Презентация : "Прием и передача телефонограмм" (Профессия ПКРС 46.01.01Секретарь, ПМ 02.Организационная деятельность, МДК.02.01 Организация секретарского обслуживания)
презентация к уроку на тему

Слайд 1

Профессия ПКРС 46.01.01Секретарь ПМ 02.Организационная деятельность МДК.02.01 Организация секретарского обслуживания Тема урока: Прием и передача телефонограмм

Слайд 2

Изучить правила отправления, приема, оформления телефонограммы, реквизиты . Цель урока:

Слайд 3

Телефонограмма - документ , содержащий служебное сообщение или оперативную информацию, передаваемую устно по телефону. Определение

Слайд 4

Телефонограмма применяется для срочных оповещений о совещаниях , заседаниях, внезапно случившихся событиях , об отмене запланированных мероприятий . Применение

Слайд 5

Телефонограмма передается только по местной телефонной связи Способ передачи телефонограммы

Слайд 6

1.Информация должна быть точной и краткой. 2.Трудные слова должны передаваться по буквам. 3.Объем ТФГ должен содержать не более 50 слов. 4.ТФГ проверяется повторным чтением Требования к передаче телефонограммы

Слайд 7

П1 - приветствие П2 - представление П3 - причина П4 - проблема (обсуждение вопроса) П5 - подведение итогов П6 - признательность П7 - прощание Схема 7П

Слайд 8

1 2 3 4 5 6 Звонок Здравствуйте, Компания «Строитель», секретарь Здравствуйте, Вам звонят из ЗАО «Полиграф», примите тфг Да, пожалуйста, диктуйте Текст не более 50 слов Текст повторяет принимающий Кто принял, номер тел., время приема Кто отправил, номер телефона Спасибо, досвидание Всего доброго, досвидание

Слайд 9

Телефонограмма относится к группе информационно - справочных документов. оформляется на общем бланке организации или на листе бумаги формата А-4 в 1 экземпляре. Оформление

Слайд 10

По ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов Оформление

Слайд 11

Реквизиты телефонограммы 1.Наименование организации (автора документа); 2.Наименование документа; 3. Адресат; 4.Дата ; 5.Регистрационный номер документа; 6.Заголовок к тексту; 7.Текст; 8.Подпись должностного лица (наименование должности, ФИО);

Слайд 12

9.Должность сотрудника , Ф И.О. тел ., передавшего ТФГ ; 10. Должность сотрудника, Ф.И.О., тел ., принявшего ТФГ 11.Время передачи ТФГ .; Дополнительные реквизиты

Слайд 13

Задача секретаря, п ринявшего телефонограмму, ознакомить с её содержанием всех должностных лиц, которым предназначена информация.

Слайд 14

Телефонограмма должна быть оформлена, зарегистрирована, подписана должностным лицом. Юридическая сила документа

Слайд 15

Исполненный документ подшивают в дело: адресант – в исходящие документы; адресат – во входящие документы. Срок хранения по решению ЭК или По Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 29 мая 2010г. с изменениями от16.02.2016 №403 ХРАНЕНИЕ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Слайд 16

Министерство легкой промышленности президенту ТЕЛЕФОНОГРАММА концерна «АРМА» А.М . Косенко 22 апреля 2017 №15 Предлагаю двадцать пятого апреля прибыть к 10 часам на совещание по вопросу качества выпускаемой продукции. Заместитель министра И.Н.Красюк Передал: 10 ч 20 мин секретарь зам . министра Ковальская М.А . тел. 2978563 Принял: секретарь президента концерна Зуева О.С., т ел.7456358 Примеры оформления телефонограммы

Слайд 17

Спасибо за внимание!