РАБОТА В MICROSOFT ACCESS, СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ, СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ, ОРГАНИЗАЦИЯ СВЯЗИ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ Методические указания к практическим занятиям по курсу "Базы и банки данных"
учебно-методический материал

РАБОТА В MICROSOFT ACCESS,

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ,

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ,

ОРГАНИЗАЦИЯ СВЯЗИ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

Методические указания к практическим занятиям по курсу

"Базы и банки данных"

 Оглавление

Цель работы4

1. Основные понятия базы данных ACCESS4

2. Порядок выполнения работы5

2.1. Работа с  базой данных5

2.1.1. Создание базы данных5

2.1.2. Открытие базы данных7

2.1.3. Окно базы данных7

2.2. Создание таблиц8

2.2.1. Создание новой таблицы в режиме конструктора9

2.2.2. Сохранение таблицы10

2.2.3. Сохранение копии таблицы с новым именем10

2.2.4. Удаление таблицы10

2.2.5. Добавление поля в таблицу в режиме таблицы11

2.2.6. Добавление полей в таблицу в режиме конструктора11

2.2.7. Данные, используемые в поле таблицы12

2.2.8. Создание поля14

2.2.9. Изменение типа данных поля14

2.2.10. Изменение имени поля в таблице15

2.2.11. Удаление поля из таблицы в режиме таблицы15

2.3. Определение связей между таблицами15

2.3.1. Отображение окна “Схема данных”16

2.3.2 Определение связей между таблицами16

2.3.3. Удаление связи20

2.3.4 Просмотр существующих связей20

2.4. Заполнение таблиц21

2.4.1. Добавление новых данных в режиме таблицы21

2.4.2. Изменение данных в поле21

2.4.3. Сохранение записи22

2.4.4. Копирование или перемещение данных из одного поля в другое22

2.4.5. Копирование или перемещение данных из нескольких полей23

2.4.6. Удаление записи23

3. Пример выполнения задания24

4. Задание26

5. Контрольные вопросы27

6. Требования к отчету28

Библиографический список28

Цель работы

Получение навыков  по созданию реляционных баз данных, формированию и заполнению таблиц, организации связи между таблицами.

1. Основные понятия базы данных ACCESS

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет.

Кроме перечисленных объектов база данных может содержать макросы - наборы специальных макрокоманд и модули - программы на языке VBA.

В Access можно создать несколько баз данных. База данных это - файл, имеющий расширение  mdb. В этот файл входят все объекты Access, а также - документ “Схема данных”, в котором хранятся связи между таблицами.

Каждый объект Access имеет имя, длина которого должна быть не более 64 символов. В имени допускаются русские буквы и пробелы.

 2. Порядок выполнения работы

2.1. Работа с  базой данных

В Microsoft Access создается пустая база данных, а затем в нее добавляются таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

2.1.1. Создание базы данных

После вызова программы на экране появляется  окно начала работы базы данных (Рис. 1).

Рис. 1. Окно начала работы базы данных

1                    Для создания новой базы данных щелкните строку Новая база данных. Откроется окно создания базы данных (Рис. 2).

          Рис. 2. Окно создания баз данных

2                    В поле Папка выберите диск и папку, для размещения файла базы данных

3                    В поле Имя файла укажите имя Вашей базы.

4        Щелкните кнопку Создать. (Откроется окно базы данных).

После создания пустой базы данных необходимо создать объекты этой базы данных.

2.1.2. Открытие базы данных

1        Для открытия базы данных в основном окне щелкните строку Открыть базу данных. Откроется окно, аналогичное окну создания базы данных.

2        В поле Папка выберите диск и папку, в которой размещен файл Вашей базы данных

3        Выделите файл Вашей базы данных

4        Щелкните кнопку Открыть. (Откроется окно базы данных).

Примечание

Чтобы открыть одну из нескольких баз данных, открывавшихся последними, выберите имя базы данных в списке окна  начала работы (Рис.1) и щелкните кнопку Открыть. База данных будет открыта с теми  же настройками, с которыми она была открыта последний раз.

2.1.3. Окно базы данных

Окно базы данных  (рис. 3.) содержит три кнопки и шесть вкладок.

Рис. 3. Окно базы данных

Вкладки используются для работы с соответствующими объектами базы данных.

Кнопки Создать, Открыть и Конструктор используются соответственно для создания, заполнения или просмотра и  изменения структуры объекта.

2.2. Создание таблиц

В Microsoft Access существует несколько способов создания таблиц. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу, определив все параметры макета таблицы в режиме конструктора

Можно также создать таблицу с помощью мастера. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

2.2.1. Создание новой таблицы в режиме конструктора

1        В окне база данных нажмите вкладку Таблица, а затем кнопку Создать.

2                    В окне Новая таблица выберите строку Конструктор  и  щелкните кнопку ОК. Открывается окно (рис. 4.) в котором нужно определить поля таблицы.

         Рис.4. Окно ввода параметров макета таблицы

3        Введите в ячейку столбца Поле имя первого поля.

4        В ячейке столбца Тип данных оставьте Текстовый или нажмите кнопку раскрытия списка и выберите тип данных.

5        Введите сведения о данных в поле Описание (Описание является необязательным).

6        При необходимости задайте значения свойств поля, список которых выводится в нижней части окна.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

2.2.2. Сохранение таблицы

1        Нажмите кнопку Сохранить    на панели инструментов.

2        При первом сохранении таблицы введите ее имя в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access в диалоговое окно Сохранение и нажмите кнопку OK. 

2.2.3. Сохранение копии таблицы с новым именем

1        Если таблица открыта и выделена, выберите команду Сохранить как. Если таблица закрыта,  выберите таблицу, а затем команду Сохранить как.

2        В текущей базе данных в диалоговом окне Сохранение таблицы, введите имя таблицы в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access и нажмите кнопку OK. 

2.2.4. Удаление таблицы

1        В окне базы данных выберите вкладку  таблицы.

2        Выберите таблицу и нажмите клавишу  DELETE.

Чтобы отменить удаление нажмите кнопку Отменить    на панели инструментов.

2.2.5. Добавление поля в таблицу в режиме таблицы

1        Откройте таблицу в режиме таблицы.

2        Выберите столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.

3        Установите указатель на заголовок столбца, дважды нажмите кнопку мыши и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия следует выполнить в режиме конструктора.

2.2.6. Добавление полей в таблицу в режиме конструктора

1        Откройте таблицу в режиме конструктора.

2        Для добавления поля в таблицу выберите строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажмите кнопку Добавить строки    на панели инструментов.

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3        Выберите столбец Имя столбца и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4        В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (“Текстовый”) или выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке в ячейке столбца Тип данных.

5        В столбце Описание введите описание, помещаемое в это поле. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.

2.2.7. Данные, используемые в поле таблицы

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

·         Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

·         Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

·         Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.

2.2.8. Создание поля

1        Откройте таблицу в режиме конструктора.

2        Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки  .

3        В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4        В столбце Тип данных нажмите кнопку мыши на стрелке и выберите нужный тип поля.

5        В случае необходимости установите другие свойства поля.

2.2.9. Изменение типа данных поля

1        Если таблица уже содержит данные, то до изменения типов данных и размеров полей, сделайте ее копию.

2        Откройте таблицу в режиме конструктора.

3        Выберите ячейку в столбце Тип данных поля, которое необходимо изменить, нажмите кнопку раскрытия списка, а затем выберите новый тип данных.

4        На панели инструментов нажмите кнопку Сохранить .

Предупреждение.   Если в результате изменений данные будут потеряны, то до сохранения изменений на экран выдается сообщение об имевших место ошибках. Для отмены преобразований нажмите кнопку Отменить. Для сохранения изменений и продолжения работы нажмите кнопку OK.

2.2.10. Изменение имени поля в таблице

Изменение имени поля никак не влияет на содержащиеся в нем данные, но оно может повлечь за собой изменение других частей базы данных. Если какие-либо объекты базы данных содержат ссылки на поле, имя которого изменилось, то в них тоже необходимо внести соответствующие исправления.

1        Откройте таблицу в режиме конструктора.

2        Измените имя поля

2.2.11. Удаление поля из таблицы в режиме таблицы

1        Откройте таблицу в режиме таблицы.

2        Выберите область выделения поля столбца, которое необходимо удалить.

3        В меню Правка выберите команду Удалить столбец.

Примечания.

·         Ссылки на удаленное поле, содержащиеся в других объектах базы данных, также необходимо удалить. Например, если в отчете содержится элемент управления, связанный с удаленным полем, то невозможно будет найти данные из этого поля, и на экран будет выдано соответствующее сообщение.

·         Нельзя удалить поле, которое является частью отношения. Сначала необходимо удалить связи.

2.3. Определение связей между таблицами

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу. 

2.3.1. Отображение окна “Схема данных”

1        Переключитесь в окно базы данных.

2        На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных  .

На экране появится окно схемы данных. Если макет связей был ранее сохранен, то он будет отображен на экране. В обратном случае появится диалоговое окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать таблицы или запросы для добавления в окно схемы данных.

2.3.2 Определение связей между таблицами

1        Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2        Переключитесь в окно базы данных.

3        Нажмите кнопку Схема данных    на панели инструментов.

4        Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно Добавление таблицы (Рис. 5).

 Рис. 5. Окно добавления таблицы

Если необходимо добавить таблицы до определения связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку Добавить таблицу    на панели инструментов.

5        Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

6        Для связывания полей установите курсор мыши на связываемое поле первой таблицы, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на связываемое поле другой таблицы.

В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля.

7                    В диалоговом окне Связи (Рис. 6) нажмите кнопку Создать.

          Рис. 6. Диаалоговое окно Связи

8                    В диалоговом окне Схема данных,  связанные поля будут соединены линией (Рис. 7).

          9        Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, выполните шаги 5-7.

Рис.7. Окно Схема данных

При закрытии окна схемы данных на экран будет выведено сообщение, нужно ли сохранять макет. Не зависимо от того, будет он сохранен или нет, связи, созданные в базе данных, будут сохранены.

Примечания  

·         Если необходимо просмотреть все связи, определенные в базе данных, нажмите кнопку Показать все связи    на панели инструментов. Для просмотра связей только для определенной таблицы выберите таблицу, а затем на панели инструментов нажмите кнопку Показать прямые связи  .

·         Если в структуру таблицы необходимо внести изменения, щелкните таблицу правой кнопкой и выберите команду Конструктор таблиц.

·         Допускается определение связей не только для таблиц, но и для запросов. Однако для запросов целостность данных вовсе не обязательна.

2.3.3. Удаление связи

1        Закройте все открытые таблицы. Удалять связи между открытыми таблицами нельзя.

2        Переключитесь в окно базы данных.

3        На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных  .

4        Если таблицы, в которых необходимо удалить связи, не отображены на экране, на панели инструментов нажмите кнопку Добавить таблицу    и дважды щелкните имя каждой таблицы, которую необходимо добавить. Затем нажмите кнопку Закрыть.

5        Щелкните мышью линию связи, которую необходимо удалить (выбранная линия становится выделенной), а затем нажмите клавишу DELETE.

2.3.4 Просмотр существующих связей

1        Переключитесь в окно базы данных.

2        На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных  .

3        Для просмотра всех связей, созданных в базе данных на панели инструментов нажмите кнопку Показать все связи  .

2.4. Заполнение таблиц

 2.4.1. Добавление новых данных в режиме таблицы

1                   
Откройте таблицу в режиме таблицы ( Рис 8).

Рис. 8. Окно ввода данных в таблицу

2        Щелкните мышью первое поле.

3        Введите данные и нажмите клавишу TAB для перехода к следующему полю.

4        В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к следующей записи.

2.4.2. Изменение данных в поле

1        Откройте таблицу в режиме таблицы .

2        Чтобы изменять данные внутри поля, установите указатель в любое место в пределах этого поля и нажмите кнопку мыши.

3        Введите текст с клавиатуры.

Примечания

·         Если при вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений, внесенных в текущее поле, нажмите клавишу ESC. Для того чтобы отменить изменения, внесенные во всю запись, снова нажмите клавишу ESC перед выходом из поля.

·         Microsoft Access сохраняет изменения в момент перехода к другой записи.

2.4.3. Сохранение записи

Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переводе курсора в другую запись или при закрытии формы или таблицы.

Для сохранения данных в записи во время ее изменения выберите в меню Записи команду Сохранить запись.

2.4.4. Копирование или перемещение данных из одного поля в другое

1        Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2        Выберите данные для копирования или вырезания.

3        Для копирования данных нажмите на панели инструментов кнопку Копировать.

Для перемещения данных нажмите на панели инструментов кнопку Вырезать  .

4        Для того чтобы заменить текущее значение поля получателя, выделите все поле.

Для вставки данных в уже существующие данные установите курсор в подходящее место.

5        Нажмите на панели инструментов кнопку Вставить  .

2.4.5. Копирование или перемещение данных из нескольких полей

1        Откройте таблицу в режиме таблицы .

2        Выделите поля или столбцы, содержимое которых требуется скопировать или вырезать.

3        Для копирования данных нажмите на панели инструментов кнопку Копировать  .

Для перемещения данных нажмите на панели инструментов кнопку Вырезать  .

4        Выделите поле или поля, являющиеся получателем, или перейдите в приложение, в которое требуется вставить данные, и выберите место вставки.

5        Нажмите на панели инструментов кнопку Вставить  .

2.4.6. Удаление записи

1        Откройте таблицу в режиме таблицы .

2        Выберите удаляемую запись.

3        Нажмите на панели инструментов кнопку Удалить запись  .

Примечание.   Иногда при удалении данных требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц. В некоторых случаях удаление соответствующих данных обеспечивается с помощью условий целостности данных и включения режима каскадного удаления.

3. Пример выполнения задания

Задание

1. Создать базу данных Бизнес.

2. Создать таблицу Фирмы.

3. Заполнить таблицу.

Выполнение

1. Создание базы данных

1.1. В окне начала работы базы данных  щелкнуть строку Новая база данных

1.2. В поле  Папка выбрать диск и папку, для размещения файла базы данных

1.3. В поле Имя файла ввести имя базы данных Бизнес.

2. Создание таблицы “Фирмы”

2.1. В окне База данных  выбрать вкладку Таблица  и щелкнуть кнопку Создать.

2.2. В окне Новая таблица  выбрать строку Конструктор  и щелкнуть кнопку "ОК"

2.3. Ввести макет таблицы:

2.5. Вызвать пункт меню Файл команду Сохранить как.

2.6. Ввести имя таблицы: Фирмы.

3. Заполнение таблицы.

3.1. В окне База данных  выбрать вкладку Таблица.

3.2. Выделить таблицу Фирмы и  щелкнуть кнопку Открыть.

3.3.Ввести значения полей.

4. Задание

1. Создать базу данных Студент.

2. Создать три таблицы:

2.1. Таблица  Каталог студентов

2.2. Таблица  Успеваемость_1

2.3. Таблица  Успеваемость_2

3. Создать связь между таблицами.

4.  Добавить в таблицу Успеваемость_1   поля  Физика  и   Химия.

5. Удалить таблицу  Успеваемость_2.

6. Заполнить таблицы.

5. Контрольные вопросы

1. Перечислите основные объекты базы данных ACCESS

2. Этапы работы с базой данных ACCESS

3. Открытие базы данных.

4. Создание таблицы.

5. Сохранение таблицы.

6. Удаление  таблицы из базы.

7. Добавление поля в таблицу.

8. Создание текстовых и числовых полей.

9. Удаление поля из таблицы.

10. Определение связией между таблицами.

11. Изменение существующих связей.

12. Удаление связи.

13. Заполнение таблицы.

14. Изменение данных в поле.

15. Копирование и перемещение данных из одного поля в другое.

16. Удаление записи.

6. Требования к отчету

Отчет должен содержать задание, описание порядка выполнения работы на компьютере, результат работы в виде созданной на компьютере базы данных.

Библиографический список

1.     Фейз Вемпен. Microsoft Office 97 Professional. 6 книг в одной. М.: "Издательство БИНОМ", 1997.

2.     Дженнинг, Роджер. Ипользование Microsoft Access 97. К., М., СПб.: Издат. дом  "Вильямс", 1998.

3.     Винтер Р. Microsoft Access 97: справочник. СПб.: Питер, 1999.

4.     Стивен Коунстейк. Access 97 (Шаг за шагом). М.: ЗАО "Издательство БИНОМ", 1998.

5.     Microsoft Access для Windows 95. Шаг за шагом. Практическое пособие. М.: изд. Эком, 1998.