Методические рекомендации по прохождению производственной практики по ПМ.01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации» для студентов очного отделения по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управ
методическая разработка

Министерство образования Московской области

Государственное образовательное учреждение высшего образования

Московской области

«Государственный гуманитарно-технологический университет»

Гуманитарно-педагогический колледж

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ПРОХОЖДЕНИЮ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

по ПМ.01. «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»

Специальность среднего профессионального образования

 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

(углубленная подготовка)

Орехово-Зуево

2018

УДК 372.016:651

ББК 65.05+65.291

Методические рекомендации по прохождению производственной практики по ПМ.01. «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»: методические рекомендации содержат задания по производственной практике по междисциплинарным курсам, включённым в модуль ПМ.01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации», а также рекомендации по их выполнению. Предназначены для студентов, обучающихся по очной форме обучения специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение / сост: Бакуева О.Н.  – Орехово-Зуево, 2018 г.

Методические рекомендации составлены в соответствии с рабочей программой профессионального модуля ПМ.01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации».

        Печатается по решению предметно-цикловой комиссии преподавателей социально-экономических дисциплин ГПК ГГТУ 

Протокол №    от «27» ноября 2018 года

СОДЕРЖАНИЕ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

РЕЗУЛЬТАТЫ ОСВОЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ МОДУЛЮ

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОХОЖДЕНИЮ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

СОДЕРЖАНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

К ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЙ

КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ  

ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ МОДУЛЮ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Производственная практика, её организация и содержание, является неотъемлемым компонентом образовательной программы среднего профессионального образования и направленна на формирование у студентов практических профессиональных умений, приобретение первоначального практического опыта по основным видам профессиональной деятельности для последующего освоения ими общих и профессиональных компетенций по избранной специальности.

В ходе прохождения практики происходит систематизация, обобщение, закрепление и углубление знаний и умений, формирование общих и профессиональных компетенций, приобретение практического опыта в рамках профессиональных модулей.

В данных методических рекомендациях определены задачи и содержание производственной практики по профессиональному модулю ПМ.01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.

Производственная практика проводится в соответствии с учебным планом на втором курсе в 4 семестре на базе Гуманитарно-педагогического колледжа ГГТУ.

Организация и общее руководство производственной практикой осуществляется заместителем директора по учебно - производственной работе. Руководство практикой студентов осуществляют преподаватели специальных дисциплин – руководители практики.

Продолжительность практики составляет – 36 часов - 1 неделя.

В ходе прохождения практики студент должен выполнить все представленные задания в полном объеме.

Цель производственной практики: комплексное освоение обучающимися всех видов профессиональной деятельности по специальности, формирование общих и профессиональных компетенций, а также приобретение необходимых умений и опыта практической работы по специальности.

        Задачи: формирование у обучающихся умений, приобретение первоначального практического опыта по основным видам профессиональной деятельности для последующего освоения ими общих и профессиональных компетенций.

В результате прохождения производственной практики обучающийся должен:

• иметь практический опыт организации документационного обеспечения управления и функционирования организации.
• уметь: 

применять нормативные правовые акты в управленческой деятельности;

подготавливать проекты управленческих решений;

обрабатывать поступающие и отправляемые документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела;

готовить и проводить совещания, деловые встречи, приемы и презентации.

Результатом прохождения производственной практики в рамках освоения профессионального модуля ПМ.01.  «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации» является овладение общими и профессиональными компетенциями.  

Общие компетенции

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий.

ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.

Профессиональные компетенции

ПК 1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.

ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

ПК 1.3.   Осуществлять   подготовку   деловых   поездок    руководителя    и    других    сотрудников организации

ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.

ПК 1.5.     Оформлять     и     регистрировать     организационно-распорядительные     документы, контролировать сроки их исполнения.

ПК 1.6.  Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать   их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.

ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.

ПК 1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.

ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

ПК 1.11. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы.

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОХОЖДЕНИЮ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

Производственная практика проводится в Гуманитарно-педагогическом колледже ГГТУ.

Гуманитарно-педагогический колледж ГГТУ:

• разрабатывает и согласовывает с организациями программы практики, содержание и планируемые результаты практики;
• осуществляет руководство практикой;
• контролирует реализацию программы практики и условия проведения практики организациями, в том числе требования охраны труда, безопасности жизнедеятельности и пожарной безопасности в соответствии с правилами и нормами;
• формирует группы для применения групповых форм проведения практики;
• определяет совместно с организациями процедуру оценки общих и профессиональных компетенций обучающихся, освоенных им в ходе прохождения производственной практики;
• разрабатывает и согласовывает с организациями формы отчетности и оценочный материал прохождения практики.

Обучающиеся в период прохождения практики обязаны:

• выполнять задания, предусмотренные программой практики;
• соблюдать действующие в организациях правила внутреннего трудового распорядка;
• соблюдать требования охраны труда и пожарной безопасности;
• вести дневник практики;
• составить отчет по результатам практики;
• оформить приложения к отчету.

СОДЕРЖАНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

В ходе производственной практики студент выполняет индивидуальные и групповые задания, предусмотренные тематическим планом (таблица 1.)

Таблица 1.

Тематический план производственной практики

МЕТОДИЧЕКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ К ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЙ

Задания по МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления»

и МДК 01.02 «Правовое регулирование управленческой деятельности»

1. Создание бланков документов организации.

Во время прохождения практики необходимо создать различные виды бланков организации (бланк письма, общий продольный и общий угловой бланки, бланк конкретного вида документа).

В отчете необходимо отразить следующее:

особенности составления бланков;

соответствие бланков требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 и/или инструкции по делопроизводству;

представить в приложении к отчету составленные бланки.

2. Анализ положения об отделе делопроизводства.

Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться с  положениями об отделе делопроизводства различных организаций (2-3 организации).

В отчете необходимо перечислить функции отдела, количество штатных сотрудников, дать оценку, выполняемых ими задач.

Если в организации нет отдела делопроизводства, необходимо указать, на кого из сотрудников учреждения возложены обязанности делопроизводителя и организации документооборота.

в приложении к отчету необходимо представить анализ.

3. Составление и оформление различных видов документов.

Во время прохождения практики необходимо составить и оформить различные виды документов (например, приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.).

В отчете необходимо отразить следующее:

особенности составления и оформления различных видов документов;

соответствие оформленных документов требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 и/или инструкции по делопроизводству;

в приложении к отчету необходимо представить составленные документы.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

Во время прохождения практики необходимо принимать участие в регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

В отчете необходимо отразить следующее:

• какая система регистрации документов применяется в организации (централизованная, децентрализованная, смешанная);
• вид регистрационных форм (программа СЭД, журнальная форма, регистрационно-контрольные карточки и т.д.);
• особенности регистрации отдельных видов документов.

В приложении необходимо представить копии зарегистрированных документов.

Задания по практике МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания»

1. Составление перечня нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации.

Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться со всеми документами, которые регламентируют работу секретарской службы в организации (Федеральные законы, правила, положения, методические рекомендации). После изучения перечисленных документов надо дать характеристику нормативной базе по следующему плану:

• наименование организации;
• основные виды нормативных документов, регламентирующих деятельность секретарской службы, в том числе локальные нормативные акты;
• рекомендации по пополнению нормативной базы.

2. Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации.

Для выполнения этого задания необходимо нарисовать схему рабочего места секретаря и руководителя организации и представить схемы в отчете.

В отчете необходимо отразить особенности организации рабочего места секретаря и руководителя, проанализировать положительные и отрицательные моменты.

3. Составить фотографию рабочего дня секретаря.

Для выполнения этого задания необходимо составить фотографию рабочего дня секретаря, с указанием всех видов работ в течение дня и времени (в минутах), затраченного на выполнение каждого из видов.

В отчете необходимо отразить следующее:

• особенности организации рабочего дня секретаря;
• регламентация времени на отдельные виды работ;
• отметить виды деятельности, на которые затрачивается наименьшее и наибольшее количество времени;
• дать рекомендации по усовершенствованию графика рабочего дня секретаря.

В приложении необходимо представить фотографию рабочего дня секретаря.

3. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку.

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать документы, которые оформляются в организации при направлении сотрудников в командировку.

В отчете необходимо отразить следующее:

• виды документов, оформляемые при направлении сотрудника в командировку;
• особенности оформления документов;
• соответствие оформляемых документов, требованиям нормативных документов.

В приложении необходимо представить копии приказа о направлении в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание.

4. Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан.

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать организацию работы с обращениями граждан в организации.

В отчете необходимо отразить следующее:

• виды обращений граждан;
• организация приема граждан (наличие графика, кто ведет прием, оформление приема граждан);
• сроки ответов на обращения граждан (соблюдаются или не соблюдаются).

В приложении необходимо представить копию одного из обращений граждан, журнал регистрации обращений и отчет об исполнении обращений граждан.

5. Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания.

Для выполнения этого задания необходимо указать особенности проведения различных видов совещаний (собраний, заседаний комиссии) в организации и запротоколировать одно из таких заседаний.

В отчете необходимо отразить следующее:

• особенности проведения совещаний (виды совещаний, периодичность их проведения, круг участников)
• отразить функции секретаря в организации проведения совещаний;
• особенности оформления протоколов совещаний.

В приложении необходимо представить копию протокола.

6. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

Для выполнения этого задания необходимо в течение прохождения практики участвовать в телефонном обслуживании, передавать и принимать документы при помощи факса.

В отчете необходимо отразить следующее:

• особенности организации телефонного обслуживания в организации;
• отразить темы, по которым обращаются по телефону в организацию;
• отразить особенности передачи документов при помощи факсов (частота использования, виды документов и т.д. т.п.).

В приложении к отчету могут быть представлены копии документов, полученные при помощи факса, а также регистрационные записи ведения телефонного обслуживания.

7. Осуществлять копирование документов и заверение копий в установленном порядке.

Для выполнения этого задания необходимо откопировать разные виды документов и заверить их в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Копирование документов должно быть осуществлено разными способами (2 страницы на одном листе, формат А3, А5, копирование с двух сторон листа).

В приложении к отчету должны быть представлены копии документов и заверенная копия одного из документов организации.

6. Составление отчета по практике.

Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.

После прохождения практики студент оформляет текстовый отчёт, в котором обобщает результаты практики.

В текстовом отчёте должны быть отражены:

- характеристика служб делопроизводства организации, являющейся базой практики (структура, история создания);

- сведения о выполнении представленных в плане заданиях;

- составленные в ходе прохождения практики документы представляются в приложениях;

- общая оценка деятельности организации по организации делопроизводства в учреждении.

Отчет должен содержать 5-10 машинописных листов, шрифт – 14 кегль, межстрочный интервал – 1,5.

С текстовым отчетом студент должен представить:

- дневник прохождения практики (Приложение 1);

- характеристику руководителя практики от организации (с печатью учреждения и подписью руководителя практики от организации) (Приложение 2);

-аттестационный лист (Приложение 3).

КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ МОДУЛЮ

Формой аттестации по практике является дифференцированный зачет.

Контроль и оценка результатов практики осуществляются руководителем практики от колледжа в процессе выполнения общих и индивидуальных практических заданий, и работ.

Основные показатели оценки сформированности профессиональных компетенций представлены в таблице 2.

Таблица 2.

Оценка сформированности профессиональных компетенций

Общие компетенции оцениваются в соответствии с критериями, представленными в таблице 3.

Таблица 3.

Оценка сформированности профессиональных компетенций

Результаты прохождения практики и сдачи дифференцированного зачета   оцениваются по пятибалльной системе.

Оценка «отлично»:

• Наличие в портфолио и отчете студента последовательного и обстоятельного анализа организации и технологии работы с документами.
• Анализ не подменяется теоретическими сведениями из учебника.
• Структура и содержание портфолио соответствуют структуре и содержанию программы практики.
• Все документы, представленные в портфолио студента, иллюстрируют его теоретические и нормативно-правовые положения об организации делопроизводства в организации.
• Все представленные материалы относятся к организации, в которой проходила практика.
• Текст отчета написан в соответствии с требованиями официально-делового стиля русского литературного языка.
• Наличие заполненного дневника практики с отметками руководителя от организации.
• Наличие характеристики качество выполнения работ в соответствии с технологией и (или) требованиями организации, в которой проходила практика.

Оценка «хорошо»:

• Текстовый анализ организации и технологии работы с документами недостаточно последовательный и обстоятельный.
• Анализ не подменяется теоретическими сведениями из учебника.
• Структура и содержание портфолио представлено разрозненно, но соответствуют структуре и содержанию программы практики.
• Все документы, представленные в портфолио студента, иллюстрируют его теоретические и нормативно-правовые положения об организации делопроизводства в организации
• Все приложения относятся к организации, в которой проходила практика.
• Текст отчета соответствует требованиям официально-делового стиля русского литературного языка.
• Наличие заполненного дневника практики с отметками руководителя от организации.
• Наличие характеристики качество выполнения работ в соответствии с технологией и (или) требованиями организации, в которой проходила практика.
• Оценка «удовлетворительно»:
• Текстовый анализ организации и технологии работы с документами подменен теоретическими сведениями из учебника.
• В тексте отчета присутствуют ссылки на отдельные документы организации являющейся базой практики.
• Все приложения относятся к организации, в которой проходила практика.
• В тексте отчета отсутствует официально-деловой стиль русского литературного языка.
• Наличие дневника практики с отметками руководителя от организации, заполненного студентов несвоевременно и с ошибками.
• Наличие характеристики от организации.

Оценка «неудовлетворительно»:

• Текстовый анализ организации и технологии работы с документами подменен теоретическими сведениями из учебника.
• В тексте отчета отсутствуют ссылки на документы.
• Не все документы относятся к организации, в которой проходила практика.
• Текст отчета не соответствует требованиями официально-делового стиля русского литературного языка.
• Отсутствие заполненного дневника практики с отметками руководителя от организации.
• Отсутствие характеристики от организации.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Министерство образования Московской области

ГОУ ВО МО «Государственный гуманитарно-технологический университет»

(ГГТУ)

Гуманитарно-педагогический колледж

ДНЕВНИК ПРАКТИКИ

ОБУЧАЮЩЕГОСЯ ___________________________________________________

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ __________________________________________________

КУРС _____ ГРУППА __________

ВИД ПРАКТИКИ ____________________________________________________

ПЕРИОД ПРАКТИКИ ПО ПМ 01 _______________________________________

МЕСТО ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ __________________________________

г. Орехово-Зуево

201__ г.

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРАКТИКИ ОТ КОЛЛЕДЖА

должность фамилия имя отчество

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРАКТИКИ ОТ ПРЕДПРИЯТИЯ (УЧРЕЖДЕНИЯ, ОГАНИЗАЦИИ)

--------------------------------------------------------------------------------------------

должность фамилия имя отчество

ПРИБЫЛ НА ПРЕДПРИЯТИЕ (В УЧРЕЖДЕНИЕ, ОГАНИЗАЦИЮ)

«_____» ________________20____г.        _________________

                                                                                Подпись

М.П.                                                                  

УБЫЛ С ПРЕДПРИЯТИЕ (ИЗ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ)

«_____» ________________20____г.        _________________

                                                                                Подпись

М.П.                                                                  

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 2.

Министерство образования Московской области

ГОУ ВО МО «Государственный гуманитарно-технологический университет»

(ГГТУ)

Гуманитарно-педагогический колледж

ОТЧЕТ

ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ

по ПМ 01. «Организация документационного обеспечения управления и функционирования»

Обучающегося ___________________________________________________

Специальность __________________________________________________

Курс _____ группа __________

Вид практики ____________________________________________________

Период практики _________________________________________________

Место прохождения практики __________________________________

Руководитель

практики от колледжа __________________________________________

                                                   Должность фамилия имя отчество

Руководитель

практики от предприятия

 (учреждения, организации) ______________________________________

                                                            Должность фамилия имя отчеств

г. Орехово-Зуево

2016 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Министерство образования Московской области

ГОУ ВО МО «Государственный гуманитарно-технологический университет»

(ГГТУ)

Гуманитарно-педагогический колледж

Аттестационный лист производственной практики

по ПМ 01«Организация документационного обеспечения управления и функционирования»

ФИО _______________________________________________________________

Курс _____ группа __________

Специальность _______________________________________________________

Место практики ______________________________________________________

Период практики по ПМ 01 ____________________________________________

Виды работ, выполненные студентом во время практики

Итоговая оценка__________________________________________________

дифференцированный зачет /зачет

Дата «__» ____________201___г.             

ПРИЛОЖЕНИЕ 4.

Характеристика

Выдана   обучающейся _________________________________________________

                                                                (фамилия, имя, отчество)

Находившейся в период с «____» _________ 20____г.   по «____» _________  20____г.   на производственной практике   по модулю ПМ 01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»

в__________________________________________________________________

                            (наименование подразделения и организации)

по специальности / профессии   46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Администрация   организации удостоверяет следующие сведения об обучающейся:

1. Прошла инструктаж по охране труда «___» ____________20______ г.
2. Выполняемые работы во время прохождения практики, их качество ________

______________________________________________________________________

3. Трудовая дисциплина _________________________________________________

                                                                       (отличная, хорошая, плохая)

4.  Наличие поощрений, взысканий ________________________________________

                                                                                (нет; если есть, то какие)

5.Оценка за практику ______________________________________________                (отлично; хорошо; удовлетворительно; неудовлетворительно - если по итогам практики дифференцированный зачет зачтено/не зачтено -  если по итогам практики зачет)

Руководитель практики от организации ____________________________________                                

                                                                                 Должность фамилия имя отчеств

  МП