Методические указания по изучению дисциплины «Документационное обеспечение управления» для студентов, обучающихся по специальности 23.02.03 «Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта»
учебно-методический материал

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(МОСКОВСКИЙ ПОЛИТЕХ)

Тучковский филиал

Московского политехнического университета

ОП.13. Документационное обеспечение управления

Методические указания

по изучению дисциплины «Документационное обеспечение управления» для студентов, обучающихся по специальности 23.02.03  «Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта»

Составитель Титова С.С.

Руководитель образовательной

программы

__________________ / ____________

«____» ________________ 20____ г.

Протокол № _____ от ______________

Тучково

2020

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работ с официальными документами.

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Документ - бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия или организации получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

Современный бизнес – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов, это правильно организованное делопроизводство. Заключаются и расторгаются контракты, осуществляются проекты, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы, делопроизводство.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов! Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!»

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что негативно отразится на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, являются нарушением требований ТК Российской Федерации.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

«Документационное обеспечение управления» – это одна из основных дисциплин при подготовке юристов, бухгалтеров, менеджеров. Поэтому знание делопроизводства всегда помогает найти стоящую работу при любой общественно-политической ситуации.

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» – это курс, сочетающий в себе знания в сфере государственного делопроизводства, научной организации труда, методики овладения профессиональными навыками и умениями. Специалисты в этой области деятельности нужны во всех, без исключения, организациях, и их профессиональное мастерство в некотором роде определяет служебную культуру этих коллективов.

Курс «Документационное обеспечение управления» знакомит будущих специалистов с организацией документооборота в учреждениях, составлением и оформлением наиболее типовых документов в соответствии с положениями Единой системы документационного обеспечения управленческой деятельности в сфере работы государственных и коммерческих организаций.

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» входит в профессиональный цикл и относится к общепрофессиональным дисциплинам.

В результате изучения дисциплины «Документационное обеспечения управления» обучающийся должен:

иметь представление:

- о структуре и содержании нормативно-правовой базы в области документационного обеспечения управления и архивного дела в РФ;

- возможностях использования автоматизированных информационных технологий при создании управленческих документов, и особенностях организации документооборота и хранения документов в электронном виде.

знать:

- положения основных законодательных и нормативных актов в области делопроизводства и архивного хранения документов;

- основные термины в области документационного обеспечения управления;

- требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов;

- технологию организации работы с документами и принципы архивного хранения документов на предприятии;

- способы создания документов с использованием прикладных офисных программ.

уметь:

- составлять и оформлять наиболее важные организационно-распорядительные документы;

- пользоваться современными компьютерными технологиями в оформлении и составлении управленческих документов.

Формируемые компетенции:

- составление бланков и шаблонов организационно-распорядительных документов предприятия;

- планирование и организация работы службы делопроизводства на предприятии;

- умение работать с документами с использованием компьютерной техники.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» взаимосвязана с другими дисциплинами, предусмотренными учебным планом: «Русский язык и культура речи», «Логистика», «Менеджмент», «Право», «Информатика», «Информационные технологии» и др.

1. ОБЩИЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

        Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления», преподаваемая в Тучковском филиале Московского политехнического университета состоит из 11 учебных тем. По данному курсу обучающиеся прослушивают лекции и принимают участие в семинарских занятиях, в процессе которых осуществляется более глубокое изучение содержания дисциплины, отрабатываются практические умения применять полученные теоретические знания при работе с документами.

Изучение дисциплины «Документационное обеспечение управления» осуществляется в форме учебных занятий под руководством преподавательского состава филиала и самостоятельной подготовки обучающихся. Основными видами учебных занятий по изучению данной дисциплины являются лекционное и семинарское занятие. При проведении учебных занятий используются элементы классических и современных педагогических технологий, в том числе проблемного и проблемно-деятельностного обучения. Активно используются методы, связанные с анализом общих закономерностей и современных особенностей развития делопроизводства, наблюдаемых в повседневной управленческой деятельности.

Предусматриваются следующие формы работы обучающихся:

• прослушивание лекционного курса;
• проведение семинарских занятий с более подробным рассмотрением наиболее актуальных проблем.

Контроль знаний, обучающихся проводится в форме текущей и промежуточной аттестации.

Контроль текущей успеваемости обучающихся – текущая аттестация – проводится в ходе семестра с целью определения уровня усвоения обучающимися знаний; сформированности у них умений и навыков; своевременного выявления преподавателем недостатков в подготовке обучающихся и принятия необходимых мер по ее корректировке; совершенствованию методики обучения; организации учебной работы и оказания обучающимся индивидуальной помощи.

К контролю текущей успеваемости относятся проверка знаний, умений и навыков обучающихся:

• на семинарских занятиях;

- по результатам проведения рубежного контроля уровня усвоения знаний (с помощью тестовых заданий или контрольных вопросов);

по результатам выполнения обучающимися индивидуальных заданий. Контроль за выполнением обучающимися каждого вида работ может осуществляться поэтапно и служит основанием промежуточной аттестации по дисциплине.

Промежуточная аттестация обучающихся проводится с целью выявления соответствия уровня теоретических знаний, практических умений и навыков, обучающихся по дисциплине требованиям ФГОС СПО по специальности в форме дифференцированного зачета.

Зачет проводится после завершения изучения всей дисциплины в объеме рабочей учебной программы. Форма проведения зачета определяется преподавателем (устный – путем собеседования по вопросам; письменная работа, тестирование и др.). Оценка по результатам зачета носит дифференцированный характер.

Данные методические рекомендации помогут сосредоточить усилия и внимание обучающихся на содержательной стороне изучаемой учебной дисциплины, предоставляя им возможность наиболее рационального распределения времени для изучения документационного обеспечения управления.

2. ОБЩИЙ ПЕРЕЧЕНЬ РАЗДЕЛОВ И ТЕМ ДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

3. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ И ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ, НЕОБХОДИМОГО НА ИЗУЧЕНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

При планировании и организации времени, необходимого на изучение учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» необходимо, прежде всего, исходить из расчета времени, отводимого на изучение конкретных учебных тем индивидуальными планами изучения дисциплины, которые разрабатываются преподавателем на каждого обучающегося. При этом следует четко уяснить, какое время отводится на аудиторную, а какое – на самостоятельную работу.

Время и планирование аудиторной работы при изучении учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» рассчитывается соответствующими структурными подразделениями филиала и состоит из лекций и семинарских занятий, проводимых в период сессий. На этом этапе от обучающихся требуется заранее знакомиться с расписанием учебных занятий и фиксировать выносимые на аудиторную работу учебную тему и вид занятия. При этом необходимо сверяться с тематическим планом изучения дисциплины и помнить, что не по всем темам может быть предусмотрено проведение одновременно лекционного и семинарского занятия.

Важнейшим условием эффективного освоения учебной дисциплины является правильная организация самостоятельной работы обучающихся. Организация самостоятельной работы, ее качество – важнейшее условие эффективного усвоения учебного материала, путь приобретения профессиональных навыков. Для этого, обучающемуся, очень важно правильно организовать свое время для самоподготовки.

Самостоятельная работа должна осуществляться в соответствии с тематическим планом изучения дисциплины с соблюдением порядка изучения тем учебного курса. Самостоятельное изучение тем должно начинаться до участия в лекционном занятии, то есть обучающемуся необходимо предварительно прочитать лекционный материал, содержащийся в учебниках, учебных пособиях и иных источниках получения информации, с целью создания базы для более глубокого восприятия и понимания лекции.

Непосредственная подготовка к семинарским занятиям, как важной форме закрепления знаний, должна начинаться с внимательного прочтения вопросов предстоящего занятия, указанных в планах семинарских занятий по дисциплине. Каждый вопрос необходимо готовить самостоятельно, то есть отдельно, поскольку самостоятельная работа носит сугубо индивидуальный характер. Однако это не исключает возможности коллективного осмысления некоторой проблематики. При подготовке по вопросу выносимого на семинарское занятие рекомендуется разбить его на отдельные смысловые блоки, что поможет лучше усвоить и понять необходимую информацию.

Начинать подготовку к занятию следует с анализа прослушанной по данной теме лекции, потому, что, как правило, лектор освещает наиболее сложные вопросы, выносимые на семинар и акцентирует на них внимание.

Затем        предстоит        подготовить        ответы        на        поставленные        вопросы.

Рекомендуем составить письменный конспект для ответа в тетради.

Кроме того, одним из важных аспектов для подготовки к семинарскому занятию является реферативная работа. Процесс написания реферата начинается с выбора темы, изучения научной литературы и правовых источников. На основе предварительного ознакомления и изучения основных правовых источников и научной литературы составляется рабочий план реферата. В плане следует указать разделы, введение, основную часть (главы и параграфы); заключение, список литературы (изученной на день составления плана) и при необходимости приложения, включающие предполагаемые схемы, графики и другие статистические данные. Как правило, ознакомление аудитории с рефератом состоит из доклада, обучающегося (3 – 5 минут) о содержании и сущности темы. В конце доклада делаются выводы по основным вопросам реферата. Студент должен быть готов к ответу на задаваемые вопросы преподавателя и группы. Данный вид подготовки к занятию даст обучающемуся возможность не просто воспроизвести сумму полученных знаний по изучаемой теме, но и творчески переосмыслить существующие в науке подходы к пониманию тех или иных проблем, явлений, событий, продемонстрировать и по возможности аргументировать собственную позицию.

• процессе организации самостоятельной работы большое значение имеют индивидуальные консультации с преподавателем, в ходе которых обучающийся может решить многие проблемы, возникающие в процессе изучения курса и уяснить сложные и непонятные для него вопросы.

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ

С ЛИТЕРАТУРОЙ

•  настоящее время учебной литературы по данной дисциплине достаточно много. Рекомендуется ряд учебных источников, о которых информируют обучающихся преподаватели и методическая литература.

•  качестве источников для подготовки к занятию преподаватель может порекомендовать изучить монографию, научную статью, а также информацию, содержащуюся на электронных носителях (интернет, «Гарант», «КонсультантПлюс» и т.д.). Кроме того, многие вопросы, их подготовка предполагает работу не только с учебной и научной литературой, но и с другими материалами. Широкое разнообразие источников используемых для подготовки к семинару объясняется тем, что «Конституционное право» является базовой дисциплиной в системе юридических наук, и не заостряется на каком-либо одном государстве или правовой системе.

При изучении литературы важно внимательно прочитать материал, постараться усвоить главные мысли автора или законодателя. Наиболее важную информацию следует законспектировать.

5. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ПОРЯДОК ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ ПО КАЖДОЙ ТЕМЕ

Тематический план и содержание учебной дисциплины  ОП.13. Документационное обеспечение управления

6.  МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКИ СТУДЕНТОВ К ВЫПОЛНЕНИЮ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ

Самостоятельная работа является неотъемлемой частью образовательного процесса, связанного с формированием компетенций обучающихся. Правильная организация самостоятельных учебных занятий, их систематичность, целесообразное планирование рабочего времени позволяет студентам развивать умения и навыки в усвоении и систематизации приобретаемых знаний, обеспечивать высокий уровень успеваемости в период обучения, получить навыки повышения профессионального уровня.

Цели самостоятельной (внеаудиторной) работы студентов:

-Обучение навыкам самостоятельной организации учебного и рабочего процесса;

-Формирование навыков работы с справочной и специальной литературой,

Задачи самостоятельной работы студентов:

-систематизация и закрепление полученных теоретических знаний и практических умений студентов;

- углубление и расширение теоретических знаний;

-развитие познавательных способностей, активности студентов, творческой инициативы, самостоятельности, ответственности и организованности;

-формирование самостоятельности мышления, способностей к саморазвитию, самосовершенствованию и самореализации.

Виды внеаудиторной самостоятельной работы обучающегося:

-Самостоятельная работа над материалом лекции;

- Самостоятельная работа с текстами;

-Подготовка и написание проектов/рефератов, творческих заданий на заданные темы.  

-Выполнение индивидуальных заданий, направленных на развитие у студентов самостоятельности и инициативы;

-Составление текстов.

Тематика самостоятельной внеаудиторной работы:

1. Подготовить выступление по теме:

7. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКИ

СТУДЕНТОВ К ПРАКТИЧЕСКИМ ЗАНЯТИЯМ

Подготовка к  практическим занятиям заключается в изучении материала, соответствующего темам, включаемым в данное занятие. Для эффективной подготовки необходимо провести следующую работу:

•1. В течение семестра после проведённой лекции необходимо прочитать в конспекте предложенный теоретический материал.

•2. Внесите в конспект пометки, уточнения, расшифруйте не очень чётко сделанную запись.

•3. Разберите предложенный материал, постарайтесь его понять и запомнить.

•4. Отметьте и выпишите места, которые у Вас вызывают затруднения и непонимание. Попытайтесь снять затруднения.

•5. Просмотрите соответствующую тему в учебниках, в дополнительной литературе, интернете, популярной литературе и внесите дополнения в Ваш конспект.

•6. Если после проработки конспекта и учебников останутся непонятные вопросы, проконсультируйтесь с преподавателем.

•7. Выучите материал таким образом, чтобы смогли его воспроизвести самостоятельно.

Критерии оценок

В ответах студентов учитывается:

      -глубина знаний;

      -полнота знаний и владение необходимыми умениями (в объеме    программы), осознанность и самостоятельность применения знаний;

      -логичность изложения материала, включая обобщения, выводы (в         соответствии с заданным вопросом);

      -соблюдение норм литературной речи.

Ответ считается отличным тогда, когда материал усвоен в полном объеме, изложен логично, без существенных ошибок, не требует дополнительных вопросов, выводы опираются на теоретические знания, доказательны. Речь хорошая. Аналогично оценивается краткий точный ответ на особо сложный вопрос.

8. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОХОЖДЕНИЮ ТЕСТИРОВАНИЯ

Как и любая другая форма подготовки к контролю знаний, тестирование имеет ряд особенностей, знание которых помогает успешно выполнить тест.

-Прежде всего, следует внимательно изучить структуру теста, оценить объем времени, выделяемого на данный тест, увидеть, какого типа задания в нем содержатся. Это поможет настроиться на работу.

-Очень важно всегда внимательно читать задания до конца, не пытаясь понять условия «по первым словам» или выполнив подобные задания в предыдущих тестированиях. Такая спешка нередко приводит к досадным ошибкам в самых легких вопросах.

-Многие задания можно быстрее решить, если не искать сразу правильный вариант ответа, а последовательно исключать те, которые явно не подходят. Метод исключения позволяет в итоге сконцентрировать внимание на одном-двух вероятных вариантах.

-Процесс угадывания правильных ответов желательно свести к минимуму, так как это чревато тем, что студент забудет о главном: умении использовать имеющиеся накопленные в учебном процессе знания, и будет надеяться на удачу. Если уверенности в правильности ответа нет, но интуитивно появляется предпочтение, то психологи рекомендуют доверять интуиции, которая считается проявлением глубинных знаний и опыта, находящихся на уровне подсознания.

-При подготовке к тесту не следует просто заучивать, необходимо понять логику изложенного материала. Этому немало способствует составление развернутого плана, таблиц, схем, внимательное изучение исторических карт. Большую помощь оказывают опубликованные сборники тестов, Интернет-тренажеры, позволяющие, во-первых, закрепить знания, во-вторых, приобрести соответствующие психологические навыки саморегуляции и самоконтроля. Именно такие навыки не только повышают эффективность подготовки, позволяют более успешно вести себя во время экзамена, но и вообще способствуют развитию навыков мыслительной работы.

Шкала оценки тестирования

9. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКИ СТУДЕНТОВ К ВЫПОЛНЕНИЮ ПРОЕКТА/РЕФЕРАТА

Подготовка к проекту заключается в изучении материала, соответствующего темам, включаемые в данный проект. Для эффективной подготовки необходимо провести следующую работу:

1. В течение семестра после проведенной лекции необходимо прочитать в конспекте предложенный теоретический материал.
2. Внесите в конспект пометки, уточнения, расшифруйте не очень четко сделанную запись.
3. Следует внимательно ознакомиться с вопросами задания.
4. Посмотрите соответствующую тему в учебниках, в дополнительной литературе.
5. Если после проработки конспекта и учебников останутся непонятные вопросы, проконсультируйтесь с преподавателем.
6. Выполнение практического задания необходимо руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Трудовым кодексом РФ.
7. Выучите материал таким образом, чтобы смогли его воспроизвести самостоятельно.

Критерии оценки:

В ответах студентов учитывается:

- глубина знаний;

- полнота знаний и владение необходимыми умениями (в объеме программы), осознанность и самостоятельность применения знаний;

- соблюдение норм делового стиля.

Ответ считается отличным тогда, когда материал усвоен в полном объеме, изложен логично, без существенных ошибок, не требует дополнительных вопросов, документы заполнены в соответствии с ГОСТ и Трудовым кодексом и не нарушают интересов сторон. Текс составлен в деловом стиле.