для студентов по специальности Прикладная информатика (по отраслям)
учебные материалы для студентов СПО
Скачать:
| Вложение | Размер |
|---|---|
 Тест 1 по теме Требования к оформлению реквизитов | 28.13 КБ |
| Практическая Оформление положения о структурном подразделении | 50.78 КБ |
| Практическая приказ | 21.61 КБ |
| Практическая протокол | 24.08 КБ |
| Практическая работа акт | 26.82 КБ |
| Практическая деловое письмо | 59 КБ |
 ДОУ рабочая тетрадь Распорядительные документы | 23.32 КБ |
| ИТОГОВЫЙ ТЕСТ | 33.11 КБ |
Предварительный просмотр:
ТЕСТ
«Правила оформления реквизитов документа»
- Что означает число 03 в регистрационном номере документа 04-03/21?
а). индекс структурного подразделения
б). номер дела по номенклатуре дел
в).порядковый номер документа
- Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения»-
а).Утверждаю:
директор АО «Луч»
_______ Л.Н. Петров
«___»_______ ____г.
б). УТВЕРЖДАЮ
Директор АО «Луч»
_______ Л.Н. Петров
«___»_______ ____г.
в).УТВЕРЖДАЮ
Директор АО «Луч»
________ Петров Л.Н.
«___»______ ___г.
- Выберите правильный вариант оформления реквизита «Отметка о наличии приложения»
а). Приложение: на 3 л. в 2 экз.
б). ПРИЛОЖЕНИЕ: На 3 л. в 2 экз.
в). Приложение: на 3 листах в 2 экземплярах
- Внутреннее согласование документа называется:
а). виза согласования
б). гриф согласования
в).визирование
- Выберите правильный вариант оформления общего бланка организации
а). Акционерное общество «Заря»
АО «Заря»
________ №
г. Москва
б). Акционерное общество «Заря»
(АО «Заря»)
________ №
Москва
в). Акционерное общество «Заря»
АО «Заря»
________ Москва №
- Размер формата бланка А4:
а). 148 х 210 мм
б). 210 х 297 мм
в). 420 х 297 мм
- Выберите правильный вариант оформления бланка письма
а). Акционерное общество «Заря»
Кремлевская ул., д.1, Казань, 420028
тел. (843) 2766127, факс (843) 2945665
ОКПО 02066543, ОГРН 6788795342908, ИНН/КПП
1655879654/165234123
___________ № _________
На № _____ от _____________
б). Акционерное общество «Заря»
420028 Казань, Кремлевская ул., д.1,
тел. (843) 2766127, факс (843) 2945665
ОКПО 02066543, ОГРН 6788795342908, ИНН/КПП
1655879654/165234123
___________ № _________
На № _____ от ____________
г. Казань
в). Акционерное общество «Заря»
Кремлевская ул., д.1, Казань, 420028
тел. (843) 2766127, факс (843) 2945665
___________ № _________
- Какой вариант оформления реквизита «Место составления или издания» является верным?
а). г. Вологда
б). г. Москва
в). пос-к Орловский
- Государственный стандарт о делопроизводстве и архивном деле:
а). ГОСТ 6.10.5.-87
б). ГОСТ Р51141-98
в). ГОСТ Р 6.30-2003
- Классификатор, позволяющий определить существующие организации и предприятия –
а). ОКУД
б). ОКАТО
в). ОКПО
- Классификатор, использующийся для регистрации форм документов, упорядочения информационных потоков, обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации –
а). ОКУД
б). ОКСО
в). ОКИН
- Фамилия и инициалы в реквизите «Адресат» указываются:
а). в именительном падеже
б). в дательном падеже
в). в родительном падеже
- Текст документа должен быть оформлен:
а). в виде сплошного текста, графиков, таблиц или соединения этих форм
б). в виде сплошного текста, без табличного оформления
в). в виде текста, разделенного на разделы, подразделы, пункты. Подпункты
- Реквизит «Отметка о наличии приложения» свидетельствует о том:
а). что к документу имеется приложение
б). что приложение необходимо разработать
в). что документ имеет объем более одной машинописной страницы
15. Какой вариант оформления реквизита «Подпись» является правильным?
а). Генеральный директор личная подпись /Иванов И.И./
б). Генеральный директор Иванов И.И. личная подпись
в). Генеральный директор личная подпись И.И. Иванов
16. При использовании реквизита «Оттиск печати» печать должна стоять на документе следующим образом:
а). задевать расшифровку подписи в реквизите подпись
б). задевать наименование должности в реквизите подпись
в). на свободном нижнем поле документа, не задевая остальные реквизиты
17. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя:
а). фамилию исполнителя и номер его телефона
б). фамилию исполнителя, номер его телефона и должность
в). должность, расшифровку подписи и подпись исполнителя
18. Реквизит «Государственный герб РФ» используют:
а). государственные организации в соответствии с Конституцией РФ
б). коммерческие организации в соответствии с учредительными документами
в). на бланках документов в соответствии с ФЗ «О государственном гербе РФ»
19. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак» можно размещать на бланках:
а). одновременно с реквизитами 01 и 02
б). в соответствии с учредительными документами организации
в). всех документов организации, предприятия, учреждения, включая внутренние и внешние документы
20. Реквизит «Код организации» проставляют в соответствии с …
а). ОГРН
б). ОКПО
в). ОКУД
21. Реквизит «Код формы документа» проставляют в соответствии с …
а). ОКПО
б). ОКАТО
в). ОКУД
22. Какой вариант оформления реквизита «Наименование организации» является правильным?
а). ОАО «РОСлеспромком»
б). Открытое акционерное общество
«Рослеспромком»
ОАО «Рослеспромком»
в). Открытое акционерное общество
Российская лесопромышленная компания
«Рослеспромком»
23. Адрес организации в реквизите «Справочные данные об организации» указывают в следующем порядке:
а). индекс, страна, улица, дом, офис, город
б). улица, дом, офис, город, страна, индекс
в). индекс, город, улица, дом, офис
24. Какой из вариантов оформления реквизита «Дата документа» является правильным?
а). 18.05.08
б). 18/05. 2008
в). 18.05.2008
25. Реквизит «Ссылка на дату и регистрационный номер документа» используется при оформлении:
а). актов
б). писем
в). всех распорядительных документов
26. Резолюция должна быть написана..
а). в верхнем поле документа
б). на оборотной стороне документа
в). на свободном поле документа
27. По юридической силе документы классифицируются:
а). действительные и подложные
б). подлинные и подложные
в). недействительные и действительные
28. Копия – это…
а). заверенная часть текста подлинного документа
б). второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником
в). идентичное, заверенное должностным лицом, воспроизведение подлинника
29. Стандарт, который распространяется на унифицированные системы документации – Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
а). ГОСТ Р6.30-97
б). ГОСТ 6.10.4-94
в). ГОСТ Р6.30-2003
30. Документ – это…
а). материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для передачи ее во времени и пространстве
б). бумажный или цифровой носитель с информацией для передачи ее во времени и пространстве
в). информация, которую необходимо исполнить в установленные сроки
31. Система документации – это…
а). все документы, когда-либо созданные человеком
б). совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности
в). совокупность документов, включающих в себя все документы организационно-распорядительного характера.
32. Делопроизводство – это…
а). документированное обеспечение управления с использованием разного рода документов
б). сфера деятельности, охватывающая документирование и организацию работы с документами
в). управленческая деятельность по разработке и оформлению организационных документов
33. По способу фиксации документы классифицируются на…
а). рукописные, типографские, кинодокументы
б). письменные, графические, кино- и фотодокументы
в). фотодокументы, письменные, электронные
34. По степени сложности документы классифицируются на …
а). многоаспектные, простые, сложные
б). простые и сложные
в). технологические, финансово-расчетные, простые
35. По степени обязательности документы классифицируются на…
а). информационные и директивные
б). долговременного и постоянного хранения
в). срочные и несрочные
36. Реквизит 08 – это…
а). наименование вида документа
б). наименование организации
в). справочные данные об организации
37. Реквизит 11 – это…
а). дата документа
б). регистрационный номер документа
в). место составления или издания документа
38. Реквизит 19 – это…
а). заголовок к тексту
б). адресат
в). отметка о контроле
39. Реквизит 25 – это…
а). оттиск печати
б). подпись
в). отметка о заверении копии
40. Реквизит 23 – это…
а). гриф утверждения документа
б). гриф согласования документа
в). виза согласования документа
41. Наименование организации, являющейся автором документа, указывается на бланке организации …
а). в родительном падеже
б). в дательном падеже
в). в именительном падеже
42. Директивный документ – это…
а). документ, издаваемый директором
б). документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию
в). документ, издаваемый коллегиальным органом, осуществляющим управление структурным подразделением или организацией
43. Изображение реквизита «Государственный герб Российской Федерации» рекомендуется изображать на бланках документов диаметром:
а). не более 25 мм
б). не более 17 мм
в). не более 20 мм
44. Реквизит «Государственный герб Российской Федерации» допускается изображать на бланках документов в следующих вариантах:
а). в многоцветном и одноцветном
б). в многоцветном с геральдическим щитом и в одноцветном без геральдического щита
в). в многоцветном, одноцветном и одноцветном без геральдического щита
45. Какой вариант заверительной подписи выписки является верным?
а). Выписка верна 15.04.2012
делопроизводитель личная подпись
б). Верно
15.04.2012
Делопроизводитель личная подпись И.О. Фомина
в). Верно
Делопроизводитель личная подпись И.О. Фомина
15.04.2012
46. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями,…
а). состоит из регистрационного номера той организации, которая оформляет этот документ на любом носителе
б). состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через слеш
в). не указывается, так как автором документа является не одна организация
47. Какая часть является номером дела по номенклатуре дел в регистрационном номере 03-01/115?
а). 01
б). 03
в). 115
48. Максимальный набор реквизита «Адресат» может состоять из следующих частей:
а). наименование организации, структурное подразделение, должность, инициалы, фамилия, почтовый адрес
б). наименование организации, должность, инициалы, фамилия, почтовый адрес
в). наименование организации, структурное подразделение, должность, ФИО, почтовый и электронный адрес
49. Какой вариант оформления заголовка акта является правильным?
а).списания продукции
б). на списание продукции
в). по списанию продукции
50. Какой вариант оформления реквизита «Гриф согласования» является правильным?
а) СОГЛАСОВАНО:
Начальник Департамента
здравоохранения
___________ Л.Г. Копытов
«___»__________ _____г.
б). «СОГЛАСОВАНО»:
Начальник Департамента
здравоохранения
___________ Копытов Л.Г.
«___»__________ _____г.
в). СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента
здравоохранения
___________ Л.Г. Копытов
«___»__________ _____г.
51. Какой вариант оформления реквизита «Отметка о заверении копии» является правильным?
а). копия верна
14.10.2012г.
Секретарь(О.И. Соловьева)
МП
б). Верно
Секретарь личная подпись О.И. Соловьева
14.10.2012
МП
в). Верно
Секретарь личная подпись О.И. Соловьева
МП
52. Какой вариант оформления реквизита «Адресат» является правильным?
а). Саблину А.А.
ул. Лихачева, д. 7, кв. 56
г. Воронеж , 157857
б). А.А. Саблину
ул. Лихачева, д. 7, кв. 56
г. Воронеж , 157857
в). ул. Лихачева, д. 7, кв. 56
г. Воронеж , 157857
А.А. Саблину
53. Реквизит, заверяющий подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, называется –
а). оттиск печати
б). гриф утверждения
в). отметка о заверении копии
Предварительный просмотр:
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
Тема: Составление и оформление положения о структурном подразделении в текстовом редакторе Word.
Цель работы: научиться составлять и оформлять положение о структурном подразделении.
Ход работы
- Изучить методические рекомендации
Положение о структурном подразделении является документом, определяющим:
- порядок создания подразделения;
- правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;
- задачи и функции подразделения;
- права подразделения;
- взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
- ответственность подразделения.
Разработка такого документа является обязанностью отдела организации и оплаты труда. Однако данное структурное подразделение создается не на всех предприятиях. Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и др.
Законодательством не установлены требования к составлению и оформлению положения о структурном подразделении. Предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных, является модель, которая содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции подразделения.
5. Права и обязанности подразделения.
6. Ответственность подразделения.
7. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.
8. Организация работы
Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает генеральный директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения (например, склад ЗИП в составе производственного филиала сервисного предприятия) может утверждать руководитель основного подразделения, если такое полномочие отражено в его должностной инструкции или положении о возглавляемом им подразделении.
В разделе «Общие положения» отражаются:
1. Место подразделения в структуре предприятия. Подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки).
2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредителями. В первом случае распорядительным документом является приказ, во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.
3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколько самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность.
Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком «раскладе» непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых возлагается обязанность управления отдельными группами подразделений, то ему подчиняются все основные структурные единицы.
Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководителю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и др.)
.4. Руководство подразделением. Руководству может быть посвящен только один пункт, например «финансовый отдел возглавляет начальник».
5.Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В зависимости от того, какие функции выполняет подразделение, определяется и перечень документов. Например, для главной бухгалтерии специальным и первоочередным документом является Федеральный
закон «О бухгалтерском учете», а для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Подразделение предприятия также должно руководствоваться внутренними документами (уставом предприятия, положением о подразделении). В том случае, если трудовые отношения на предприятии регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.
6. Иное. В положениях о структурных подразделениях может приводиться перечень основных понятий и определений. Это характерно для подразделений, выполняющих специфические функции. Гак, в положение об отделе по защите информации следует включить пояснения основных терминов «утечка информации», «объект информации», «противодействие» и т. д. Такая расшифровка особенно необходима в тех случаях, когда в состав подразделения входят специалисты, выполняющие работы, не связанные с основными его задачами (например, экономист в отделе по защите информации).
В разделе необходимо отобразить структуру подразделения, указать порядок ее формирования и утверждения. Первоначальное предложение о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как правило, следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представляется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напрямую директору предприятия для утверждения.
В процессе деятельности подразделения структура может пересматриваться и соответственно изменяться вплоть до полного упразднения. Порядок утверждения штатной численности подразделения практически тот же. Между тем штатная численность подразделения может утверждаться тем же приказом (решением), что и само подразделение, и оформляться в виде приложения к положению.
Структуру подразделения можно отразить различными способами. Прежде всего, это текстовой способ. Так, пункт о структуре отдела главного механика на предприятии, производящем ветеринарные препараты, может быть следующим:
«В состав отдела главного механика входят следующие подразделения: ремонтно-механический участок, участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок, участок по ремонту и обслуживанию санитарно-технических систем».
Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения, и по возможности взаимосвязи между ними.
Не всегда структурное подразделение подвергается дроблению. В этом случае в разделе «Структура и штатная численность» указываются либо группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо отдельные специалисты. При выполнении конкретных функций, группам могут присваиваться определенные наименования (например, группа финансового анализа в составе финансового отдела). Возглавляется группа, как правило, ведущим специалистом или специалистом более высокой категории по должностному наименованию в данной группе.
В этом же разделе следует отразить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников и т. д.
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление его деятельности. Действующий в настоящее время Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих не содержит указание на то, что его нормы могут использоваться при составлении положений о структурных подразделениях. Действовавшими ранее тарифно-квалификационными характеристиками (ТКХ) по должностям работников различных отраслей экономики предусматривалось, что ТКХ служат основой при составлении положений о структурных подразделениях, определяющих роль и место подразделений на предприятиях, в организациях и учреждениях.
Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления, то задачи регламентируются подробно для того, чтобы затем в соответствии с каждой из выделенных задач можно было определить функции каждой такой единицы.
В разделе «Функции» перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя структурного подразделения. Еще раз напомним, что положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подразделения, а соответственно использование квалификационной характеристики только поможет определить функции отдела в целом.
В то же время именно в этом разделе положения должна отражаться специфика предприятия. Поэтому наряду с общими функциями необходимо подробно определить специальные, обусловленные деятельностью предприятия.
Раздел «Функции» может создаваться не только как «генеральная определяющая» деятельности предприятия, но и как управленческий инструмент. В ряде положений о структурных подразделениях следит подробно расписать и каждую функцию и способы ее реализации, при этом не забыть об очередности выполнения каждой функции.
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав и обязанностей подразделения.
Среди общих прав подразделения следующие:
1. Давать структурным подразделениям и отдельным специалистам указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.
2. Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.
3. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем предприятия.
4. Представительствовать от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
5. Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.
6. В необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия.
7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.
Специальные права подразделения зависят от его функций и задач. Заметим, что специальные права по сути своей представляют собой обязанности. Между тем, довольно часто возникают сложности в тех случаях, когда, скажем, одно подразделение совершает определенные служебные действия по отношению к другому. Очень редко можно услышать «это не в компетенции финансового отдела», зато гораздо чаще звучит «финансовый отдел не имеет права».
Для того чтобы избежать таких ситуаций, разработчики положений о структурных подразделениях вводят в числе специальных прав функциональные обязанности.
Так, например, финансовый отдел имеет право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора предприятия и начальника юридического отдела. Однако это не столько право, сколько обязанность. Но фиксация данного действия как права является одним из способов избежать конфликта между финансовым отделом и другими подразделениями предприятия. С другой стороны, право не всегда реализуют (на то оно и право), а это в свою очередь может привести к тому, что отдел охраны окружающей среды может проверить производственное подразделение, а может и не проверить, отдел контроля качества может реализовать свое право прекратить приемку продукции ненадлежащего качества, а может и не реализовать. Целью, прежде всего, является устранение возможности возникновения конфликтов внутри коллектива предприятия. Поэтому большинство специальных прав подразделений необходимо рассматривать как функциональные обязанности.
В разделе «Права» можно отразить и такой вопрос, как согласование с подразделением отдельных документов. Например, в Положении о планово-экономическом отделе:
«Проекты приказов, положений, инструкций и других документов, затрагивающих вопросы экономической работы, структурных единиц подразделения и штатов подлежат обязательному согласованию с планово-экономическим отделом».
Содержание раздела «Взаимоотношения (служебные связи)». В процессе решения задач, поставленных перед подразделением, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, между структурным подразделением и другими подразделениями предприятия возникают функциональные отношения (устанавливаются служебные связи).
Определение служебных связей или схем взаимодействия структурных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи «шлифуются» и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Конечно, можно ограничиться фразой «Подразделение взаимодействует с другими подразделениями предприятия». Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием. Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:
1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследовательских работ. Для этого из каждого подразделения выделяются работники и они совместно выполняют определенные работы.
2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.
3.В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярии) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использовании материальных ценностей.
4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения; планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов; главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.
Если в разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» отразить вопросы «получения» и «предоставления», то вопросы «совместной разработки (работы, проведения)» можно оформить в виде отдельных решений руководителей структурных подразделений.
С целью исключения дублирования и «параллелизма» функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Этим достигается главная цель управления предприятием - четкая регламентация функций каждого подразделения.
В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель отдела должен знать, что «творится» на участках, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными единицами легче, чем предусмотреть схему взаимодействия сектора бюджетирования в составе финансового отдела с коммерческим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о секторе бюджетирования, и там же отражается порядок согласования «внешних» действий с руководителем финансового отдела.
Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе можно отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей, порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями. При разработке раздела «Ответственность» следует помнить о том, что ответственность руководителя структурного подразделения определяется положением о подразделении. В первую очередь руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.
На него также возлагается персональная ответственность за:
- соответствие законодательству издаваемых подразделением и подписываемых руководителем инструкций, указаний и других правовых актов;
- организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;
- своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства предприятия;
- создание условий для производственной деятельности сотрудников подразделения;
- обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразделении и соблюдение правил пожарной безопасности;
- соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
Не всегда следует разделять ответственность отдела и ответственность руководителя. Для положений об отдельных подразделениях следует предусмотреть и коллективную ответственность. Так, целесообразно ввести коллективную ответственность отдела по защите информации за сохранность сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну как своего предприятия, так и контрагентов предприятия, за обеспечение прикрытия информации, имеющей конфиденциальный характер.
Для большинства подразделений предприятия в Положении следует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
Рекомендуется предусмотреть графу ознакомления работников подразделения с положением, или графу о доведении положения до работников подразделения. Например: «Настоящее Положение доведено до (Ф. И.О. сотрудников отдела; дата)».
Текст положения о структурном подразделении может не разделяться на отдельные блоки (разделы, статьи). Однако в нем должны быть определены порядок образования подразделения, его правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, взаимоотношения с другими подразделениями, ответственность.
- Выполнить практическое задание.
А) Выберите, какое положение будете разрабатывать:
1. Положение об отделе розничной торговли;
2.Положение об отделе снабжения
3. Положение об отделе маркетинга
4.Положение об отделе оптовых продаж.
5. Положение об отделе сбыта.
Б)Найдите в сети информацию о подразделении предприятия.
В) Подготовьте положение о структурном подразделении, в соответствии с требованиями ГОСТ и макета (Приложение1). Необходимые данные дополните самостоятельно.
Приложение 1
Макет положения о структурном подразделении
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ГБОУ СПО «Пильнинский агропромышленный техникум»
(ГБОУ СПО ПАПТ)
Приложение к приказу № ___ от «___»________ 20__ года | УТВЕРЖДАЮ Директор ГБОУ СПО ПАПТ ____________ М.А.Беспалов «___»__________20___ года |
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе
__________________________
р.п.Пильна
2011
I. Общие положения
1.1.Настоящее "Положение " (далее - Положение) государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Пильнинский агропромышленный техникум» (далее - ГБОУ СПО ПАПТ, техникум) определяет назначение, цели, задачи, функции и основы деятельности отдела
1.2. Отдел является структурным подразделением техникума, создается, реорганизуется и ликвидируется приказом директора техникума, в своей деятельности руководствуется __________________ и иными актами, содержащими нормы _____________ права, настоящим Положением, соглашениями, коллективным договором, и другими локальными нормативными актами, распорядительными документами по профилю деятельности.
1.3. Руководство отделом осуществляет его начальник, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора техникума. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по ________________ не менее ______-х лет.
1.4. Во время отсутствия начальника отдела его обязанности выполняет сотрудник отдела, назначаемый начальником отдела по согласованию с директором техникума.
1.5. Деятельность сотрудников отдела регламентируется соответствующими должностными инструкциями, разработка которых осуществляется начальником отдела на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Должностные инструкции подписываются начальником отдела, визируются юрисконсультом, согласовываются с профсоюзным комитетом и утверждаются директором колледжа. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах отдела или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.
1.6. Для обеспечения повседневной деятельности отдел имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к ГБОУ СПО ПАПТ (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.
1.7. Организационно-штатная структура и численный состав отдела определяются, исходя из содержания и объема возлагаемых на него задач и утверждаются решением директора. Изменения в организационно-штатной структуре и численном составе отдела производятся приказом директора.
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
1.8. Численный состав сотрудников распределяется по категориям (руководитель, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на отдел.
III. Основные задачи
Основными задачами отдела являются:
3.1.Осуществление…
3.2. Контроль за…
3.3.. Организация…
3.4. Документальное оформление…
3.5. Организация и ведение…
3.6. Организация …
3.7. Обеспечение соблюдения…
IV. Функции
4.1. Разработка локальных нормативных актов по своему профилю деятельности (положения, правила, инструкции и т.п.).
4.2. Подготовка. ..
4.3. Подготовка материалов. ..
4.4.. Выдача справок о
V Права и обязанности
5.1.Подразделение имеет право:
-запрашивать… .
-требовать…
-давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела…
-давать руководителям структурных подразделений техникума обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела…
-вносить на рассмотрение руководства колледжа предложения по вопросам ...
-вести переписку по вопросам…, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем колледжа.
-
-
5.2.Подразделение выполняет следующие обязанности:
-обеспечение деятельности отдела техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным в техникума;
-выполнение мероприятий по обслуживанию компьютерной и оргтехники отдела возлагается на информационно-вычислительный центр техникума.
_
_
VI. Ответственность
8.1.Отдел несет коллективную ответственность за:
- своевременное, полное и качественное выполнение задач, возложенных на отдел;
- соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы ___________ работы.
8.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.
VII. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.
5.1. Взаимодействие отдела с другими отделами и должностными лицами колледжа предполагает согласованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т. п.) по ______________ деятельности колледжа.
5.2. Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения _____ мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления.
5.3. Документационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка исполнения документов.
5.4.отдел в процессе своей деятельности взаимодействует:
5.4.1.Со всеми отделами и подразделениями техникума -
по вопросам получения:
- заданий по…
- предложений по…
- информации о…
по вопросам предоставления:
- …
5.4.2. С учебной частью очного отделения - по вопросам …;
5.4.3. С заочным отделением - по вопросам …;
5.4.4. С отделом воспитательной работы - по вопросам…;
5.4.5. С бухгалтерией -
по вопросам получения:
- документов о …;
по вопросам предоставления:
- …,
5.4.6. С отделом административно-хозяйственного персонала - по вопросам…
5.4.7. С информационно-вычислительным центром - по вопросам программно-технического обслуживания (обеспечения).
IX. Заключительные положения
9.1. Изменения, дополнения и уточнения к настоящему Положению подготавливаются начальником отдела, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами техникума и представляются начальником отдела на рассмотрение директору техникума.
9.2. Настоящее Положение подлежит пересмотру не реже, чем один раз в 5 лет.
Начальник отдела Ф. И. О.
Юрист
___________ ФИО
дата
С положением ознакомлены: ФИО
ФИО
Предварительный просмотр:
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
Тема: Разработка и оформление приказа и выписки из приказа в текстовом редакторе Word.
Цель работы: приобретение профессиональных навыков оформления распорядительного документа-приказа.
Оснащение: компьютер, программное обеспечение.
Ход работы
1.Ответьте на контрольные вопросы.
Контрольные вопросы: (на вопросы отвечать письменно)
- Какие документы относятся к распорядительным?
2. Приказ - это...
З. Что является основанием для издания распорядительного документа?
2.Изучить макеты оформления приказа и выписки из приказа и образцы.
3. Оформить приказ в соответствии с требованиями:
А) Вариант 1. Составьте приказ о совершенствовании показателей работы 2-ух цехов ООО «Гранат» со следующими данными: 1) разработать и к 10.10.2011 предоставить директору на утверждение новые формы планов хозрасчетной деятельности цехов завода; 2) главному бухгалтеру А. Т. Петрову разработать указания об учете работы цехов, предусматривая получение от машиносчетной станции ежедневных и ежемесячных табуляграмм по реализации продукции и по прибылям; 3) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора В. И. Петренко. Остальные данные укажите самостоятельно. Оформить отметку об исполнителе.
Вариант 2. На Московской государственной фабрике музыкальных инструментов и мебели, которая входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), премирование работников осуществляется на основании Положения о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденного 05.01.2011 под № 27. 12 апреля 2009 года директор предприятия В. М. Ларионов поручил начальнику отдела труда и заработной платы Н.Г. Маркову к 15 апреля рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб фабрики по итогам работы за первый квартал, а главному бухгалтеру Трошиной С. Г. к 20 апреля организовать выплату премии. Начальник планово-экономического отдела Матвеева С. Н. и главный бухгалтер Трошина С. Г. завизировали проект приказа директора фабрики.
Вариант 3.Руководитель Государственного унитарного предприятия «Агентство развития международного сотрудничества» (ГУП «АРМС») при Кабинете министров РФ, 26 февраля 2010 года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля 2011 года подготовить проект программы привлечения иностранных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий. Поручение было дано Главному управлению отраслевых инвестиционных программ, Главному договорно-правовому управлению и Главному управлению стратегии и инвестирования РФ во исполнение постановления Правительства РФ от 24 февраля 2011 года № 246. Проект приказа председателя агентства был завизирован его первым заместителем ОО. ООООООО и начальником Главного договорно-правового управления YY. YYYYYYY. Контроль исполнения приказа был возложен на FF.FFFFFF. Необходимые данные добавить самостоятельно.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Макет приказа по основной деятельности
Герб республики
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № _______
г. (место составления)
Краткое содержание,
начинается предлогом «О»
Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях. Распорядительная часть начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения — предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме — срок исполнения.
2. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт).
3. Последний пункт приказа определяет контроль за его исполнением и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением приказа возложить на… (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, — наименование должности, инициалы, фамилия в винительном падеже).
Наименование должности
руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Форма выписки из приказа по основной деятельности
Наименование организации
(предприятия)
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
00.00.0000 №_____
Место издания
О............................
В связи с __________________________________________________________________
основание
__________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. ...................................................................................................................
Руководитель организации
(предприятия) Подпись Инициалы, фамилия
Выписка верна
Секретарь
Подпись Инициалы, фамилия
Дата
В дело 00-00
Подпись
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Образцы основных организационно-распорядительных документов
Образец приказа
ООО «Публицист»
ПРИКАЗ
18.03.2011 № 8
р.п.Пильна
О внесении изменений
в штатное расписание
В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования технологического издательского цикла
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание ООО «Публицист» следующие изменения:
1. Сократить должность корректора в отделе подготовки рукописей.
2. Ввести должность технического редактора в отделе компьютерной подготовки изданий с окладом ____ рублей в месяц.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора В. Н. Чалого.
Директор Подпись В.Л.Перович
Визы
В дело 2-3
Подпись
20.03.2011
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Образец выписки из приказа
ООО «Публицист»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
18.03.2011 № 8
р.п.Пильна
О внесении изменений
в штатное расписание
В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования технологического издательского цикла
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание ООО «Публицист» следующие изменения:
2. Ввести должность технического редактора в отделе компьютерной подготовки изданий с окладом ____ рублей в месяц.
Директор Подпись В.Л.Перович
Верно
Начальник отдела кадров Подпись А.П.Сидоров
Предварительный просмотр:
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
Тема: Разработка и оформление протокола в текстовом редакторе Word.
Цель: приобретение профессиональных навыков составления протокола.
Оснащение: компьютер, программное обеспечение.
Ход работы
1.Ответить на контрольные вопросы.
Контрольные вопросы: (на вопросы отвечать письменно)
- Перечислите информационно-справочные документы?
- В чем особенность составления протокола?
- Какие реквизиты нужны при составлении протокола?
Краткая теория
Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой
документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по
отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В
отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не
являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.
Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу. Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.
2.Изучить макеты оформления протокола, выписки из протокола и образцы.
3.Оформитить протокол по исходным данным.
1. Составьте протокол заседания сотрудников коммерческого отдела, на котором решается вопрос сокращения срока составления годового отчета. С сообщением о возможности досрочного предоставления годового отчета за 2015 год выступила экономист В. Л. Петрова. Она отметила, что отчет за 2015 год группой учета может быть предоставлен на 3 дня раньше установленного срока. Выступил А. А. Крот руководитель коммерческого отдела, который сказал, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета. При условии выполнения нового графика всеми работниками группы учета коммерческого отдела можно составить и досрочно сдать годовой отчет на 4 дня раньше установленного срока. Выступили также и бухгалтер Л. М. Сидорова, которая подчеркнула, что досрочное предоставление годового отчета за 2015 год является почетной и ответственной задачей работников коммерческого отдела. Коммерческий отдел может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работ. Остальные данные укажите самостоятельно.
2. Составьте протокол заседания сотрудников отдела технического контроля об улучшении работы отдела и о сокращении срока составления годового отчета. Остальные данные укажите самостоятельно.
3. Составьте протокол заседания профсоюзного комитета, на котором было заслушано сообщение о поступлении 2-ух путевок в детский санаторий и 3-ех — в дома отдыха. Отразить в решении, кому именно выданы путевки. Остальные данные укажите самостоятельно.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Макет протокола
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № ______
г. (место составления)
вид коллегиальной работы
и наименование коллегиального
органа
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилия, инициалы в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках — «регистрационный лист прилагается». Наименование должностей (в них включается наименование организации), инициалы, фамилия приглашенных в алфавитном порядке.
Повестка дня:
- О… (о чем слушается вопрос).
Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).
- О… (о чем слушается вопрос)…
- СЛУШАЛИ:
Фамилия, инициалы — Краткая запись содержания доклада, изложенная от первого лица. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают — «Текст доклада прилагается». Так же пишут в позиции «ВЫСТУПИЛИ», если текст выступления прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия, инициалы — Краткая запись выступления, изложенная от первого лица (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).
Фамилия, инициалы — Краткая запись выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
Текст первого пункта по первому вопросу излагается с использованием глагола в неопределенной форме (возложить, поручить, предложить, организовать и т.д.). Постановляющая часть строится по схеме: действие — исполнитель — срок.
- СЛУШАЛИ:
Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ.
Председатель Подпись Инициалы, фамилия
Секретарь Подпись Инициалы, фамилия
Нижегородский научно-исследовательский центр
документоведения и ретроинформации
ПРОТОКОЛ
18.04.2011 № 6
г. Нижний Новгород
заседания Ученого совета
Председатель — В. Н. Корнев
Секретарь — В. С. Мацкевич
Присутствовали — 22 чел. (список прилагается)
Повестка дня:
1. О ходе работы над темой «Правила издания исторических документов в Беларуси».
Информация зав. отделом археографической обработки документов А. В. Сергеля.
2. О соответствии автоматизированной системы контроля за состоянием делопроизводства и учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию.
Сообщение главного научного сотрудника отдела информационных технологий С. М. Лившица.
1. СЛУШАЛИ:
Сергеля А. В. — Разработка темы является необычайно актуальной. Автором проделана большая работа, подготовлен рабочий проект «Правил...», который был рассмотрен различными заинтересованными организациями. Как видно из рецензий, рукопись требует серьезной доработки.
ВЫСТУПИЛИ:
Белько Г. Л. — Как Вы относитесь к идее создания творческого коллектива по доработке рукописи?
Сергель А. В. — Положительно.
Супонев П. М. — Поддерживаю предложение о создании творческого коллектива. Считаю целесообразным включить в него старших научных сотрудников отдела археографической обработки документов Д. С. Немцова, В. А. Курочкина, ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М. Ф. Онищика.
РЕШИЛИ:
1.1. Информацию Сергеля А. В. о ходе работы над темой «Правила издания исторических документов » принять к сведению.
1.2. Создать творческий коллектив по доработке рукописи.
1.3. Назначить руководителем творческого коллектива ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М. Ф. Онищика.
1.4. Представить окончательный вариант «Правил издания исторических документов» на обсуждение Ученого совета.
Срок представления — 01.10.2011
2. СЛУШАЛИ:
Лившица С. М. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Корнев В. Н. — Предложенный проект представляет важное значение для нужд архивной отрасли. Реализация проекта позволит вывести на качественно новый уровень учет документов Национального архивного фонда и позволит сэкономить значительные временные и материальные ресурсы.
РЕШИЛИ:
2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.
2.2. Рекомендовать «АСУ — Учет документов» для сдачи в промышленную эксплуатацию и использования в государственных архивах.
Председатель Подпись В.Н.Корнев
Секретарь Подпись В.С.Мацкевич
В дело 1-5
Подпись
20.04.2011
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Образец выписки из протокола
Государственный комитет по архивам и делопроизводству
Нижегородский научно-исследовательский центр
документоведения и ретроинформации
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
18.04.2011 № 6
г. Нижний Новгород
заседания Ученого
совета
Председатель — В. Н. Корнев
Секретарь — В. С. Мацкевич
Присутствовали — 22 чел. (список прилагается)
Повестка дня:
2. О соответствии автоматизированной системы контроля за состоянием делопроизводства и учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию.
Сообщение главного научного сотрудника отдела информационных технологий С. М. Лившица.
2. СЛУШАЛИ:
Лившица С. М. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Корнев В. Н. — Предложенный проект представляет важное значение для нужд архивной отрасли. Реализация проекта позволит вывести на качественно новый уровень учет документов Национального архивного фонда и позволит сэкономить значительные временные и материальные ресурсы.
РЕШИЛИ:
2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.
2.2. Рекомендовать «АСУ — Учет документов» для сдачи в промышленную эксплуатацию и использования в государственных архивах.
Председатель В.Н.Корнев
Секретарь В.С.Мацкевич
Верно
Секретарь Подпись Г.И.Швец
22.04.2011
Предварительный просмотр:
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
Тема: Разработка и оформление акта в текстовом редакторе Word.
Цель: приобретение профессиональных навыков составления акта.
Оснащение: компьютер, программное обеспечение.
Ход работы
1.Изучить методические рекомендации
Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты, события. Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:
- акт приема работ по контракту;
- акт приема-передачи документов, оборудования;
- акт списания документов или дел;
- коммерческий акт;
- акт проведенной ревизии;
- акт проверки санитарного состояния;
- акт нарушения трудовой дисциплины;
- акт приёма объектов и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. Оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес фирмы.
Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, Ф.И.О. присутствующих.
В основной части акта указываются цели, задачи, существо проведенной работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу. Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток и зачеркиваний. Все дополнения или исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза). Акт подписывается председателем и членами комиссии.
2.Выполните практическое задания:
Задание 1
При помощи приложения 1 составить акт ревизии кассы предприятия
ТОО "Спартак" № 15 от 14.03.20 . Основанием является приказ директора №
165 от 13.03.20 .
В состав комиссии, проводящей ревизию входят: Председатель - зам. директора С.Н. Козлов Члены комиссии: 1. Гл. бухгалтер Н.М. Рогова
- Ст. бухгалтер З.А. Орлова
- Бухгалтер О.И. Учаева Присутствовали: зам. гл. бухгалтера Г.Н. Королев
кассир В.И. Максимова
Ревизия была проведена в период с 14.03.20 по 16.03.20
В результате проведенной ревизии установлено:
- Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 14.03.20 согласно
кассовой книги и данным бухгалтерского учета должен составлять 5000 руб.
- Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 4800 руб. Недостача денег в кассе - 200 руб.
- Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира В.И. Максимовой
Акт составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. - в дело № 05-11
- й экз. -директору предприятия
- й экз. - гл. бухгалтеру
В приложении объяснительная записка кассира В.И. Максимовой на 1 л. в 1 экз. (саму объяснительную записку писать не нужно, необходимо в тексте акта сделать пометку о наличии приложений)
Оформить гриф утверждения: директор А.А. Беркут, дата утверждения 18.03.20 .
Оформить реквизит "отметка о направлении документа в дело"
Исполнитель В.А. Алукин дата 25.03.20 .
Задание 2
Составьте акт о приемке продукции по качеству. Продукция поставлена Запорожским заводом абразивных изделий машиностроительному заводу. Груз прибыл на станцию назначения. В вагонах за поправленными пломбами станции отправления. При вскрытии в присутствии представителя незаинтересованной организации оказалось, что 8 шлифовальных кругов обколоты, т.к. лежали около стены вагона, были недостаточно пересыпаны опилками. Комиссия признала виновным поставщика и считает необходимым заменить поставленную продукцию. Остальные данные укажите самостоятельно.
Приложение 1
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Подпись И.О.Фамилия 00.00.0000 |
АКТ
00.00.0000 № 00
Место составления
Заголовок к тексту
Основание: наименование, автор, дата и номер документа, послужившего основанием для составления акта (печатается через один интервал).
Составлен комиссией в составе:
Председатель: наименование должности Фамилия И.О.
Члены комиссии: наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (список членов комиссии пишут в алфавитном порядке их фамилий или в порядке субординации).
или
- Наименование должности Фамилия И.О.
- Наименование должности Фамилия И.О. и т.д.
Присутствовали: список присутствующих (если они есть) при составлении акта оформляют аналогично списку членов комиссии.
Текст основной части акта. Приводят описание проделанной комиссией работы, фиксируют установленные факты, приводят выводы и предложения комиссии.
В конце текста указывают количество экземпляров акта и место нахождения каждого экземпляра.
Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Председатель Подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
Присутствовали Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия
АКТ № Л-00000182 от «30» декабря 2012 г.
сдачи-приемки работ (оказания услуг)
ООО «Мобайл», |
Мы, представитель Исполнителя
директора Колова Дмитрия Юрьевича |
в лице
ООО «Макетсистемс», |
с одной стороны, и представитель Заказчика
директора Супрун Ольги Ивановны |
в лице
с другой стороны, составили настоящий акт о том, что Исполнителем были выполнены следующие работы (оказаны следующие услуги) по договору №21-12 от 01.06.2012 г.:
№ | Наименование работы (услуги) | Количество | Ед. изм. | Цена | Сумма |
1 | Услуги по подготовке товара к продаже | 1 | шт. | 1750,00 | 1750,00 |
Итого: | 1750,00 | ||||
В том числе НДС (18%) | 315,00 | ||||
Всего (с учетом НДС) | 2065,00 | ||||
Две тысячи шестьдесят пять |
Всего оказано услуг на сумму (с НДС): рублей 00 коп.,
триста пятнадцать |
в т.ч. НДС – рублей 00 коп.
Вышеперечисленные работы (услуги) выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг претензий не имеет.
ИСПОЛНИТЕЛЬ ЗАКАЗЧИК
ООО «Мобайл» |
ООО «Макетсистемс» |
ИНН | 9876543210 | КПП | 12345678 | |||||
Адрес | г. Москва, ул. Серова, 25 | |||||||
| ||||||||
Р/с | 12345678901234567890 | |||||||
К/с | 123456789012 | |||||||
| Гаммабанк | |||||||
Банк | ||||||||
БИК | 74569882 | |||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ИНН | 1234567890 | КПП | 87654321 | |||||
Адрес | г. Москва, ул. Гагарина, 142 | |||||||
| ||||||||
Р/с | 12345678900987654321 | |||||||
К/с | 123456789012 | |||||||
| Гаммабанк | |||||||
Банк | ||||||||
БИК | 74569882 | |||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Директор Колов Д.Ю. Колов Директор Супрун О.И. Супрун
М.П. М.П.
Предварительный просмотр:
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
Тема: Составление и оформление деловых писем в текстовом редакторе Word.
Ход работы
1.Изучить методические указания.
Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.
Принято выделять следующие виды деловых писем.
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:
оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
- Изучите макет оформления делового письма (Приложение1).
Задание 1.
Составьте письмо - приглашение № 544 от 10.07.2015 по следующим данным:
Институт точных приборов посылает письмо - приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно - энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 2015 года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов:г. Москва ул. Плеханова 36, тел. 237-87-77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев.
Используйте приложение 1.
Задание 2.
Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.2015 по следующим
данным:
ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.
Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. 237-87-87. Директор ООО «Миг» М. К.Максимов.
Выполните дополнительное задание:
Вариант 1. Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В. А. Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору Мягкову А. М. об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С. П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.
Вариант 2. ОАО «Первая Фабрика» (г. Балашиха, ул. Заречная, д. 3, 104010) должно было в соответствии с п. 6 договора от 10.07.2003 № 12/25 «О поставке продукции» поставить ЗАО «САНД ЕРЕЛЛА» (Москва, Красногорская ул., д. 32, 111123, тел./факс 458 90 13, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789) в течение месяца кожаную фурнитуру на общую сумму 150 000 рублей. Фактически же фурнитуры было сдано на сумму 120 000 рублей и недопоставлено продукции на сумму 30 000 рублей. Согласно п.8 договора за недопоставку продукции должна быть уплачена неустойка в размере 5%, что от суммы недопоставки составило 1500 рублей. Директор ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» Федорова В. Д. обратилась к директору ООО «Первая Фабрика» Соколову О. Д. с просьбой перечислить на их расчетный счет указанную сумму (1500 руб.). В противном случае ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» будет вынуждено обратиться в Госарбитраж. Письмо о недопоставке продукции было составлено исполнителем Юдиной Р. Т. и подписано Федоровой 12 августа текущего года.
Вариант 3. Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, расч.счет 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк»,
Корр.счет 987654321098765444321, БИК 123456789) Смирнов А. Р. обратился к Главному редактору журнала «Дело» В. И.Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем рекламного материала - % полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем Писаревой Л. И., подписано директором А.Р.Смирновым и главным бухгалтером Антоновой В. А.
Вариант 4. Закрытым акционерным обществом «Восход» (109176, Москва, ул. Полевая, д.14, оф.324) был оформлен заказ № 7 на поставку продукции в соответствии с заключенным договором о поставках от 13.06.2003 № 12 и направлен в адрес ОАО «Диамант» (114000, Москва, ул. Просторная, д. 25, оф.14, тел.168-93-78, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789). Однако ОАО «Диамант» не смогло в указанный срок (28.07.2003) исполнить заказ из-за болезни ведущего сотрудника отдела доставки и Генеральный директор его Муромцев Г. Л. направил информационное письмо в адрес ЗАО «Восход» о переносе сроков исполнения заказа № 7 с 28.07.2003 на 04.08.2003, в котором также отметил что ОАО «Диамант» согласно в течение 5 дней выплатить неустойку в соответствии с п.4.2 заключенного договора о поставках. Письмо было составлено исполнителем Смирновой А. Л. и подпись заверена печатью организации.
Вариант 5. ООО «Лига» (Москва, 123465, ул. Маросейка, д.15, тел. 384-0590, факс: 384-05-90) запланировало проведение Всероссийской рождественской ярмарки обуви с 10 ноября по 31 декабря текущего года. Однако в связи с тем, что ООО «Лига» не располагало достаточными площадями для проведения ярмарки, Исполнительный директор общества Кочетков А. А. вынужден был обратиться к Директору Всероссийского выставочного центра Туро- ву Т. К. с просьбой о предоставлении обществу в аренду 300-400 кв. м выставочной площади и гарантией оплаты.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Макет письма
Название организации Наименование организации
(предприятия) (предприятия)
Справочные Почтовый адрес
данные об организации
___________№______________
На №_______ от ____________ Адресат
О………………………………..
Уважаемый.....................!
Текст………………………………………………………………
Приложение:
Руководитель организации Подпись Инициалы, фамилия
Исполнитель
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Образец входящего письма
НПО «Книжный дом» Директору ООО
ул. Я.Коласа, 55, , г. Минск, 220113 «Публицист»
В. Л. Перовичу тел.(0172)32-18-96
факс (0172)32-18-97
р/с 3041223650029 в Гоперу
АКБ «Белбизнесбанк», код 739
04.04.2005 №04-09/131 На №______от_______
О проведении международной
книжной выставки
Уважаемый Вячеслав Леонидович!
Фирма «Книжный дом» проводит 20 – 25 мая 2005 г. в г. Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие отечественные издательства, а также издательства России, Украины, Казахстана, Польши, Великобритании, Германии и других стран.
Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в нашей выставке.
Для этого необходимо до 01.05.2005 прислать в наш адрес заявку на участие в выставке (форма заявки прилагается), а также два экземпляра каталога (перечня) изданий, которые Вы бы хотели представить на выставке, с указанием стоимости каждого издания.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
С уважением, Директор НПО Подпись Г.М.Брегер
Вертинский
232 51 38
Образец гарантийного письма
НПО «Лидер» Директору ООО
ул. Я.Коласа, 55, 220113, г. Минск «Алиди»
В. Л. Перовичу тел.(0172)32-18-96
факс (0172)32-18-97
р/с 3041223650029 в Гоперу
АКБ «Белбизнесбанк», код 739
04.04.2012 №04-09/131 На №______от_______
НПО «Лидер», ОГРН 1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2013 от 22 марта 2012 года (далее - Договор), заключенного с ООО "Транстрой", настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2012 г.
Директор ООО «Экспедиция» | Ермаков | О.И. Ермаков |