ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
методическая разработка на тему

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

имени Г.В. ПЛЕХАНОВА

Воронежский филиал

Отделение среднего профессионального образования

С.С. Саламова

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы для студентов СПО специальностей

38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям),

38.02.04 Коммерция (по отраслям)

Воронеж 2014

Рецензент:

к.э.н, ст. преподаватель кафедры «Менеджмента торговой организации»

ФГБОУ ВПО ВФ «РЭУ им. Г.В. Плеханова», Ю.Р.Николаева

Рекомендовано к изданию Советом отделения СПО Воронежского филиала ФГБОУ ВПО ВФ «РЭУ им. Г.В. Плеханова»

С.С. Саламова. Документационное обеспечение управления: методические указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы для студентов СПО специальностей 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», 38.02.04 «Коммерция (по отраслям)» / Сост. Саламова С.С. – Воронеж: Воронежский филиал «РЭУ им. Г.В. Плеханова», 2014. – 43 с. 

Методические указания содержат общие указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы студентов, задания для практических работ, решение задач. Для самостоятельной работы студентов – вопросы для самопроверки,  список рекомендуемой литературы

Для студентов СПО специальностей 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», 38.02.04 «Коммерция (по отраслям)»

Методические указания издаются в авторской редакции.

Сведения об авторах:

Саламова Светлана Сергеевна –  преподаватель первой квалификационной категории отделения среднего профессионального образования  Воронежского филиала ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г.В. Плеханова».

СОДЕРЖАНИЕ

1. Пояснительная записка        4

2. Пояснения по использованию методических указаний по практической и самостоятельной работе студента        9

3. Порядок выполнения практических работ и самостоятельной работы студентом        10

4. Список рекомендуемой литературы        26

Приложение 1 ГОСТ Р 6.30-2003        27

1. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Учебная дисциплина ОП.04. «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной дисциплиной, устанавливающей базовые знания для освоения специальных дисциплин, и преподается студентам специальностей 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет» (по отраслям), 38.02.04 «Коммерция (по отраслям)».

Методические указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы студентов по дисциплине «Документационное обеспечение управления» разработаны в соответствии с рабочей программой дисциплины ОП.04. «Документационное обеспечение управления»

Содержание методических указаний по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы студентов по данной дисциплине соответствует требованиям Государственного стандарта среднего профессионального образования.

Результатом освоения программы общепрофессиональной дисциплины является овладение обучающимися видом профессиональной деятельности в том числе профессиональными (ПК) и общими (ОК) компетенциями для специальности 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет» (по отраслям):

ПК 1.1. Обрабатывать первичные бухгалтерские документы.

ПК 1.2. Разрабатывать и согласовывать с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации.

ПК 1.3. Проводить учет денежных средств, оформлять денежные и кассовые документы.

ПК 1.4. Формировать бухгалтерские проводки по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.

ПК 2.1. Формировать бухгалтерские проводки по учету источников имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.

ПК 2.2. Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения.

ПК 2.2. Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия фактических данных инвентаризации данным учета.

ПК 2.3. Отражать в бухгалтерских проводках зачет и списание недостачи ценностей (регулировать инвентаризационные разницы) по результатам инвентаризации.

ПК 2.4. Проводить процедуры инвентаризации финансовых обязательств организации.

ПК 3.1. Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению налогов и сборов в бюджеты различных уровней.

ПК 3.2. Оформлять платежные документы для перечисления налогов и сборов в бюджет, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.

ПК 3.3. Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению страховых взносов во внебюджетные фонды.

ПК 3.4. Оформлять платежные документы на перечисление страховых взносов во внебюджетные фонды, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.

ПК 4.1. Отражать нарастающим итогом на счетах бухгалтерского учета имущественное и финансовое положение организации, определять результаты хозяйственной деятельности за отчетный период.

ПК 4.2. Составлять формы бухгалтерской отчетности в установленные законодательством сроки.

ПК 4.3. Составлять налоговые декларации по налогам и сборам в бюджет, налоговые декларации по Единому социальному налогу (ЕСН) и формы статистической отчетности в установленные законодательством сроки.

ПК 4.4. Проводить контроль и анализ информации об имуществе и финансовом положении организации, ее платежеспособности и доходности.

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Решать проблемы, оценивать риски и принимать решения в нестандартных ситуациях.

ОК 4. Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности.

ОК 6. Работать в коллективе и команде, обеспечивать ее сплочение, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 7. Ставить цели, мотивировать деятельность подчиненных, организовывать и контролировать их работу с принятием на себя ответственности за результат выполнения заданий.

ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Быть готовым к смене технологий в профессиональной деятельности.

для специальности 38.02.04 «Коммерция (по отраслям)»:

ПК 2.2. Оформлять, проверять правильность составления, обеспечивать хранение организационно-распорядительных, товаросопроводительных и иных необходимых документов с использованием автоматизированных систем.
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 6. Работать в коллективе и в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 12. Соблюдать действующее законодательство и обязательные требования нормативных документов, а также требования стандартов, технических условий.

В соответствии с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления» в результате изучения данной дисциплины студент:

должен уметь:

- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий;

- осваивать технологии автоматизированной обработки документации;

- использовать унифицированные формы документов;

- осуществлять хранение и поиск документов;

- использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;

должен знать:

- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;

- основные понятия документационного обеспечения управления;

- системы документационного обеспечения управления;

- классификацию документов;

- требования к составлению и оформлению документов;

- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

В последнее время термин «Делопроизводство» заменяет термин «Документационное обеспечение управления». Это связано с внедрением информационных технологий и компьютерных систем в обработку управленческой информации.

Документационное обеспечение управления - это специфическое направление деятельности по созданию, оформлению, обработке и хранению документов, включает в себя всю совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях, на предприятиях:

• составление документов;
• регистрация полученных документов и другой корреспонденции;
• организация и контроль исполнения;
• формирование номенклатуры дел и справочных фондов;
• экспертиза научной и практической ценности;
• хранение;
• обеспечение секретности и сохранности служебной тайны;
• передача в архив.

Предложенные к выполнению практические задания выполняются с использованием возможностей компьютера (текстовых редакторов, и интернета).

В процессе обучения основным руководящим материалом для студентов является ГОСТ Р 6.30 - 2003

Данные методические указания предназначены для студентов, обучающихся по специальностям 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», 38.02.04 «Коммерция (по отраслям)».

2. ПОЯСНЕНИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ ПО ПРАКТИЧЕСКОЙ И САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ СТУДЕНТА

Методические указания по выполнению практических работ и организации самостоятельной работы студентов по дисциплине ОП.04. «Документационное обеспечение управления» состоят из заданий для практической и самостоятельной работы студента и порядка ее выполнения, списка рекомендуемой литературы. Они разработаны таким образом, чтобы студенты могли самостоятельно выполнять предложенные задания, а преподаватель будет проверять выполненные задания.

Тенденция современного образования – самостоятельное приобретение знаний под руководством преподавателя.

Самостоятельность – это свобода, независимость, своеобразие, что обозначает не только самостоятельное добывание знаний, но и самостоятельное принятие решений, а, значит, умение брать на себя ответственность.

Самостоятельность – это то качество, которое наряду с активностью, компетентностью, профессиональной мобильностью необходимо современному специалисту.

К каждой теме предложена цель, вопросы самопроверки, которые помогут студентам сориентироваться в изучаемой теме, правильно расставить акценты.

Практическая работа рассчитана на разные уровни мыслительной деятельности. Выполненная работа, позволит приобрести не только знания, но и умения, навыки, а также выработать свою методику подготовки, что очень важно в дальнейшем процессе обучения.

В практических работах студенту предложены названия тем наименования вопросов, вопросы для самопроверки и проверки преподавателем, а также основная литература, необходимая для выполнения предложенных заданий. Для выполнения практической работы студентам разрешается пользоваться учебной литературой, которая предложена в списке рекомендуемой литературы или другими источниками по усмотрению студентов.

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ И САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОМ

Практическая работа №1

Документирование управленческой деятельности

Цель занятия –научиться проектировать и оформлять различные виды бланков управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Задание 1. На листах формата А4 спроектируйте 2 бланка с угловым и продольным расположением реквизитов с обозначением границ зон. Для работы используйте ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»

Задание 2. Создайте следующие виды бланков:

- общий бланк организации;

- бланк конкретного вида документа (в частности, бланк приказа);

- бланк письма;

- бланк должностного лица;

- бланк структурного подразделения.

Каждый из названных видов бланков необходимо оформить в 2 вариантах – с угловым и продольным расположением реквизитов. В результате должно быть оформлено 10 бланков.

Для выполнения задания используйте листы формата А4 и соблюдайте границы расположения реквизитов. В справочных целях примените для выполнения задания ГОСТ Р 6.30-2003.

Исходные параметры для оформления бланков:

Организация – общество с ограниченной ответственностью «Верссаль»;

Вышестоящая организация – открытое акционерное общество «Воронеж»;

Структурное подразделение – служба ДОУ;

Должностное лицо – генеральный директор;

Справочные данные об организации – г. Воронеж, ул. Мира, 14, оф. 16, тел. 220-90-45, факс 245-37-47;

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 36080331/361001001

Вопросы для самопроверки:

1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.

2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3.Классификация документов.

4.Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления.

5.Свод правил, устанавливающих единые требования к ДОУ.

6.Типовая инструкция по делопроизводству.

7.Состав реквизитов документов.

8. Общероссийские классификаторы.

Практическая работа №2

Система организационно-распорядительной документации

Цель работы: Научиться составлять и оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Задание 1

Оформить заявление кассира завода «Сельмаш» с просьбой предоставить ученический отпуск с 06.03.20__ по 18.03.20__продолжительностью 13 календарных дней на основании справки - вызова № 5655 от 01.03.20__. Ф.И.О. кассира Иванова Ирина Петровна.

Задание 2

Оформить приказ по личному составу на основе данных задания № 1. Приказ № 65к от 05.03.20__«О предоставлении ученического отпуска» кассиру завода И.П. Ивановной с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова №5655 от 01.03.20__ и заявления кассира И.П. Ивановной.

Проставить визу согласования начальника отдела кадров О.А. Сергеевой и отметку об ознакомлении с приказом Ивановой.

Задание 3

Оформить приказ по основной. В соответствии с Распоряжением Министра от 04.03.20__№ 115 «Об усилении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» составить приказ №  245 от  06.03.20__ изданный директором Научно-производственного объединения «Агроприбор» г. Воронежа М.Д. Галкиным. В распорядительной части выделить 4 пункта:

1. Об организации уборки территории объединения
2. О проверке состояния электропроводки
3. О предоставлении в секретариат генерального директора списка сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни
4. Контроль за исполнением возлагается на главного инженера объединения П.Р. Жарова.

Каждый пункт рассмотреть по схеме «Кому?», «Что нужно сделать?», «До какого срока?».

Например, к п.1 Заведующему складом О.Н. Никитину организовать уборку территории до 07.03.20__.Проставить визу главного инженера. Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Соловьева телефон 222-34-56

Задание 4.

Оформить распоряжение №  137 от  10.03.20__ главного инженера Воронежского станкостроительного завода «Сельмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601». В распорядительной части указать 4 пункта:

1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20__        .
2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа)
3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»)
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.

Проставить визу юрисконсульта П.К. Лунова

Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16

Вопросы для самопроверки:

1. Какие вы знаете виды ОРД, укажите особенности их составления и оформления?
2. Каков порядок оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указания, распоряжение)?
3. Каков порядок оформления внутренних документов (справка, докладная записка, акт)?
4. Какие виды корреспонденции на предприятии вы знаете?
5. Какие требования предъявляют к составлению и оформлению служебных писем?

Практическая работа №3

Договорно-правовая и претензионно - исковая документация

Цель работы: Научиться составлять и оформлять претензионно -исковые документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Задание 1.

Составьте претензионное письмо поставщику об уплате неустойки в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции.

По договору № 28/12 от 30.04.20        должно поступить продукции (шифера) в кол-ве 5000 кв.м. на сумму 250000, фактически поступило продукции в кол-ве 4800 кв.м. на 240000 рублей, что подтверждено накладной железнодорожной станции № 566 от 02.05.20__ . В связи с недопоставкой возникли убытки от простоя и на мероприятия по ликвидации этих убытков было израсходовано дополнительно 4000руб.

Поставщик: фирма «БАН» адрес: г.Москва ул. Кутузовская д.125 тел.158-59-63. Директор: Ф.Н.Буркеев

Покупатель (составитель претензионного письма): фирма «Монтаж» г.Воронеж, ул. Пирогова 56 тел./факс 255-89-65,р/с №12345678910121415002 в банке «Уралсиб» г. Воронежа Директор: М.С. Светикова, гл. бухгалтер П.О.Каргина.

Задание 2.

На основании данных задания 1 оформите ответ на претензию.

Оформите ответ на претензию содержащий ее полное отклонение по причине отправки полного объема продукции, что подтверждаю Накладной № 589 от 01.05.20__ .

Задание3.

На основании данных задания 1 и 2 оформите Исковое заявление. Исковое заявление в Арбитражный суд.

Вопросы для самопроверки:

1. Перечислите виды документов, оформляющих порядок споров между юридическими лицами.
2. Каковы требования к оформлению претензионных писем?
3. Каковы требования к оформлению исковых заявлений?

Практическая работа №4

Документы по внешнеэкономической деятельности

Цель работы: Научиться составлять и оформлять документацию по внешнеэкономической деятельности в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Задание 1. Проанализируйте наиболее распространенные виды договоров по следующей схеме:

Задание 2. Составить договор купли-продажи партии газированной воды «Тархун» в количестве 22 ящиков (4000 бутылок) по цене 20 руб. за бутылку сроком на 14 дней, в котором продавец обязуется обеспечить товар сертификатом качества и доставить его на склад покупателя в течение двух дней после предоплаты. Покупатель обязуется обеспечить предоплату в размере 75% от общей суммы до 01.03.20__ и 25% - в течение десяти дней после получения товара, плюс 1% от суммы за каждый день просрочки платежа. За нарушение условий договора сторонами предусмотрен штраф в размере 30% от всей суммы договора, плюс 3% от суммы за каждый день просрочки доставки товара. При условии форс мажорных обстоятельств стороны претензий друг к другу не имеют. Споры рассматриваются в существующем порядке: продавец ЗАО «МинВоды»; покупатель ОАО «Мир Вкуса».

Задание 3. Составьте гарантийное письмо ОАО «ЭКОЛЕС» акционерному обществу «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке чертежей насосной станции. ОАО «ЭКОЛЕС» просит произвести эту работу непосредственно на рабочей площадке.

Задание 4. Составьте письмо – извещение Воронежского ОАО «ЭКОЛЕС» Московскому ЗАО «МИР» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

Вопросы для самопроверки:

1. Назначение коммерческой переписки.
2. Состав и расположение реквизитов делового письма в РФ.
3. Состав и расположение реквизитов делового письма, используемого в международной практике.
4. Особенности документальной лингвистики деловых писем, используемых в сфере внешнеэкономической деятельности: обращение к адресату, формулы вежливости.
5. -Перечислите виды документов внешнеэкономической деятельности
6. -Каковы требования к бланкам коммерческих писем?
7. -Каковы виды  и формы коммерческих писем?
8. -Перечислите виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность.

Практическая работа №5

Документация по трудовым отношениям

Цель работы: Научиться составлять и оформлять документацию по трудовым отношениям в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Задание 1.

Технология приема на работу:

Оформление соискателем кадровых документов при приёме на работу (резюме, заявление о приеме на работу, личный листок по учёту кадров, , анкета, автобиография).

Дополнительные документы, сопровождающие процесс приёма на работу специалиста (рекомендательное письмо, характеристика с прежнего места работы).

Собеседование.

Порядок принятия решения о приеме на работу.

Заключение трудового договора.

Оформите приказ о приёме на работу (приказ унифицированной формы № Т-1).

Задание 2.

Документирование перевода сотрудников на другую работу:

Технология оформления перевода сотрудника.

Документирование инициативы о переводе на другую работу (заявление сотрудника, представление руководителя подразделения, его согласование).

Документирование решения о переводе на другую работу (оформление нового трудового договора, оформите приказ по унифицированной форме № Т-5, внесите изменения в личную карточку сотрудника).

Задание 3.

Технология поощрения работника:

Документирование процедуры поощрения работника (представление о поощрении от руководителя структурного подразделения, его согласование, составьте приказ (приказ унифицированной формы № Т-11), внесите изменений в личную карточку сотрудника).

Задание 4.

Технология увольнения работника:

Документирование процедуры увольнения (составление инициативного документа об увольнении (заявление работника – при увольнении по собственной инициативе), собеседование с работником в отделе кадров, приём от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, заполнение обходного листа, составьте приказ (приказ унифицированной формы № Т-8), внесите изменений в личную карточку сотрудника).

Задание 5.

Технология направления работника в командировку:

Документирование направления работника в командировку. Заполнить унифицированные формы:

- Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

- Т-10 "Командировочное удостоверение";

- Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"; АО-1 "Авансовый отчет".

Задание 6.

Технология увольнения работника:

Документирование процедуры увольнения (составление инициативного документа об увольнении (докладная записка руководителя структурного подразделения – при увольнении по инициативе работодателя), объяснительная записка от работника, принятие решения об увольнении работника, приём от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, заполнение обходного листа, составьте приказ (приказ унифицированной формы № Т-8), внесение изменений в личную карточку сотрудника).

Вопросы для самопроверки:

1. Перечислите виды кадровых документов.

2. По какой схеме оформляется прием на работу?

3. По какой схеме оформляется увольнение работника?

4. Какова цель формирования личного дела работника?

5. Какая информация вносится в трудовую книжку работника?

Практическая работа №6

Организация документооборота

Цель работы: Научиться составлять и оформлять входящую и исходящую документацию, составлять номенклатуру дел. Подготавливать организацию документооборота на предприятии в целом.

Задание 1.

Создать презентацию в программе Power Point на тему «Системы управления электронным документооборотом». В качестве слайдов рекомендуется следующие:

1. Тема
2. История российского рынка систем электронного документооборота
3. Популярные системы электронного документооборота в России
4. Цели использования систем управления электронным оборотом
5. Слайды на свое усмотрение

Задание 2.

Составьте блок-схему документационного обеспечения управления. Покажите взаимосвязь и технологию прохождения документов.

Задание 3.

Составьте номенклатуру дел торгового предприятия (пример – приложение 1).

Приложение1

Пример составления номенклатуры дел.

Закрытое акционерное                                                         УТВЕРЖДАЮ
общество «Барьер»                                                        Директор
(ЗАО «Большая капля»)                                                 ______________

24.12.20__

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.20___№ 1
г. Воронеж

на 20___ год

Номенклатуру дел составил

Секретарь приемной руководителя                                             П.В. Сокол

СОГЛАСОВАНО                                                                    СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                                                Зав. городским архивом

ООО «ХХХ»                                                                    по личному составу                                                                                  

__________________ № ________                                  ______________ А.А. Станкевич          

Председатель ЭК _____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20___ году

Постоянного

Временного /свыше 10 лет/

Временного / до 10 лет/

включительно

ИТОГО

Ответственный за архив

Общества с ограниченной ответственностью

«ХХХ»                                                                                                П.В. Сокол

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое документооборот?
2. Основные правила документооборота.
3. Какие требования предъявляются к первичной обработке входящих документов?
4. Этапы документирования.
5. Перечислите этапы работы с входящими документами.
6. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?
7. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?
8. Номенклатура дел.
9. Формирование и хранение дел.
10. Оформление дел.
11. Сдача дел в архив.

4. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Основные источники:

1. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник/М.И. Басаков.-Изд.2-е, исп.и доп.-Ростов н/Д: Феникс, 2013.-350 с.-(Среднее профессиональное образование) ISBN 978-5-222-20053-7 
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.

Дополнительные источники:

1. Сологуб О.П. Практикум по документационному обеспечению управления. Омега-Л, 2011
2. Справочник кадровика.
3. Соколова О.Н., Акимочкина Т.А. Документационное обеспечение управления в организации. Учебное пособие. КноРус, 2010

Электронные ресурсы:

1. Консультант Плюс: специальная подборка правовых документов и учебных материалов для студентов юридических, финансовых и экономических специальностей, 2012.
2. http://portal.chuc.ru/Library/kurs_chuc_zem-umush_otnoshen.html

Приложение 1

ГОСТ Р 6.30-2003

УДК 658.516:002:006.354                                                                                       Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation.

Unified system of managerial documentation.

Requirements for presentation of documents

ОКС 01.140.30

ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2. ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документов;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации проводят в тех случаях, когда оно закреплено учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять: 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

или

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длиной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

или

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В правой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание , оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий                        Личная подпись                       А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент                                            Личная подпись                       А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

           ЗАО "Партнер"                                  Личная подпись                       Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института                                    Личная подпись                        М.В. Ларин

Главный бухгалтер                                     Личная подпись                         З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                             Личная подпись                  В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии                                         Личная подпись                  А.Н. Сокова

                                                                     Личная подпись                  А.С. Красавин

                                                                     Личная подпись                  О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись           А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 № 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись              А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров                            Личная подпись                             Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов и оформлению документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольной (рисунок А.2).

4.5 Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов.

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12; 13, 14, 15, 17; 18; 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

___________________                                                                             №_________

Москва

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения

и архивного дела

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

___________________                                                                             №_________

Москва

Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит