Методические указания по практической работе "Составление и оформление протокола (по заданным условиям)» по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
учебно-методический материал

Практическое занятие № 4

Тема «Составление и оформление протокола (по заданным условиям)»

Цель работы: научиться оформлять и составлять протокол.

Студент должен знать:

- способы создания, функции и классификацию документов;

- унифицированные системы документов, правила их составления;

Студент должен уметь:

- оформлять документы и/или проверять правильность оформления, хранения и учета их в соответствии с требованиями системы документационного обеспечения.

Оборудование:

ПК, конспекты лекций, линейки, шариковые ручки, карандаши.

Порядок выполнения задания:

Перед началом практического занятия преподаватель проводит блиц-опрос для восстановления в памяти студентов правил составления и оформления протокола.

Далее преподаватель демонстрирует на мультимедийном экране варианты оформления протокола. После просмотра и обсуждения слайдов студенты приступают к составлению и оформлению протокола по заданию преподавателя.

За 5-7 минут до окончания практического занятия преподаватель подводит итоги занятия, указывает на допущенные ошибки, отмечает успехи студентов.

Образец и примеры оформления протокола смотри в приложениях 1, 3 и 4.

Задание 1.

Составьте и оформите полный протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость 1 и 2 по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом.

Остальные данные определите по своему усмотрению.

Задание 2

Составьте и оформите полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.

Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание 3

Составьте и оформите полный протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2020 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока.

Остальные данные укажите самостоятельно.

Контрольные вопросы:

1. К какому виду документов относится протокол?
2. Кто вправе подписывать протокол?
3. Какие реквизиты включает протокол?
4. В каком случае целесообразно составлять развернутый (полный) протокол, а в каком – краткий?

Литература:

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления/ А.В.Пшенко, Л.А.Доронина. – М.: Академия, 2020.

2. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности/ А.А.Раздорожный. – М.: Инфра-М, 2018.

Задания для студентов, работающих в быстром темпе:

Студенты, которые выполнили выданные задания раньше других, составляют в письменном виде протокол собрания трудового коллектива предприятия общественного питания.

Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Их необходимо отличать от протоколов, составляемых работником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколов договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др.

Протоколы могут быть трех видов:

краткие- записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников;

стенографические- весь ход заседания записывается подробно.

Краткие протоколы ведутся только тогда, когда заседание стенографируется или носит оперативный характер.

Ответственность за оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа, секретаря руководителя или на секретаря, выбранного на данном собрании.

Протоколы оформляются на бланках организации содержат следующие реквизиты:

•05 – наименование организации;

•09 – наименование вида документа;

•10 – дата документа (дата заседания);

•11 – номер документа (номер протокола);

•13 – место составления протокола (место проведения заседания);

•17 – заголовок к тексту;

•18 – текст;

•22 – подписи.

Заголовком к тексту протокола- название коллегиального органа или обсуждаемый вопрос, который должен согласовываться с наименованием вида документа:

Например:

«протокол заседания совета директоров»,

«протокол совещания у директора завода»

Текст протокола состоит из двух частей: -вводной и основной.

Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная – слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» пишутся с прописной буквы от начала левого поля.

Переменная–инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных, информация о которых с указанием должности (для приглашенных специалистов из других организаций – должность и название организации).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в строчку через один интервал.

Если членов коллегиального органа больше пятнадцати, то указывают общее количество, а в скобках – регистрационный лист прилагается (форма регистрационного листа приведена в приложении 2).

Фамилии, приглашенных добавляются с наименованием должности, с включением названия организации.

Вводная часть протокола заканчивается разделом ПОВЕТСТКА ДНЯ.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся от начала левого поля и последних ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и печатаются от 1-го положения табулятора.

Вопросы располагаются по степени важности и сложности.

Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименования должности и фамилию докладчика записывают в родительном падеже, например:

Не должно быть вопроса, с формулированного словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) – по каждому вопросу отдельно.

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» пишут прописными буквами, от начала левого поля после которых ставится двоеточие.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже), ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада, сообщения в форме прямой речи.

Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то вместо содержания доклада пишут− «Доклад прилагается».

Ход обсуждения доклада отражается в разделе−ВЫСТУПИЛИ.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии, выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать наименование должности), после тире со строчной буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица «я осуществляю...»; от третьего лица «Петров сказал, что...»; в безличной форме «Ивановым предложено...».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывается «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы оформляются в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова «вопрос» и «ответ» не пишут, пишут инициалы и фамилию, тире, затем содержание вопроса или ответа.

Например:

Завершающая часть протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).

Постановляющая часть строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Если постановление содержит различные вопросы, то оно делится на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт оформляется с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В данном случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагается к протоколу.

При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом делается запись после первой части протокола: «... Заседание Ученого совета стенографируется. Стенограмма прилагается».

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала и через тире – окончания заседания (12.03.2022 – 14.03.2022 или 12 - 14.03.2022).

Номер протокола–порядковый номер в течение календарного года.

Форма протокола дана в приложении 1.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Пример оформления протокола

Закрытое акционерное общество «КВАНТРА»

(ЗАО «КВАНТРА»)

ПРОТОКОЛ

12.05.2022                                                                                        № 4

Москва

Собрания производственного

отдела

Председатель – А.И. Степанов

Секретарь − М.И. Бокарева

Присутствовали: 17 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об уточнении расчетных коэффициентов определения себестоимости продукции массового спроса. Доклад главного экономиста Серегина М.П.

2. …………

3. ………….

1. СЛУШАЛИ:

Доклад главного экономиста Серегина М.П. (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Главный технолог Павлов Е.В. – поддержал основные положения доклада. Предложил уточнить отдельные коэффициенты (текст выступления прилагается).

Начальник прессового цеха Леонов А.В. – привел конкретные примеры необходимости внедрения новых коэффициентов для определения себестоимости.

ПОСТАНОВИЛИ:

Применять с 01.07.2022 новые расчетные коэффициенты определения себестоимости продукции.

2. СЛУШАЛИ:

………….

ВЫСТУПИЛИ:

…………..

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1.…………

2.2………….

Приложение        1. Текст доклада Серегина М.П. на 3 л. в 1 экз.

2. Текст доклада Маркова М.А. на 2 л. в 1 экз.

Председатель                                Личная подпись                                А.И. Степанов

Секретарь                                Личная подпись                                М.И. Бокарева

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Пример оформления регистрационного листа

Приложение

к протоколу собрания трудового коллектива НПО «Энергия»

от 25.02.2022 № 1

СПИСОК

присутствующих на собрании

трудового коллектива НПО «Энергия»

от 25.02.2022 № 1

Секретарь                                Личная подпись                                И.О. Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4