Рабочая тетрадь ПМ 01 «Документационное обеспечение деятельности организации»
методическая разработка

Государственное автономное профессиональное

образовательное учреждение Иркутской области

«ИРКУТСКИЙ КОЛЛЕДЖ ЭКОНОМИКИ, СЕРВИСА И ТУРИЗМА»

Филиал

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

По ПМ 01  «Документационное обеспечение деятельности организации»

                  Группа  ДП 21.2 -ф                                                  

                  Профессия: 46.01.03 «Делопроизводитель»

г. Ангарск

 2022г.

Раздел  1           Основные понятия документационного обеспечения управления

1. Найди соответствие между терминами и определениями:

2. Дайте   определения следующим терминам:

1. Документ –.
2. Унифицированная система документации (УСД) –  
3. Унификация документов –
4. Стандартизация документов –
5. Служебный документ –
6. Делопроизводство –.
7. Документирование –
8. Юридическая сила документа –
9. Система документации –
10. Нормативно-методическая база делопроизводства –

3. Дайте полный ответ на вопросы

1. Какие законы Российской Федерации составляют основы современной нормативно-методической базы делопроизводства?
2. Какое место занимают правовые акты субъектов Российской Федерации в структуре нормативно-методической базы современного делопроизводства?
3. Какова роль стандартов для регулирования отношений в области делопроизводства?
4. Каким нормативно-правовым актом регламентируется организация делопроизводства федеральных органах исполнительной власти?
5. В каком ведомственном документы  закреплены требования к составлению номенклатуры дел, формировании и оформлению дел?

Раздел  2        Основные требования к составлению и оформлению документа

1. Найдите безошибочно оформленные реквизиты:

1. адресат

2. Гриф утверждения

3. Отметки о наличии приложения:

3.1.     Приложение: названное в тексте на 3 л. в 1 экз.

3.2.     Приложение: акт экспертизы на 2 л.

3.3.     Приложение: план повышения квалификации работников на 2007 г. в 1 экз.

3.4.     Приложение: выписка из протокола заседания аттестационной комиссии от 7.04.2007 № 2 и копия приказа об увольнении Егорова П.А. от 26 04.2007 № 38-к, всего на 3 л.

3.5.     Приложение: только в третий адрес.

3.6.     Приложение: брошюра на 27 л. в 1 экз.

3.7.     Приложение: протокол разногласий на 2 л. в 2 экз.

3.8.     Приложение: письмо ООО "Мир" с приложением к нему в 1 экз.

4.  Резолюция

5. Определите, текст какого документа целесообразно разработать в виде таблицы

1.1.Договор с вузом о производственной практике студентов.

1.2.Акт об отказе работника от получения трудовой книжки при увольнении.

1.3.Письмо-приглашение на выставку-ярмарку.

1.4.Штатное расписание.

1.5.Приказ об объявлении субботы рабочим днем в связи с производственной необходимостью.

1.6.Инструкция по ведению делопроизводства в организации.

1.7.Заявление работника с просьбой о перенесении ежегодного отпуска.

6. Найдите  безошибочно оформленный реквизит оттиски печатей

7. Найдите  безошибочно оформленный реквизит Подпись

8. Найдите  безошибочно оформленный реквизит Отметка о заверении копии

9.  Найдите  безошибочно оформленный реквизит отметка об исполнителе

10.  Найдите  безошибочно оформленный реквизит отметка об исполнении и направлении в дело

Раздел 3        Системы документации

«Оформление приказов, распоряжений»

1. Датой вступления приказа в силу является:

1. Дата его оформления секретарем
2. Дата его подписания руководителем
3. Дата документа, на основании которого оформляется приказ
4. Дата введения его в действие, указанная в тексте

2. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

1. решения
2. приказы

3. Кто несет ответственность за издание приказа?

1. должностное лицо, подготовившее проект приказа
2. руководитель организации
3. должностное лицо, подписавшее приказ

4. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа?

1. вид документа
2. дата документа
3. адресат
4. наименование организации
5. подпись
6. текст
7. заголовок к тексту

5. Какая часть текста приказа является обязательной?

1. констатирующая
2. распорядительная

6. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?

1. 36.1. да         
2. 36.2. нет

7. Что означает виза юриста на приказе?

1. внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит Закону
2. обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу

«Оформление протокола»

1. Протоколы могут быть:

1. Полными
2. Краткими
3. Внутренними
4. Внешними
5. Конфиденциальными

2. Датой протокола является дата:

1. подписания
2. согласования
3. изготовления
4. исполнения
5. заседания коллегиального органа

3. Какие из документов относятся к распорядительным?

1. Протокол
2. Инструктивное письмо
3. Указание
4. Положение
   

4. К какой группе документов относится протокол?

1. к распорядительным
2. к личным
3. к справочно-информационным
4. к организационным

5. Какие из перечисленных документов имеют несколько подписей?

1. Акт
2. Протокол
3. Справка
4. Приказ
5. Договор
6. Доверенность на совершение финансово-хозяйственных операций

6. Протокол должен быть изготовлен после проведенного заседания коллегиального органа не позднее, чем через:

1. 1 день;
2. 3 дня;
3. 4 дня;
4. 5 дней;

7. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:

1. если присутствующих более 5 человек;
2. если присутствующих более 10 человек;
3. если присутствующих более 15 человек;
4. при любом количестве присутствующих;
5. если на совещании присутствуют приглашенные из других учреждений.

«Оформление справок»

1. Справка это документ, содержащий…

1. Распоряжение руководителя
2. Ход обсуждения вопросов на совещании
3. Описание и подтверждение сведений
4. Информацию о производимой продукции

2. Справки бывают следующих видов:

1. Констатирующие
2. Личные, выдаваемые организацией по просьбе сотрудника
3. По производственной тематике
4. Срочные

3. Справки выдаваемые организацией по просьбе сотрудника содержат реквизиты:

1. 03, 08,  09, 10, 11, 12, 14,15, 18, 20, 22, 25, 28
2. 03, 08,  , 10, 11, 12, 14,15, 18, 20, 22, 25, 28
3. 03, 08,  09, 10, 11, 12, ,15, 18, 20, 22, 25
4.  08,  10, 11,  14,15, 18, 20, 22, 25, 28

4. Пример реквизита адресат в справках, выдаваемых по просьбе сотрудника

1. В школу №32
2. Школа №32
3. Для предоставления в школу №32

5. Внешние справки подписывает

1. Секретарь
2. Сотрудник, составляющий справку
3. Руководитель (+бухгалтер)
   

Общие вопросы  по разделу

1. Перечисленные разновидности документов распределите на три группы:
   а) организационные, б) распорядительные, в) информационно-справочные:

1. заявление об увольнении; В
2. должностная инструкция; А
3. справка о доходах; В
4. постановление коллегии; Б
5. положение об аттестации; А
6. штатное расписание; А
7. докладная записка; В
8. распоряжение директора; Б
9. протокол совещания; В
10. инструкция по делопроизводству; А
11. приказ о приеме на работу; Б
12. акт о нарушении дисциплины. В

2. В письме, оформленном на бланке учреждения, недопустимо использовать изложение:

1. от 1 лица, ед. числа;
2. от 3 лица, ед. числа;
3. от 3 лица, мн. числа;
4. от 1 лица, мн. числа.

3. Способ удостоверения документа, производимый после подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц, это:

1. утверждение;
2. согласование;
3. визирование;
4. проставление печати;
5. заверение.

4. Подписание является способом:

1. согласования документа;
2. выражения ответственности за содержание документа;
3. утверждения документа;
4. ознакомления с содержанием документа
5. заверения копии
6. единственным способом удостоверения документа.

5. Из перечисленных ниже реквизитов организационно-распорядительных документов выберите реквизиты, обязательные для всех ОРД (реквизиты, необходимые для придания документам юридической силы):

1. справочные данные об организации 7) виза согласования
2. наименование вида документа 8) отметка об исполнителе
3. наименование организации 9) регистрационный номер
4. подпись 10)адресат
5. гриф утверждения 11) текст
6. дата документа 12) место составления документа

6. Из перечисленных ниже документов к организационным относятся:

1. приказ о распределении обязанностей;
2. штатное расписание;
3. должностная инструкция;
4. протокол заседания аттестационной комиссии;
5. положение о премировании работников.

7. Распределите в соответствии с порядком составления и оформления  следующие этапы разработки приказов:

1. сбор и анализ информации
2. инициирование решения
3. подготовка проекта
4. внесение на рассмотрение руководства
5. согласование проекта
6. подписание документа
7. доведение документа до исполнителей

8. Вне зависимости от специфики предприятия выделяются следующие группы документов:

1. Организационные документы;
2. Распределительные документы;
3. Документы по личному составу;
4. Финансово-бухгалтерские документы;
5. Информационно-справочные документы;
6. Письма и жалобы.

9. К распорядительным документам относятся:

1. Приказы по основной деятельности;
2. Распоряжения;
3. Решения;
4. Протокол заседания аттестационной комиссии;
5. Должностные инструкции.

10. К документам по личному составу относятся:

1. Приказы по личному составу;
2. Трудовые контракты;
3. Личные дела;
4. Личные карточки;
5. Лицевые счета по зарплате;
6. Трудовые книжки;
7. Должностные инструкции.

11. Группа финансово-бухгалтерских документов включает:

1. Главная книга;
2. Годовые отчеты;
3. Бухгалтерские балансы;
4. Счета прибылей и убытков;
5. Акты ревизий;
6. Акты инвентаризаций;

7. Планы;

8. Отчеты;

9. Сметы;

10. Счета;
11. Кассовые книги;
12. Личные карточки.

12. К информационно-справочным документам предприятия относятся:

13. Акты;

14. Письма;

15. Факсы;
16. Справки;
17. Телефонограммы;
18. Докладные записки;
19. Протоколы;
20. Решения.

13. Назови организационно-правовой документ

1. ********** - локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
2. ******* — организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица. *********** юридического лица заключается его учредителями (участниками), является консенсуальным документом, поскольку он вступает в силу после достижения соглашения между сторонами.
3. ********* - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
4. ****** — правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимый для ее государственной регистрации.
5. ******** - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Раздел 4        Организация документооборота

1. Поступившие в организацию документы должны:

1. сразу передаваться руководителю организации для рассмотрения;
2. предварительно рассматриваться секретарем;
3. сразу передаваться непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

2. Процедура предварительного рассмотрения документов:

1. необходима для правильной организации движения поступивших документов;
2. является формальной процедурой при обработке поступивших документов;
3. способствует ускорению движения поступивших в организацию документов.

3. Поступившие в организацию документы регистрируются:

1. до рассмотрения руководителем организации;
2. после рассмотрения руководителем организации;
3. только по указанию руководителя организации;
4. по усмотрению руководителя службы ДОУ.

4. При обработке поступивших в организацию документов выполняются операции:

1. подписание документа;
2. подготовка проекта документа;
3. простановка резолюции на документе;
4. согласование документа;
5. отправка документа;
6. контроль исполнения документа;
7. регистрация документа.

5. При обработке отправляемых из организации документов выполняются операции:

1. предварительное рассмотрение документа;
2. согласование проекта документа с заинтересованными лицами;
3. регистрация документа;
4. простановка резолюции на документе;
5. контроль исполнения документа;
6. передача документа на исполнение;
7. подписание документа.

6. При обработке внутренних документов организации выполняются операции:

1. исполнение документа;
2. отправка документа;
3. размножение документа;
4. предварительное рассмотрение документа;
5. подписание документа.

7. Объем документооборота - это:

1. общее количество поступивших в организацию документов за определенный период времени;
2. общее количество созданных организацией документов за определенный период времени;
3. общее количество обработанных в организации документов за определенный период времени.

8. Учет объема документооборота ведется с целью:

1. сбора статистических данных о деятельности организации;
2. определения трудозатрат работников службы ДОУ;
3. определения штатной численности работников службы ДОУ;
4. определения количества единиц хранения в архиве организации.

9. В службе ДОУ регистрируются:

1. все поступающие в организацию документы;
2. поступающие организационно-распорядительные документы;
3. все поступающие в организацию документы, кроме технической документации.

10. Для регистрации документов используются:

1. учетные формы, разрабатываемые самой организацией;
2. унифицированные учетные формы.

11. Регистрационный номер отправляемого служебного письма включает:

1. простой порядковый номер с начала календарного года;
2. порядковый номер и индекс структурного подразделения, в котором было подготовлено письмо;
3. порядковый номер и индекс по тематическому классификатору, отражающему содержание письма;
4. порядковый номер и номер дела по номенклатуре дел, в которое будет помещена копия отправленного письма.

12. Срок исполнения поступившего документа исчисляется:
13. в календарных днях с даты рассмотрения документа руководителем организации;

1. в рабочих днях с даты поступления документа в организацию;
2. в календарных днях с даты поступления документа в организацию;
3. в рабочих днях с даты рассмотрения документа руководителем организации.

Раздел 5. Формирование и хранение дел

1. Какими нормативными документами не пользуется секретарь при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел?

1. Номенклатура дел
2. «Государственная система документационного обеспечения управления»
3. «Основные правила работы ведомственных архивов»
4. ГОСТ Р 6.30 – 2003
5. Инструкция по делопроизводству конкретного учреждения

2. Когда документ помещается в дело?

1. после его регистрации
2. перед подачей на рассмотрение руководителю
3. когда отдается исполнителю
4. после исполнения и подписания исполнителем
5. после написания резолюции

3. Где формируют и хранят дела до передачи в архив?

1. в специально оборудованных помещениях
2. в структурных подразделениях по месту их образования
3. в канцелярии
4. в отделе кадров
5. все ответы верны

4. В какой последовательности располагаются дела при хранении?

1. в хронологической последовательности (по дате создания)
2. по степени важности и секретности документов
3. в последовательности, в которой они располагаются в номенклатуре дел
4. в произвольной последовательности
5. все ответы верны

5. Что оформляется, если необходимо выдать документ из дела сотруднику?

1. внутренняя опись
2. карта-заместитель
3. лист-заместитель
4. опись дела
5. акт о выдаче дел во временное пользование

6. Как происходит выдача дел в другие организации?

1. на основании письменного распоряжения этих организаций; с разрешения руководства; с обязательным составлением акта об изъятии подлинника;
2. с разрешения руководителя организации; с обязательным составлением акта об изъятии подлинника; с подшивкой в дело на его место заверенной копии
3. на основании письменного распоряжения этих организаций; с подшивкой в дело на его место заверенной копии
4. на основании письменного распоряжения этих организаций; с разрешения руководства; с обязательным составлением акта об изъятии подлинника; с подшивкой в дело на его место заверенной копии

7. Из каких операций состоит работа по оформлению дел для последующего хранения?

1. подшивка или переплет дела
2. нумерация листов
3. составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела
4. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
5. оформление всех реквизитов обложки дела
6. все ответы верны

8. С какой целью составляется опись дел?

1. для систематизации документов внутри дела
2. для учета дел длительных сроков хранения
3. для проведения работы по формированию дел
4. для учета рабочего времени архивиста
5. все ответы верны

9. Какой ответ не относится к этапам проведения экспертизы ценности документов?

1. оформляется обложка дела после подшивки и нумерации листов дела
2. составление номенклатуры дел
3. к длительному хранению
4. уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив
5. экспертиза ценности документов при подготовке документов к передаче в архив

10. 3. Какую операцию не выполняет сотрудник архива при приеме дел

1. увязывает дела в архивные связки толщиной до 20 см
2. тщательно сверяет каждое дело с описью
3. укладывает  дела  по возрастанию номеров
4. проверяет правильность формирования и оформления дела
5. доставляет дела в ведомственный архив

Раздел 6        Организация документооборота

1.Поступившие в организацию документы должны:

1.  сразу передаваться руководителю организации для рассмотрения;

2.  предварительно рассматриваться секретарем;

3.  сразу передаваться непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

2.Процедура предварительного рассмотрения документов:

1.  необходима для правильной организации движения поступивших документов;

2.  является формальной процедурой при обработке поступивших документов;

3.  способствует ускорению движения поступивших в организацию документов.

3.Поступившие в организацию документы регистрируются:

1.  до рассмотрения руководителем организации;

2.  после рассмотрения руководителем организации;

3.  только по указанию руководителя организации;

4.  по усмотрению руководителя службы ДОУ.

4.При обработке поступивших в организацию документов выполняются операции:

1.  подписание документа;

2.  подготовка проекта документа;

3.  простановка резолюции на документе;

4.  согласование документа;

5.  отправка документа;

6.  контроль исполнения документа;

7.  регистрация документа.

5.При обработке отправляемых из организации документов выполняются операции:

1.  предварительное рассмотрение документа;

2.  согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

3.  регистрация документа;

4.  простановка резолюции на документе;

5.  контроль исполнения документа;

6.  передача документа на исполнение;

7.  подписание документа.

6.При обработке внутренних документов организации выполняются операции:

1.  исполнение документа;

2.  отправка документа;

3.  размножение документа;

4.  предварительное рассмотрение документа;

5.  подписание документа.

7.Объем документооборота - это:

1.  общее количество поступивших в организацию документов за определенный период времени;

2.  общее количество созданных организацией документов за определенный период времени;

3.  общее количество обработанных в организации документов за определенный период времени.

8.Учет объема документооборота ведется с целью:

1.  сбора статистических данных о деятельности организации;

2.  определения трудозатрат работников службы ДОУ;

3.  определения штатной численности работников службы ДОУ;

4.  определения количества единиц хранения в архиве организации.

9.В службе ДОУ регистрируются:

1. все поступающие в организацию документы;

2.  поступающие организационно-распорядительные документы;

3.  все поступающие в организацию документы, кроме технической документации.

10.Для регистрации документов используются:

1.  учетные формы, разрабатываемые самой организацией;

2.  унифицированные учетные формы.

11.Регистрационный номер отправляемого служебного письма включает:

1.  простой порядковый номер с начала календарного года;

2.  порядковый номер и индекс структурного подразделения, в котором было подготовлено письмо;

3.  порядковый номер и индекс по тематическому классификатору, отражающему содержание письма;

4.  порядковый номер и номер дела по номенклатуре дел, в которое будет помещена копия отправленного письма.

12.Срок исполнения поступившего документа исчисляется:

1.  в календарных днях с даты рассмотрения документа руководителем организации;

2.  в рабочих днях с даты поступления документа в организацию;

3.  в календарных днях с даты поступления документа в организацию;

4.  в рабочих днях с даты рассмотрения документа руководителем организации.

13.Документы, подлежащие регистрации при поступлении в организацию:

1. письмо-запрос
2. справка
3. рекламное письмо
4. постановление
5. приглашение
6. накладная

14.Способ удостоверения документа, производимый после подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц, это:

1. утверждение;
2. согласование;
3. визирование;
4. проставление печати;
5. заверение.
6. Согласование бывает:
7. внутренним и внешним
8. полным и кратким
9. сложным и простым
10. с руководителем учреждении и руководителем подразделения
11. с вышестоящими руководителями или организациями

Практические занятия

Раздел  1        Основные требования к составлению и оформлению документа

Практическое занятие по теме "Оформление реквизитов, размещаемых на служебном и рабочем поле документа"

1. Изучите ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Систематизацию полученных знаний оформите в виде таблицы –

3. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка. Оформите в виде таблицы, предусмотрев следующие графы:

4. Делая анализ ГОСТ Р ГОСТ Р 7.0.97-2016 выделите реквизиты,  использование которых регламентируется законодательством и оформите в виде таблицы, предусмотрев следующие графы:

5. Оформите несколько видов  отметок:

1. Об исполнителе

2. О поступлении документа на предприятие

       3. О контроле

4. Об исполнении документа и направлении его в дело

Практическое занятие по теме "Оформление реквизитов"

1. Дайте определение следующим понятиям –

1. реквизит документа;
2. бланк документа;
3. формуляр документа;
4. переменная часть реквизита документа;
5. оформление документов.

2. Перечислите реквизиты согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 при оформлении которых, документ приобретает юридическую силу.
3. Какие виды бланков рекомендованы  ГОСТом Р ГОСТ Р 7.0.97-2016 в качестве обязательных ?
4. Определите различие общего бланка и бланка письма и бланка конкретного вида документа.
5. Составьте  угловой бланк письма предприятия. Необходимые данные подберите сами.

Эталон

Составьте продольный бланк письма предприятия.  Необходимые данные подберите сами.

Эталон

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ГОУ ОмГПУ)

наб. Тухачевского, д.14, г. Омск, 644099

тел. (3812) 25-14-62, факс (3812) 23-12-20,

e-mail: omgpu@omsk.edu, http://www.omgpu.ru

__.__ .2011                                                             №  ______________                                                    

Раздел 2        Системы документации

Практическое занятие по теме "Правила составления текста приказа. Работа после издания приказа"

Контрольные вопросы:

1. Кто имеет право подписи на приказах?    
2. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к
3. распорядительным?
4. Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?
5. Когда распорядительные документы вступают в силу?
6. Как различаются по сфере действия распорядительные документы?
7. Что является основанием для издания распорядительного документа?
8. Как строится текст распорядительного документа?
9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заголовочной части бланка (реквизит 11)?
10. 10. В какой форме издаются совместные распорядительные документы?

Практическое задание

1. Определите состав реквизитов согласно ГОСТа Р 7.0.97-2016 Расположите  на формате А4 основные реквизиты приказа, которые необходимо использовать при его оформлении.
2. Подготовьте и оформите на  формате А4 образец приказа

3. Проанализируйте Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г.

    № 1 «Об  утверждении унифицированных  форм первичной учетной    документации по учету труда и его оплаты» и Унифицированную систему организационно-распорядительной документации Общероссийского  классификатора управленческой документации  (УСОРД ОКУД ), принятого и введенного  в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299. Заполните следующую  таблицу

4. Составить приказ по ситуации:

Составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству на предприятии. В констатирующей части указать, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству, утвержденной по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.05.2000 № 118 председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ, ГОСТ 7.0.97-2016 канцелярией предприятия разработаны порядок работы с документами и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердить инструкцию и поручить зав. канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства во все структурные подразделения предприятия, установить контроль за соблюдением требований инструкции, довести до сведения сотрудников предприятия с отметкой об ознакомлении с содержанием разработанных документов. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора по работе с кадрами.

Практическое занятие по теме "Оформление распоряжений"

Контрольные вопросы:

1. По каким вопросам издаются распоряжение и указание?
2. Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных документов - указаниях и распоряжениях?
3. Какие органы принимают постановление?

Практическое задание

1. Дайте определения следующим понятиям -

• приказ;
• указ;
• распоряжение;
• постановление;
• решение;

2. Расставь по порядку процедуру издания приказов и распоряжения :

1. Подписание приказа или распоряжения.
2. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
6. Инициирование издания приказа или распоряжения
7. Регистрация приказа или распоряжения.
8. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

Эталон

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

3. Заполни третий столбик в таблице

4. Составь документ по представленным реквизитом на бланке формата А4.

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» ; РАСПОРЯЖЕНИЕ; ___№_____; О проведении ремонтных работ; В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40 ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в комнате № 40. Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С. Срок исполнения – 01.06.2001 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный инженер Б.К.Савельев 00.00.0000; Терентьева 233 67 88

Практическое занятие по теме "Оформление организационных документов"

Контрольные вопросы

1. Дайте определения следующим понятиям -

• устав;
• должностная инструкция;
• штатное расписание;
• структура и штатная численность;
• регламент;
• положение
• инструкция;
• правила внутреннего трудового распорядка.

2.В чем состоит особенность составления и оформления организационно-правовых документов?

3. Как долго действует организационный документ?
4. Можно ли вносить изменения в текст организационного документа?
5. Какие сведения должны содержаться в тексте учредительных документов?
6.  С какой целью создаются типовые и примерные организационные документы?

Практическое задание

1. Определите состав реквизитов согласно ГОСТа Р 7.0.97-2016, которые необходимо использовать при оформлении устава, должностной инструкции, штатного расписания, положения
2. Расположите  на формате А4 основные реквизиты устава, должностной инструкции, штатного расписания, положения, которые необходимо использовать при  оформлении.
3. Подготовьте и оформите на  формате А4 образец устава, должностной инструкции, штатного расписания, положения

Практическое занятие по теме "Оформление служебных записок"

Контрольные вопросы

1. Дайте определение следующим понятиям –

• протокол;
• акт;
• докладная записка;
• письмо;
• объяснительная записка;
• характеристика;
• телефонограмма;
• телеграмма;
• факсограмма;
• отзыв;
• сводка;
• справка;
• представления;

2. В чем состоит особенность составления и оформления справочно-информационных документов?
3. На каком бланке оформляются справочно-информационные и справочно-аналитический документы?
4. В чем состоит особенность составления и оформления справочно-аналитических документов?
5. В каком случае и по какому поводу составляется записка?
6. Что является датой записки?
7. Кому может адресоваться записка?
8. На каком бланке составляется?
9. Что содержат части текста записки?
10. Кем подписываются записки?

Практическое задание

1.  Напиши определение документов докладная, служебная и объяснительная записки и их разновидности.

2. Сделай сравнительный анализ этих документов и опиши их основные отличия.

3.  Исправь ошибки в образцах записок

4. Составьте документ по представленным реквизитам.

Составить докладную записку на имя руководителя предприятия о результатах командировки в г. Светаоводск, куда был направлен зам. директора по коммерческим вопросам для заключения договора на поставку кирпича марки М - 400 в III квартале 2000 года. Поручение выполнено, кирпич начнет поступать ...... (дата). В качестве приложения указать договор на 5 л. в 1 экз. Справку подписал зам. директора по коммерческим вопросам.

Практическое занятие по теме "Составление протокола"

Контрольные вопросы

1. Дайте характеристику структуры текста протокола.
2. В чем состоит особенность подписания и сроки оформления протокола?
3. По какой схеме строится основная часть протокола?

Практическое задание

1. Определите состав реквизитов согласно ГОСТа  Р 7.0.97-2016, которые необходимо использовать при оформлении протокола.
2. Составьте и оформите на формате А4 макет протокола собрания учебной группы.
3. Составьте и формате в соответствии и требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2016 на формате А4 протокол по представленным реквизитам.

Составить протокол заседания Совета директоров, где обсуждался вопрос о необходимости открытия филиала предприятия. Присутствовали все (5 человек). Один из членов Совета директоров делал доклад. В обсуждении приняли участие трое. Первый - поддержал докладчика и высказал преимущества, которые получит предприятие в связи с открытием филиала. Второй - высказал сомнения и попросил более убедительных доводов. Третий - уточнил сроки подготовки необходимых документов. В результате обсуждения было принято решение об открытии филиала и подготовки необходимой документации в течение 10 дней со дня заседания. Проставить отметку об исполнении документа и направить его в дело.

Практическое занятие по теме "Оформление справок"

Контрольные вопросы

1. Что подтверждает справка?
2. Какие бывают разновидности справок?
3. Какие справки составляются в 1 экземпляре?
4. Кто может составлять справки по производственной тематике?
5. Кто может запросить справку?
6. На какой справке можно не писать реквизиты 06 и 07?
7. Как оформляется реквизит 08?
8. Что является датой справки?
9. Когда проставляется реквизит 10?
10. Как оформляется реквизит 14 на личных справках; на внутренних справках; на внешних справках?
11. Что пишется в заголовке?
12. В каком порядке пишется текст на личных справках?
13.  Если в справках по производственной тематике освещается несколько вопросов, как оформляется текст?
14. Кто подписывает справки?
15. Какие справки не подшиваются в дело?

Практическое задание

1. Составьте документ по представленным реквизитам.

Составить справку о подтверждении трудового стажа (10 лет) на ПО "Квант" г. Новгорода (следует указать с какого по какое время проработал человек, в каком цехе, в качестве кого). Подписывает справку директор предприятия и нач. отдела кадров. Основание: номера приказов с указанием даты издания. Справка выдана для предоставления в отдел социального обеспечения.

Составить акт о приеме-передаче персонального компьютера 486 DX -68 инв. № 123 из отдела маркетинга в юридический отдел на срок выполнения работ по контракту № 22/14. ПК признать пригодным к эксплуатации и полностью укомплектованным. Акт составлен в двух экземплярах.

Практическое занятие по теме "Виды писем и порядок составления"

Контрольные вопросы

1. Дать определение документа "Письмо"
2. Какие функции выполняет письмо?
3. На каком бланке оформляются письма?
4. Какие реквизиты обязательны при написании писем?
5. Какие могут быть письма по содержанию и назначению?
6. Какой реквизит, обязательный для многих других документов, в письмах не указывается?
7. На какие две части делится деловая переписка?
8. В чем состоит особенность оформления и подготовки  текста делового письма?
9. Каковы особенности написания текста телеграммы

Практическое задание

1.Выделите основные разновидности оформления делового письма. Оформите в виде таблицы, основные требования к составлению текста делового письма.

2. Составьте документ по представленным реквизитам:

2.1 Составить сопроводительное письмо об отправке проекта договора на поставку продукции с просьбой высказать свои замечания и предложения до … (дата). Подписал письмо зам. директора по коммерческим вопросам.

2.2 Составить письмо-напоминание в адрес торгового объединения о наличии задолженности по оплате поставок овощей.

 2.3 Составить письмо-отказ на имя гр. Павлова И.В. причина отказа – отсутствие вакантных мест по требуемой специальности (указать специальность, которую имеет Павлов И.ВВ. и на работу, по которой рассчитывал получить место).

2.4 Письмом подтвердить согласие с условиями договора о поставке продукции.

Раздел 4        Организация документооборота

Практическое занятие по теме "Организация работы с входящими и внутренними документами"

Контрольные вопросы

1. Кто в организациях осуществляет прием и отработку корреспонденции?
2. Какие виды работ выполняются и какие средства оргтехники применяются при обработке поступающей корреспонденции?
3. Что представляет собой реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» и где он проставляется?
4. Кто в службе ДОУ осуществляет предварительное рассмотрение поступающих документов?
5. Что представляет собой резолюция и где она проставляется?

Практическое задание

1. Определите вид документа и опишите технологию работы с документом (его документооборот)
2. Заполните соответствующие регистрационные формы на документы
3. Оформите контроль исполнения документов
4. Определите количество человек, принимающий участие в работе с документом.
5. Подсчитайте объем документооборота за день

Приложение 1

Общество с ограниченной ответственностью

"СТАНДАРТ ПЛЮС"

(ООО "СТАНДАРТ ПЛЮС")

РАСПОРЯЖЕНИЕ

04.03.2009                                                          № 23

Москва

О промышленной эксплуатации

АРМ "Подотчетные лица"

В связи с вводом в промышленную эксплуатацию АРМ "Подотчетные лица":

1. Всем подотчетным лицам филиала осуществлять движение имущества (перемещение, списание и т. п.) через АРМ "Подотчетные лица" с 05.03.2009.

2. Копии отчетов представлять в бухгалтерию филиала до 15 числа ежемесячно.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на бухгалтера Романову И.Т.

Директор                                                                                    P.T. Исаев

С распоряжением ознакомлена:

Бухгалтер                                                                                 И.T. Романова

Подотчетные лица:

____________ А.Д. Романова

___________ И.И. Сваров

__________ О.Э. Трофимов

Т.Р. Проклова

 634 43 55

Приложение 2

Общество с ограниченной ответственностью

"СТАНДАРТ ПЛЮС"

(ООО "СТАНДАРТ ПЛЮС")

ПРИКАЗ

14.03.2009                                                          № 14

Москва

О привлечении к сверхурочной работе

Для срочного проведения ремонта оборудования в цехе № 2 в целях предотвращения остановки работы цеха

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Привлечь к сверхурочной работе 06.03.2009 следующих работников цеха № 2: начальника цеха Петрова М.И., мастера пуско-наладочного участка Зайцева С.С., слесаря-наладчика Рыбакова В.Н. Ответственный: начальник цеха Петров М.И.

2. В соответствии с утвержденным в ООО "Радуга" Положением об оплате труда оплатить сверхурочную работу названных в п. 1 настоящего приказа работников цеха № 2 за первые два часа работы - в полуторном размере, за последующие часы - в двойном размере. Оплату произвести в ближайший день выплаты заработной платы после выполнения сверхурочной работы. Ответственный: главный бухгалтер Гладышева Н.П.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Лебедева О.В.

Генеральный директор                                                                 Д.М. Озеров

 С приказом ознакомлены:

зам. директора                                                                 О.В. Лебедев

главный бухгалтер                                                                 Н.П. Гладышева

начальник цеха                                                                 М.И. Петров

мастер пуско-наладочного участка                                        С.С. Зайцев

слесарь-наладчик                                                                 В.Н. Рыбаков

Приложение 3

14.03.2009 № 124

На №_____от____

О покупке фруктовых деревьев

Просим в соответствии с договором от 24.06.2008 № 23/76 организовать доставку 300 штук фруктовых деревьев.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты:..........

Директор                                                                                                                      И.Р. Иванов

Главный бухгалтер                                                                                           И.Т Кулик

В.П. Попова  

123 44 13

Приложение 4

ЗАЯВЛЕНИЕ                                                            

14.03.2009    №15                                                      

Об увольнении

Прошу уволить меня по собственному желанию 28 марта 2009 г.

Приложение 5

Общество с ограниченной ответственностью

"ГОСТИНЫЙ ДВОР"

Рязанский просп., д. 35, корп. 1, Москва, 109542

Тел. (495) 351-39-22. Тел./факс (495) 351-04-04. E-mail: gost@mail.ru

ОКПО 02962915 ОГРН 10657400240655 ИНН/КПП 77030226550/778005655

Об аренде выставочной площади

Уважаемый Иван Романович!

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 20 по 25 марта 2009 г. Всероссийской рождественской ярмарки.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: Сч. № 4070581060000000003 в КБ "МЕНАТЕП", БИК 048222242, корр/счет КБ "МЕНАТЕП" в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве -№ 30100820600000000341.

А.П. Славина

377-65-45

Раздел 4 Организация документооборота

Практическое занятие по теме "Организация работы с исходящими документами"

Контрольные вопросы:

1. Кто занимается составлением проекта документа?
2. Каким реквизитом оформляется согласование проекта документа с другими специалистами фирмы?
3. Куда передаются подготовленные и согласованные исходящие документы?
4. Что предоставляется руководителю вместе с проектом исходящего документа?
5. Кто может подписывать исходящие документы?                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Что делает руководитель с проектом документа?
6. Где регистрируются исходящие документы и какие данные для это необходимы?
7. Где проставляется на документе регистрационный номер и дата?
8. Что включает в себя обработка отправляемой корреспонденции?
9. Что происходит с копией документа?
10. Как оформляется реквизит адресат?

Определите какие операции делопроизводства  обязательны для выполнения, какие не используются, а какие возможны в различных группах документов и заполните таблицу

Практическое задание

1. Составьте схему обработки исходящей документации
2. Проставьте на каждом этапе исполнителя
3. Какие реквизиты оформляются на каждом этапе
4. Проставьте на документе исполнителей и номера реквизитов
5. Сопоставьте название этапа и его описание:

Эталон. Схема работы с исходящими документами

Раздел 5. Формирование и хранение дел

Практическое занятие по теме "Оформления дел для архивного хранения"

Контрольные вопросы:

1. Правовые основы подготовки и передачи документов в архив.
2. Дайте определение понятия оформление дела.
3. Порядок оформления дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения.
4. Порядок оформления дела временного срока хранения.
5. Внутренняя опись документов дела. Порядок  ее составления.
6. Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.

Практическое задание:

1. Изучите «Типовую инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (раздел 6.2 Формирование и оформление дел).
2. Изучив выше указанный документ, подготовьте конспект по следующим вопросам  -

• порядок расположения документов внутри дела;
• порядок оформления обложки дела.

3. Изучите «Основные правила работы архивов организаций» (раздел 3.6 Требования к оформлению дел, принимаемых в архив).
4. Изучив выше указанный документ, подготовьте конспект по следующему вопросу –

• подшив (переплет) документов дела при подготовке к постоянному и временному (свыше 10 лет) срокам хранения.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 2-е изд.испр. М.: ЗАЩ «Бизнес школа «Интел-Синтез». 2019
2. Организация работы с документами: учебник / В.А.Кудряев и др. М.; ИНФРА-М. 2020
3. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.; МЦФЭР, 2020.Словарь терминов

Адресат – получатель.

Адресант – отправитель.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акцепт  –  согласие  на  предложение  вступить  в  сделку,  заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Анкета  –  документ,  представляющий  собой  трафаретный  текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Бланк  –  белый лист  с частично напечатанным текстом  и  пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

Бланк  документа  –  набор  реквизитов,  идентифицирующих  автора официального письменного документа.

Ведомость – перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

Виза  –  подпись,  подтверждающая  факт  ознакомления  должностного лица с документом.

Внутренний  документ  –  документ,  предназначенный  для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выписка – копия части текстового документа.

ГОСТ  Р  ГОСТ Р 7.0.97-2016.  «Унифицированные  системы  документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования  к  оформлению  документов»  -  ныне  действующий государственный стандарт.

Гриф  секретности  –  реквизиты,  свидетельствующие  о  степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него. Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки  деловой  корреспонденции  ("секретно",  "срочно",  "не подлежит оглашению", "лично").

Дата  –  число,  месяц  и  год  составления  или  подписания  документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело  –  единица  хранения  письменных  документов  в  архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое  письмо  –  документ,  применяемый  для  связи,  передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ  –  информация  на  материальном  носителе,  имеющая юридическую силу.

Документооборот – 1) движение документов в учреждении с момента их  получения  или  создания  до  завершения  исполнения  или  отправки;  2) количество  входящих, внутренних  и  исходящих документов учреждения  за определенный период времени.

Должностная  инструкция  –  правовой  акт,  издаваемый    в  целях регламентации  организационно-правового  положения  работника,  его обязанностей,  прав,  ответственности  и  обеспечивающей  условие  для  его эффективной работы.

Дубликат  –  экземпляр  документа,  составленный  взамен отсутствующего  подлинника  и  имеющий  одинаковую  с  ним  юридическую силу.

Единая  государственная  система  делопроизводства  (ЕГСД)  – основные положения по составлению номенклатуры дел.

Заявление  –  документ,  содержащий  просьбу  или  предложение  лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Индексация – проставление индекса.

Индекс  дела  –  порядковый  номер дела  по  номенклатуре и  условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.

Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.

Корреспондент – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Личное дело – дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Номенклатура – перечень наименований.

Номенклатура  дел  –  систематизированный  перечень  или  список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер  входящего  письма  –  регистрационный  номер  документа, проставляемый адресатом.

Номер  исходящего  дела  –  регистрационный  номер  документа, проставляемый отправителем.

Нормативные  документы  –  документы,  в  которых  устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Объяснительная  записка  –  1)  -  документ,  поясняющий  содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2)  - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись – юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа – 1) - первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Официальные  документы  –  документы,  составленные  учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов.

Письмо  –  обобщенное  наименование  различных  по  содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Подлинник документа – 1) документ официального происхождения в окончательной  редакции,  удостоверенный  соответствующим  образом;  2) рукопись.

Подпись  на  документе  –  подпись  должностного  лица  или  автора документа,  удостоверяющая  его  подлинность  или  заверяющая  копию документа.

Положение –  1)  -  правовой  акт,  устанавливающий основные правила организации  и деятельности  государственных  органов,  структурных подразделений  органа,  а  также нижестоящих  учреждений,  организаций  и предприятий; 2)  -  свод  правил,  регулирующих  определенную  отрасль  государственного управления,  политической,  общественной,  культурной  или  хозяйственной жизни.

Претензионное  письмо – письмо, отправленное виновной стороной в случае  невыполнения  ею  заключенных  ранее  договоров  и  разного  вида обязательств.

Приказ  –  1)  -  правовой  акт,  издаваемый  руководителем  органа государственного  управления  (его  структурного  подразделения), действующий  на  основе  единоначалия,  в  целях  разрешения  основных  и оперативных  задач,  стоящих  перед  данным  органом.  В  отдельных  случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2)  -  документ,  выдаваемый  органами  государственного  и  ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Проект  документа  –  предварительный  вариант  документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол  –  документ,  содержащий  последовательную  запись  хода обсуждения  вопросов  и  принятия  решений  на  собраниях,  совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные  документы – документы, в которых  фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным  образом  коллегиального  органа  государственного  управления,  в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная  карточка  –  карточка,  предназначенная  для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный  номер  документа  –  порядковый  номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп – штамп, содержащий название учреждения, дату  регистрации,  регистрационный  индекс,  номер  дела,  в  которое  будет помещен документ.

Регистрация  документов  –  запись  в  учетных  формах  (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Резолюция – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция  на  документе  –  письменное  указание  руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты – обязательные элементы служебного документа.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Реквизиты  01-17,19  (Заголовочная  часть)  –  содержат  сведения  об организации и первичные данные о самом документе.

Реквизиты 18,20,21 (Содержательная часть) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл.

Реквизиты 22-30 (Оформляющая часть) –реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Рекламационное  письмо  –  заявление  об  обнаружении  недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Решение  –  1)  -  правовой  акт,  принимаемый  исполкомами  Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые 'несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими  на  основе  единоначалия,  государственными  органами  и общественными организациями и т.д.; 2)  - документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора  гражданского  дела  в  суде  или  спорного  вопроса  в  арбитраже;  3) резолюция собрания, совещания и т.д.

Система  документирования  –  принятый  в  учреждении  порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебная  записка  –  записка  о  выполнении  какой-либо  работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Состав удостоверения – подпись и печать.

Справка –  1) - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2)  -  документ,  подтверждающий  факты  биографического  или  служебного характера.

Справочно-информационный  фонд  –  совокупность систематизированных  произведений  печати  и  неопубликованной  научной  и технической  документации,  использующихся  в  целях  отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт  –  нормативно-технический  документ,  устанавливающий требования  к  группам  однородной  продукции  и  в  необходимых  случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство  и  применение,  а  также  требования  к  иным  объектам стандартизации,  устанавливаемые  Госстандартом  РФ.  Стандартизация

документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стандартизация – возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых  в  установленном  порядке  для  всеобщего  и  многократного  их применения в делопроизводстве.

Структура  и  штатная  численность  –  правовой  акт, регламентирующий  состав  структурных  подразделений  организации  и штатную численность их персонала.

Телеграмма  –  обобщенное  название  различных  по  содержанию документов, переданных по телеграфу.

Телекс – телеграмма, посланная по телетайпу.

Текстовой  документ  –  документ,  содержание  которого  изложено посредством любого вида письма.

Техническая  документация  –  обобщающее  название  документов, отражающих  результат  строительного  и  технологического  проектирования, конструирования,  инженерных изысканий  и  других  работ  по  строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.

Технологическая документация – обобщающее название документов (чертежей,  спецификаций,  карт,  инструкций и т.д.), предназначенных  для описания и оформления технологических процессов.

Типовые  документы  – 1) (тексты-аналоги)  документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2)  нормативные и распорядительные  документы,  определяющие  порядок работы  учреждений (Т. устав, Т. структура)  или  отдельных  ее  сторон  (Т. договор)  и  являющиеся  образцами  для  составления  учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный

стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Указание  –  1)  - правовой акт, издаваемый  органом государственного управления  преимущественно  по  вопросам  информационно-методического характера,  а  также  по  вопросам,  связанным  с  организацией  исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2)  -  документ,  содержащий  требования  и  необходимые  разъяснения  по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель – систематизированное  перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный  комплекс  взаимосвязанных  документов,  созданный  по единым  правилам  и  требованиям  и  применяемый  в  определенной деятельности.   Унификация – сокращение неоправданного многообразия документов, приведение  к единообразию  их форм, структуры,  языковых  конструкций  и операций по обработке, учету и хранению.

Устав – правовой акт, включающий в себя свод  правил, установленных государством  или  организацией,  учреждением,  предприятием  и регулирующих  деятельность  этих  организаций,  предприятий  или определенных  сфер  управления  или  хозяйственной  деятельности (Ветеринарный  устав,  Строевой  устав,  Дисциплинарный  устав,  Устав

открытого  акционерного  общества,  Устав  общества  с  ограниченной ответственность., Устав государственного унитарного предприятия и др.)

Учредительный  договор  -  правовой  акт,  в  соответствии  с  которым стороны  (учредители)  обязуются  создать  юридическое  лицо  и  определяют порядок  совместной  деятельности  по  его  созданию,  реорганизации  и ликвидации.

Факсимиле –  1)  - воспроизведение техническими средствами точного изображения  подписи,  текста,  сделанного  от  руки,  копия  документов, получаемых по факсу; 2)  клише,  печатка,  позволяющая  многократно  воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое  лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.

Формуляр  документа  –  совокупность  расположенных  в  установленной последовательности  реквизитов  документа  (автор,  адрес,  дата,  заголовок, содержание и т.п.).

Циркулярное  письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Штатное  расписание  –  правовой  акт,  устанавливающий  штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании.

Экспертные комиссии (ЭПК) – это постоянно действующие комиссии для  организации  и  проведения  экспертизы  ценности  документов,  отбора  и подготовки  их  для  передачи  на  государственное  хранение,  а  так  же  для контроля  за  правильностью  отнесения  документов  к  различным  делам  и оказания  методической  помощи  в  проведении  экспертизы  ценности

документа.  

Юридическое  лицо  –  учреждение,  предприятие  или  организация, выступающее  в  качестве  самостоятельного  носителя  гражданских  прав  и обязанностей.