ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
план-конспект занятия по теме

ЛЕКЦИЯ:

ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Требования к ведению документов по личному составу 

Ключевые понятия 

Основные положения 

Контрольные вопросы 

Задания для самостоятельной работы 

• Документация по личному составу
• Документирование при приёме работника
• Трудовые договоры (контракты)
• Документирование при переводе работника
• Документирование при увольнении работника

    Трудовые правоотношения организации (предприятия) с работниками регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, принятым Государственной Думой 21 декабря 2001 года. В строгом соответствии с этим кодексом на любом предприятии (независимо от формы собственности)  должен соблюдаться определенный порядок документального оформления:

• Приёма,
• Перевода и
• Увольнения работников.

  Также подлежат документированию существенные изменения в должностном и профессиональном статусе, трудовом поведении работника.

  Совокупность всех этих взаимосвязанных документов называют документацией по личному составу.

  К документации по личному составу относят:

• трудовые договоры (контракты), заключенные с работником;
• приказы по личному составу ( о приёме, переводе, увольнении работника); 
• трудовые книжки; 
• личные карточки формы №Т-2; 
• характеристики; 
• личные дела и т.д. 

  Это особого вида документы, которые должны аккуратно оформляться, содержаться в установленном порядке, храниться длительное время.

  Как правило, они образуют большие массивы, насчитывающие тысячи единиц хранения.

      От организации работы с документами по личному составу во многом зависит эффективность системы управления персоналом. Оперативность и обоснованность принимаемых решений, когда речь заходит о расстановке кадров, оценке их профессиональной отдачи, планировании трудовой карьеры.

Трудовой договор 

    Одним из основных документов, регулирующих правоотношения работодателя и работника, является трудовой договор (контракт).

  Согласно Трудовому Кодексу  РФ (статья 56) трудовой договор (контракт ) фиксирует  СОГЛАШЕНИЕ, достигнутое между работником и работодателем (организацией, учреждением, предприятием) по поводу взаимных обязательств: одна сторона обязуется выполнять конкретную работу по определенной специальности, другая - обязуется её оплачивать  и обеспечивать необходимые условия труда.

   Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Минтруда России от 14 июля 1993 года №135. Её можно использовать в качестве образца-шаблона для разработки договоров (контрактов).

     Трудовой договор должен иметь следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование документа (контракт, договор);
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• текст;
• подписи сторон;
• печать. 

    Трудовой договор обязательно заключается в ПИСЬМЕННОЙ  ФОРМЕ.

    Это повышает гарантии сторон в реализации соглашения.

    Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр хранится в организации, второй  находится у работника.

   В трудовом договоре необходимо отразить:

•  наименование профессии, должности, на которую принимается работник;
•  вид заключаемого договора ( бессрочный, на определенный срок, на время выполнения определенной работы);
•  срок действия договора (для срочного договора);
• характеристику условий труда;
•  права и обязанности работника;
• права и  обязанности работодателя;
• режим труда и отдыха;
•  система оплаты труда работника;
•  продолжительность отпуска;
•  дополнительные льготы и услуги и т.д.

    Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

   Договоры  должны быть написаны простым и доступным языком, понятным любому работнику независимо от его возраста и уровня образования. Особенно чётко следует изложить положения, в которых зафиксированы социальные гарантии работника.

  Некоторые рекомендации по составлению договоров:

1.       Стороны трудового договора (контракта).  Сторонами являются:

-        РАБОТОДАТЕЛЬ - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, индивидуальный предприниматель; 

-         РАБОТНИК - гражданин, достигший 16 лет ( в исключительных случаях 15 лет); учащийся, достигший 14 лет ( в случаях, предусмотренных законодательством).

2.       Место работы.  В договоре целесообразно указывать не только  предприятие, но и структурное подразделение, в которое принимается работник.

3.       Наименование должности или профессии.  Следует указывать в соответствии с Общероссийским классификатором профессий, должностей служащих и тарифных разрядов, ОКПДТР (ОК 016-94).

 Совмещение профессий (должностей) может быть оговорено в специальном пункте договора.

 В трудовой договор могут быть внесены обязательства работника по повышению квалификации, переобучению.

4.       Условия труда и обязанности работника. Следует чётко оговорить условия труда, с которыми соглашается работник.

  Необходимо указать круг основных обязанностей работника в соответствии с той должностью, на которую он принимается.

5.       Оплата труда. Вопросы оплаты труда, как правило,  отражены в коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте. Месячная заработная плата работника, выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

     Регулирование оплаты труда работников бюджетной сферы осуществляется централизованно на основе Единой тарифной сетки.

    В трудовом договоре (контракте) целесообразно указывать размер тарифной ставки (должностного оклада) работника, предусмотренный в коллективном договоре. Кроме тарифной ставки ( должностного оклада) могут быть предусмотрены различные надбавки и доплаты, действующие на предприятии формы поощрения.

    Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Договор может предусматривать испытательный срок (не более трёх месяцев).

     Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения будет таким же, что срок хранения личных дел.

Приём на постоянную  работу

    Документирование при приёме работника позволяет чётко зафиксировать в правовом отношении  все этапы данного процесса, дисциплинирует вновь поступающего работника, помогает ему осознать свои права, обязанности,  перспективы ( см. Рис. 1).

Рис.1 Документирование при приёме работника

Резюме - первый документ, который заполняет претендент на вакансию.

В резюме работник помещает краткую информацию о самом себе (указывает возраст, семейное положение, образование, опыт работы, пожелания к условиям труда, подчеркивает свои главные деловые качества).

  Оформляется резюме по усмотрению составителя. Единственное требование, которое иногда выдвигается работодателем: объём этого документа не должен превышать ОДНОЙ страницы.

  Как правило, резюме предлагают выслать почтой или переслать по факсу.

 После принятия положительного решения в отношении данного претендента, он пишет заявление на имя руководителя организации (предприятия) с просьбой о принятии на работу. Данный документ должен быть датирован и подписан работником

  При оформлении на работу администрация обязана потребовать от поступающего гражданина следующие документы:

• трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник устраивается на условиях совместительства);
• паспорт;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• военный билет (для военнообязанных).

 При приёме на должность, требующей специальных знаний и высокой квалификации, необходимо предъявить документ (диплом) о полученном профессиональном образовании.

 Иногда от поступающего работника требуют заполнения особой анкеты.

 После подписания договора издаётся приказ о приёме работника    

( существует стандартная форма № Т-1). Затем делается запись в трудовой книжке, которая сдаётся в отдел кадров, заполняется личная карточка

 ( форма №Т-2). В бухгалтерии на вновь принятого работника открывается лицевой счёт по заработной плате.

Перевод на другую работу

   Все виды переводов работника на другую работу оформляются приказом по личному составу. Существует типовая межотраслевая форма такого приказа ( распоряжения) № Т-5.

   На основании приказа делаются соответствующие записи в трудовой книжке, в личной карточке и в лицевом счете по заработной плате.

  Схема документирования при переводе работника представлена на Рис.2.

Рис.2. Документирование при переводе работника 

 Переводом на другую работу считается:

• перевод на другое предприятие;
• перевод в другую местность, хотя бы и вместе с предприятием;
• перемещение на том же предприятии, которое связано с переходом на другую должность, сменой специальности или существенным изменением условий труда, характера выполняемой работы.

     Для перевода на другую работу требуется письменное согласие работника. 

Трудовой   Кодекс (ТК) разрешает временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости (на срок до одного месяца).

 Увольнение

   Основанием для увольнения  (прекращения трудового договора) является; 

• обоюдное желание сторон;
• истечение срока договора;
• расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя;
• перевод работника по его просьбе или с его согласия, на другое предприятие;
• отказ работника от продолжения работы в связи с изменениями собственника предприятия;
• обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ТК РФ, ст. 83).

   В ситуации расторжения договора по инициативе самого работника, он пишет заявление на имя директора с просьбой об увольнении по собственному желанию. Это заявление надо представить администрации за ДВЕ недели до даты прекращения работы.

   Затем оформляется приказ об увольнении (форма №Т-8).

   На основании этого приказа делается запись в трудовой книжке (указывается дата, причина увольнения, номер приказа об увольнении) и в личной карточке работника, которая перемещается в картотеку уволенных.

  Копия приказа поступает в бухгалтерию, где производится полный расчёт с работником.

  Увольняемому сотруднику в последний день работы под расписку выдается трудовая книжка. Лицевой счёт по заработной плате закрывается (см. Рис.3).

 Рис. 3. Документирование при увольнении работника

  Увольнение работника по инициативе администрации может быть произведено и по ряду иных причин:

• ликвидации организации;
• сокращение численности или штата работников;
• систематическое неисполнение работником своих должностных обязанностей;
• грубые нарушение работником трудовой дисциплины;
• совершение работником по месту работы хищения государственного или общественного имущества и т.д.

  К оформлению увольнения работника следует подойти особенно внимательно. Необходимо строго придерживаться всех  требований закона, иначе  администрация предприятия рискует быть втянутой  в долгие судебные разбирательства.

1. Как осуществляется документирование приёма на работу?
2. Должен ли заключаться договор с работником при его поступлении в частную фирму?
3. Как осуществляется документирование перевода на другую работу?
4. Как осуществляется документирование увольнения работника?