Создание структурированного документа. Слияние документов.
презентация к уроку
ЕН.01 Информатика и ИКТ в профессиональной деятельности. Практические работы для студентов специальности 43.01.02 ПАРИКМАХЕР
Скачать:
Вложение | Размер |
---|---|
Создание структурированного документа. Слияние документов | 970.38 КБ |
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Список известной информации Что вы знаете о текстовом редакторе MS Word ?
Открытие салона красоты База клиентов Реклама открытия салона
Открытие салона красоты
Открытие салона красоты
Что общего? Найдите общее слово
Что общего? Создание
Что общего? Структура
Что общего? Документ
Что общего? Слияние
Создание Структура Документ Слияние
Создание структурированного документа. Слияние документов. Тема практического занятия
Цель: научиться создавать единый структурированный документ с помощью механизма слияния документов Word, получить практические навыки в создании серийных писем.
Формирование компетенций: ПК.3.3 ОК.01 Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. Самостоятельно осуществлять взаимодействие со специалистами и организациями с целью продвижения своих услуг.
Основные определения MS Word содержит набор средств, позволяющие формировать структурированные тексты. Иными словами, разбивать текст на уровни (например: на главы, параграфы и подпораграфы или разделы, подразделы, статьи). Создание структуры средствами MS Word : 1.Возможность быстрой навигации по тексту в режиме "Схема документа" (Вид>Схема документа (Область навигации); 2.Создание обновляемого оглавления документа.
Основные определения Для создания структуры документа следует для абзаца определить уровень в структуре документа.
Основные определения Колонтитул (название колонки, страницы) – это текст на верхнем и/или нижнем поле, который появляется на каждой странице документа. Соответственно различают верхний и нижний колонтитулы. Они содержат автотекст (№ страницы, автор, название документа, дату\время и др.). Для вставки колонтитулов нужно выполнить команду Вставка\ Колонтитулы
Основные определения Сноски - непременные атрибуты большого документа. В общем случае под сноской понимают дополнительный текст, помещенный внизу страницы под основным текстом и отделенный от него прямой чертой. Сноски могут содержать комментарии, пояснения, переводы, ссылки на первоисточник и др . Чтобы поместить на странице сноску, совершите действие Ссылки\Сноски\ Вставить сноску.
Основные определения Номер страницы устанавливается через вкладку Вставка, раздел Колонтитулы\ Номер страницы , в появившемся окне указывается положение (вверху или внизу), расположение (слева, справа, по центру и др.) и формат самого номера.
Основные определения Слияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Например, приглашение на открытие салона красоты. Шаблон с оформлением письма – основной документ . А переменные данные, такие как фамилия, имя и отчество и т.п. – источник данных .
Основной документ Фамилия Имя Отчество Дата рождения Адрес проживания Иванова Татьяна Ивановна 01.01.2002 г. Белгород, ул. Ленина, д. 13 Источник данных Поле слияния Результата слияния Схема слияния документа
В результате слияния основного документа и источника данных для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается сразу несколько писем.
Этапы по слиянию документов Создание источника данных. Создание основного документа. Слияние документов между собой.
Пригласительные на открытие салона Создайте документ слияния для генерации информационных писем для приглашения на открытие салона.
#1 Создадим письма для рассылки информации об открытии салона красоты потенциальным клиентам путем использования возможности слияния в Word . Создание источника данных . Мы не просто так на этапе повторения материала уже создали список нашей группы – он и будет нашей базой данных будущих клиентов. Имейте в виду, что данный документ должен впредь находиться в том же каталоге, где вы его сохранили в первый раз, т.к. в случае его переноса основной документ будет запрашивать его новый адрес.
# 2 Создание шаблона для писем . Создайте новый документ MS Word и сохраните его под именем Письма . Напечатайте в него следующий текст и оформите на свой вкус, используя различные возможности форматирования текста. Уважаемая Фамилия Имя Отчество! Мы приглашаем вас на открытие салона 01.01.2021 в 13.00 МСК! Стрижка , укладка, окрашивание, маникюр, педикюр, оформление бровей, массаж, косметологические уходы и SPA – всё это ждёт именно вас!
# 3 В документе, созданном на предыдущем шаге, необходимо выбрать тип итогового документа, в данном случае это «Письма». Вкладка Рассылки-Начать слияние - Письма
# 4 Далее требуется указать источник для основного документа. Вкладка Рассылки- Выбрать получателей – Использовать существующий список . Выбор списка для формирования писем осуществляется путем указания файла Список группы . Проверить список можно выбрав команду Рассылки – Изменить список получателей : Находящиеся в окне данные автоматически генерируются посредством анализа указанного документа в качестве источника данных. Именно эти данные будут подставлены в шаблон для выполнения слияния. В данном окне вы можете выполнить сортировку данных для изменения порядка писем в итоговом документе с письмами, можете добавить или удалить получателей слияния. Выберем всех абонентов для получения слияния. Нажимаем на «ОК».
# 5 Далее необходимо в документе с шаблоном письма указать изменяемые блоки (фамилия , имя, отчество и т.д.) В основном документе (с шаблоном оформления) мышью выделите слово «Фамилия Имя Отчество», выберите команду Рассылки- Вставить поле слияния – Фамилия Имя Отчество
# 6 В итоге, документ должен измениться следующим образом: Уважаемая Иванова Татьяна Ивановна! Мы приглашаем вас на открытие салона 01.01.2021 в 13.00 МСК! Стрижка , укладка, окрашивание, маникюр, педикюр, оформление бровей, массаж, косметологические уходы и SPA – всё это ждёт именно вас!
# 7 Далее вы можете «пролистать» список писем для различных клиентов выбрав команду Рассылки- Просмотр результатов с использованием управляющих кнопок << и >>.
Выполнение практического задания
договор на оказание парикмахерских услуг Создайте структурированный документ по образцу.
рефлексия
вопросы Чему мы сегодня научились на занятии? Что далось легко, было понятно? В чем возникли затруднения ?
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Практическая работа "Создание интегрированного документа с помощью MS Office"
Разработка практического занятия по информатике. В ходе работы обобщаются знания по использованию мастера функции в MS Excel, закрепляются способы построения диаграмм, схем в MS Visio, приобретается н...
Календарно-тематическое планирование по дисциплине "Создание и редактирование служебных документов"
Данная дисциплина входит в профессиональный модуль ПМ 04 Организация работы секретаря руководителя....
Методические указания на творческую работу : «Создание документа на выбранную тему с последующим созданием мультимедийного продукта»
Данные методические указания содержат подробную инструкцию по созданию документа на выбранную тематику с последующей реализацией на его основе мультимедийного продукта .Данные указания использую...
Разработка занятия учебной практики по теме "Работа в MS Word. Создание и обработка многостраничных документов"
Разработка занятия учебной практики по теме "Работа в MS Word. Создание и обработка многостраничных документов"....
Разработка практического занятия по МДК 02.03. Организация и сопровождение электронного документооборота по теме: Создание электронной формы документа. Слияние данных.
Практическое занятие по теме: Создание электронной формы документа. Слияние данных....
Тест «Составление документа. Реквизиты документа»
ТЕСТ «Составление документа. Реквизиты документа»...
Открытый урок по дисциплине "Документационное обеспечение управления" на тему: "Организация работы с документами. Регистрация документов"
Открытый урок по дисциплине "Документационное обеспечение управления" на тему: "Организация работы с документами. Регистрация документов"...