Функции секретаря по планированию рабочего времени. Планирование рабочего дня секретаря и руководителя.
план-конспект урока

СПб ГБ ПОУ «Российский колледж традиционной культуры»

План проведения учебного занятия

ПМ 01, МДК 01.03 Р.1 «Организация секретарского обслуживания»

Тема занятия:                                        Тема 3.5. Функции секретаря по

планированию рабочего времени

Планирование рабочего дня

секретаря и руководителя.

Согласование режима работы.

Составление таблицы

Количество часов на занятие                        1 час

Преподаватель:                                        Соколовская Н.Н.

Цель урока:

Ознакомиться с функциями секретаря по планированию рабочего времени.

Задачи урока:

Учебная: познакомить студентов с функциями секретаря по планированию рабочего времени.

Воспитательная: поддерживать у студентов познавательный интерес к выбранной специальности.

Развивающая: организовать собственную деятельность, определять методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

Тип урока: комбинированный.

В ходе занятия формируются и развиваются элементы профессиональных и общих компетенций (в соответствии с рабочей программой дисциплины):

ПК 1.3. Владеть навыками планирования рабочего времени руководителя и секретаря.

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

Знания:

1. Специфика основной деятельности организации.
2. Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации.
3. Руководящий состав организации и ее подразделений.
4. Функции самоменеджмента.
5. Принципы и правила планирования рабочего времени.

Умения:

1. Выбирать и оформлять планировщик.
2. Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе.
3. Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное.
4. Выбирать оптимальный ритм работы.
5. Анализировать причины невыполнения задач.
6. Применять информационно-коммуникационные технологии.

Дидактические единицы:

Взаимодействие руководителя и секретаря в процессе совместной работы, планирование рабочего времени, самоменеджмент, фотография рабочего дня.

Средства обучения:

• комплект учебно-методической и дидактической документации преподавателя,
• раздаточный материал,
• мультимедиа презентация.

План урока:

1. Организационная часть (3 минуты)
2. Изложение нового материала (15 минут)
3. Выполнение практического задания (20 минут)
4. Проверка полученных знаний (5 минут)
5. Подведение итогов, домашнее задание (2 минуты)

Ход урока:

1. Организационная часть.

Приветствую студентов, отмечаю присутствие студентов в журнале.

Слайд 1 Сегодня вы ознакомитесь с новой темой.

Тема урока - планирование рабочего дня секретаря и руководителя. Согласование режима работы.

Цель урока – ознакомиться с функциями секретаря по планированию рабочего времени.

Порядок проведения урока – сегодня мы с вами рассмотрим: планирование рабочего дня секретаря и руководителя, ознакомимся с таблицей «Взаимодействие руководителя и секретаря в процессе совместной работы». Далее мы с вами выполним небольшое практическое задание (оценка за урок будет выставлена по результатам практического задания, а также будет учитываться ваша активная работа на уроке).

2. Изложение нового материала.

Слайд 2 Начнем наш урок с понятия, что же такое «организация».

В энциклопедическом словаре дается три определения, раскрывающих различные аспекты этого сложного понятия.

1. Внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие автономных частей целого, обусловленных его строением.
2. Совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.
3. Объединение людей, совместно реализующих программу или цель действующих на основе оправленных правил и процедур.

Реализуя управленческие задачи и в первую очередь принятие и осуществление решений, руководитель и секретарь вступают в организационные отношения. Их оптимизация во многом способствует обеспечению эффективности работы всей организации.

Одно из действующих средств сделать работу руководителя и сотрудников фирмы производительной – четкое планирование и эффективное использование рабочего времени руководителя. Отношение к времени показатель культуры труда. Конкретным примером организационного и информационного взаимодействия руководителя и секретаря в процессе совместной работы может служить таблица «Взаимодействие руководителя и секретаря в процессе совместной работы» (объяснить студентам таблицу).

Слайд 3 Согласно профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» от 15 июня 2020 г. помощник руководителя выполняет две трудовые функции по планированию своего рабочего времени и руководителя организации, это:

1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени, трудовые действия:

• выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
• внесение информации в планировщик (органайзер);
• согласование с руководителем времени планируемых действий;
• согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
• информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
• предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
• формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

Осуществляя данную трудовую функцию помощник руководителя должен уметь:

• устанавливать цели, определять иерархию целей;

• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации.

Знать:

• специфику основной деятельности организации;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• требования охраны труда.

Слайд 4 Вторая трудовая функция «Планирование рабочего дня секретаря» включает в себя следующие трудовые действия:

• выбор и оформление планировщика секретаря;
• ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе);
• согласование планов с планами и сроками работы руководителя;
• распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);
• перенос невыполненных запланированных задач;
• выполнение типичных ежедневных дел.

Необходимые умения:

• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
• выбирать оптимальный ритм работы;
• анализировать причины невыполнения задач;
• применять информационно-коммуникационные технологии.

Знания:

• особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях);
• основы управления временем.

(домашнее задание, распечатать эти две таблицы из проф.стандарта специалиста доу)

Слайд 5

План - это заранее намеченная система мероприятий, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ.

Правильное планирование  рабочего дня позволит:

• сэкономить огромное количество драгоценных часов;
• ничего не забыть выполнить;
• уменьшит количество стрессов в работе и повысит эффективность работы.

Слайд 6

При составлении плана рабочего дня необходимо учитывать некоторые особенности:

• наиболее благоприятное время для выполнения особо важных дел - с 10 до 12 часов затем следует некоторый спад активности;
• во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов.

Слайд 7. На слайде представлен порядок выполнения дел секретарем.

Слайд 8. Вспомним примерную схему рабочего дня секретаря.

Слайд 9. 1. НАЧАЛО РАБОЧЕГО ДНЯ. ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:

1. прийти на работу не менее чем за 15-20 минут до начала;
2. проверить состояние своего рабочего места и руководителя;
3. уточнить дату на календарях, время на часах;
4. просмотреть входящую корреспонденцию

Слайд 10. ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:

1. Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.
2. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
3. Подшивка исполненных документов в дела

Слайд 11. ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:

1. Организация приема посетителей;
2. Телефонное обслуживание руководителя.
3. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
4. Уведомление руководителя об исполненных документах.
5. Составление и оформление служебной документации.

Слайд 12. КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:

1. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
2. Вечерний доклад руководителю.
3. Привести в порядок своё рабочее место.
4. Проверить выключили вы организационную технику и свет.

Слайд 13. Четкое понимание всей последовательности действий помощника руководителя, можно достичь на основе фотографии рабочего дня (на слайде пример фотографии рабочего дня).

3. Выполнение практического задания

Сейчас мы с вами будем выполнять практическое задание, составление таблицы «Фотография рабочего дня секретаря». Для выполнения данного практического задания вам понадобится таблица «Взаимодействие руководителя и секретаря в процессе совместной работы» и пример фотографии рабочего дня вы можете видеть на экране.

Ваша задача составить в тетради фотографию рабочего дня секретаря.

4. Проверка полученных знаний

По окончанию выполнения практического задания студенты сдают тетради на проверку преподавателю.

Количество допущенных ошибок:

0-1 – «отлично»

2-3 – «хорошо»

4-5 – «удовлетворительно»

6 и более – «неудовлетворительно»

5. Подведение итогов, домашнее задание

Оценить работу студентов на уроке. Провести рефлексию по осмыслению студентами пройденного материала в форме опроса. Дать домашнее задание.

Контрольные вопросы для проведения рефлексии по осмыслению студентами пройденного материала

1. Рабочий день секретаря, из каких частей он состоит?

2. Сколько трудовых функций и какие, включает в себя проф.стандарт специалиста доу при планировании рабочего дня секретаря и руководителя?

3. На какой промежуток времени составляется планирование?

Слайд 14 Домашнее задание

Ознакомиться с знаниями и умениями в профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (распечатать или переписать знания и умения на стр. 15-17).