Практические работы по дисциплине "Документоведение"
учебно-методический материал на тему

Санкт-Петербургское государственное бюджетное
профессиональное образовательное учреждение

«Колледж «Императорский Александровский лицей»

Серова Л.И.

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Методические рекомендации по организации

практических работ студентов по дисциплине

для специальности  46.02.01. «Документационное обеспечение  управления и архивоведение»

Cанкт-Петербург

2015

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические рекомендации по выполнению практических работ предназначены для организации работы на практических занятиях по  учебной дисциплине «Документоведение», которая является важной составной частью в системе подготовки специалистов по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Практические занятия являются неотъемлемым этапом изучения дисциплины «»Документоведение» и проводятся с целью:

• формирования практических умений в соответствии с требованиями к уровню подготовки обучающихся, установленными рабочей программой учебной дисциплины «Документоведение» по следующим  темам: тема 1 «Документ и способы документирования, требования к оформлению документов», тема 2 «Организационно-распорядительная документация», тема 3 «Справочно-информационная документация», тема 4 «Документы по личному составу».
• обобщения, систематизации, углубления, закрепления полученных теоретических знаний;
• готовности использовать теоретические знания на практике.

В методических рекомендациях предлагаются к выполнению практические работы, предусмотренные учебной рабочей программой дисциплины «Документоведение». При разработке содержания практических работ учитывался уровень сложности освоения студентами соответствующей темы, общих и профессиональных компетенций, на формирование которых направлена дисциплина «Документоведение».

Выполнение практических работ в рамках учебной дисциплины «Документоведение» позволяет освоить комплекс работ по темам: «Документ и способы документирования, требования к оформлению документов», «Организационно-распорядительная документация»,  «Справочно-информационная документация»,  «Документы по личному составу».

 На практических занятиях студенты овладевают навыками оформления документации в соответствии с нормативной базой, использования унифицированных форм документов; осуществления хранения и поиска документов; использования телекоммуникационных технологий в электронном документообороте др.

Методические рекомендации по учебной дисциплине  «Документоведение» имеют практическую направленность и значимость. Формируемые в процессе практических занятий умения могут быть использованы студентами в будущей профессиональной деятельности.

Методические рекомендации предназначены для студентов, изучающих учебную дисциплину  «Документоведение» и могут использоваться как на учебных занятиях, которые проводятся под руководством преподавателя, так и для самостоятельного выполнения практических работ, предусмотренных рабочей программой во внеаудиторное время.

Практические занятия проводятся в учебном кабинете (лаборатории), не менее двух академических часов, обязательным этапом является самостоятельная деятельность студентов. 

Практические занятия в соответствии с требованием ФГОС включают такой обязательный элемент, как использование ПК.

Оценки за выполнение практических работ выставляются по пятибалльной системе. Оценки за практические работы являются обязательными текущими оценками по учебной дисциплине «Документоведение» и выставляются в журнале теоретического обучения.

СОДЕРЖАНИЕ

2. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ        

Составление и оформление приказа по основной деятельности        

Составление и оформление распоряжения и указания        

Составление и оформление протокола        

Оформление  выписки из протокола и приказ        

3. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ        

Составление и оформление служебных писем        

Составление и оформление телефонограмм        

Составление и оформление актов        

Составление и оформление служебных справок        

Составление и оформление личных справок        

Составление и оформление докладных записок        

4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ        

Составление и оформление приказа по личному составу. Оформление и внесение записей в трудовую книжку        

ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ        

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ        

2. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Тема «Составление и оформление приказа
по основной деятельности»

Методические рекомендации:

Составить и оформить приказ по основной деятельности по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

        На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27.

        12 апреля текущего года директор комбината В.М.Ларионов поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината  Трошиной С.Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года. Контроль за исполнением  приказа  был возложен на зам.директора

 Титова А.П. Начальник планово-экономического отдела Матвеева С.Н. и главный бухгалтер Трошина С.Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Тема «Составление и оформление распоряжения и указания»

Методические рекомендации:

Составить и оформить распоряжение по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

        Директор ООО «Эталон» Л.Б.Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года.

        Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.

        Распоряжение было завизировано начальником  ремонтно-технической службы Макаровым Д.И. и начальником цеха № 3 Антоновым Ю.В., заместителем директора П.И.Абрамовым.

Методические рекомендации:

Составить и оформить указание по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 2

        Директор АО «Эталон» П.И.Абрамов 1 декабря текущего года издал  указание о  подготовке графика отпусков на следующий календарный год, согласно которому руководители структурных подразделений должны представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в  следующем календарном году. Срок представления списков – 10 декабря текущего года. Отделу кадров указанием предписывается составить сводный график отпусков работников ООО на следующий календарный год и передать его в дирекцию на утверждение. Ответственным за составление графика назначен начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления графика – 20 декабря текущего года.         Указание было завизировано начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юрисконсультом.

Тема «Составление и оформление протокола»

Методические рекомендации:

Составить и оформить протокол по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1        

        Дирекция АО «Астрия» (Санкт-Петербург) 12.08.200__ г.  провело свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И.М., Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А.А., Стулова М.И.

        На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в Ш квартале 200__г.  и о переходе на новую систему выплаты премиальных.

        По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст  сообщения которого был передан секретарю заседания Н.Д.Беловой. По этому же вопросу выступил  финансовый директор Тимофеев А.А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в Ш квартале 200__ г. на 5%.         

По второму вопросу сделал  сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю.  По данному же вопросу выступили Антонов П.Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г.    Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.

        В итоге заседания были приняты  следующие решения: 1. Одобрить работу  отдела рекламы в Ш квартале 200__ г.  2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г. Собрание вел председатель О.А.Румянцев.

Тема «Оформление  выписки из протокола и приказа»

Методические рекомендации:

Составить и оформить выписку из приказа по данным управленческим ситуациям со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

Акционерное общество «Изумруд» действующее на территории города Челябинска издает выписку из приказа от 10.11.2013 года № 23 о создании экспертной комиссии.

В целях обеспечения качественного отбора на дальнейшее хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности АО «Изумруд» Приказываю: 2. Создать экспертную комиссию в составе: председатель- начальник канцелярии  Паршина А.В., члены комиссии: главный инженер А.Ю.Демина, специалист по кадрам Морозова А.П.  Подписал директор Васильев А.Р.  Заверила выписку секретарь Розова М.С.

Методические рекомендации:

Составить и оформить выписку из протокола по данным управленческим ситуациям со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 2

Государственный университет, Экономический факультет, выписка из протокола научной студенческой конференции от 15.02.2013 № 2, повестка дня о проблемах изучения развития банковской системы в России докладчик студентка 3 курса Демина В.В. Слушали Демину В.В.- текст доклада прилагается. Постановили: одобрить доклад Деминой В.В., Включить текст доклада в сборник научных трудов экономического факультета. Поручить председателю конференции Петрову В.А. до 25 февраля текущего года создать постоянный оргкомитет по проведению научных студенческих конференций. Выписку из протокола заверила секретарь Мирова А.П.

3. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Тема «Составление и оформление служебных писем»

Методические рекомендации:

Составить и оформить служебное письмо по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

        Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, расчетный счет 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», Корр.счет 987654321098765444321, БИК 123456789) А.Р.Смирнов обратился  к Главному редактору журнала «Дело» В.И.Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем рекламного материала – ½ полосы.  Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем Л.И.Писаревой, подписано директором А.Р.Смирновым и главным бухгалтером В.А.Антоновой.

Тема «Составление и оформление телефонограмм»

Методические рекомендации:

Составить и оформить телефонограмму по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

Министерство финансов РК запланировало проведение семинара для кассиров предприятий города, который должен был состояться 10 марта текущего года  в 15 часов в здании Министерства. ОАО «Лотос» получило телефонограмму, в которой Министерство финансов предлагало направить на семинар представителя общества по указанному в телефонограмме адресу. Телефонограмма была подписана одним из заместителей министра и передана его  секретарем.

Тема «Составление и оформление актов»

Методические рекомендации:

Составить и оформить акт по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

Комиссия  под председательством начальника технической группы А.А.Воловского и членов  комиссии  Борисова М.Ю., начальника административно-хозяйственного  отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И.К., офис-менеджера,  ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой 11.07.200__ г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инвентарный номер 367, 1 шт.), факс  инвентарный номер  47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия.  По установленному факту комиссия составила акт приема-передачи оргтехники  в 3 экз. (1-1 экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й  - главному бухгалтеру, 3-й  -  в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И.Степановым.

Тема «Составление и оформление служебных справок»

Методические рекомендации:

Составить и оформить служебную справку по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

Генеральный директор Российского транспортного агентства «Международные перевозки» А.В.Павлов 23 ноября текущего года поручил директору департамента снабжения и сбыта агентства К.В.Лучко подготовить справку о количестве и номенклатуре офисной мебели, приобретенной для управления агентства в первом полугодии текущего года. В справке необходимо дать сведения не только о количестве, но и указать стоимость в рублях и номера помещений, где установлена эта мебель. Справку представить к 30 ноября текущего года в виде таблицы Справка должна быть подписана директором департамента, к справке должны быть приложены: счет-фактура на 1 л. в 1 экз. и договор поставки мебели салоном «Гранд» на склад агентства на 5л. в 1 экз.

Тема «Составление и оформление личных справок»

Методические рекомендации:

Составить и оформить личную справку по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

Старшая медицинская сестра больницы № 54 Министерства здравоохранения РФ Яковлева Елена Федоровна обратилась в бухгалтерию с просьбой выдать ей справку для получения денежной ссуды в размере 500 тыс. руб. сроком на 10 лет в Октябрьском отделении № 7813 Московского Сбербанка. В справке должны быть подтверждены  место, должность, стаж работы и размер заработка за последние 3 месяца текущего года.

Тема «Составление и оформление докладных записок»

Методические рекомендации:

Составить и оформить докладную записку по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

Ситуация 1

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ М.И.Дубов обратился  к начальнику специального управления телефонной связи  того же министерства Г.С.Аксенову с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных  «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим Дубов М.И. выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам.  Докладная записка была составлена   и подписана М.И.Дубовым 12 ноября текущего года.

4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Тема «Составление и оформление приказа по личному составу.
Оформление и внесение записей в трудовую книжку»

Методические рекомендации:

1.Составить и оформить приказ по личному составу по данной управленческой ситуации со всеми реквизитами, недостающие реквизиты дописать.

2. Используя бланк трудовой книжки, оформить трудовую книжку и внести записи о работе (о приеме на работу и увольнении в связи с окончанием срока договора).

Ситуация 1

Экономист Васильева Екатерина Николаевна 1 сентября 2011 года написала заявление в АО «Луч» с просьбой принять ее на работу специалистом финансового отдела на неполный рабочий день.  Инспектор по кадрам Смирнова И.С. объяснила, что фирма  имеет возможность принять на работу экономистом, но на основе  трудового договора на срок 3 года. Трудовой договор был заключен 5 сентября и подписан от имени фирмы генеральным директором Мироновым Л.С. В тот же день был издан приказ по личному составу, завизированный Смирновой И.С. и юрисконсультом Хмелевым И.О. Приказ был объявлен Васильевой Е.Н. под личную подпись

 6 сентября.

ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1. Документ и его место в системе управления.
2. Основные факторы, определяющие сегодня рациональную организацию информационно-документационного обслуживания управленческой деятельности.
3. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
4. Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
5. Понятие «документ», его развитие. Связь информации и документа.
6. Функции документа.
7. Развитие способов документирования и их применение в настоящее время.
8. Признаки документа и общая классификация документов по ним.
9. Унификация и стандартизация документов, ее развитие во второй половине 20 в.
10. Подготовка к составлению документов. Формуляр-образец современного документа УС ОРД.
11. Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности.
12. Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.
13. Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.
14. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
15. Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.
16. Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
17. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Когда и где он проставляется?
18. Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
19. Порядок утверждения документов, виды утверждения.
20.  Порядок подписания документов.
21.  Оттиск печати как реквизит документа. Виды печатей, из назначение и применение. Требования к проставлению оттиска печати.
22.  Обозначение вида документа.
23.  Отметки на документе, их значение и оформление.
24.  Резолюция, ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
25.  Реквизит «отметка об исполнителе», ее значение.
26.  Реквизиты, придающие документу юридическую силу, требования к   ним.
27.  Унификация текста документа.
28.  Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
29.   Общие требования к тексту документа.
30. Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности принятия решений. Требования к их составлению, оформлению, хранению.
31. Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений руководителем организации. Требования к их составлению, оформлению, формированию, хранению.
32. Информационно-справочные документы, их виды и назначение. Служебные письма, требования к ним.
33. Разновидности объяснительных и докладных записок, требования, предъявляемые к ним. Служебные записки.
34. Телеграммы и телефонограммы, область их применения, требования к составлению и оформлению.
35. Справки, их разновидности. Требования, предъявляемые к справкам.
36. Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол, его разновидности, порядок составления, обработки и оформления.
37. Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.
38. Приказ по личному составу,  виды, особенности оформления.
39. Трудовая книжка, правила оформления титульного листа.
40.  Трудовая книжка, правила оформления сведений о работе.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

                1.Бардаев Э.А.        Документоведение: учебник для студ. учреждения высшего профессионального образования / Э.А. Бардаев-М. Издательский центр «Академия», 2013.

2. В.Б.Кравченко. Документационное обеспечение управление -3-е издание перер. и доп. / В.Б. Кравченко-М. Издательский центр «Академия», 2013.

3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова – М.: ИНФА-М, 2010.

4.  Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / А.В. Пшенко, А.А. Доронина ,-12-е изд., перераб. и доп. М.: Издательский центр «Академия», 2013