Разработка практического занятия по МДК 02.03. Организация и сопровождение электронного документооборота по теме: Создание электронной формы документа. Слияние данных.
план-конспект занятия по теме

Практическое занятие по МДК 02.03. Организация и сопровождение электронного документооборота

Тема и содержание занятия: «Создание электронной формы документа. Слияние данных»

Цель занятия: изучить возможность MS Word и MS Excel, позволяющие производить слияние данных, с целью упрощения однотипной работы и автоматизации процесса создания электронных документов.

Практические навыки: умение выполнять слияние данных, подготавливать базу данных необходимую для выполнения данного процесса.

Продолжительность занятия – 2

ЗАДАНИЕ 1.

1. Создайте документ в Word и назовите его «Договоры с контрагентами».
2. Введите в документ следующий текст:

3. Введите в таблицу Excel «для связки» на первый лист дополнительную графу «сумма прописью», пропишите в ней все суммы прописью. И при слиянии добавьте эти данные в документ в соответствующее  место также как и остальные данные из таблицы.

4. С помощью команды «Начать слияние» в меню «Рассылки» произведите автоматическую замену данных:

Номер договора

Наименование клиента (контрагент)

ФИО- измените фамилию, укажите ее в родительном падеже.

Окончание в слове «именуемый»

Сумма договора

Сумма прописью.

В итоге при слиянии у вас должно получиться:

ДОГОВОР № [номер договора]

Клиент, [Контрагент]  в лице Генерального директора [ФИО], именуем[окончание]  в дальнейшем ЗАКАЗЧИК, заключил с  ООО «Заборостроительный завод» договор на сумму  [сумма] [сумма прописью] рублей.

Ход работы:

А. Рассылка – начать слияние – пошаговый мастер слияния (Рис. 1)

Рис. 1

Б. Выбор типа документа – оставить предложенный вариант «Письма», нажать далее.

В. Изменения будут вноситься в текущий документ word, поэтому оставляем «текущий документ», нажимаем далее.

Г. Выбор получателей – использование списка и в обзоре выбрать подготовленную таблицу Excel (см. рис. 2).

Рис. 2

Д. Т.к. данные внесены только на первом листе Книги Excel, то и выбираем Лист 1. Нажимаем Ок.

5. Переходим в текст документа, выделяем места в которые будут добавлены данные из таблицы: выделяем номер договора и выбираем команду «Вставить поле слияния», в выпадающем списке выбираем нужное поле (см. рис. 3)

Рис. 3.

Аналогичные действия следует проделать и с другими полями:

Наименование клиента – произвести слияние с полем «Контрагент»

Именуемый – выделить окончание и произвести слияние с полем «окончание»

Сумма – соответственно с полем «Сумма договора».

ДАЛЕЕ МАСТЕР НАСТРОЙКИ СЛИЯНИЙ МОЖЕНО ЗАКРЫТЬ, Т.К. КОМАНДЫ НА ПАНЕЛИ БЫСТРОГО ДОСТУПА И В МАСТЕРЕ БУДУТ ДУБЛИРОВАТЬ СЕБЯ.

6. Во вкладе «Рассылки» выбрать команду «Просмотр результатов». Теперь вы можете увидеть как изменились данные в вашем документе если нажмете на стрелочки «право, лево».
7. Далее следует просмотреть все получившиеся документы в отдельном файле:

Команда «найти и объединить» в выпадающем списке выбрать «изменить отдельные документы» - выбрать все (см. рис. 4).

рис. 4.

Теперь вы создали документ «Письма 1», в котором на каждом листе имеется по одному экземпляру ваших договоров.

8. Теперь можно сделать рассылку писем, воспользовавшись той же командой» Найти и объединить» - «отправить электронные сообщения.

ЗАДАНИЕ 2:

Оформите Справку сотруднику «по месту требования» с указанием должности и заработной платы.

Главный файл при этом сама справка в Word, а вспомогательный – таблица в Excel.

Для выполнения задания вам понадобится:

1. Создайте таблицу в Excel со следующими данными и произведите расчет заработной платы.

2. Создайте файл Word и занести туда следующий текст:

Справка

Выдана ФИО, в том, что он (-а) является сотрудником ООО «многобудешьзнатьскоросостаришься».

С 15.01.2015 находится  в должности должность+ окончание с ежемесячной заработной платой зарплата.

                                                Дана по месту требования

Генеральный директор                                А.П. Пеньков

3. Ход выполнения задания:

Свяжите файл word c файлом  excel, так чтобы данные из excel отражались в word.

Следуйте инструкции:

1. С помощью команды «Начать слияние» в меню «Рассылки» произведите автоматическую замену данных в документе Word:

ФИО

Должность + окончание

Зарплата

2. Для этого необходимо:

А. Рассылка – начать слияние – пошаговый мастер слияния (Рис. 1)