База данных MS Access Практические работы (методические указания по проведению практических работ для специальностей юридического профиля)
методическая разработка на тему

 База данных MS ACCES

ПРАКТИЧЕСКИЕ РАБОТЫ

методические указания по проведению практических работ для специальностей юридического профиля

Демкина Н.П., преподаватель ГБОУ СПО МО
Дмитровский государственный политехнический колледж

Дмитров 2014

Методическое пособие предназначено для студентов СПО юридического профиля, содержит восемь лабораторно - практических работ. Каждая практическая работа содержит теоретический материал, указания для выполнения практических заданий и примеры для самостоятельного выполнения.

Может применяться для закрепления изложенного преподавателем теоретического материала по теме: «Работа в MS ACCESS». Рассмотрены основные, наиболее часто применяющиеся приёмы работы с объектами ACCESS: создание базы данных, таблиц, форм, запросов, отчётов применительно к специальностям юридического профиля. Пособие может быть полезно как студентам, так и начинающим преподавателям.

Практическая работа №1

Тема: Создание простейшей базы данных с помощью мастера.
Цель: Научиться создавать простейшие базы данных.

Ход работы:

I Теоретическая часть

База данных организует и хранит информацию, располагая при этом всеми необходимыми средствами для пополнения и корректировки, составления запросов, выборок и отчетов.

База данных включает различные объекты для ввода, хранения и управления Вашей информацией. Рассмотрим основные объекты: таблицы, формы и отчеты.

Таблицы являются основой базы данных и состоят из столбцов и строк. Каждая строка таблицы называется записью. Описание объекта построено на выделении его характерных признаков. Для каждого признака отводится столбец. Каждый столбец в таблице содержит один тип информации и называется полем.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи. Формы удобно использовать как для ввода, так и для просмотра данных.

Запросы предназначены для получения информации по заданным критериям, но источником является таблицы, в которых хранятся данные.

Таблицы – основа базы данных. Именно в таблицах хранится информация, организованная определенным образом.

Естественно, вся текстовая информация относится к текстовому типу.

Тип Мемо можно использовать для текстовых полей, когда нельзя обойтись несколькими словами, а надо занести в базу данных небольшой текст

Следующий тип данных понятный каждому, - это числовой.

Близкий к Числовому является Денежный тип.

Поле типа Счетчик означает, что каждый раз при создании записи значение Счетчика автоматически увеличивается на 1.

Поле типа: Дата/Время позволяет представить дату в разных форматах.

Рассмотрим еще один тип данных – логический. Этот тип применяется тогда, когда надо односложно ответить на вопрос: Да или. Нет.

Составим таблицу "Карта" со следующими полями, выполнив практическое задание.

Затем таблицу "Судьи" с полями:

II Практическая часть

• Загрузить базу данных ACCESS.
• Нажать кнопку Файл создать

Окно базы данных.

• Выделить пункт Новая база данных

Окно: Создание базы данных.

• Указать папку для новой базы данных.
• В качестве имени базы взять Карта_Гр_Д и нажать кнопку Создать
• В новом окне выбрать: Таблицы./Создать/конструктор таблиц.

Окно: Конструктор таблиц.

• Занести названия полей для таблицы "Карта" в таблицу.
• Сохранить результат Файл/Сохранить как/имя таблицы: Карта
• Создать первичный ключ для определения связи с другими таблицами.
• Установить в качестве ключевого поля Номер дела для этого установить курсор в нужное поле выбрать пункт меню Правка/ключевое поле.
• Переключить из режима конструктора в режим таблицы для этого выбрать Вид/таблица.

Окно базы данных: Режим таблицы.

• Внести данные в таблицу
• Просмотреть таблицу
• Сохранить полученную базу данных под именем Карта_Гр_Д.

Практическая работа №2

Тема: Занесение данных в таблицу с помощью формы.
Цель работы: Научится создавать простую форму.

Ход работы:

I. Теоретическая часть.

Форма - одно из средства представления данных. С помощью формы можно придать более удобный вид записи для ввода и просмотра их в таблицах и запросах, добавления, изменения и удаления данных.

Чтобы создать простую форму, включающую все поля данной таблицы, надо открыть базу данных, нажать ярлык Таблицы, выбрать нужную таблицу и выполнить команду: Вставить Автоформа. В результате появится форма, в которой поля расположены сверху вниз в виде столбца. Для создания простой формы можно также воспользоваться пиктограммой Новые объекты на панели инструментов и выбрать пункт Автоформа.        

II.Практическая часть.

Создайте простую форму для таблицы КАРТА.

В форме каждой записи отведена своя страница. Очевидно, чтобы переместиться на одну страницу вниз, надо нажать клавишу[PageUp]. Чтобы вернуться на предыдущую запись нажать клавишу[PageDown].Кроме того, для перехода к определенной записи можно воспользоваться кнопками перемещения в самом конце страницы. Для перемещения по полям записи в форме используйте клавиши [Tab], [Shift+Tab], [< -], [- >], [Home], [End].

окно: Форма таблицы КАРТА

Выполните редактирование таблицы КАРТА с помощью простой формы:

• Переместитесь на вторую запись.
• Изменить фамилию Ответчика в поле Ответчик.
• Передайте в поле Дата к слушанию. Измените дату.
• Опробуйте еще раз действие всех кнопок и клавиш для перемещения по таблице и по записи.
• Добавьте новую запись в конец таблицы.
• Удалите последнюю запись.

Подведем некоторые итоги. Вы научились создавать таблицы баз данных, использую разные методы. Конечно, формы можно сделать и интереснее. Мы к ним еще вернемся после того, как научимся делать запросы.

Практическая работа №3.

Тема: Связи базы данных.
Цель: Научиться устанавливать связыва базы данных.

Ход работы:

I.Теоретическая часть.

Связи между двумя таблицами устанавливаются при помощи выбора поля каждой из связываемых таблиц, которая содержит общую информацию для обеих таблиц. Чаще всего связывают первичный ключ одной таблицы с совпадающим полем другой. Существуют три типа связей: один к одному, один ко многим и много ко многим.

Рассмотрим самый простой вид связи, когда данные из-за объема разделены на две таблицы, несмотря на то, что одни и те же объекты имеют одинаковые первичные ключи. Это связь один к одному. Такой вид связи установим между таблицами Карта и Судьи.

II.Практическая часть:

• Загрузить базу данных.
• Выберите команду Сервис/Схема данных. Откроется окно диалога: Показать таблицы.
• Дважды нажмите мышью по каждой из таблиц, а затем нажмите кнопку Закрыть. Откроется окно: Связи, которые содержат два списка полей. Каждый список содержит все поля соответствующей таблицы. Ключевое поле выделено жирным шрифтом.
• Чтобы установить связь между двумя таблицами, нажмите и удерживайте кнопку мыши на поле Номер дела таблицы КАРТА. Перенесите это Поле в список таблицы Судьи выше поля Номер дела. Когда появиться маленький прямоугольник, отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно: Связи.
• Изучите опции этого окна. Левый столбец показывает главную таблицу, правый – подчиненную. Под именами таблиц представлены первичный и внешний ключи. В нижней части окна диалога показан тип связи. В данном случае – один к одному.
• Нажмите кнопку Создать. Появится окно с графическим изображением связи между таблицами.

Окно: Связи между таблицами базы данных.

• Удалить связь намного проще, чем создать. Укажите на линию связи, которую Вы хотите удалить, и нажмите клавишу {Dell}. На запрос о подтверждении удаления связи нажмите Да.
• Восстановите связь, нажав пиктограмму Отменить или команду Правка Отменить ввод.

Практическая работа №4

Тема: Создание простейших запросов.
Цель: Научиться создавать простейшие запросы.

Ход работы:

I Теоретическая часть

Создавая запрос, Вы предполагаете получить нужную Вам информацию из базы данных. Построение запроса должно соответствовать определенным правилам. Обратимся к окну: Запрос на выборку и внимательно его изучим. В главном меню помимо уже знакомых Вам пунктов появился пункт Запросы. Панель инструментов также несколько изменилась. Появились новые пиктограммы: кнопка Тип запроса и кнопка Запуск. Ниже следует окно, в заголовке которого расположено имя таблицы. А еще ниже список полей этой таблицы. Из этого списка выбираются поля для запроса. Поля могут выбираться и из других таблиц или запросов.

Нижняя половина окна представляет собой Бланк запроса. Каждая строка в этом бланке имеет название и выполняет определенную функцию.

Поле. В этой строке помещаются те поля, которые вы используете для создания запроса.

Таблица. В этой строке указывается имя таблицы или запроса, которым принадлежит поле.

Сортировка. В этой строке создается условие сортировки – по возрастанию или по убыванию – для определенного поля.

Вывод на экран. В этой строке помечаются щелчком мыши те поля, которые будут выводиться на экран.

Условия отбора. В этой строке и в следующей за ней еще одной строке вводятся условия поиска. Это наиболее интересная часть Бланка запроса, и о ней стоит поговорить обстоятельнее. Но сначала создадим простой запрос.

II Практическая часть.

• Выберите из таблицы КАРТА все дела, Сумма иска для которых >0,и упорядочьте их по Дате к слушанию от близкой даты к ранней.
• Откройте базу данных Карта_Гр_Д.
• Нажмите ярлычок Запросы в окне базы данных.
• Нажмите кнопку Создать.
• В окне: Новые запросы выберите из списка пункт Конструктор и нажмите кнопку ОК.
• В окне диалога: Добавление таблицы выберите таблицу КАРТА и нажмите кнопку Добавить. После чего в окне запроса появиться список полей таблицы КАРТА. 
• Нажмите на кнопку Закрыть. Появится окно конструктора запросов: Запрос 1: запрос на выборку.
• Перенесите нужные поля в бланк запроса, каждое в свою ячейку. Для этого дважды щелкните мышью на имени поля. Сделать это можно и по-другому, открывая в каждой ячейки список полей и выбирая нужное поле. Одновременно во вторую строку Бланка запроса перенесется имя таблицы и устанавливается значок вывода на экран ∨ в четвертой строке.
• В строке сортировки (третья строка) в поле Дата к слушанию установите опцию: по убыванию.
• В строке условия отбора в поле Сумма иска занесите условие:>0.
• Бланк запроса готов. Просмотрите его внимательно. На этом этапе можно удалить, добавить, переставить или сделать невидимым любое поле таблицы, для которой создавался запрос. Делается это так же просто, как и при создании таблиц.

Окно: Конструктор запроса.

• Запустите запрос на выполнение. Выполните команду Запрос/Запустить. Результат будет представлен в виде таблицы.Для просмотра записей, не поместившихся на экране, используйте линейки прокрутки или клавиши перемещения курсора.

Окно: Запрос в режиме таблицы.

• Присвойте запросу имя и сохраните его на диске. Выполните команду Файл Сохранить как…. В поле ввода Сохранение объекта Запрос поместите имя Вашего запроса, соответствующее его содержанию. Например: Сумма иска. Завершите команду.

Не все запросы надо сохранять, более того, кое-какие время от времени приходится удалять. Вы уже успели заметить, что удалять проще, чем создавать. Для удаления запроса выберете окно базы данных, перейдите на вкладку Запросы, выберете имя запроса, который хотите удалить, и выполните команду Правка Удалить. Когда Access спросит Вас о подтверждении удаления, нажмите Да. Но не спешите удалять и, пока вы успели создать только один запрос, скажите Нет.

Практическая работа №5

Тема: Создание сложных запросов
Цель: Научиться создавать сложные запросы

Ход работы:

I Теоретическая часть

Операции сравнения

= «равно»

> «больше»

< «меньше»

>= «больше или равно»

<= «меньше или равно»

 можно использовать не только к числовым полям, но и к полям типа Дата и Текст.

Например, необходимо выбрать дела, назначенные к слушанию на сентябрь 1998 г. Выражение для отбора будет иметь вид:

>= #01.09.98# AND < #01.10.98#

Или можно с помощью логического оператора Между {Between}:

Between #01.09.98# AND #01.10.98#

Применительно к текстовым данным выражение для отбора имеет похожий вид.

Например, выбрать все дела, для которых фамилия истца начинается с Б, В, Г. Выражение для отбора имеет вид:

>А* AND <Д*

 или

Between A* AND Д*

II Практическая часть.

1. Создать запрос из таблицы Карта, содержащий поля: Номер дела, Истец, Сущность иска. Выбрать только те иски, описание сущности которых начинается со слов О взыскании или О восстановлении.

• Откройте базу данных Карта_Гр_Д
• Нажмите ярлык Запросы в окне базы данных
• Нажмите кнопку Создать
• В окне: Новые запросы выберите из списка пункт Конструктор и нажмите кнопку ОК
• В окне диалога: Добавление таблицы выберите таблицу КАРТА и нажмите кнопку Добавить. После чего в окне запроса появится список полей таблицы КАРТА
• Нажмите на кнопку Закрыть. Появится окно конструктора запросов: Запрос1: запрос на выборку
• Перенесите нужные поля в Бланк запроса, каждое в свою ячейку. Для этого дважды щелкните мышью на имени поля. Сделать это можно и по-другому, открывая в каждой ячейке список полей и выбирая нужное поле. Одновременно во вторую строку Бланка запроса перенесется имя таблицы и устанавливается значок вывода на экран v в четвертой строке
• В строке критериев в поле Сущность иска занести выражение «О взыскании*» Or «О восстановлении*». Она автоматически преобразуется к виду Like «О взыскании*» Or Like «О восстановлении*»
• Бланк запроса готов. Посмотрите его внимательно
• Запустите запрос на выполнение, нажав кнопку Запуск ! 
• Сохранить под именем ЗапросИли.

Окно: Конструктор запросов

2. Ужесточить запрос предыдущего задания, выбрав дела «О взыскании» или «О восстановлении», назначенные к слушанию на сентябрь.

• Вернитесь в конструктор запроса ЗапросаИли
• Добавьте в Бланк запроса поле Дата к слушанию и занесите для этого поля критерий: Between #01.09.98# AND #01.10.98#
• Запустите запрос на выполнение. Обратите внимание на то, как изменился состав записей.
• Сохраните запрос под именем ЗапросСентябрь

Пример №1

Выбрать все дела из таблицы Карта, для которых фамилия Истца начинается с букв: К, Л, М, Н.

Пример №2

Выбрать все дела из таблицы Карта, для которых Сумма иска больше нуля.

Пример №3

Выбрать из таблицы Судьи дела, поступившие из Пролетарского р-на и

назначенные на 1998 г.

Результаты примеров показать преподавателю.

Практическая работа № 6

Тема: Запросы, использующие несколько таблиц.
Цель: Научиться создавать запросы, используя несколько таблиц.

Ход работы:

I.Практическая часть.

Создайте запрос, содержащий поля из таблицы КАРТА: Номер дела, Дата поступления, Истец, Ответчик, Дата к слушанию, и поля из таблицы Судьи: Председатель, Докладчик, Прокурор.

Для этого:

• Откройте базу данных Карта_Гр_Д.
• Нажмите ярлычок Запросы в окне базы данных.
• Нажмите кнопку Создать.
• В окне: Новые запросы выберите из списка пункт Конструктор и нажмите ОК.
• В окне диалога: Добавление таблицы выберите таблицу КАРТА и нажмите кнопку Добавить. После чего в окне запроса появится список полей таблицы КАРТА.
• В том же окне выбрать таблицу Судьи и нажать кнопку Добавить. После чего появится еще один список полей таблицы Судьи.
• Нажмите на кнопку Закрыть. Появится окно конструктора запросов: Запрос 1: запрос на выборку.
• Перенесите нужные поля из таблицы КАРТА в окно запроса.
• Затем дальше перенести нужные поля из таблицы Судьи: Председатель, Докладчик, Прокурор.
• В строке Сортировка, в поле Дата к слушанию, установить опцию: по возрастанию.
• Бланк запроса готов. Посмотрите его внимательно

Окно: Составление запроса с использованием двух таблиц.

• Запустите запрос на выполнение.
• Сохраните запрос под именем Запрос2КартаСудьи.

Пример №1

Создайте запрос из таблицы Карта и Судьи, выбрав все дела, назначенные к слушанию в 1998 году под председательством Коровина К.

Пример №2

Создайте запрос из таблицы Карта и Судьи, выбрав все дела, которые поступили из Пролетарского Района, под председательством Коровина К. Н.

Пример №3

Создайте запрос из таблицы Карта и Судьи, выбрав все дела, которые поступили из Первомайского района и будут рассмотрены судьёй Мухиным И. И.

Практическая работа № 7

Тема: Наглядное отображение данных при помощи форм и отчетов.
Цель: Научиться, наглядно отображать данные при помощи форм и отчетов.

Ход работы:

I Теоретическая часть.

Отображать данные при помощи форм удобно не только для таблиц, но и для запросов, так как запрос- это тоже таблица. Прежде чем перейти к Конструктору форм, вспомните, как Вы создали простую форму нажатием двух клавиш, но примените этот способ к запросу ЗапросСум.

II. Практическая часть.

• Открыть Базу данных Карта._Гр._Д.
• Выбрать вкладку Запросы.
• Выбрать запросы Сумма иска.
• В строке меню выбрать Вставка Автоформа.
• В результате получите форму, в которой все поля расположены в виде столбца.
• Сохранить форму, присвоив ей имя ФормаСум.

Окно:Автоформа

Создадим более интересную форму. Для этого обратимся к Мастеру форм.

• Открыть Базу данных Карта_Гр._Д.
• Выбрать вкладку Формы.
• Нажать на кнопку. Создать. Откроется окно диалога: Новая форма со списком режимов создания форм и окошком для выбора таблиц.
• Выберите таблицу Сумма иска.
• Выберите из списка режимов Мастер форм и нажмите ОК.
• Появится первый экран Мастер форм с именем таблицы Сумма иска и списком всех полей этой таблицы.
• Выберите поля, по одному помечая их, а затем нажимая мышью кнопку с одиночной стрелкой.
• Нажмите кнопку. Далее, чтобы перейти к следующему экрану Мастера форм
• На этом экране предлагаются 6 типов форматов: Выберите табличный и нажмите. Далее.
• Появится следующий экран Мастера форм со списком стилей. Просмотрите все стили, выберите тот, который понравился Вам больше других, и нажмите кнопку. Далее.
• Появится последний экран. Занесите заголовок формы: просмотра и ввода информации. Нажмите кнопку Готово.

Работа с объектами формы

Перейдите в Режим Конструктора.

Обратите внимание на то, как изменился вид формы. Самая главная особенность заключается в том, что теперь каждое имя поля и каждое значение поля стали объектами, которыми можно манипулировать: передвигать, изменять размер, выравнивать и, наконец, удалять.

.В данном случае объектом будем называть любой элемент Вашей формы. Прямоугольник с именем поля будем называть надписью, а значения поля - полем ввода.

Чтобы работать с объектом, его надо выбрать (выделить). Это можно сделать только в режиме Конструктора. Для этого надо щелкнуть мышью на поле ввода, одновременно появится значок (метка для перемещения) и над надписью. .

Окно: Объекты формы.

Поработайте с объектами формы для таблицы КАРТА.

• Откройте базу Карта_Гр_Д.
• Перейдите на вкладку Формы.
• Если форма таблицы КАРТА была создана раньше, откройте ее в режиме Конструктора. В противном случае создайте форму таблицы КАРТА, и перейти в режим Конструктора.
• Выберите поле: Номер дела.
• Переместите это поле вместе с надпись в центр формы.
• Выделите поля: Дата к слушанию, которое Вы успели удалить. Нажмите кнопку списка полей на панели инструментов и выберите поле: Дата к слушанию. Теперь нажмите кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите это поле в форму. Откройте кнопку мыши и посмотрите, что получилось.
• Выделите надписи полей жирным шрифтом.
• Нажмите кнопку Свойства на панели инструментов. Для просмотра всех свойств переходите на разные вкладки.
• Сохраните форму с именем Форма Карта.
• Используйте эту форму для изменения записей.
• Завершите работу с базой данных Карта. _ Гр. _Д.

Практическая работа №8.

Тема: Создание отчётов.
Цель: Научиться создавать и печатать отчёты.

Ход работы.

I. Практическая часть.

В этой главе вы узнаете, как создать отчёт без особых усилий. Это очень похоже на создание форм. Так же, как и форму, простой отчёт можно создать нажатием двух кнопок.

• Создайте простой отчёт для таблицы КАРТА.
• Открыть базу данных Карта_Гр_Д.
• Выбрать вкладку Отчеты.
• Нажать кнопку Создать.
• В списке окна диалога Новый отчёт выбрать пункт Автоотчёт: в столбце.
• В нижнем окошке этого же окна задайте таблицу КАРТА.
• Нажать OK.

Access создаст простой отчет и выведет его в окно предварительного просмотра. Для просмотра использовать полосы прокрутки.

Окно: Простой отчёт.

Отчёт является законченным объектом и его нельзя редактировать. Добиться изменения в отчёте можно, только внеся изменения в таблицу или запрос и снова создать отчёт.

• Просмотрите сразу две страницы.
• Просмотрите все страницы отчета.
• Сохранить отчёт и вернуться в окно базы данных.
• Создать простой отчет для таблицы Запрос2КартаСудьи, но не в форме столбцы, а в виде таблицы. Кроме того, усложнить задание, добавив в отчет - условие Группировки по полю Председатель. В результате в отчёте дела будут рассортированы и сгруппированы по составам суда под председательством определённого судьи.
• В окне диалога: Новый отчёт из списка режимов выбрать Автоотчёт: в ленту.
• В нижнем поле окна выбрать таблицу Запрос2КартаСудьи. Нажмите ОК
• Отчёт таблицы выглядит наглядней. Каждая графа имеет свой заголовок. Это имя поля.
• В окне: Просмотр выбрать команду Вид /Конструктор отчётов.
• Затем выбрать команду Вид/Сортировка и группировка. Появится окно диалога: Сортировка и Группировка. В ячейке Поле/Выражение выбрать поле Председатель. В ячейке Порядок Сортировки – по умолчанию, появится опция по возрастанию. Закрыть окно Сортировки и Группировки.
• Перейти в режим просмотра, и просмотрите отчёт «вдоль и поперёк».

Вы научились создавать простые, но понятные каждому отчету. И, однако, вам хочется создать отчеты красивые и сложные. Решить эту проблему Вам поможет Мастер отчётов. Попробуйте освоить его самостоятельно. А сейчас перейдём к последнему этапу в работе с отчётом – к распечатке его на принтере.

Печать отчётов.

Соответственно, в этом нет проблем.

Прямо из окна просмотра нажать кнопку Печать на панели инструментов и отчёт будет напечатан.

Это очень просто. Но Access предоставляет любые возможности: печатать только определённые страницы, сделать несколько копий, выбрать различную ориентацию страницы (книжную или альбомную), изменить ширину полей и многое другое. Возможность устанавливать все эти опции предоставляет окно диалога: Печать команды Файл Печать…

Дайте отчёту имя и сохраните его.

Список литературы:

• Информатика для юристов: учебник под ред. С.Я. Казанцева. – М.: «Мастерство», 2001
• И.И.Савицкий Технологии организации, хранения и обработки данных: учебное пособие. – М.:,2001
• Е.В. Михеева Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие для студ. СПО – М.: «Академия», 2013
• Р.Е. Симонян, С.Л. Симонян Компьютер для юриста: практическое пособие для начинающих. – Ростов-на-Дону: «Феникс», 1998