Формирование товарных запасов аптеки.
план-конспект занятия

Лекция:

Формирование товарных запасов аптеки. Основные принципы определения потребности, изучения спроса и составления заявок-заказов на лекарственные средства и товары аптечного ассортимента.

Реализуемый в аптеке товар можно условно разделить на несколько основных категорий. Быстро продаваемый товар характеризуется высоким и постоянным спросом, с высокой степенью реализации (например, гигиенические салфетки, женские прокладки, зубные пасты и т.д.). К другой категории относятся стандартные товары повседневного спроса: аспирин, лейкопластырь, вата и т.п. "Импульсивные" товары, другими словами те, что обычно приобретаются под влиянием момента или под воздействием сезонных факторов, но, тем не менее, должны присутствовать в ассортименте аптеки. Это, например, предметы парафармацевтики, лечебная косметика, препараты определенных групп. (В случае отсутствия товаров этой категории аптека может потерять покупателя, так как однажды не обнаружив там нужного ему товара, в следующий раз посетитель сюда уже не придет.)

Очевидно, что нестабильность в поставках в аптеку любых из вышеперечисленных категорий продукции способна привести к самым негативным последствиям для бизнеса. Это может относится как к прямым потерям прибыльности, так и к косвенным последствиям, выражающимся в "отпугивании" постоянных клиентов. Кроме того, неправильная политика в формировании товарного запаса приводит к нерациональному использованию оборотных средств, сужению ассортимента и, в конечном счете, снижению конкурентоспособности аптеки.

В каждой из этих категорий можно выделить четыре группы товара: прибыльная (высокая цена при небольшом спросе), выгодная (умеренная цена при стабильно высоком спросе), ходовая (небольшая цена и постоянный спрос) и балласт (низкая цена при отсутствии спроса, однако обязательность наличия в ассортименте).

В практике работы аптеки очень часто бывает, что, например, тот или иной ходовой товар раскупается, вследствие чего до момента его новой поставки аптека вынуждена замещать его каким-то менее ходовым аналогом. Такая ситуация называется неэффективным товарным запасом. Каждый день отсутствия на прилавке ходовых товаров приводит к недополучению прибыли, что имеет очень важное значение при подсчете экономических показателей деятельности аптечного предприятия.

Поэтому для оптимизации деятельности аптеки необходимо в первую очередь выяснить, что из представленной в ее ассортименте продукции входит в группу выгодных и ходовых товаров (это можно сделать, проанализировав динамику продаж, скажем, на протяжении трех последних месяцев). Кроме того, следует определить "балласт" и в тех случаях, когда это возможно, принять решение о целесообразности присутствия данного товара на складе.

После этого директор или другой сотрудник, отвечающий за поддержание товарного запаса, должен построить работу с поставщиками таким образом, чтобы, с одной стороны, обеспечить постоянное наличие на складе прибыльных и ходовых товаров в необходимом количестве, а с другой, не допустить затоваривания.

Особенно это важно, когда речь идет не об отдельной аптеке, а об аптечной сети, поскольку в этом случае отсутствие требуемого препарата или изделия медицинского назначения в одной из аптек может сопровождаться их "излишком" в другой: снижение прибыли в одном подразделении неизбежно сказывается на показателях работы всей компании в целом...

Напомним, понятие "товарные запасы" характеризуется как минимум двумя параметрами: "натуральным" (т.е. физическим количеством упаковок) и временным, определяемым по числу дней, по истечении которых товарный остаток будет исчерпан либо приблизится к критической черте. При этом правильнее будет отслеживать именно последнее, поскольку очевидно, что заказ поставщику должен быть оформлен своевременно и заранее, а не после того, как полки аптечного склада опустеют.

Для формирования правильной политики управления товарными запасами необходимо отслеживать информацию по следующим показателям: товарооборот (дневной, месячный, квартальный, годовой), изменение товарооборота в зависимости от сезонного спроса, товарные запасы в днях. (В последнем случае, как показывает практика, при еженедельном графике поставок наиболее оптимальный показатель товарного запаса - 14-15 дней.) Снижение этого запаса, с точки зрения ведения бизнеса, недопустимо.

Очень важна рациональная организация хранения товара именно с точки зрения мерчандайзинга, а не только в порядке выполнения соответствующих инструкций. Каждый вид продукции должен иметь свое, строго определенное место на полках, стеллажах, в шкафах. Расположение товара в месте хранения выбирается с учетом объема и динамики его продаж, размера упаковки. При этом следует избегать того, чтобы в одном месте (рядом) хранились одинаковые препараты с разной ценой, это может привести к ошибке при отпуске их покупателю.

Контроль за составлением заявок на поставку новых партий продукции необходимо осуществлять, анализируя динамику продаж каждого отдельного препарата или ИМН. В этом может помочь заполнение специальной учетной формы, в которой, в частности, указываются наименование ЛС, форма выпуска, срок годности, дата поступления на склад, поставщик, количество, оптовая и розничная цена. (Для этих целей можно использовать обратную сторону стеллажной карточки.)

Основная задача этого контроля - определение момента, при наступлении которого необходимо сделать заказ на поставку.

Классификация товарных запасов.

I.  По назначению.

1.Товарные запасы текущего хранения. Для обеспечения обычной ежедневной реализации товаров населению и ЛПУ. Они регулярно и равномерно пополняются. Текущие запасы финансируются за счет собственных и заемных средств.

2.Сезонные товарные запасы. Создается в течении определенного сезона и обеспечивает деятельность аптечной организации до следующего сезона.

3.Целевые товарные запасы.  Для выполнения специфических задач здравоохранения (массовая вакцинация против определенного возбудителя, борьба с эпидемиями и др.). Целевые и сезонные запасы могут финансироваться из бюджетных средств и из средств обязательного медицинского страхования.

II.  По месту нахождения.

1.Товарные запасы в розничной сети.

2.Товарные запасы на складах и базах.

3.Товарные запасы в пути.

III.  По отношению к плановому периоду.

1. Товарные запасы на начало планируемого периода Он (входные, начальные) совпадающие с конечным текущим периодом.

2. Товарные запасы на конец планируемого периода Ок.

Товарные запасы измеряются:

1. В натуральных измерителях (ядовитые ЛС, наркотические, сильнодействующие ЛС, этиловый спирт). Например, запас наркотических ЛП для городских аптек должен быть не более месячной потребности;

2.  В стоимостных измерителях – в ценах покупки;

3.  В относительных показателях – днях запаса (время обращения товаров).

Наиболее существенное влияние на величину товарных запасов оказывают следующие факторы:

1. Объем реализации (чем крупнее аптека по товарообороту, тем большим товарным запасом она должна располагать при прочих равных условиях);

2. Местоположение аптеки (городская аптека, сельская аптека, расстояние до баз снабжения);

3. Структура реализации (по покупателям; по ассортименту);

4. Организация работы товаропроводящей сети (скорость, условия поставки, время на оформление заказа и получение товара).

Величину товарных запасов определяют две тенденции. С одной стороны, улучшение организации продажи, рационализация товародвижения, увеличение доли ГЛС ведут к сокращению запасов.

С другой стороны, увеличение объема реализации, расширение ассортимента аптечных товаров, повышение культуры продажи немыслимы без дальнейшего возрастания товарных запасов и доведение их до такого уровня, который обеспечил бы самый широкий выбор и гарантировал бесперебойную продажу.

Общей положительной тенденцией является сокращение товарных запасов.

Норматив товарных запасов – это оптимальный размер товарных запасов, обеспечивающий бесперебойную продажу товаров при минимуме затрат.

Нормальные товарные запасы – это неснижаемый товарный запас, достаточный для выполнения плана по товарообороту и бесперебойному снабжению товарами  населения и ЛПУ.

Норматив товарных запасов призван поддерживать ситуацию, когда в фармацевтической организации не наблюдается признаков ни затоваренности, ни недотоваренности. Так, в фармацевтической организации, не контролирующей норматив товарных запасов, могут возникнуть сверхнормативные запасы в силу таких причин как завоз товара в количествах, превышающих заказ, завоз товаров, не пользующихся спросом; недостаточное информирование медицинских работников о наличии тех или иных медикаментов в розничной сети и прочее.

Прогнозирование НТЗ основано на анализе фактических товарных запасов в днях и расчете однодневного товарооборота в оптовых ценах.

Спрос и потребность в товарах аптечного ассортимента

Составление заявки на ЛС.

Варианты подачи заказа могут быть различны:

1. На бумажном носителя. В случае подачи заказа на бумажном носителе аптека составляет заказ-требование. В этом документе указывается наименование заказываемых товаров, единиц измерения и количества по каждому наименованию, проставляемое в графе затребованное. В срочных случаях может составляться требования накладная . Требования составляются в 2-х экземплярах, а на лекарственные средства, находящиеся на предметно–количественном учёте в 3-х экземплярах (1 экземпляр требования остаётся в аптеке, для контроля выполнения заказов, а остальные 1 или 2 направляются, в отдел снабжения поставщика). Требование, направляемое на аптечный склад, должны быть составлены по отделам хранения. Поступившие требования корректируются поставщиком, иногда даже дважды (в отделе снабжения и в отделе хранения). Корректировка возможна только в сторону уменьшения заказанного количества. В результате корректировки проставляется графа «фактически подлежит отпуску или отпущено».

2. В электронном варианте. Компьютеризация процесса составления и подачи заказов уменьшает время на его исполнение. В этом случае, получив по модемной связи или электронной почте, периодически обновляемой прайс-листами поставщика, аптека составляет единичный заказ и направляет его на аптечный склад. При этой форме подачи заказа таксировка происходит автоматически.

3. По телефону. Заказ может быть сделан в устной форме по телефону, что повышает оперативность его выполнения. Получив заказ, поставщик определяет цену и сумму по каждому наименованию товара и общую сумму (таксировка).

После этого формируется заказ и составляется сопроводительные документы (счёт-фактура, товаротранспортная накладная). Эти документы называются сопроводительными, так как они сопровождают товар в пути его следования до места назначения.

Товаротранспортная накладная выписывается при доставке товаров автомобильным транспортным складом или транспортной организацией. К сопроводительным документам прилагаются сертификаты соответствия (сертификат качества) по каждому наименованию товара и по каждой серии этого наименования. Скомплектованный заказ вместе с сопроводительными документами поступает в транспортно-экспедиционный отдел склада. Здесь товар упаковывается и затаривается. При этом в каждый ящик или другую тару вкладывается упаковочный вкладыш или упаковочный ярлык, в котором указывается № сопроводительного документа, наименование товаров в данном тарном месте, его количество и кому он предназначен. Упаковочный вкладыш или ярлык выписывается в 2-х экземплярах, второй остаётся на складе для контроля. Порядок поступления товаров в аптеку определяется договором и зависит от удалённости поставщика и наличия транспорта у него и у аптеки.

 Товарные запасы можно классифицировать:

а) по назначению:

1. Текущие. Текущие товарные запасы пополняются равномерно в течение года и предназначены для обеспечения обычной ежегодной реализации. Они являются преобладающими в структуре товарных запасов аптеки.

2. Сезонные. Сезонный товарный запас образуется в отдалённых труднодоступных аптеках в некоторые периоды года, а также в связи со спецификой аптечных товаров, которые можно перевозить лишь в тёплый период года.

3. Целевого назначения. Товары целевого назначения предназначены для выполнения специальных задач здравоохранения, борьбы со вспышками эпидемиологических заболеваний, массовые вакцинации.

б) по месту нахождения товарных запасов

1. товарные запасы оптового звена (склады производителей и оптовых поставщиков);

2. товарные запасы розничного звена (материальные комнаты аптек);

3. товарные запасы в пути.

в) по размерам

1. товарные запасы минимальные, то есть перед очередным завозом;

2. товарные запасы максимальные

3. средние товарные запасы

Величина товарных запасов аптеки зависит от следующих факторов:

1. Количество имеющихся у неё финансовых средств.

2. Объём товарооборота, его структуры, широты ассортимента товаров.

3. Организации системы товародвижения, частоты поставок, удалённости аптеки от поставщиков. Запас должен быть достаточным для обеспечения бесперебойной деятельности аптеки на определенный период и удовлетворения спроса населения на лекарственные средства и другие аптечные товары.

4. Условия потребления (сезонный спрос).

При организации в аптеке структур подразделений, её снабжением и хранением товаров занимается отдел запасов. Для выполнения этих функций аптека должна иметь следующие помещения:

1. распаковочная

2. материальные комнаты (кладовые для хранения товаров, тары, аптечной посуды и т. д.).

Перечень кладовых и их площади оговариваются строительными нормами и правилами (СНиП) и приказом МЗ РФ №309. Материальные комнаты располагаются на 1-м этаже и в подвале, поэтому для удобства перемещение товаров желательно наличие грузового подъёмника.

Кладовые могут находиться в отдельно стоящем строении на внутреннем дворе, что встречается лишь в сельской местности.

Материальные комнаты должны отвечать санитарно–гигиеническим требованиям, требованиям к пожарной безопасности и обеспечивать сохранность товаров. В них должна быть оптимальная температура и влажность воздуха. За наблюдением за этими параметрами – термометры, гигрометры. Они закрепляются вдали от нагревательных приборов, на внутренних стенах, высота 1,5-1,7м. от пола, S≥3м. от двери. Их показания должны проверяться не реже 1 раза в сутки.

Для поддержания чистоты воздуха в материальных комнатах должна быть предусмотрена вентиляция приточно–вытяжная с механическим побуждением или через форточки. Не допускается обогревания помещения приборами с открытым пламенем или с открытой электрической спиралью.

В кладовых должны быть шкафы, стеллажи, сейфы, подтоварники в необходимом количестве.

Стеллажи должны находиться от наружной стены на S=60-70см, от потолка не <50 см, от пола не <25см. По отношению к окнам стеллажи должны быть расположены так, что бы проходы были освещены, расстояние между стеллажами ≥70см, что обеспечивает свободный доступ к хранящимся на них материальным ценностям.

Порядок и условия хранения аптечных товаров регламентируется «Инструкцией по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп изделий медицинского назначения», утвержденной приказом МЗ РФ №377, от 13.11.1996г.

В соответствии с основными принципами хранения лекарственные средства размещают отдельно, учитывая:

1. Их токсичность.

2. Принадлежность к спискам психотропных, ядовитых и сильнодействующих веществ.

3. Принадлежность к фармацевтической группе.

4. Способ применения.

5. Агрегатное состояние.

6. Физико-химические свойства.

7. Установленные сроки хранения

8. Характер лекарственной формы.

В материальных комнатах весовые лекарственные средства хранятся в шкафах, хорошо укупоренных штангласах с притертыми пробками, на которых должно быть чётко написано их название, указан № серии и № анализа.

Не рекомендуется располагать рядом лекарственные средства созвучные по названию, лекарственные средства для внутреннего применения с сильно различающимися высшими дозами, а также располагать их в алфавитном порядке.

ИМН хранятся по группам (резиновые изделия, изделия из пластмасс, перевязочные материалы и др.). Отдельно хранятся вспомогательные материалы. В аптеке должно осуществляться систематическое наблюдение за хранением лекарственных средств и других товаров. Не реже 1 раза в месяц сплошному визуальному осмотру подвергается состояние тары, упаковки, внешний вид лекарственных средств и ИМН, проверяются сроки годности. При проявлении изменений осуществляется контроль их качества в соответствии с НТД.