Занятие 29-30. Распорядительные документы. Оформление приказа, распоряжения.
план-конспект занятия

Тема 6 Распорядительные документы

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, наделяется правом вести распорядительную деятельность, т.е. издавать распорядительный документы.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1. организационным;
2. планирования производства;
3. строительства, материально - технического снабжения;
4. сбыта;
5. финансов и кредита;
6. труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного их издания. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных задач, получать эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками организации.

Указ – распорядительный документ, издаваемый Президентом  РФ ( в соответствии со ст. 90 Конституции РФ).  Требования к оформлению проектов указов изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 года № 68.

Постановление – распорядительный документ, издаваемый Правительством РФ.

Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия.

Приказы по основной деятельности издаются:

- для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. (эти приказы называют инициативными):

• организационным
• финансовым
• социальным
• материально-технического обеспечения
• по организации работы
• при создании, реорганизации или ликвидации предприятия
• при утверждении структуры и штатов предприятия
• введения в действие плановых, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил и т.д.)
• при создании временных или постоянных коллегиальных и совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.)

-  во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;

подготовку текста документа;

согласование текста документа;

подписание приказа;

доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.

Приказ по основной деятельности оформляется на бланке организации с указанием наименования вида документа – ПРИКАЗ.

Заголовок к тексту документа является обязательным реквизитом, должен быть сформулирован кратко, четко и отвечать на вопрос «о чем?».

Текст приказа состоит из двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование действий руководства. Это может быть:

- ссылка на нормативный документ вышестоящего органа или собственного организационно-распорядительного документа с указанием полного наименования документа, даты, номера и заголовка:

На основании………………….

Согласно………………………

- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией; описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа:

В целях……………

В связи с………….

Констатирующая часть может отсутствовать, ели предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами без разрядки с новой строки с абзаца, после него ставится двоеточие. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт включает в себя:

- должности и ФИО исполнителя (кто?);

- поручение (что должен сделать?);

- срок исполнения (когда?).

В одном пункте одно задание и один срок исполнения.

Срок исполнения не указывается, если предписываемые действия носят регулярный или организационный характер.

Если новый приказ отменяет полностью или частично другой приказ, то в предпоследнем пункте это указывается:

Признать утратившим силу……………………

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в котором указывается должность, ФИО лица, ответственного за исполнение приказа:

Контроль за исполнением приказа возложить на…………….

Ответственным за исполнение приказа назначить…………..

Ответственность за исполнение приказа возложить на…………

Приказы по личному составу

К приказам по личному составу относятся приказы:

1. о приеме на работу;

2. о перемещении по службе;

3. о предоставлении отпусков;

4. об увольнении;

5. о предоставлении поощрений;

6. о наложении взысканий.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках предприятия или на бумаге формата А4.

Заголовок к тексту приказов начинается с предлога «О» или «Об».

В приказах по личному составу констатирующая часть и слово «ПРИКАЗЫВАЮ» отсутствуют.

Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается с глагола, обозначающего действие: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, УВОЛИТЬ, которые пишутся прописными буквами сразу от левых полей, в конце ставится двоеточие.

На следующей строке с абзаца печатается содержание распорядительной части приказа.

Фамилию печатают большими буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение и далее содержание.

В приказе о приеме на работу указывается, на какую должность или по какой профессии принимается работник, с какой даты и с каким окладом, с каким испытательным сроком (если устанавливается).

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней, дату начала и окончания и за какой период работы.

В приказе об увольнении указывают статью Трудового кодекса, на основании которой производится увольнение. Например: ст. 40. Уволен по собственному желанию.

Приказы по личному составу по каждому пункту должны содержать основание, послужившее основанием для оформления приказа.

Реквизиты приказа:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа - ПРИКАЗ;
4. дата, номер;
5. место составления;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. визы согласования.

С приказов делаются копии и выписки.

Выписка из приказа - копия основной части текста документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

 Констатирующая часть текста пишется полностью. Реквизиты выписки из приказа:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
4. дата, номер (те же, что и у приказа);
5. место составления;
6. заголовок;
7. часть текста (которая необходима для работы);
8. подпись (кроме личной подписи);
9. заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. 

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителями или руководителям структурных подразделений в целях разрешения оперативных вопросов.

Выделяют следующие виды распоряжений:

а) длительного действия;

б) касающиеся конкретного вопроса.

Оформляется на бланке предприятия с указанием вида документа. Порядок составления и оформления распоряжение аналогичен приказу. Различие заключается только в формулировке распорядительного действия: ОБЯЗЫВАЮ.

Еще один вид распорядительного документа - указание. 

Указание - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации или его заместителем по вопросам информационно -методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Указания оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДДЛАГАЮ». Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение ...", "В целях...", "В соответствии ...".

Следующий вид распорядительного документа - решение.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления предприятия. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каково назначение распорядительных документов?
2. Какая информация фиксируется в распорядительных документах?
3. Какой документ закрепляет за Президентом РФ право издавать указы?

Каковы требования к тексту приказа по основной деятельности