Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Миасский электромеханический техникум»

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА УРОКА

Тема: Документация и инвентаризация

Дисциплина: Бухгалтерский учет

Специальность: 080110 «Финансы и кредит»

Миасс, 2010

План урока

Группа: 206                                                                                

Тема урока: «Документация и инвентаризация»

Тип урока: комбинированный

Цель урока: изучение основных методов бухгалтерского учета – документации и инвентаризации.

Задачи  урока: 1.Обучающие:

- изучение понятия, классификаций бухгалтерских документов и требований к их заполнению;

- изучение видов, порядка и правила проведения инвентаризации.

2.Развивающие:

- развитие логического мышления;

- развитие умения работы с бухгалтерскими документами.

3.Воспитывающая:

- воспитание чувства ответственности и аккуратности;

- воспитание бережливого отношения к имуществу организации.

Метод обучения: словестный, наглядно – иллюстративный, репродуктивный.

Межпредметные связи: 1.Документационное обеспечение управления.

Дидактическое оснащение: - карточки – лото;

- образцы бланков и бланки для заполнения: Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Кассовая книга, Приказ о проведении инвентаризации, Акт инвентаризации наличных денежных средств.

ТСО: проектор

Уровень: 2,3.      

Ход урока

1.Организационный момент

Сегодня на уроке мы с вами повторим понятие документации и инвентаризации, которые мы рассматривали в теме «Методы бухгалтерского учета», а также повторим понятие документов и документооборота, известные вам из предмета «ДОУ» и рассмотрим требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов, а также процедуру проведения инвентаризации и проводки, с помощью которых отражаются результаты инвентаризации. После этого приступим к рассмотрению нового материала.

Итак, наша с вами задача на сегодняшнем уроке повторение уже известных вам понятий и рассмотрение нового материала по теме «Документация и инвентаризация».

Запишем тему и план урока.

Тема: Документация и инвентаризация

План

1. Понятие и значение документации
2. Требования, предъявляемые к заполнению документов
3. Понятие и виды инвентаризации
4. Порядок проведения инвентаризации

Преподаватель отмечает отсутствующих.

2.Актуализация знаний

    Преподаватель задает следующие вопросы, выявляя междисциплинарные связи:

1. Дать понятие документов.
2. Дать понятие документооборота.

Учащиеся дают ответы на поставленные вопросы.

Для рассмотрения вопроса оформления результатов инвентаризации бухгалтерскими проводками, нам понадобится План счетов бухгалтерского учета. Чтобы вы лучше научились в нем ориентироваться, проведем деловую игру лото.

Объясняет правила игры (карточки уже лежат на столе).

Оценки выставляю первым двум человекам справившимся с заданием.

Правильность выполнения проверяю у всех.

3.Объяснение нового материала

а) Студенты записывают материал лекции по соответствующим пунктам плана.

1. Понятие и значение документации

В бухгалтерском учете любая хозяйственная операция должна быть оформлена документом. Запись, не подтвержденная соответствующим бухгалтерским документом, считается недействительной.

? Про такой метод бухгалтерского учета как документация мы с вами говорили еще в теме методы бухгалтерского учета. Вспомните, пожалуйста, это определение ?

Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации.

Документ (лат. documentum - доказательство, свидетельство) письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции или право на ее совершение.

Теперь рассмотрим наиболее важные для нас, как для финансистов классификации документов.

По назначению документы подразделяются на:

а) Распорядительные - содержат приказы (распоряжения) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, поэтому основанием для учетных записей не являются.

б) Оправдательные - подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отображения в бухгалтерском учете (акты, накладные, квитанции).

в) Бухгалтерского оформления - составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах (журналы – ордера).

г) Комбинированные - содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, лимитно-заборная карта содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ).

По порядку составления документы бывают:

а) Первичные – оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта  путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

б) Сводные - обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Таким образом, документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

В документах содержится вся экономическая информация, необходимая для оперативного руководства работой предприятия, контроля за его деятельностью и составления отчетности.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

2. Требования, предъявляемые к заполнению документов

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или непосредственно по окончании операции.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные.

Документы могут заполняться пастой шариковых ручек или автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ. (Например, если в документе ошибочно записано число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью зачеркивается число 429, записывается 439, пишется «Исправлено», ставится дата 29 мая 2001 г. и подписи: Свиридов, Зайцев.)

Законом РФ «О бухгалтерском учете», Положением по введению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ.

Порядок организации документооборота вы проходило по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Теперь заполним унифицированные формы первичных учетных документов по кассе.

Приходный кассовый ордер. Образец №1 у вас на столе и на доске. Заполните свой бланк в соответствии с образцом и помните, что исправления в кассовых документах не допускаются.

Теперь заполним аналогично расходный кассовый ордер, кассовую книгу.

3. Понятие и виды инвентаризации

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации. Чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется такой элемент метода бухгалтерского учета, как инвентаризация.

? Вспомните определение инвентаризации, которое мы давали в теме методы бух. учета ?

Инвентаризация - это установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т.д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

? Как вы думаете, в каких случаях необходимо проводить инвентаризацию?

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям – штрафам за сокрытие прибыли.
2. Изменение физических свойств товарно – материальных ценностей (усушка, порча).
3. Стихийные бедствия, пожар, авария…
4. Кражи, злоупотребления.
5. Недоверие к материально – ответственному лицу.
6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.
7. При смене материально – ответственного лица.
8. По требованию судебно – следственных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

1. При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже и т.п.
2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, библиотечных фондов раз в 5 лет).
3. При смене материально – ответственных лиц.
4. При установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей.
5. В случаях стихийных бедствий, пожара и т.д.
6. При ликвидации организации.

Все проводимые на предприятиях инвентаризации делятся по ряду признаков.

Виды инвентаризаций:

1. Полная - проверяются все виды имущества. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.
2. Частичная предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).
3. Плановые - осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета),
4. Внеплановые (внезапные) – осуществляются по мере необходимости (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т. д.).

4. Порядок проведения инвентаризаций

Для проведения инвентаризации на предприятиях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.

Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны:

— провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;

— выявить вместе с бухгалтерией результаты инвентаризации;

— выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;

— разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью.

Члены рабочих комиссий отвечают за:

— своевременность и правильность проведения инвентаризации;

— полноту и точность внесения в описи данных.

До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Опломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризируемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т.е. приводятся в состояние, пригодное для проверки. Проверяются все весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.

Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой - материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указывается количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию. В бухгалтерии предприятия данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях. В них отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и «книжные остатки» (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения - излишки и недостачи - отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

— основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

— убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Рассмотрим корреспонденцию счетов по результатам инвентаризации материалов.

На  сумму   излишков:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

На  сумму   недостачи:

1) Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы»

2) Дебет 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» 44 «Расходы на продажу» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

3) Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

4. Закрепление материала

Преподаватель объясняет задание, которое необходимо выполнить в процессе просмотра сценки:

1. Зафиксировать в тетради этапы проведения инвентаризации.

2. В процессе исполнения сценки участники инвентаризационной комиссии допустят два нарушения привил проведения инвентаризации. Вы должны их выявить.

Группа студентов разыгрывает сценку «Инвентаризация кассы».

1. Преподаватель: Сейчас мы покажем вам сценку по инвентаризации кассы.

Я назначаю руководителя Сулеманова Альбина.

Кассиром будет Бочарова Света.

2. Руководитель (Альбина) выходит к доске и говорит: Сегодня нужно провести инвентаризацию кассы. Для ее проведения я создаю инвентаризационную комиссию в следующем составе: председатель - директор, т.е. я; члены комиссии - экономист Исакова Анна, бухгалтер Короткова Юля, зав. хоз. Лунева Юлия.

Свое решение я отражаю в приказе (на доску выводим приказ).

3. Преподаватель: комиссия может приступить к работе

4. Кассир подходит и садиться в кассу (там уже лежит ПКО, РКО и Кассовая книга).

5. Выходят к доске директор, бухгалтер и завхоз (экономист пока не выходит).

6. Диалог:

Завхоз: ну, что приступим к инвентаризации?

Бухгалтер: еще не подошел экономист, он ведь тоже в составе комиссии.

Завхоз: она всегда запаздывает, то проспит, то ключи дома забудет, то троллейбус медленно едет. Не будем ее ждать. Быстрее начнем инвентаризацию, быстрее освободимся.

Бухгалтер: и то верно. Пошли. Она потом все подпишет.

7. Все заходят в кассу (садятся за парту к кассиру).

8. Подбегает экономист: Здравствуйте, извините за опоздание.

9. Бухгалтер обращается к кассиру: Светлана, передайте мне все сегодняшние кассовые ордера и кассовую книгу (кассир передает документы).

10. Кассир: возьмите.

11. Бухгалтер: подпишите расписку (читает из акта инвентаризации денежных средств) о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

10. Кассир расписывается.

11. Бухгалтер смотрит документы и говорит: по данным бухгалтерского учета в кассе не должно быть денег.

12.Комиссия открывает коробку (сейф) и смотрит. Там 10 р.

13. Бухгалтер: в кассе находится 10р. Получается, что выявлен излишек 10 р.

14. Директор говорит кассиру: Светлана, почему в кассе образовался излишек?

16. Кассир: это я из своего кошелька сдавала сдачу подотчетному лицу, т.к. в кассе не было разменных денег, и забыла потом забрать. Можно я сейчас заберу?

17. Экономист: забирай конечно, что мы не люди что ли?

18. Бухгалтер: напиши только объяснительную в акте. Члены комиссии подпишите 2 акта инвентаризации. Один экземпляр заберу я, второй остается у кассира. Все документы, которые взяли у кассира возвращаем. 19. Комиссия выходит из кассы, за ней кассир.

После проведения сценки преподаватель спрашивает выполнение заданий:

1. Допущенные нарушения.

Ответ: нельзя проводить инвентаризацию в отсутствии хотя бы одного члена комиссии (экономист опаздывает и решено проводить инвентаризацию без него); выявленные в результате проведения инвентаризации излишки должны быть оприходованы (а не отданы кассиру).

2. Этапы проведения инвентаризации: составление руководителем приказа о проведении инвентаризации; назначение инвентаризационной комиссии; передача всех документов комиссии; расписка материально – ответственного лица; подсчет ценностей; составление акта инвентаризации; сдача акта в бухгалтерию; проведение результатов инвентаризации.

Затем все студенты заполняют бланки по итогам проведения инвентаризации (бланки и образец) лежат на парте.

Заполнить таблицу:

? Перечислите сначала какие виды документов вы знаете по назначению ?

Теперь заполняйте таблицу. Ответы: (распорядительный, оправдательный, распорядительный, оправдательный, бухгалтерского оформления, комбинированный).

5. Итог урока.

Преподаватель подводит итог урока, выставляет оценки.

6. Домашнее задание

Ф.И. ________________________

Заполнить журнал регистрации хозяйственных операций и кассовую книгу за 06.05.2010 г.

Журнал регистрации хозяйственных операций

Приложение 1

Унифицированная форма № ИНВ-22

Утверждена постановлением

Госкомстата России от 18.08.1998 № 88

(постановление, распоряжение)
о проведении инвентаризации

назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:

Приложение 2