Тренинг личностного роста " Тайм менеджмент: бережливое управление временем"
методическая разработка

ДЕПАРТАМЕНТ ВНУТРЕННЕЙ И КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ

 БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ОГАПОУ « АЛЕКСЕЕВСКИЙ КОЛЛЛЕДЖ»

Тренинг личностного роста

 «Тайм-менеджмент: бережливое  управление временем»

Тайм-менеджер:

Титова О.В.

Алексеевка 2020

«Времени ни на что не хватает!», «Дел столько навалилось, что непонятно, за что браться!», «Работы столько, что ничего не успеваю!», — правда, часто приходится слышать такие слова от многих людей последнее время. Причём, большинство из тех, кто это произносит, ещё не достигли каких-то особенных высот в своём деле… Но вокруг есть примеры людей, которые успевают выучить несколько иностранных языков, открыть успешный бизнес, при этом находят время заботиться о семье, заниматься хобби и активно отдыхать. Что это? Паранормальные способности? Или просто умение управлять своим временем?…

Тайм-менеджмент (Timemanagement) дословно переводится с английского как «управление временем». Это понятие давно вошло в наш обиход. Ведь большинство людейпонимают, что между понятиями «управление жизнью» и «управление временем» можно поставить знак равенства.

Изначально такая деятельность применялась только по отношению к бизнесу. Но постепенно выяснилось, что ТМ отлично работает во всех сферах жизни, включая бытовую.

Управлять самым ценным и невосполнимым ресурсом люди пытались во все времена. Но как полнотайм-менеджмент получил распространение только в 20 веке.

             Время — самая большая ценность, которую нельзя купить. Тайм-менеджмент необходим каждому человеку, который не хочет растрачивать эту драгоценность впустую, а желает использовать своё время эффективно, быть продуктивным и успешным. Ключ к управлению временем лежит в его грамотном распределении — то есть, в планировании. Казалось бы, банально… Но многие из нас не могут спланировать даже один день собственной жизни! — не говоря о том, чтобы прожить по плану хотя бы неделю…, месяц… А ведь доказано множеством исследований, что при грамотном планировании эффективность деятельности человека значительно увеличивается — минимум на 25%! Отсутствие же планирования или неграмотное планирование в большинстве случаев приводит к авралам, стрессам и, как следствие, снижению продуктивности.

             Тайм-менеджмент состоит из нескольких частей: определение глобальных целей, подцелей, постановка задач, разбивка задач на шаги, распределение приоритетов, определение времени, которое необходимо выделить на решение каждой задачи, компоновка задач во временные отрезки с учётом различных характеристик, обязательный контроль и анализ.

        Тайм -менеджмент всегда должен производиться с учётом психологических особенностей индивида и характеристик планируемой деятельности.

         Многие произносят такие слова: «Нет, тайм-менеджмент не для меня. Как ни запланируй, все равно все идёт не по плану». Дело в том, что управлению временем действительно надо учиться.  Хотелось бы привести слова  американской писательницы Джексон Браун: « Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна»

          Самыми распространёнными ошибками начинающих управленцев временем являются:

        «Я — суперчеловек» — в план вписывается слишком много дел, на каждое из них отводится слишком мало времени, — уже к обеду понятно: план провалился.

       «План 100%» — дела по плану расписываются таким образом, что по плану они должны занять 100% времени. Но всегда возникают непредвиденные дела — и опять все идёт не по плану. Опытный управляющий временем знает, что планировать надо лишь 60% времени, оставляя 40% на непредвиденные дела (в случае, если они не возникнут, дела можно взять из резервного списка).

       «План-свалка» — дела вписываются в план по мере того, как вспоминаются и выполняются в том же порядке. В итоге, второстепенные дела выполняются, а приоритетные сдвигаются. Либо однотипные дела выполняются друг за другом, хотя, как известно, чередование деятельности способствует повышению эффективности.

        Чарльз Диккенс как-то сказал: «Я никогда не сделал бы того, что сделал, если бы не имел привычки к пунктуальности, порядку и усердному труду, если бы у меня не было решимости сконцентрироваться на нужном предмете в нужное время». Эта цитата содержит основные основополагающие ингредиенты успеха в работе и в жизни: привычка к пунктуальности и порядку, усердие, решимость и умение сконцентрироваться.

       Тренинг  «Тайм – менеджмент» - это тренинг для тех, кто отвечает «Да» на следующие вопросы:

• Вам постоянно не хватает времени?
• У вас чересчур много дел?
• Вас подавляет все, с чем вы сталкиваетесь  на работе?
• Вам не хватает времени, чтобы выполнить все, что вы хотите?
• Вам приходится работать сверхурочно, вечерами, в выходные дни, чтобы доделать то, что не сделано в рабочее время?
• Вы испытываете стрессы из-за недоделок?
• Вы не можете наладить свою жизнь и работу из-за постоянных авралов и перегрузок?
• Вы удивляетесь, когда вам удается добиться своего в жизни и на работе?
• Вы хотели бы эффективнее использовать свое время и работать продуктивнее?
• Вам хотелось бы почаще иметь передышки в работе и брать отпуск?

Правила тренинга:

• Активность
• «Здесь и сейчас»
• Уважение к говорящему
• «Я – высказывания»
• Доброжелательность

По итогам тренинга участники научатся:

• Правильно воспринимать время.
• Использовать те техники планирования времени, которые подходят именно вам.
• Грамотно ставить цели.
• Расставлять приоритеты.
• Эффективно решать задачи.
• Оценивать личную эффективность.
• Не тратить время впустую.
• Строить общение с другими людьми так, чтобы не было мучительно больно за бесцельно прожитые минуты.
• Исключать стрессогенные ситуации путём грамотного распределения времени

         Упражнение «Ассоциации»

Цель: введение в тему, активизация группы.

Участникам тренинга предлагается назвать свои ассоциации со словом «Время». Задание выполняется по кругу

Далее предлагается вспомнить пословицы, поговорки, афоризмы о времени.

        Упражнение «Ваш поглотитель времени» или  «Хронофаги».

Цель: поиск личных хронофагов.

Есть такие дела, которые не приносят никакой пользы человеку, а только зря “пожирают” его время. Это так называемые хронофаги – это любые факторы, которые приводят к  нецелевому использованию времени. А целевое использование, в свою очередь это время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаги съедают наши силы, время и цели., Например: неумение вовремя закончить телефонный разговор, сидение «просто так» в  сети Интернет,  откладывание дел на потом и др.

Контролируемые хронофаги:

 Например, время, затраченное на утренние сборы. Если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти из дома через час, то потратите на сборы ровно час или даже больше.

Поэтому:

- сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.

Неконтролируемые хронофаги:

- автомобильная пробка, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемной и т.д. Чем больше людей  вовлечено  в дело, тем  чаще появляются неконтролируемые хронофаги.

Прогнозируемые хронофаги:

Вы точно знаете, что на вашем пути бкдет пробка, которая займет 2 часа…или вам в приемной придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовится к его атаке и  эффективно с ним справиться.

Непрогнозируемые хронофаги:

Например, у вас сломался автомобиль. Нужно ждать эвакуатор. Сколько это займет времени – неизвестно…или вы приехали в приемную и узнали, что начальник уехал на срочное совещание.

           Упражнение «Свободное время»

Представьте, что у вас освободилось 2 часа в день. На что вы сможете потратить это время? Напишите, на что бы вы потратили 2 свободных часа в день. Пишите те вещи, которые вам по-настоящему дороги. Может быть, это время с родными и близкими, может, занятие хобби, может, вы захотите начать свой бизнес – что угодно. Главное, чтобы это было действительно ваше. А теперь давайте пойдем дальше! 2 часа в день*365дней = 730 часов = 30 дней = целый месяц!  Следовательно, экономя всего лишь 2 часа в день, у вас появляется целый месяц свободного времени! Но самое главное, эффективно это время распределить…..

           Упражнение «Распределение времени»

Цель: анализ затрат времени.

Следующая диаграмма представляет собой отрезок времени, равный одним суткам. Перед вами бланк. Ваша задача: закрасить цветными карандашами сектора диаграммы в соответствии с затратами своего времени. Циферблат отражает время суток.

А теперь посчитайте  и запишите, сколько времени вы посвящаете различным сферам жизни. Сколько часов в день, т.е. из 24 часов вы обычно посвящаете каждой из областей деятельности? В каждом случае проставь в конце примерное количество часов:

1.        отношения и семья___________ часов

2.        здоровье и спорт___________ часов

3.        деньги___________ часов

4.        работа, карьера___________ часов

5.        личностный рост___________ часов

6.        друзья и окружение___________ часов  

7.        яркость жизни___________ часов

8.        духовный рост и творчество___________ часов

Итого = 24 часа

Теперь спокойно посмотрите  на получившуюся диаграмму.

•        Довольны ли вы тем, как распределяете собственное время?

•        Для чего бы вы хотели  иметь больше времени?

•        На что вы хотели  бы тратить меньше времени?

•        Что вы  можете реально предпринять, чтобы достичь соответствующих перемен?

Правильное распределение времени оказывает непосредственное влияние на эффективность достижения целей.

Теория  SMART.

Итак, необходимо уметь правильно ставить цели. Еще древнеримский мыслитель ЛуцийАнней Сенека говорил, что “для корабля, не имеющего пристани, ни один ветер не бывает попутным”, а старинные мореплаватели говорили: “Плыву не как ветер дует, а как парус поставлю”. Ставить перед собой цель – значит смотреть в будущее. Четко, ясно, конкретно, реалистично сформулированные цели побуждают к действиям, направленным на их достижение. Свои цели необходимо не только продумывать и придавать им максимально реалистичный вид, но и записывать.

В науке управления разработана специальная технология, помогающая правильно ставить цели. Это технология SMART. SMART – это аббревиатура:

• Specific - конкретные
• Measurable - измеримые
• Agreed - согласованные (с целями более высокого уровня)
• Realistic - реалистичные
• Timed - определенные во времени

Для того, чтобы лучше запомнить, можно использовать отечественную версию теории SMART. Это принцип КРОВИ Цели должны быть:

• К – конкретными
• Р – реалистичными
• О – ограниченными по времени
• В – важными
• И – измеряемыми

4. Упражнение на постановку целей

Цель: научиться целеполаганию

Цель: хотим больше зарабатывать  денег

Для того, чтобы цель стала конкретной, мы должны определиться, что зарабатывать хочется, допустим, на 20000 руб. больше в месяц. Или делаем приписку « более чем»

Измерить уже можно? Да, можно.

Достижимая? – Скорее всего, да!

На сколько реалистичная? Если есть возможность увеличить продолжительность рабочего времени? Если есть возможность увеличить стоимость рабочего времени? Может, есть какие то другие способы? Если получен ответ « да», то идем дальше….

Не навредит ли выбранный способ  чему – то другому или кому – то другому? ( например, семейной жизни, потребности в отдыхе и тд.) если мы нашли способ, отлично!!!!

Ну а теперь ставим конкретные  сроки. Допустим, через три месяца.

Что имеем?

 К 20.05.2019 году я увеличиваю свой доход на 20000 рублей при сохранении текущего рабочего времени

Ну а теперь  сформулируйте ваши цели, которые бы отвечали принципу “КРОВИ”. Через 5 минут желающие зачитывают свои цели. Группа анализирует, удалось ли участникам выполнить упражнение.

           Правило Парето и матрица Эйзенхауэра.

Существует, так называемый, закон Парето, который гласит примерно следующее: 20% всего, что мы делаем, приносит нам 80% результата. Все остальные 80% наших усилий создают всего лишь 20% результата. Другими словами, результативна лишь 1/5 часть нашей деятельности, лишь 1/5 времени мы тратим оправданно. На что же уходят остальные 4/5 наших ресурсов и времени? А вот на что:

- на поддержание текущего уровня комфорта;

- на выполнение неважных и несрочных дел;

- на выполнение задач, которые в принципе может выполнить кто-то другой;

- на выполнение задач, от которых вообще можно отказаться.

           Как же организовать свое время, чтобы повысить свою эффективность?

В своей книге “Главное внимание – главным вещам” Стивен Кови описал метод Эйзенхауэра, помогающий в потоке дел, выявить самые важные, на которые должны быть направлены наши силы. Сама идея этого метода принадлежит 34-му президенту США Д.Д.Эйзенхауэру.  В результате опыта организации своего времени он сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. Эйзенхауэр предложил инструмент для управления временем, который получил название “Матрица Эйзенхауэра”

     Матрица помогает быстро сориентироваться в потоке дел и определиться, какие задачи важные и какие требуют срочности. 

Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными - дела, которые нельзя отложить.

       Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу. Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или задачу оценить по приоритетности в одну из четырех групп:

A - Важное и срочное, это Аврал!

B - Важное и не срочное

C - Срочное, но не важное

Д - Не срочное и не важное. Д – “дурацкие” дела.

Для наглядности обозначим их буквами: A, B, C, D.

А - Важное и срочное.

Только незапланированные, форсмажорные, внезапно возникшие дела. Часто они появляются в результате кризиса или аврала.  Эти дела очень важные и откладывать их не получится. Если человек правильно организован, то эта часть дел минимальна.(Например, навестить друга/ подругу в больнице)

В - Важное, но не срочное.

Дела и задачи, которые мы относим к этой категории и выполняем, чаще всего результативны. Отсутствие спешки помогает  спланировать дела: наметить сроки и способы выполнения задачи. Это самые большие по времени дела. Если человек сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но если такие дела постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд авральных!( например, зайти в бухгалтерию; либо сходить на прием к окулисту)

С - Не важное, но срочное.

Чаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет.

- Это работа, которую можно  поручить другим!!!!!( Купить корм для кота, посидеть на планерке…то есть за тебя это могут сделать и другие)

D (Д) - Не важные и не срочные.

Это поглотители времени. Они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Часто советуют, что от них просто нужно избавляться. Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу.  ( Например, ненужное общение в сети, некоторые телефонные звонки « ни о чем», SPAM, рассылка типа « разошли это сообщение 10 друзьям,  и у тебя будет счастье и т .д.)

Упражнение на распределение задач по принципу матрицы Эйзенхауэра

( работа в группах)

Цель: распределить предложенные в списке дела в соответствии с матрицей Эйзенхауэра

Список задач:

1. Проекты, у которых подходят сроки сдачи
2. Ненужная отчетность  
3. Сдать ноутбук в ремонт
4. Убрать квартиру
5. Купить продукты
6. Позвонить коллеге
7. Посмотреть любимый сериал
8. Сходить в спортивный зал
9.  Рассылка приглашений
10.  Пообедать с партнером
11.  Устранить течь водопроводной трубы
12.  Оплата коммунальных услуг
13. Бесцельный просмотр телепередач
14.  Профилактика авто
15. Острая зубная боль

Каждая группа представляет результаты по одному из четырех квадрантом матрицы.

В заключение следует сказать, что такое распределение дел работает. Когда мы научимся выделять важные дела, отдавать им всю свою энергию, то наша жизнь будет наполненной. Умение планировать и предвидеть поможет избегать авральных дел. И не важные и несрочные дела не будут мешать нам жить. И, конечно, многое зависит от индивидуальных особенностей человека воспринимать время.  

Я предлагаю вам заключительное упражнение « Секундомер».

Включить секундомер на телефоне. Необходимо закрыть глаза. Считать про себя секунды нельзя. По истечении минуты открыть глаза и сразу посмотреть на экран  телефона) На экране – секундомер Необходимо запомнить время на секундомере.

Комментарии:

- если вы открыли глаза раньше, чем через 55 секунд, это означает, что вы слишком спешите, есть опасность быстрого истощения. Время движется на самом деле медленнее, чем вам кажется.

- если более 66 секунд – вы предпочитаете не торопиться, но иногда все-таки следует ускорять восприятие времени, иначе вы можете не успеть что-либо сделать.

Рефлексия «Банка жизни»