МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ОП 05 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
учебно-методическое пособие на тему

Министерство образования, науки и молодежной политики

Краснодарского края

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Краснодарского края «Колледж Ейский»

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ОП 05 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

для студентов специальности
21.02.05  Земельно-имущественные отношения

г. Ейск

2016 г.

Методическое пособие для организации самостоятельной работы студентов по дисциплине ОП 05 «Документационное обеспечение управления» составлен в соответствии с рабочей программой, разработанной на основе федерального государственного образовательного стандарта по специальности 21.02.05  Земельно-имущественные отношения

Составитель:     Косевских А.В. , преподаватель ГБПОУ КК «Колледж Ейский»

Пояснительная записка

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной, устанавливающей базовые знания для усвоения специальных дисциплин.

Выполнение самостоятельной работы должно способствовать более полному усвоению программного материала. Методические указания для выполнения самостоятельной работы составлены в соответствии с рабочими программами по дисциплине, предусматривают самостоятельное изучение делопроизводственных проблем, позволяет ознакомиться с основной документацией предприятия, получить необходимые знания о важнейших аспектах работы с документами. В результате выполнения самостоятельной работы студент должен уметь:

 - оформлять документацию в соответствии с нормативной базой в т.ч. используя информационные технологии и средства оргтехники;

- использовать унифицированные формы документации;

-осуществлять хранение и поиск документов;

-использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;

В результате освоения дисциплины студент должен знать:

- основные понятия документационного обеспечения управления;

-основные законодательные и нормативные акты в области документационного обеспечения управления;

- цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления;

- системы документационного обеспечения управления;

-требования к составлению и оформлению различных видов документов;

- общие правила организации работы с документами;

- современные информационные технологии создания документов и автоматизации документооборота;

- организацию работы с электронными документами;

- виды оргтехники и способы ее использования в документационном обеспечении управления.

 Выполнение заданий по самостоятельной работе должно формировать навыки работы с литературой, умение выбрать главное, самостоятельность в добывании знаний.

Общий объем часов, выделенных на самостоятельную работу студентов по дисциплине ОП 05 «Документационное обеспечение управления», равен 28 академическим часам.

ОГЛАВЛЕНИЕ

1 Роль самостоятельной познавательной деятельности в формировании современного специалиста………………………………………………….…....7

2 Организация самостоятельной работы студентов…………...…………….…8

3 Критерии оценки внеаудиторной самостоятельной работы студентов……17

4 Методика изучения дисциплины и задания для выполнения  самостоятельной работы………...……………………………………………....19

5 Задания для самостоятельной работы студентов ………….……………..…21

5.1 Задание по теме: Предмет и задачи документационного обеспечения управления ……………………………………………………………….....…...21

5.2 Задание по теме: Составление и оформление различных форм бланков письма …….…………………………………………………………………...…24

5.3 Задание по теме: Оформление различных видов писем ……………….…25

5.4 Задание по теме: Подготовка организационных документов……….….…27

5.5 Задание по теме: Состав и оформление распорядительных

документов.............................................................................................................27

5.6 Задание по теме: Состав и оформление информационно-справочных документов………………………………………………………………...……..28

5.7 Задание по теме: Оформление различных видов информационно-справочной документации…………….……………………………………...…30

5.8 Задание по теме: Оформление кадровой документации…...…………...…32  

5.9 Задание по теме: Формирование и оформление личных дел

работников……………………………………………………………………….35

5.10 Задание по теме: Состав и структура земельного баланса………………35

5.11 Задание по теме: Документальное оформление кадастрового дела……….…………………………………………………………..…………..36

5.12 Задание по теме: Документирование кадастрового дела…….…….……37

5.13 Задание по теме: Создание регистрационных форм для регистрации входящей и исходящей документации..………………….………………...…..38

5.14 Задание по теме: Организация архивного хранения документов…….....39  

Список использованных источников………………………………...…………40

Приложение…..…………………………………………………………………..41

1 Роль самостоятельной познавательной деятельности в формировании современного специалиста

Основная задача самостоятельной познавательной деятельности в формировании современного специалиста в области «Документационное обеспечение управления» - научить студента приобретать знания самостоятельно и воспитать потребность в постоянном обновлении, расширении и применении этих знаний.

В ходе самостоятельной работы должна осуществляться главная функция обучения - закрепление знаний, получение новых и превращение их в устойчивые компетенции.

Чтобы самостоятельная работа студентов была успешной необходимо выполнить следующие условия:

- мотивированность учебного задания;

- четкая постановка задач;

- алгоритм (метод) выполнения работ;

- четкое определение форм отчетности и сроков ее сдачи;

- критерии оценки;

- виды и формы контроля (контрольная работа, тесты, семинар).

Самостоятельная работа осуществляется в двух видах: аудиторной и внеаудиторной.

Преподаватель планирует, организует и контролирует самостоятельную деятельность    студента.

        1. На этапе планирования преподаватель решает:

        - какой материал программы выносить на самостоятельную работу;

        - какова технология организации самостоятельной работы;

        - как контролируется самостоятельная работа.

        Все задания должны быть подобраны таким образом, чтобы в процессе их выполнения непрерывно происходило углубление ранее полученных знаний, развитие мышления, выработка умений и навыков.

        2.На этапе организации преподаватель определяет:

        - бюджет времени для проведения самостоятельной работы во время аудиторных занятий;

        - количество часов на внеаудиторную самостоятельную работу по темам.

        3 Контроль за проведением самостоятельной работы.

Комплексный контроль самостоятельной работы студента включает:

- контроль за развитием способности к самообразованию;

- контроль за достижением планируемых результатов обучения, обеспечивающих совершенствование конкретных компетенций.

2 Организация самостоятельной работы студентов

Контроль качества самостоятельной работы может осуществляться с помощью устного опроса на лекциях или практических занятиях, проведения коллоквиума, решение поставленных задач по заполнению форм документации, проверки реферативных обзоров и устных сообщений.

Устные формы контроля помогут оценить владение студентами жанрами научной речи (дискуссия, диспут, сообщение, доклад и др.), в которых раскрывается умение студентов передать нужную информацию, грамотно использовать языковые средства, а также ораторские приемы для контакта с аудиторией. Письменные работы помогут преподавателю оценить владение источниками, научным стилем изложения, для которого характерны: логичность, точность терминологии, обобщенность и отвлеченность, насыщенность фактической информацией.

Самостоятельная работа студентов по дисциплине ОП 05 «Документационное обеспечение управления», организуется в следующих формах:

• самостоятельное изучение теоретического материала по темам и разделам дисциплины;

• решение тематических задач по оформлению, заполнению документации ;

• самостоятельные теоретические исследования (подготовка докладов по теоретическим вопросам).

Система знаний по дисциплине «Документационное обеспечение управления» формируется в ходе аудиторных и внеаудиторных (самостоятельных) занятий. Используя лекционный материал, учебники или учебные пособия, дополнительную литературу, проявляя творческий подход, студент готовится к практическим  занятиям, рассматривая их как пополнение, углубление, систематизация своих теоретических знаний. Самостоятельная работа студента начинается с внимательного ознакомления им с Программой учебного курса. Изучение каждой темы следует начинать с внимательного ознакомления с набором вопросов. Они ориентируют студента, показывают, что он должен знать по данной теме. Вопросы темы как бы накладываются на соответствующую главу избранного учебника или учебного пособия. В итоге должно быть ясным, какие вопросы темы Программы учебного курса и с какой глубиной раскрыты в данном учебном материале, а какие вообще опущены.

Любая наука, следовательно, и «Документационное обеспечение управления», имеет свой категориально-понятийный аппарат. Научные понятия - это та база, на которой «стоит» каждая наука. Понятия - узловые, опорные пункты как научного, так и учебного познания, логические ступени движения в учебе от простого к сложному, от явления к сущности. Без ясного понимания понятий учеба крайне затрудняется, а содержание приобретенных знаний становится тусклым, расплывчатым, напоминая недостроенное здание или еще того хуже: здание без фундамента. Понятие в узком понимании – это определение (дефиниция) того или иного факта, явления, предмета. Такие определения составляют категориально-понятийный аппарат. Они, как правило, кратки по содержанию, схватывают суть дела.

Проработка лекционного курса является одной из важных активных форм самостоятельной работы. Лекция преподавателя -  представляет плод его индивидуального творчества. Он читает свой авторский курс со своей логикой и со своими теоретическими и методическими подходами. Это делает лекционный курс конкретного преподавателя интересным индивидуально-личностным событием. Кроме того, в своих лекциях преподаватель стремится преодолеть многие недостатки, присущие опубликованным учебникам, учебным пособиям, лекционным курсам. В лекциях находят освещение сложные вопросы Государственного образовательного стандарта, которые вызывают затруднения у студентов.

Студенту важно понять, что лекция есть своеобразная творческая форма самостоятельной работы. Надо пытаться стать активным соучастником лекции: думать, сравнивать известное с вновь получаемыми знаниями, войти в логику изложения материала лектором, по возможности вступать с ним в мысленную полемику, следить за ходом его мыслей, за его аргументацией, находить в ней кажущиеся вам слабости. Во время лекции можно задать лектору вопрос, конечно, в такой форме, чтобы не мешать ему, не нарушать его логики. 

Подготовка информационного сообщения

Это вид внеаудиторной самостоятельной работы по подготовке небольшого по объему устного сообщения. Сообщаемая информация носит характер уточнения или обобщения, несет новизну, отражает современный взгляд по определенным проблемам.

Сообщение отличается от докладов и рефератов не только объемом информации, но и ее характером – сообщения дополняют изучаемый вопрос фактическими или статистическими материалами. Оформляется задание письменно, оно может включать элементы наглядности (иллюстрации, демонстрацию).

Регламент времени на озвучивание сообщения – до 5 мин.

Студент должен:

• собрать и изучить литературу по теме;
• составить план или графическую структуру сообщения;
• выделить основные понятия;
• оформить текст письменно;
• сдать на контроль преподавателю и озвучить в установленный срок.

         Критерии оценки:

• актуальность темы;
• соответствие содержания теме;
• глубина проработки материала;
• грамотность и полнота использования источников;
• наличие элементов наглядности.

Решение ситуационных и производственных задач способом их документального оформления

Производственная задача - это условный пример по отражению в обеспечении управления предприятием фактов хозяйственной деятельности, которые необходимо отразить документально.

Ситуационная задача – это вид учебного задания, имитирующий ситуации, которые могут возникнуть в реальной действительности.

Цель включения ситуационных задач в образовательный процесс -научить студентов:

- отбирать информацию;

- сортировать ее для решения заданной задачи;

- выявлять ключевые проблемы;

- искать альтернативные пути решения и оценивать их;

- выбирать оптимальное решение и формировать программы действий и т. п.

Кроме того, студенты в процессе решения ситуационной задачи:

- развивают коммуникативные навыки;

- получают презентационные умения;

-формируют интерактивные умения, позволяющие эффективно взаимодействовать и принимать коллективные решения;

- приобретают экспертные умения и навыки;

- учатся, самостоятельно отыскивать необходимые знания для решения ситуационной проблемы.

Подготовка презентации

Компьютерную презентацию, сопровождающую выступление докладчика, удобнее всего подготовить в программе MS PowerPoint. Презентация как документ представляет собой последовательность сменяющих друг друга слайдов - то есть электронных страничек, занимающих весь экран монитора (без присутствия панелей программы). Чаще всего демонстрация презентации проецируется на большом экране, реже – раздается собравшимся как печатный материал. Количество слайдов адекватно содержанию и продолжительности выступления (например, для 5-минутного выступления рекомендуется использовать не более 10 слайдов).

На первом слайде обязательно представляется тема выступления и сведения об авторах. Следующие слайды можно подготовить, используя две различные стратегии их подготовки:

1 стратегия: на слайды выносится опорный конспект выступления и ключевые слова с тем, чтобы пользоваться ими как планом для выступления.

В этом случае к слайдам предъявляются следующие требования:

- объем текста на слайде – не больше 7 строк;

- маркированный/нумерованный список содержит не более 7 элементов;

- отсутствуют знаки пунктуации в конце строк в маркированных и нумерованных списках;

- значимая информация выделяется с помощью цвета, кегля, эффектов анимации.

Особо внимательно необходимо проверить текст на отсутствие ошибок и опечаток. Основная ошибка при выборе данной стратегии состоит в том, что выступающие заменяют свою речь чтением текста со слайдов.

2 стратегия: на слайды помещается фактический материал (таблицы, графики, фотографии и пр.), который является уместным и достаточным

средством наглядности, помогает в раскрытии стержневой идеи выступления. В этом случае к слайдам предъявляются следующие требования:

- выбранные средства визуализации информации (таблицы, схемы, графики и т. д.) соответствуют содержанию;

- использованы иллюстрации хорошего качества (высокого разрешения), с четким изображением (как правило, никто из присутствующих не заинтересован вчитываться в текст на ваших слайдах и всматриваться в мелкие иллюстрации).

Максимальное количество графической информации на одном слайде – 2 рисунка (фотографии, схемы и т.д.) с текстовыми комментариями (не более 2 строк к каждому). Наиболее важная информация должна располагаться в центре экрана.

Основная ошибка при выборе данной стратегии – «соревнование» со своим иллюстративным материалов (аудитории не предоставляется достаточно времени, чтобы воспринять материал на слайдах). Обычный слайд, без эффектов анимации должен демонстрироваться на экране не менее 10 – 15 секунд. За меньшее время присутствующие не успеет осознать содержание слайда. Если какая-то картинка появилась на 5 секунд, а потом тут же сменилась другой, то аудитория будет считать, что докладчик ее подгоняет. Обратного (позитивного) эффекта можно достигнуть, если докладчик пролистывает множество слайдов со сложными таблицами и диаграммами, говоря при этом «Вот тут приведен разного рода вспомогательный материал, но я его хочу пропустить, чтобы не перегружать выступление подробностями». Правда, такой прием делать в начале и в конце презентации – рискованно, оптимальный вариант – в середине выступления.

Если на слайде приводится сложная диаграмма, ее необходимо предварить вводными словами (например, «На этой диаграмме приводится то-то и то-то, зеленым отмечены показатели А, синим – показатели Б»), с тем, чтобы дать время аудитории на ее рассмотрение, а только затем приступать к ее обсуждению. Каждый слайд, в среднем должен находиться на экране не меньше 40 – 60 секунд (без учета времени на случайно возникшее обсуждение). В связи с этим лучше настроить презентацию не на автоматический показ, а на смену слайдов самим докладчиком.

Особо тщательно необходимо отнестись к оформлению презентации.

Для всех слайдов презентации по возможности необходимо использовать один и тот же шаблон оформления, кегль – для заголовков - не меньше 24 пунктов, для информации - для информации не менее 18. В презентациях не принято ставить переносы в словах.

Нежелательны звуковые эффекты в ходе демонстрации презентации. Наилучшими являются контрастные цвета фона и текста (белый фон – черный текст; темно-синий фон – светло-желтый текст и т. д.). Лучше не смешивать разные типы шрифтов в одной презентации. Рекомендуется не злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже).

Неконтрастные слайды будут смотреться тусклыми и невыразительными, особенно в светлых аудиториях. Для лучшей ориентации в презентации по ходу выступления лучше пронумеровать слайды. Желательно, чтобы на слайдах оставались поля, не менее 1 см с каждой стороны. Вспомогательная информация (управляющие кнопки) не должны преобладать над основной информацией (текстом, иллюстрациями). Использовать встроенные эффекты анимации можно только, когда без этого не обойтись (например, последовательное появление элементов диаграммы). Для акцентирования внимания на какой-то конкретной информации слайда можно воспользоваться лазерной указкой.

Диаграммы готовятся с использованием мастера диаграмм табличного процессора MSExcel. Для ввода числовых данных используется числовой формат с разделителем групп разрядов. Если данные (подписи данных) являются дробными числами, то число отображаемых десятичных знаков должно быть одинаково для всей группы этих данных (всего ряда подписей данных). Данные и подписи не должны накладываться друг на друга и сливаться с графическими элементами диаграммы. Структурные диаграммы готовятся при помощи стандартных средств рисования пакета MSOffice. Если при форматировании слайда есть необходимость пропорционально уменьшить размер диаграммы, то размер шрифтов реквизитов должен быть увеличен с таким расчетом, чтобы реальное отображение объектов диаграммы соответствовало значениям, указанным в таблице. В таблицах не должно быть более 4 строк и 4 столбцов — в противном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом.

Табличная информация вставляется в материалы как таблица текстового процессора MSWord или табличного процессора MSExcel. При вставке таблицы как объекта и пропорциональном изменении ее размера реальный отображаемый размер шрифта должен быть не менее 18 pt. Таблицы и диаграммы размещаются на светлом или белом фоне.

Если Вы предпочитаете воспользоваться помощью оператора (что тоже возможно), а не листать слайды самостоятельно, очень полезно предусмотреть ссылки на слайды в тексте доклада ("Следующий слайд, пожалуйста...").

Заключительный слайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание».

Для показа файл презентации необходимо сохранить в формате «Демонстрация PowerPоint» (Файл — Сохранить как — Тип файла — Демонстрация PowerPоint). В этом случае презентация автоматически открывается в режиме полноэкранного показа (slideshow) и слушатели избавлены как от вида рабочего окна программы PowerPoint, так и от потерь времени в начале показа презентации.

После подготовки презентации полезно проконтролировать себя вопросами:

- удалось ли достичь конечной цели презентации (что удалось определить, объяснить, предложить или продемонстрировать с помощью нее?);

- к каким особенностям объекта презентации удалось привлечь внимание аудитории?

-  не отвлекает ли созданная презентация от устного выступления?

После подготовки презентации необходима репетиция выступления.

3 Критерии оценки внеаудиторной самостоятельной работы студентов

Качество выполнения внеаудиторной СРС оценивается посредством текущего контроля самостоятельной работы студентов с использованием пятибальной системы. Текущий контроль СРС – это форма планомерного контроля качества и объёма приобретаемых студентом компетенций в процессе изучения дисциплины, проводится на практических занятиях и во время консультаций преподавателя.

Может проводиться в письменной, устной или смешанной формах.

Формы и методы контроля: практические занятия, зачеты, защита творческих работ и др.

Максимальное количество баллов «Отлично» студент получает, если:

• обстоятельно с достаточной полнотой излагает соответствующую тему;
• даёт правильные формулировки, точные определения, понятия терминов;
• может обосновать свой ответ, привести необходимые примеры;
• правильно отвечает на дополнительные вопросы преподавателя, имеющие целью выяснить степень понимания студентом данного материала.

«Хорошо» студент получает, если:

• неполно (не менее 70% от полного), но правильно изложено задание;
• при изложении были допущены 1-2 несущественные ошибки, которые он исправляет после замечания преподавателя;
• даёт правильные формулировки, точные определения, понятия терминов;
• может обосновать свой ответ, привести необходимые примеры;
• правильно отвечает на дополнительные вопросы преподавателя, имеющие целью выяснить степень понимания студентом данного материала.

«Удовлетворительно» студент получает, если:

• неполно (не менее 50% от полного), но правильно изложено задание;
• при изложении была допущена 1 существенная ошибка;
• знает и понимает основные положения данной темы, но допускает неточности в формулировке понятий;
• излагает выполнение задания недостаточно логично и последовательно;
• затрудняется при ответах на вопросы преподавателя.

«Неудовлетворительно» преподаватель вправе оценить выполненное студентом задание, если оно не удовлетворяет требованиям, установленным преподавателем к данному виду работы.

4 Методика изучения дисциплины и задания для выполнения самостоятельной работы

План-график самостоятельной работы студентов, объем часов и форма проведения при изучении данной дисциплины представлен в таблице 1

Таблица 1 - План-график самостоятельной работы студентов

При выполнении самостоятельной работы предусматривается изучение нормативных актов по документационному обеспечение управления, различных литературных источников по списку, предложенному в учебной программе по дисциплине.

Целью решения ситуационных производственных задач с документальным их заполнением является закрепление полученных теоретических знаний по дисциплине «Документационное обеспечение управления», привитие практических навыков.

5 Задания для самостоятельной работы студентов

5.1 Задание по теме: Предмет и задачи документационного обеспечения управления

Цель: закрепление знаний о сущности документационного обеспечения, его видах, измерителях, применяемых на практике.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Задание.  Подготовка презентаций на тему:

Делопроизводство в дореволюционной России.

Примерное содержание презентации:

- Этапы развития делопроизводства

- Делопроизводство в древнерусском государстве

- Особенности делопроизводства

- Виды документов

- Делопроизводство в киевской Руси

- Приказное делопроизводство

Вариант вида слайдов к данной презентации представлен на рисунках 1-3.

Рисунок 1 – Слайд 1

Рисунок 2 – Слайд 2

Рисунок 3 – Слайд 3

Задание.

 Подготовка презентаций на тему:

Советский период развития делопроизводства

Примерное содержание презентации:

- Советская эпоха государственного делопроизводства

- Виды документов используемые при данном делопроизводстве

- Реквизиты того времени

-История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

Вариант вида слайдов к данной презентации представлен на рисунках 4-5.

Рисунок 4 – Слайд 1

Рисунок 5 – Слайд 2

Порядок выполнения задания

На основании основной и дополнительной литературы, рекомендуемой к выполнению самостоятельной работы необходимо подготовить презентацию по данной теме.

5.2 Задание по теме: Составление и оформление различных  форм бланков письма

Цель: формирование умений составления и оформления различных  форм бланков письма.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Задание.

1.  Подготовка сообщений.

Порядок выполнения задания

На основании основной и дополнительной литературы, рекомендуемой к выполнению самостоятельной работы необходимо подготовить сообщения по данной теме. Преподаватель на лекции может провести фронтальный опрос по данной теме или спросить сообщение у нескольких студентов. Студенты должны владеть информацией и быть готовы отвечать по всем вопросам.

Сообщение на тему: Унифицированные системы документации.              Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- Унифицированные системы документации

- Унифицированные формы документов

-Основные направления развития унификации и стандартизации документов

-Недостатки и перспективы развития унифицированные системы документации

Сообщение на тему: Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- Составление и оформление организационно-распорядительной       документации.

- Классификация и структура организационно распорядительных           документов ГОСТ Р6.30-97

- Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.

- Требования к оформлению реквизитов организационно-          распорядительной документации.

Сообщение на тему: Требования к оформлению документов.

Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- требование к структуре текста документа

- требование к оформлению текста документа

- оформление таблиц

- оформления графиков и диаграмм

5.3 Задание по теме: Оформление различных видов писем

Цель: приобрести знания и навыков самостоятельной работы с оформлением различных видов писем. Приобретение навыков о структуре и составе различных видов писем, а также правильность их написания.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Порядок выполнения задания

На основании основной и дополнительной литературы, рекомендуемой к выполнению самостоятельной работы необходимо подготовить сообщения по данной теме. Преподаватель на лекции может провести фронтальный опрос по данной теме или спросить сообщение у нескольких студентов. Студенты должны владеть информацией и быть готовы отвечать по всем вопросам.

Сообщение на тему: Стандартизация управленческой документации.

Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- Стандартизация: понятие, назначение, объекты

- Международный опыт в области стандартизации

- Развитие отечественной стандартизации

- Унификация документов

- Стандартизация документов

- Унифицированные системы документации

- Требования ГОСТ 6.30-2003

Сообщение на тему: Общероссийский классификатор управленческой документации.

           Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- Методы классификации и кодирования (ТЭСИ).

- Использование классификаторов ТЭСИ в текущей работе Отдела труда и заработной платы управления «Челябэнерго».

- Что представляет собой Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

- Табель унифицированных форм документов.

- Что представляет собой Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

-Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

5.4  Задание по теме: Подготовка организационных документов

Цель: Изучить состав реквизитов управленческих документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков управленческих документов и состав обязательных реквизитов бланков;

Научиться проектировать бланки организаций и оформлять реквизиты управленческих документов, а также овладеть навыками построения формуляра-образца организационно-распорядительных документов, оформления реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти, а также иных учреждений, организаций, предприятий; навыками работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Порядок выполнения задания

Оформить Штатное расписание по образцу (Приложение 1).

5.5 Задание по теме: Состав и оформление распорядительных документов

Цель: Изучить состав комплекса распорядительных документов, назначение видов и разновидностей распорядительной документации.

Научиться решать задачи по сбору и обработке материала (информации) для издания распорядительных документов, грамотно и профессионально организовывать процедуры издания распорядительных документов, а также овладеть приемами и методами составления и оформления видов и разновидностей распорядительных документов, методикой разработки алгоритмов издания всех видов и разновидностей распорядительной документации.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Порядок выполнения задания

Оформить Акт по образцу (Приложение 2).

5.6 Задание по теме: Состав и оформление информационно-справочных документов

Цель: Изучить состав и оформление информационно-справочных документов по предприятию.

Научиться решать задачи по сбору и обработке материала (информации) для издания информационно-справочных документов, грамотно и профессионально организовывать процедуры издания данных документов, а также овладеть приемами и методами составления и оформления видов и разновидностей информационно-справочных документов, методикой разработки алгоритмов издания всех видов и разновидностей такой документации.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Порядок выполнения задания

Оформить Резюме по образцу.

Образец резюме

на должность бухгалтера

1. Цель

Соискание должности бухгалтера

2. Образование

3. Опыт работы

4. Профессиональные навыки и знания

• Отличное знание налогового, гражданского, трудового законодательства
• Хорошие теоретические знания бухгалтерского учета, проводок
• Опытный пользователь ПК: MS Office: Word, Excel, Outlook; «1С: Зарплата и кадры 7.7», «1С: Предприятие», программы банк-клиент, Консультант + и др.

Знание иностранных языков

1. Английский язык — читаю и перевожу со словарем

Прочее

• Коммуникабельность, активная жизненная позиция
• Нацеленность на результат
• Стрессоустойчивость
• Стремление к развитию и профессиональному росту
• Хобби — чтение, путешествия, кулинария

5.7 Задание по теме: Оформление различных видов информационно-справочной документации

Цель: Изучить состав и оформление информационно-справочных документов по предприятию.

Научиться решать задачи по сбору и обработке материала (информации) для издания информационно-справочных документов, грамотно и профессионально организовывать процедуры издания данных документов, а также овладеть приемами и методами составления и оформления видов и разновидностей информационно-справочных документов, методикой разработки алгоритмов издания всех видов и разновидностей такой документации.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Порядок выполнения задания

Оформить Автобиографию по образцу.

Автобиография (образец)

Я, Васильев Юрий, Павлович, родился 15 февраля 1987 года в городе Владивостоке. В 1994 году поступил в общеобразовательную школу №2. В 2004 году окончил школу с отличием и поступил в Дальневосточный Гуманитарный университет на факультет журналистики. В 2009 году закончил ДГУ с красным дипломом. В сентябре этого же года и по сегодняшний день работаю в газете «Новости Владивостока» журналистом.

Судимости не имею.

Состою в браке с Васильевой Анной Петровной, 04 марта 1989 года рождения. Родилась в городе Москва, имеет высшее юридическое образование, работает юрисконсультом. Проживает по адресу: город Владивосток ул. Пролетарская д. 20 кв. 45 совместно со мной. Детей нет.

Дополнительные сведения:

Отец: Васильев Анатолий Сергеевич, родился 13 марта 1967 года в городе Владивостоке, имеет высшее техническое образование, работает главным инженером. Проживает по адресу: город Владивосток, ул. Правды 15, кВ. 10. Судимости не имеет.

Мать: Васильева Ольга Петровна, родилась 16 марта 1968 года в городе Владивостоке, имеет высшее экономическое образование, работает главным бухгалтером. Проживает по адресу: город Владивосток, ул. Правды 15, кВ. 10. Судимости не имеет.

Брат: Васильев Иван Алексеевич, родился 1 июля 1995 года в городе Владивостоке. На сегодняшний день является студентом 3 курса очного отделения журналистики Дальневосточного Гуманитарного университета. Проживает по адресу: город Владивосток, ул. Правды 15, кВ. 10. Судимости не имеет».

5.8 Задание по теме: Оформление кадровой документации  

Цель: Изучить состав и структуру кадровой документации, основы разработки и внедрения процедур регулирования трудовых отношений, делопроизводственные функции системы управления персоналом, порядок контроля за исполнением кадровых документов. Научиться вести кадровое делопроизводство, формировать номенклатуру дел кадровой службы, организовывать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Применять навыки разработки локальных нормативных документов в соответствии с профилем деятельности организации и основами трудового законодательства в области кадрового делопроизводства.

 Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Порядок выполнения задания

Оформить Объяснительную записку и Претензию по образцу.

Директору ООО «Альфа»

Туполеву А.А.

от бухгалтера

Кухаркиной А.П.

Объяснительная записка

об ошибке в заполнении документов

26 августа 2015 года мною были неверно указаны цены на продукцию в товарной накладной №432 и счете-фактуре №564, они были завышены на 10%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Альфа».

Возникшая ошибка вызвана повышенной загруженностью в день подготовки документа. 26 августа отсутствовала по причине болезни напарница, в связи с чем, пришлось выполнять работу за двоих. Документы были подготовлены в конце рабочего дня, когда сильная усталость вызвала невнимательность при выполнении работы.

Ошибку свою признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.

26.08.2015                                                                             Кухаркина А.П.

К ______________________________
(ФИО, наименование, адрес)
от: _____________________________
(ФИО заявителя полностью, адрес)

ПРЕТЕНЗИЯ

«___»_________ ____ г. между нами был заключен договор _________ (указать наименование договора).

По условиям этого договора вы были обязаны _________ (указать, какие обязательства возникли между сторонами, в какой срок должны быть исполнены).

Однако в установленный срок обязательства не исполнены.

На основании изложенного,

Прошу:

• _________ (изложить требования) в течение ____ дней с момента получения настоящей претензии.

Перечень прилагаемых к претензии документов:

1. Документы, подтверждающие основание предъявления претензии

5.9 Задание по теме: Формирование и оформление личных дел работников                    

Цель: Изучить состав и структуру общих правила систематизации документов и формирования дел.

Применять навыки разработки работы с документами по личному составу работников в соответствии с профилем деятельности организации и основами трудового законодательства в области кадрового делопроизводства.

 Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Порядок выполнения задания

Заполнить Счет-фактуру и Платежное поручение по образцу (Приложение 3 и 4).

5.10 Задание по теме: Состав и структура земельного баланса

Цель: приобрести знания и навыков самостоятельной работы с оформлением документов по составу и структуре земельного баланса. Приобретение навыков по построению земельного баланса, а также правильность его ведения.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Задание:

Сообщение на тему: Документирование трудовых отношений.

Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- Оформление трудовых правоотношений при поступлении на работу

- Виды документов по оформлению трудовых отношений

- Приказы по личному составу

- Личная карточка

- Личное дело

- Прием на работу

- Трудовой договор

Порядок выполнения задания

На основании основной и дополнительной литературы, рекомендуемой к выполнению самостоятельной работы необходимо подготовить сообщения по данной теме. Преподаватель на лекции может провести фронтальный опрос по данной теме или спросить сообщение у нескольких студентов. Студенты должны владеть информацией и быть готовы отвечать по всем вопросам.

5.11 Задание по теме: Документальное оформление кадастрового дела

Цель: приобрести знания и навыков самостоятельной работы с оформлением кадастрового дела. Приобретение навыков по построению земельного баланса и отражение его в кадастровом реестре.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Задание:

Сообщение на тему: Использование унифицированных форм документов при документировании трудовых отношений.

Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу

- Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

- Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела

- Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнения работников

- Ведение трудовых книжек работников 22

Порядок выполнения задания

На основании основной и дополнительной литературы, рекомендуемой к выполнению самостоятельной работы необходимо подготовить сообщения по данной теме. Преподаватель на лекции может провести фронтальный опрос по данной теме или спросить сообщение у нескольких студентов. Студенты должны владеть информацией и быть готовы отвечать по всем вопросам.

5.12 Задание по теме: Документирование кадастрового дела

Цель: приобрести знания и навыков самостоятельной работы с оформлением кадастрового дела и полного его документального оформления. Приобретение навыков по построению земельного баланса и отражение его в кадастровом реестре.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Порядок выполнения задания 

Оформить Расходный кассовый ордер и Доверенность по образцу (Приложение 5).

5.13 Задание по теме: Создание регистрационных форм для регистрации входящей и исходящей документации  

Цель: приобрести знания и навыки самостоятельной работы с создание регистрационных форм для регистрации входящей и исходящей документации. Приобретение навыков по их использованию и хранению.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Задание:

Сообщение на тему: Формирование и хранение дел.

Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- Систематизация и учет документов в организации (номенклатура дел)

- Индекс дела

- Заголовок дела

- Количество единиц хранения

- Сроки хранения дел

- Примечание

- Формирование и оформление дел

- Организация оперативного хранения документов

- Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами

Порядок выполнения задания

На основании основной и дополнительной литературы, рекомендуемой к выполнению самостоятельной работы необходимо подготовить сообщения по данной теме. Преподаватель на лекции может провести фронтальный опрос по данной теме или спросить сообщение у нескольких студентов. Студенты должны владеть информацией и быть готовы отвечать по всем вопросам.

5.14 Задание по теме: Организация архивного хранения документов  

Цель: приобрести знания и навыков самостоятельной работы с оформлением документов по сдачи в архив. Приобретение навыков по оформлению попутной документации и архивного дела.

Оснащение: данные методические указания, конспект лекций, рекомендуемая литература.

Задание:

Сообщение на тему: Нескучная работа архивиста.

Примерное содержание и что необходимо отразить в сообщении:

- Отражение общественно-политических изменений на архивное дело современной России

- Современная система архивов

- Государственные архивы федерального уровня

- Государственный архив Российской Федерации

- Российский государственный архив древних актов

- Российский государственный исторический архив

Порядок выполнения задания

На основании основной и дополнительной литературы, рекомендуемой к выполнению самостоятельной работы необходимо подготовить сообщения по данной теме. Преподаватель на лекции может провести фронтальный опрос по данной теме или спросить сообщение у нескольких студентов. Студенты должны владеть информацией и быть готовы отвечать по всем вопросам.

Список использованных источников  

1. Басаков М.И.  Делопроизводство (документационное обеспечение управления  на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие, 5-е изд., перераб. и доп. -  М.: Дашков и К,  2014.

2. Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: МЭСИ, 2012.

3. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. М.: «Инфра-М», 2014\.

4. Корнеева И.К., Кудряева В.А., Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов -  М.: ТК Велби, 2014.

5.  Кузнецова Т.В., Делопроизводство: Учебник для вузов. Под общ. ред. проф. МЦФЭР, М.: 2012.

6. Пшенко А.В., Документационное обеспечение управления – Издательский центр Академия, М., 2014.

7. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие,  - М: ИНФРА-М, 2013.

Приложение 1

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1

наименование организации

Приложение 2

АКТ

приема-передачи документов

г. ________________                                                                   «  » _________________ 20__г.

_______________________________в лице ________________________________________, с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________, с другой стороны, принял следующие документы:

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Передал документы:        Принял документы:

__________________ /                      /                          _____________________ /                       /

        М.П.        М.П.

Приложение 4

Приложение 5

 Приложение 3