Методические указания по Практической работе № 3 «Составление и оформление распорядительных документов (по заданным условиям)»
учебно-методический материал
Методические указания разработаны в помощь студентам, выполняющим практическую работу на тему «Составление и оформление распорядительных документов» по дисциплине «ДОУ». Они позволяет студентам познакомиться с правилами оформления реквизитов, входящих в состав приказа по основной деятельности и отработать навыки составления приказа.
Скачать:
Предварительный просмотр:
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3
«Составление и оформление распорядительных документов (по заданным условиям)»
Цель работы: ознакомиться с правилами оформления реквизитов, входящих в состав приказа, отработать навыки составления приказа.
План работы
1.Изучить набор реквизитов, входящих в состав приказа, правила и особенности оформления этих реквизитов.
2.Составить приказ.
Норма времени: 2 часа
Студент должен знать:
- способы создания, функции и классификацию документов;
- унифицированные системы документов, правила их составления;
Студент должен уметь:
- оформлять документы и/или проверять правильность оформления, хранения и учета их в соответствии с требованиями системы документационного обеспечения.
Оборудование:
ПК, конспекты лекций, линейки, шариковые ручки, карандаши.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например, приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.
Приказы по основной деятельности регулируют:
- деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
- организационно-правовое положение сотрудников; порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности.
Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются директором организации, а в его отсутствие – лицом, замещающим его.
Приказ имеет следующие реквизиты:
05 - наименование организации;
09 - вид документа (ПРИКАЗ),
10 - дата,
11 - регистрационный номер,
13 - место составления (издания) документа,
17 - заголовок к тексту,
18 - текст,
22- подпись должностного лица,
21 - визы согласования,
25 - отметка об исполнителе.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Например,
«О проведении аттестации персонала организации».
Текст приказа состоит из двух частей: вводной и распорядительной. В вводной части приказа по основной деятельности могут быть:
- ссылка на законодательный или правовой акт вышестоящей организации, или правовой акт,
- цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа;
- цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа.
Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводная часть опускается.
Вводная часть может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки с абзаца.
Например,
В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2005г. №96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников»
ПРИКАЗЫВАЮ: …
Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».
Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, – 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта – 16, начертание – полужирное.
Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:
ОД – приказы по основной деятельности,
ЛС – приказы по личному составу,
АХ – приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.
Датой приказа является дата его подписания.
Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.
Задание
1. Проанализировать образец приказа, приведенного в приложении 1 и установить набор реквизитов, входящих в состав приказа. Изучить содержание реквизитов в предложенном образце, макет составления приказа (приложение 2) и раздел № 5 стандарта ГОСТ Р 7.09.97 – 2016 «СИБИД Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Заполнить таблицу 1 используя материал проанализированных документов.
Таблица 1 – Характеристика реквизитов
Название и определение распорядительного документа | Наименование реквизита, входящего в документ | Требования к оформлению и особенности оформления реквизита документа |
2. Составить приказ, используя общий бланк (смотри раздел № 6 стандарта ГОСТ Р 7.09.97 – 2016 «СИБИД Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»). Для определения содержания реквизитов приказа воспользоваться описанием условной производственной ситуации, предложенной преподавателем (приложение 3). Вариант производственной ситуации закрепляет за студентом преподаватель (смотри Таблицу 2);
3. Выучить определения всех видов распорядительных документов, особенности оформления реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» для каждого вида распорядительного документа;
4. Выучить требования к оформлению реквизитов «Дата документа», «Подпись» (раздел № 5 ГОСТ Р 7.09.97 – 2016 «СИБИД Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»)
5. Прочитать учебник «Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования/Л.А. Румынина. - 9-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2018» пункт 5.2. Распорядительные документы и ответить на контрольные вопросы.
Таблица 2 - Закрепление вариантов заданий за студентами
№ п/п | ФИО студента | Номер варианта |
1 | ||
2 | ||
3 |
Контрольные вопросы:
1. Каков порядок оформления и подписания приказа?
2. Из каких частей состоит текст распорядительного документа?
3. Как строится текст распорядительной части приказа?
4. В каких случаях издается распоряжение?
Литература:
1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления/ А.В.Пшенко, Л.А.Доронина. – М.: Академия, 2020.
2. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности/ А.А.Раздорожный. – М.: Инфра-М, 2018.
3. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования/Л.А. Румынина. - 13-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2017.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Образец составления приказа
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Башмак»
(ООО «Башмак»)
ПРИКАЗ
«11» ноября 2011 г. № 128
г. Тольятти
Замена регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica
В связи с плохой читаемостью регистрационных
знаков на автомобиле Toyota Celica,
усложняющей их идентификацию
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Водителю Краснощекову Е.М. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica № Н 965 АР до 10.12.2011.
2. Бухгалтеру Пятиной В.Н. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в техническом паспорте транспортного средства автомобиля в срок до 15.12. 2011.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела обеспечения Думова Г.А.
Директор (личная подпись) Е. Л. Булка
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
МАКЕТ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ | |||
ПРИКАЗ | |||
00.00.0000. | № 00 | ||
Место составления | |||
Заголовок к тексту начинается с предлога «о» (об), отвечает на вопрос очем? (о ком?) | |||
В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть текста начинается со слова | |||
ПРИКАЗЫВАЮ: | |||
| |||
Наименование должности руководителя | Личная подпись | Инициалы, фамилия |
Формуляр-образец приказа.
Наименование организации (05)
ПРИКАЗ (09)
00.00.2021 (10) № (11)
Место издания (город) (13) – если указано
в наименовании организации, то не пишется
(17) Заглавие (краткое содержание,
начинается с предлога «О»)
(18) Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительную часть начинают словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Полное наименование должности исполнителя, И.О. Фамилия в дательном падеже или наименование структурного подразделения, необходимые действия выражают глаголом в неопределенной форме, срок действия (указывают без употребления слова «срок»).
2. Полное наименование должности, И.О. Фамилия или структурное подразделение. Если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяют в подпункт.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагают контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже).
(07) Наименование
должности руководителя (22) Личная подпись И.О. Фамилия
(21) С приказом ознакомлен:
(07) Главный бухгалтер (22) Личная подпись И.О. Фамилия
(Дата)
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Производственные ситуации, требующие создания приказа.
Вариант № 1
Состоялось собрание акционеров, которое решило увеличить уставной капитал организации, руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала организации, утвержденным Советом директоров общества 16 июля 1999г.
По результатам решения собрания исполняющий директор Драгомиров П.О. издает распорядительный документ, в котором приказывает руководителю юридического отдела Свечову М.М. в срок до 00.00.0000. направить сведения о внесении изменений в Устав организации в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию, а руководителю финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 00.00.0000. зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации. Руководитель организации намерен сам контролировать исполнение приказа.
Вариант № 2
Администрация предприятия решила усовершенствовать формы и методы организации работы с документами.
В связи с этим, генеральный директор предприятия Мазуров В.М. издает распорядительный документ, в котором доводит до коллектива свое управленческое решение следующего содержания: необходимо утвердить концепцию документационного обеспечения предприятия, управляющему делами И.О. Иванову организовать обследование состояние работы с документами в подразделениях предприятии до 00.00.0000., а заместителям директора и руководителям структурных подразделений проанализировать состояние работы с документами в подразделениях и до 00.00.0000. представить справки о состоянии работы с документами в подразделениях. Контролировать исполнение приказа будет руководитель администрации предприятия А.П. Соколова.
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ «СОСТАВЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ» по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Методическая разработка предназначена для выполнения практической работы по дисциплине "ДОУ" по теме "Составление распорядительных документов"Целями практической работы являются:оз...
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ «СОСТАВЛЕНИЕ ТОВАРНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ» по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ«СОСТАВЛЕНИЕ ТОВАРНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ» по дисциплине «Документационное обеспечение управления»В методическ...
СМИ "Конференц-зал" публикация материала: ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА ПРАКТИЧЕСКОГО ЗАНЯТИЯ "СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ"
Участие в VI Всероссийском фестивале методических разработок "Конспект урока"...
Занятие 29-30. Распорядительные документы. Оформление приказа, распоряжения.
Виды распорядительных документов. Определения.Задание, которое необходимо выполнить после прочтения теоретического материала:1. Составить конспект на тему: "Выписки из приказов. Распоряжения. Реш...
Методические указания по практической работе "Составление и оформление протокола (по заданным условиям)» по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Методические указания предназначены для студентов, выполняющих практическую работу на тему «Составление и оформление протокола (по заданным условиям)» по дисциплине ДОУ.Они помогут студент...
Презентация на тему :"Распорядительные документы"
Презентация по дисциплине: "Документационное обеспечение управления" на тему: "Распорядительные документы"...
Практическая работа №3. Колонтитулы. Оформление абзацев документов
Содержит теоретический материал с практическими заданиями на тему "Колонтитулы. Оформление абзацев документов"...