Организация и проведение совещаний
план-конспект урока

СПб ГБ ПОУ «Российский колледж традиционной культуры»

План проведения учебного занятия

(для общепрофессиональных дисциплин и профессиональных модулей)

Дата проведения «24» ноября 2023 г.

Цель и задачи занятия

Цель занятия:

1. Изучить классификацию и особенности организации и проведения совещаний.

Задачи:

Учебная:

1. описать классификацию и особенности планирования и проведения совещаний.

Воспитательная: 

1. способствовать формированию ценностных ориентаций и убеждений,

Развивающая: 

1. учить осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

В ходе занятия студент должен:        

знать:

• методы планирования труда работников службы (приема и размещения, питания, обслуживания и эксплуатации номерного фонда);
• *основы статистического моделирования и прогнозирования результатов деятельности гостиничного предприятия.

уметь:

• организовывать процесс работы службы;
• *владеть стратегическими и тактическими методами управления, предупреждения и разрешения межличностных и межгрупповых конфликтов.
• планировать и прогнозировать;

*анализировать результаты деятельности службы гостиничного фонда и потребности в материальных ресурсах и персонале, принимать меры по  их изменению.

В ходе занятия формируются и развиваются элементы профессиональных и общих компетенций (в соответствии с рабочей программой дисциплины):

Профессиональные компетенции:

ПК 1.2. Организовывать деятельность сотрудников службы приема и размещения в соответствии с текущими планами и стандартами гостиницы.

ПК 3.2. Организовывать деятельность сотрудников службы обслуживания и эксплуатации номерного фонда в соответствии с текущими планами и стандартами гостиницы.

ПК 4.2. Организовывать деятельность сотрудников службы бронирования и продаж в соответствии с текущими планами и стандартами гостиницы.

Общие компетенции:

ОК 01 Выбирать способы решения задач профессиональной деятельности, применительно к различным контекстам.

ОК 02 Осуществлять поиск, анализ и интерпретацию информации, необходимой для выполнения задач профессиональной деятельности.

ОК 05 Осуществлять устную и письменную коммуникацию на государственном языке с учетом особенностей социального и культурного контекста.

Средства обучения:

• презентация к уроку,
• раздаточный материал
• литература указанная в методических рекомендациях.

Дидактические единицы:

• виды совещаний: по назначению, по периодичности, по степени стабильности состава участников совещания, по принадлежности,
• повестка дня. 

Формы и методы контроля:

Текущий контроль, который осуществляется в виде фронтального опроса.

Структура занятия, последовательность этапов и примерное распределение времени по этапам (в соответствии с типом занятия):

1. Организационная часть (2 мин).
2. Актуализация знаний (5 мин).
3. Изложение нового материала (20 мин).
4. Выполнение практического задания (15 мин)
5. Проверка полученных знаний (2 мин)
6. Подведение итогов (1 мин)

Ход занятия

Ход урока:

1. Организационный момент

Приветствует студентов, проверяет по журналу явку, мотивирует на работу, объявляет тему и цель урока.

Добрый день, ребята! Сегодня на уроке «Менеджмент и управление персоналом гостиничных услуг» мы с Вами продолжим изучать большой раздел «Деловое общение менеджера», который мы начали на прошлых уроках.

2. Актуализация знаний

Предлагает вопросы к обсуждению.

• Что такое коммуникации?
• Чем коммуникации отличаются от делового общения?
• В каких ситуациях необходимо применять деловое общение, а  каких ситуациях приемлемы коммуникации?
• С помощью каких методов и средств руководитель может осуществлять деловое общение.?
• На каких мероприятиях менеджер может рассказать коллективу о планах и стратегиях гостиничного предприятия? (планерки, собрания, совещания)

Тема нашего урока – Организация и проведение совещаний.

Цель нашего урока – Изучить классификацию и особенности организации и проведения совещаний.

3. Изложение нового материала

1. Рассказ теоретического материала с применением презентации.

Совещание можно считать одним из элементов организационной культуры, овладеть которой важно любому руководителю. Данный вид мероприятия руководителю помогает организовать секретарь.

Совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных  признаков:

1. По назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения,
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений,
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям,
• оперативны (диспетчерские).

2. По периодичности (частоте) проведения:

• разовые,
• регулярные,
• периодические.

3. По количеству участников:

• узкий состав (до 5 человек),
• расширенный (до 20 человек),
• представительные (свыше 20 человек).

4. По степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом,
• с приглашенным по списку, составленному для каждого совещания,
• комбинированные.

5. По принадлежности:

• общественные организации,
• административные, научные и научно-технические,
• объединенные.

Наиболее интересной и важной с позиции практического менеджмента представляется классификация по основной задаче совещания: оперативные, инструктивные, проблемные.

Все названные виды использует в своей деятельности руководитель. Он проводит оперативные совещания  (по рассмотрению результатов контроля исполнения документов, решению конфликтных управленческих ситуаций).

Инструктивные, например, по доведению до исполнителей содержания указания вышестоящей организации.

Важными по сути решаемых вопросов и сложности организационного и документационного обеспечения являются проблемные совещания.

Подготовка к совещанию включает в себя ряд действий руководителя и его помощника:

• принятие решения о необходимости проведения совещания,
• определение тематики (вопросов, которые будут обсуждаться на совещании), формирование повестки дня,
• установление состава участников, их оповещение о времени, месте, продолжительности совещания и рассматриваемых на нем вопросов,
• подготовку руководителя (составление доклада и проекта возможного решения обсуждаемой на совещании проблемы),
• подготовку самих участников совещания, например, предложений по проекту решения, которое им направляется заранее, не менее чем за неделю до начала совещания,
• подготовку помещения, необходимого оборудования, технических средств, канцелярских принадлежностей.

Большую часть организационно-технических мероприятий по подготовке совещания выполняет помощник руководителя. Он готовит повестку дня.

Примерная повестка дня может выглядеть следующим образом:

Повестка дня

О планировании бюджета отеля на 2024 года.

Докладчик: генеральный директор отеля И.И. Сафронов.

1. Об итогах экономической деятельности отеля (прибыль, расходы).

Докладчик: руководитель экономического отдела Т.А. Александрова

Докладчик: главный бухгалтер М.С. Иванова

2. О планировании бюджета на подбор и развитие персонала.

Докладчик: директор по персоналу Н.В. Яковлева.

3. О закупках оборудования и мебели для отеля.

Докладчик: руководитель отдела закупок С.М. Охотин

Более четкой организации совещания способствует составление списка участников. Такой документ незаменим. Успех совещания определяется качеством доклада – чем серьезнее тема совещания, тем более ответственно необходимо подготовиться к выступлению.

Необходимо выявить психологические аспекты совещания:

• начинать совещание желательно с позитивной информации, положительных оценок, чтобы задать соответствующий эмоциональный тон обсуждению вопросов,
• следует кратко и четко в устной форме изложить цель проводимого совещания,
• тон разговора руководителя с собравшимися на совещании участниками должен быть спокойным, доброжелательным, без жесткой иронии в их адрес или обидных характеристик,
• секретарь должен рассадить участников совещания так, чтобы конфликтующие группы или отдельные сотрудники, находящиеся друг с другом в конфронтации не сидели рядом или напротив друг друга,
• участнику с более низким должностным статусом надо дать слово в первую очередь, чтобы на его оценке не сказывалось мнение сотрудника, занимающего более высокий пост,
• руководителю необходимо  систематически развивать дискуссию в нужном направлении, тактично прерывая тех, кто выступает не по существу решаемых проблем,
• при обсуждении каждого вопроса руководитель должен резюмировать высказывание мнения, отметив наиболее ценные, что стимулирует участников и придает им уверенность в том, что проблема будет решена позитивно,
• если атмосфера на совещании накалилась, руководитель должен разрядить атмосферу шуткой или более жесткими методами.

Длительность совещания регламентируется и должно  учитывать психофизиологические особенности человека и не должно превышать 1,5-2 час. Если эти временные рамки по объективным причинам  удлиняются, то необходимо  сделать перерыв 15-30 мин.

Существует несколько известных организационных структур подведения итогов  совещания и оформления его результатов. Например, руководитель  подводит итоги заседания и формулирует решение. Оно выносится на голосование и при положительном исходе утверждается. Другой подход предполагает создание рабочей группы, которая готовит проект решения. Затем руководитель зачитывает проект, вносятся при необходимости коррективы в его содержание, и решение также утверждается.

Обязательным элементом завершающей стадии проблемного совещания является оформление протокола. В этом документе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятое решение. В зависимости от вида  заседаний, его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

• полный протокол – фиксирует как обсуждающиеся вопросы и принятие решения, так и выступления участников, прозвучавшие на совещании, вопросы, реплики, замечания и т.д,
• краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения,
• стенографический протокол – составляется на основании стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений.

4.Выполнение практического задания

1. Составьте план совещания для руководителя по заданным условиям, выбрав несколько разных параметров. Составьте уведомление о совещании с повесткой и краткий протокол совещания.

Вариант 1.

1. Разработайте план оперативного разового совещания, вырабатывающего и принимающего решения. Остальные признаки совещания выберите сами. Составьте повестку дня для данного совещания.

Вариант 2.

1. Разработайте план инструктивного регулярного совещания, разъясняющего и уточняющего задачи по реализации ранее принятых решений. Остальные признаки совещания выберите сами. Составьте повестку дня для данного совещания.

Вариант 3.

1. Разработайте план проблемного периодического совещания, подводящего итоги и дающего оценку принятым ранее решениям. Остальные признаки совещания выберите сами. Составьте повестку дня для данного совещания.

5. Проверка полученных знаний

Оценка выставляется по факту выполненного практического задания.

Оценка качества выполненного задания проводится по показателю решение компетентно-ориентированных задач по теме «Организация и проведение совещаний». За верно определенные стратегии начисляется 1 балл.

Оценка «5» - если задание выполнено верно, или есть 1 ошибка или ошибок нет.

Оценка «4» - если задание выполнено с 2 ошибками.

Оценка «3» - если задание выполнено с 3 ошибками.

6. Подведение итогов, домашнее задание

Предлагает вопросы к обсуждению.

1. Какие виды совещаний выделяют по назначению?
2. Какие виды совещаний выделяют по периодичности?
3. Какие виды совещаний выделяют по принадлежности?
4. С чего необходимо начинать совещание?
5. Какие варианты окончания совещаний существуют?
6. Назовите и опишите виды протоколов?

Выставляет оценки за урок.

Домашнее задание

Выучить теоретический материал и выполнить подобные задания в самостоятельной работе.