только для государственных учреждений (ст. 44 Закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). Другие организации могут самостоятельно разработать порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководитель должен утвердить Положение о персональных данных работника. С 01.01.2007 вступил в силу Федеральный закон от 07.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", цель которого - защита прав и свобод человека при обработке его персональных данных. В соответствии с требованиями данного закона в учреждении должен утверждаться перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным сотрудников. Оформить этот документ можно либо приказом, либо приложением к Положению о персональных данных работника.

В течение периода работы сотрудника в учреждении ответственно лицо учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи.
Формирование личного дела работника необходимо для того, чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность. Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо. Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие.

Оформление личного дела работника. Для этого личному делу работника присваивается порядковый номер, заполняются соответствующие позиции на корешке личного дела и на  обложке личного дела, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись.
Кадровая работа по ведению личных дел включает в себя:

• приобщение документов  к личным делам;
• обеспечение сохранности и учета личных дел;
• обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах.

Лица, ответственные за ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного действующим законодательством.

Личное дело формируется после издания правового акта о назначении на должность и ведется на протяжении всего периода.

Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку дела, оформляемую в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. На документы личного дела составляется внутренняя опись документов.

Первоначально личное дело формируется из документов, предъявляемых гражданином Российской Федерации при назначении на должность, впоследствии к личному делу приобщаются иные документы, отражающие трудовую деятельность лица.

Личные дела формируются на каждое лицо отдельно. Ведение нескольких личных дел на лицо не допускается. Документы (при их наличии) группируются в личном деле в следующей последовательности:

• собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета;
• дополнение к анкете;
• копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;
• медицинское заключение о состоянии здоровья;
• копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий;
• экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
• копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
• копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
• копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
• копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей связано с использованием таких сведений;
• копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
• копии документов о дополнительно полученном образовании;
• лист-заверитель личного дела.

К личному делу приобщаются письменные объяснения лица если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные законодательством.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости.

2.6. Работа кадровой службы по защите персональных данных

Персональные данные это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни конкретного гражданина. Это может быть самая разнообразная информация: о национальности работника и вероисповедания, партийной принадлежности и фактах частной жизни, а также другие сведения.

Сбор, использование и распространение такой информации без согласия гражданина ограничивает его права и свободы и могут нанести ему моральный или материальный ущерб. В связи с этим персональные данные работодатель вправе получать только у самого работника или с его согласия у третьих лиц, когда они по каким-либо причинам не могут быть получены у него самого.

В связи с исполнением служебных обязанностей доступ к персональным данным имеют руководитель предприятия, работники отдела кадров, а также работники бухгалтерии.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации должен быть составлен нормативный акт (инструкция, положение) о работе с персональными данными. В нем отражаются вопросы получения, использования и хранения персональных данных, указываются должностные лица, ответственные за их сохранность, определяется круг лиц предприятия, которым разрешен доступ к персональным данным.

Обеспечение защиты персональных данных включает в себя:

1. Разработку инструкции предприятия по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к персональным данным;
2. Ограничение доступа к носителям информации, содержащим персональные данные;
3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих персональные данные;
4. Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны персональных данных.

Допуск работника отдела кадров к персональным данным предусматривает:

1. Ознакомление работника с законодательством РФ о персональных данных, предусматривающим ответственность за нарушение режима их сохранности;
2. Принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима их сохранности;
3. Ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих персональные данные, к которым работник будет иметь доступ.

Обязательство о неразглашении персональных данных сотрудниками кадровой службы включается в трудовой договор или оформляется отдельным документом, где устанавливается, что сотрудник кадровой службы обязан:

1. Не разглашать сведения, составляющие персональные данные, которые будут доверены или станут известны ему при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;
2. Соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите персональных данных;
3. Не использовать сведения, составляющие персональные данные без согласия их владельца;
4. Не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре, и храниться в специальном или личном деле работника отдела кадров не менее 5 лет после его увольнения.

Ответственность за организацию и обеспечение сохранности документов, содержащей персональные данные, несет начальник отдела кадров. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность таких документов, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Все документы, содержащие персональные данные работников, подлежат учету. Они должны регистрироваться отдельно от остальной документации отдела кадров. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Документы, содержащие персональные данные, хранятся в сейфе или в запирающемся металлическом шкафу, который опечатывается работником отдела кадров, ответственным за сохранность этих документов.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 30  

«ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ»

ЦЕЛЬ: Повторить реквизиты ОРД, научиться составлять и оформлять документ трудовая книжка.

ЗАДАНИЕ:

Воспроизведите форму титульного листа трудовой книжки специалиста ООО «ТУРИСТИЧЕСКАЯ ИНДУСТРИЯ», заполните его.

Воспроизведите форму трудовой книжки (основная часть) заполните записи о приеме на работу в нашу организацию, о переводе на другую работу, об увольнении.

В структуре организации имеются следующие отделы: Административный отдел, Юридический отдел, Финансовый отдел, Отдел маркетинга, Отдел рекламы, Отдел по работе с клиентами

Наименования должностей , фамилии, даты  и другие необходимые сведения  укажите произвольно.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Какие данные вносят на титульный лист трудовой книжки?
2. Как оформляется запись о приеме на работу?
3. Как оформляется запись о переводе на другую работу?
4. Как оформляется запись об увольнении?
5. Вносятся ли в трудовую книжку записи о поощрениях и взысканиях?

Литература

Андреева В.И. Делопроизводство. — М., 2001.

Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности.—М., 1990.

Веселое П.В. Вы — секретарь. — М., 1993.

Глушков В.М. Основы безбумажной информации. — М., 1982.

Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.

Еременко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. — Л., 1991.

Исаенко А.Н. Роль экспертизы в капиталистической рационализации управления // США: Экономика, политика, идеология. — 1981. — №11.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. — М. — Новосибирск, 1997.

Кузнецова М.В. Делопроизводство. — М., 2000. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие.—М., 1991.

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М., 1992.

Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. — Л., 1991.

Справочник по подготовке и оформлению официальных документов.— М., 1993.

Стенгоков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М., 1998.

Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. — М., 2001.

Типовая инструкция в федеральных органах исполнительной власти. — М., 2000.