УП МДК 01.01.для специальности СПО 46.02.01 Раздел Деятельность службы ДОУ
методическая разработка

Профессиональные стандарты, регламентирующие должностные обязанности сотрудников службы ДОУ

На основе распорядительных документов Правительства, с 2013 года в России проводится реформа кадровой работы, в Квалификационных справочниках, сформированных в 1970-1980-е годы, отсутствовали многие современные специальности, профессии, должности. Например, не существовало должности офис-менеджера, специалиста по дистанционному справочно-информационному обслуживанию, специалиста по электронному архиву. Профессиональные стандарты изменили ситуацию. Во-первых, имеющиеся должности и специальности оформлены, а для новых – найдено место или в комплексном стандарте или разработан индивидуальный стандарт. Работа по совершенствованию ведется постоянно. Некоторые стандарты до сих пор находятся в стадии проекта, как например, стандарт «Специалист архива». По таким должностям действует перечень функций и квалификационные требования Квалификационного справочника^[1] или Единого квалификационного справочника должностей^[2].

Для должностей и специальностей специалистов сферы административного управления в системе профессиональных стандартов разработана отдельная группа.

07  Административно-управленческая и офисная деятельность

• 07.001Специалист в области медиации (медиатор) № 1041н от 15.12.2014
• 07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией № 276н от 06.05.2015
• 07.003 Специалист по управлению персоналом № 691н от 06.10.2015
• 07.004 Специалист по управлению документацией организации № 416н от 10.05.2017
• 07.005 Специалист административно-хозяйственной деятельности № 49н 02.02.2018
• 07.006 Корпоративный секретарь № 711н от 20.11.2018
• 07.007 Специалист по процессному управлению № 248н от 17.04.2018
• 07.008 Специалист по трудовой миграции № 672 от  29.10.2018
• 07.009 Специалист по формированию электронного архива № 266н от 19.04.2018
• 07.010 Специалист по дистанционному информационно-справочному обслуживанию № 163н от 19.03.2018
• 07.011 Специалист в сфере национальных и религиозных отношений № 514н от 02.08.2018.

Кратко о специфике некоторых стандартов. 07.001 – Медиатор, специалист по урегулированию спора и выработке взаимоприемлемого решения для всех сторон переговоров или даже конфликта. 07.003 – Специалист по управлению персоналом: кадровые сотрудники от инспектора до руководителя отдела по работе с персоналом.  07.006 – Корпоративный секретарь: специалист или служба акционерного общества, обеспечивающий взаимодействие с акционерами, работу совета директоров. 07.007 –  Специалист по процессному управлению: аналитическая работа по системе управления и организации предприятия, консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления с использованием информационных и коммуникационных технологий. 07.008 – Специалист по трудовой миграции: кадровый специалист по работе с иностранными гражданами, привлекаемыми к работе в организации или специалист миграционной службы. 07.010 – Специалист по дистанционному информационно-справочному обслуживанию: работники МФЦ, системы «Госуслуги.ру», обработки электронных обращений граждан в гос.органах. 07.011 – Специалист в сфере национальных и религиозных отношений: специалист муниципального органа власти, координирующий деятельность национальных диаспор, вопросы миграции и конфессиональное взаимодействие.

07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

Иерархия должностей:

• Секретарь-администратор (специалист на ресепшн)
• Секретарь руководителя
• Делопроизводитель
• Помощник руководителя.

Таблица 2

Требования к образованию и опыту работы

Как видно из таблицы, для начальной ступени достаточно школьного уровня образования и повышения квалификации или  наличие после школы уровня НПО (рабочие профессии), СПО (специалисты среднего звена). Для делопроизводителя и секретаря руководителя необходимо уже высшее или среднее профессиональное образование. Для работы секретарем руководителя необходим опыт работы не менее 2-х лет, для работы делопроизводителя такого требования нет. Должность помощника руководителя наиболее ответственна, она предполагает знание сферы деятельности организации и одновременно наличие профессиональной подготовки в области ДОУ и организационного обеспечения.

Профессиональный стандарт описывает так называемые обобщенные трудовые функции, которые соответствуют основному виду деятельности той или иной должности, подробно раскрывает непосредственно трудовые функции по каждой обобщенной трудовой функции, классифицирует их по определенным кодам. Формируется функциональная карта вида профессиональной деятельности.

Например, для должности секретарь-администратор:

Код должности –А, уровень квалификации -3, т.е. среднее общее образование, НПО или СПО без требований к опыту работы.

Трудовые функции имеют свой код – А/01.3, А- код должности, 01 – код трудовой функции, 3 – уровень квалификации. Трудовых функций у секретаря на стойке ресепшн немного: прием посетителей, работа на телефона, прием корреспонденции и ведение журнала местных командировок и работы курьеров.

По каждой трудовой функции в стандарте перечислены конкретные трудовые действия, необходимые знания и умения.

Таблица 3.

Трудовые действия, знания и умения по трудовой функции

3.1.1. Трудовая функция

        Таким образом, при составлении должностной инструкции работника, отдел кадров будет учитывать стандартные процедуры по Профессиональному стандарту, которые необходимо выполнять специалисту. Но объем выполняемых работ может быть как шире, так и уже, специалисту на ресепшн могут быть делегированы и другие задачи в зависимости от специфики организации. Они также должны быть отражены в должностной инструкции.

        Рассмотрим трудовые функции делопроизводителя (код должности В).  Обобщенная трудовая функция – Документационное обеспечение деятельности организации. Трудовые функции:

• Организация работы с документами,
• Организация текущего хранения документов,
• Организация обработки дел для последующего хранения.

Код уровня образования 5, это значит СПО как базовый уровень.

Для должности секретаря руководителя (код должности С)  в профессиональном стандарте присутствует максимальный объем выполняемых функций. Обобщенная трудовая функция - Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации. Трудовые функции:

• Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени,
• Планирование рабочего дня секретаря,
• Организация телефонных переговоров руководителя,
• Организация командировок руководителя,
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя,
• Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий,
• Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя,
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя,
• Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря,
• Составление и оформление управленческой документации,
• Организация работы с документами в приемной руководителя,
• Организация хранения документов в приемной руководителя,
• Обеспечение руководителя информацией,
• Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.

Код уровня образования 6, это значит высшее образование или СПО и опыт работы.

Помощник руководителя (код должности D)  по обобщенной трудовой функции  ведет информационно-аналитическую и организационно-административную поддержку деятельности руководителя организации. И, хотя функций по числу немного, но уровень работы достаточно высокий:

• Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями,
• Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов,
• Организация деловых контактов и протокольных мероприятий,
• Организация исполнения решений руководителя.

Код уровня образования тоже 6, это значит высшее образование.

Таким образом, мы рассмотрели должности исполнителей. Но в Профессиональных стандартах есть и определение работ по руководящим должностям служб ДОУ. Это 07.004 Специалист по управлению документацией организации – должности документоведа, руководителя подразделения, заместителя генерального директора по административному управлению или Управляющего документацией. Эти должности требуют не только высшего образования (специалитет, бакалавриат или магистратура), но и имеют требования к опыту работы от 2-х до 5 лет в области ДОУ и руководящей деятельности.

Административно-хозяйственная деятельность – офис-менеджмент, отражен в стандарте 07.005 Специалист административно-хозяйственной деятельности. К работе офис-менеджера относится не только обеспечение канцелярией, хоз.товарами, мебелью и оборудованием, но также организация деловых поездок работников, организация корпоративных  мероприятий, обеспечение транспортного сопровождения (например, развозки сотрудников), управление недвижимостью ( аренда и инженерно-техническое состояние зданий и сооружений), а также управление этими видами деятельности на уровне руководителей подразделений.

Профессиональный стандарт 07.009 Специалист по формированию электронного архива предполагает работу от потокового сканирования документов до управления  процессами работы. Уровни квалификации – оператор по сканированию документов/по переводу документов в электронный вид – 3, т.е. среднее общее образование, НПО, ДПО. Специалист архива, специалист по индексированию документов – СПО или СПО непрофильное + ДПО и опыт работы не менее года на должности оператора. Руководитель  отдела сканирования и обработки данных – ВО бакалавриат, если непрофильное + ДПО или СПО и СПО непрофильное + ДПО. Требования к опыту работы – не менее 1 года в должности специалиста архива и не менее 2-х лет при уровне СПО.

Таким образом, практически все виды деятельности по административному обеспечению управления (документационному и организационному) на текущую дату охвачены профессиональными стандартами.

Для определения конкретного функционала специалиста организации необходимо учитывать отрасль деятельности компании, объем документооборота, общую численность, организационную структуру  и другие факторы, способствующие более точному исполнению должностных обязанностей.

Но система постоянно совершенствуется, поэтому и в имеющийся стандарт могут быть внесены изменения и дополнения. Это можно проверить в СПС «КонсультантПлюс», на сайте Роструда и на сайте https://classinform.ru/profstandarty.