Методика лингвистического анализа и редактирования документных текстов на занятиях по русскому языку и культуре речи
статья

Актуальные вопросы лингвистического анализа и редактирования документного текста

Русакова Н.А., преподаватель русского языка и литературы Юридического колледжа СГЮА, к.п.н, доцент

Важную роль в профессиональной деятельности юриста играет работа с документами. От того, насколько качественно подготовлен тот или иной документ, во многом зависит  принятое решение по делу.  

Документный текст является сложным лингвистическим объектом. По определению известного современного лингвиста  С.П. Кушнерука,^[1] «документный   текст – функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным коммуникативным компонентом документа, скрепленное модальностью, являющейся производной от функционально-нормативных условий документной коммуникации и соответствующее унифицирующим или стандартизирующим правилам». Можно выделить следующие признаки документного текста:

1. Высокий уровень унифицированности, то есть высокий уровень единообразия лексико-фразеологических единиц, используемых в документных текстах  одной функциональной группы. Унификация проявляется также  через придание документных текстам единого внешнего вида, что связано с таким лингвистическим параметром, как композиция текста.
2. Ограничение компонентного состава. Документные тексты используют довольно жёсткие запреты на использование единиц, противоречащих правилам, традициям и условиям документной коммуникации. В состав таких единиц попадают, например, просторечная лексика, эмоционально-окрашенные слова и словосочетания, междометные единицы.
3. Использование невербальных составляющих. Одной из ярких характеристик документных текстов является использование в тексте невербальных (несловесных) составляющих: таблиц, графиков, схем, диаграмм и других документально-графических компонентов.
4. Безобразность и ситуативность. Безобразность предполагает однозначность в понимании содержания документных текстов и отсутствие эмоциональной окрашенности документного текста в целом или его частей. Безобразность исключает использование средств художественной выразительности, в первую очередь, метафор, слов с переносным значением. Ситуативность документных текстов проявляется  в однозначной связи между событием, ситуацией и документом как реакцией на ситуацию.
5. Неоднородность документных текстов. Многообразие управленческих ситуаций, различные цели документов приводят к появлению большого типологического разнообразия документных текстов.
6. Терминированность документных текстов. Это одна из важнейших особенностей документных текстов. Под терминированностью следует понимать широкое использование лексико-фразеологических единиц, которые можно отнести к терминам. Напомним, что термин – это слово или словосочетание, которое отражает специальное понятие, воспроизводится в текстах предметной области и имеет толкование в виде строгого логико-смыслового определения.
7. Монологичность и косвенная форма изложения. Большинство документных текстов имеет монологический характер. Монологический текст – это текст, который является результатом фиксации речи одного лица, текст, в котором представлен один автор. Косвенная форма изложения в документном тексте предполагает отсутствие  либо крайне ограниченное использование цитат.  
8.  Коммуникативная полнота.  Этот признак проявляется в том, что текст, входящий в документ, исчерпывает фрагмент реальной действительности, которому документ посвящен.

     В условиях проводимой в Российской Федерации административной реформы требования к качеству подготовки документов постоянно возрастают. С сожалением можно констатировать, что лингвистической составляющей служебной документации в современной практике делопроизводства уделяется недостаточное внимание.  Однако нежелание, а иногда и неумение проводить лингвистический анализ документных текстов и их последующую редактуру  могут приводить к самым серьёзным последствиям. В данной статье излагаются наиболее существенные, на наш взгляд, рекомендации по проведению лингвистического анализа и редактирования документных текстов.        

Успешный лингвистический анализ и редактирование документов возможны при наличии надежных профессиональных знаний основных положений по документированию всех видов управленческой деятельности, прежде всего правил документирования организационно-распорядительной деятельности, документирования деятельности коллегиальных органов, о также норм современного русского литературного языка.

Процесс разработки документов и их последующий анализ  предполагает в их создателях высокую культуру письменной и устной речи, глубокое знание правил и законов родного языка.

Язык динамичен, он постоянно развивается, совершенствуется, приспосабливаясь к необходимости точно выразить все новые и новые знания о природе и обществе. С помощью слова можно назвать предмет, выделить его признаки, проанализировать и обобщить их, отнести к той или иной категории и, в конечном счете, сформировать целостную картину мира, используемую для представления отвлеченного и весьма значительного содержания.

Способность понимать слова, создавать тексты и извлекать из них общепринятый смысл заложена в людях от рождения и свободно реализуется в любой  нужный момент.

Однако построение слов и фраз, а также образование смысла в языке подчинено строгим правилам и системным закономерностям, что позволяет моделировать мир как определенную  структуру, передать все возможные соотношения между различными понятиями, добиться однозначности используемых терминов и не только оформить готовую мысль, но и показать пути ее логического развития.

Углубленные знания о свойствах слова помогают постичь логику мышления, основательно разобраться в механизмах управления действиями, поведением людей.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающее инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. Достижение желаемой точности – дело сложное. Поэтому-то документы  не пишутся, а составляются, разрабатываются специалистами.

Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, ассиметричной по принципу текстовой организации.

В процессе лингвистического анализа и последующего редактирования документа необходимо обратить внимание на:

• объективность и достоверность информации;
• исключить в процессе правки двоякое толкование текста;
• добиться точности формулировок всех основных положений документа;
• достичь полной безупречности документа в юридическом отношении;
• добиться оптимальной композиции документа, четко обозначив вводную часть, содержащую основания составления документа, и основную, передающую выводы, предложения, решения, просьбы;
• при структурировании содержания текста документа, в случае необходимости и достижения большей четкости, разделить текст на разделы, пункты, подпункты с использованием нумерации арабскими цифрами;
• добиваясь точности изложения содержания документа, обратить внимание на точность словоупотребления, словообразования;
• в процессе компьютерного редактирования обратить внимание на возможность использования трафаретных элементов в тексте;
• в процессе редактирования из текста документа рекомендуется устранить неоправданные категоричные выражения, добиться, чтобы тон документа был нейтральным, уважительным, доброжелательным.

Многочисленные эксперименты российских и зарубежных психологов и лингвистов доказали прямую зависимость смыслового восприятия печатных текстов, в частности текста документов, от целого ряда их языковых характеристик.

Синтаксическая структура фразы, ее лексический состав, расположение слов и четкость связей между ними весьма существенно влияют на степень понимания текста и на то, насколько успешно усваивается содержание печатного материала потенциальными читателями.

Важна, к примеру, также организация текста – последовательность основных и второстепенных положений, правильная и четкая рубрикация, единообразие графического оформления.

К сожалению, собственно языковые факторы понимания содержания того или иного нормативно-правового акта, организационно-распорядительного документа и т.д. недооцениваются, хотя и вполне очевидно стремление авторов документов к учету в самом общем виде требований  точности, определенности формулировок, логической последовательности и компактности мысли.

Существует достоверные качественные и количественные  показатели сложности текстов многих документов, особенно нормативно-правовых.

При анализе и последующем редактировании документов полезно обратить внимание на порядок слов в высказывании. Лучше, если порядок слов будет обычным, типичным для русского языка: подлежащее ставится перед сказуемым, глагол – перед прямым  дополнением, а прилагательное – перед определяемым существительным.

Если в предложении есть несколько относительно самостоятельных смысловых компонентов, выраженных причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, обособленными предложно-падежными группами, то их общее количество (так называемая синтаксическая глубина предложения) не должно превышать девяти.  Это ограничение связано с объемом оперативной памяти, способной удерживать от пяти до девяти независимых единиц, предъявляемых для запоминания.

В предложении не должно быть цепочек, составленных из однотипных грамматических форм, следующих друг за другом. Это правило прежде всего относится к придаточным предложениям со словом «который» и к сочетаниям существительных в форме родительного падежа типа «отцовство супруга, матери ребенка».

Перед определяемым словом можно поставить не более двух-трех распространенных определений, причем общее количество слов в этих определениях не должно превышать семи-десяти. После определяемого слова можно поставить не более чем пять определений.

Между главным и зависимым компонентами грамматической структуры можно поставить не более пяти слов. По мере увеличения дистанции между главным и зависимыми словами утрачивается четкость синтаксических связей в предложении.

Следует, однако, иметь в виду, что, упрощая синтаксическую структуру, важно не допускать крайностей: короткие, грамматически не осложненные в нормативном документном языке предложения не совсем естественны. Они могут мешать обобщенному восприятию содержания соответствующих предписаний. Отметим, что средняя длина предложения в русском языке составляет 19 слов. Предложения в объеме  до 6 слов считаются короткими, от 6 до 30 – средними и свыше 30 – длинными.

В процессе лингвистического анализа документов, окончательном их редактировании невозможно обойтись без свода правил русской орфографии  и пунктуации, без орфографического, фразеологического, словообразовательного, токового словаря русского языка, без словаря современных иноязычных слов, других словарей и справочников.

Слабое развитие профессионально необходимых языковых навыков, неумение юриста  мыслить и адекватно выражать мысль всегда может обернуться – и нередко оборачивается – ущемлением прав и законных интересов граждан. В любой сфере деятельности это приводит к крайне нежелательным, негативным последствиям, которые отрицательно влияют как на судьбу отдельного человека, так и на производственную и иную сферу жизни общества.

Необходимо подчеркнуть, что при работе над содержанием, языком и стилем служебных документов на составителя и редактора ложится высокая ответственность за достоверность и актуальность содержащихся в документе сведений, тщательную выверку фактического материала, за сохранность смыслового ядра документа и всех аргументов в его пользу. То или иное вмешательство в содержание текста должно в обязательном порядке согласовываться с лицом, ответственным за разработку документа и тем руководителем, который будет его подписывать или утверждать.

Важность изучения методики  лингвистического и анализа редактирования документного текста на занятиях по дисциплине «Русский язык и культура речи» сомнений не вызывает.