"Организация электронного документооборота"
методическая разработка на тему

                           ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ  ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

ГОРОДА МОСКВЫ «МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ №2»

ОТДЕЛ  ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

  МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

(ДЛЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ)

Организация электронного документооборота. 2 часа

Специальность: «Сестринское дело»

Цикл: «Сестринское дело в неврологии»

Тип занятия: теоретическое

Москва

2018

Составитель:

Мерзлякова О.В., преподаватель первой квалификационной категории

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Департамента здравоохранения города Москвы «Медицинский колледж № 2», СП № 3.

Содержание

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ БЛОК

Данное методическое пособие по теме «Организация электронного документооборота» предназначено для средних медицинских работников учреждений здравоохранения. Сфера применения слушателями полученных профессиональных умений и знаний: профессиональная деятельность.

Цель создания данного пособия: формирование знаний, умений и практических навыков слушателей по теме «Организация электронного документооборота».

Специальность: «Сестринское дело»

Цикл: «Сестринское дело в неврологии»

Тип занятия: практическое.

Вид занятия: комбинированное.

Цель занятия: Формирование знаний и умений – организация работы по усвоению понятий, фактов и применение полученных навыков предусмотренных при изучении темы «Организация электронного документооборота» в профессиональной деятельности.

Задачи:

образовательные:

познакомить слушателей с основными  понятиями и видами «системы электронного документооборота (ЭД)»;

научить пользоваться ЭД в профессиональной деятельности;

активизировать познавательную деятельность;

развивающие: развитие умения анализировать, сопоставлять, сравнивать, приводить примеры, выделять главное, формировать умения работы с вновь полученными знаниями.

В результате изучения данной темы слушатели должны:

Знать:

• нормативную базу при работе с электронным документооборотом (Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы От 16 августа 2012 г. N 815);
• основные понятия и виды «системы электронного документооборота»;
• программное обеспечение, назначение и возможности основных видов программного обеспечения, необходимого для обеспечения ЭДО;
• об информационных  системах здравоохранения их классификации, функциях и принципах создания;
• структуру ЕМИАС и назначение систем и подсистем ЕМИАС;
• нормативно-правовую базу предоставления медицинских услуг.

Уметь:

• осуществлять работу за персональным компьютером в программах Microsoft Office и прикладных медицинских программах;
• осуществлять работу в системе ЕМИАС (в соответствии с интерфейсом пользователя и объему функционала).

Общие компетенции:

• ОК 1. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы.
• ОК 2. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.
• ОК 3. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.  

Оснащение занятия:

1. Технические средства обучения: Персональные компьютеры, мультимедийный проектор
2. Программное обеспечение: OC Windows XP; Приложения MS Office, программа MS Excel.
3. Дидактические материалы: Мультимедийное сопровождение занятия в виде презентации «Организация электронного документооборота».

2. ТЕХНОКАРТА

3. ЛИТЕРАТУРА

1. Электронный ресурс: Общее описание - Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM - Режим доступа: http://www.directum.ru/system.
2. Электронный ресурс: Айтеко технология без пробелов - Документаооборот в организации.- Режим доступа: http://www.i-teco.ru/dokumentooborot-v-organizacii.html
3. Сагиян. С. Делопроизводство на компьютере; СПб: Питер - Москва, 2016..
4. Фалькенберг. Виола Письма, факсы и электронная корреспонденция; ОМЕГА-Л - , 2014.
5. Леонов. В. Кадровое делопроизводство на компьютере / В. Леонов-М.: Эксмо, 2014.- 368с.
6. Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова Правда об электронном документообороте – Москва: / ДМК Пресс, 2016
7. Электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://iecp.ru/edo (дата обращения: 10.05.2017).

4. ИНФОРМАЦИОННЫЙ БЛОК

4.1. Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 16 августа 2012 г. N 815

"О работе с электронными документами в электронном документообороте

Департамента здравоохранения города Москвы и учреждений государственной системы здравоохранения города Москвы"

В целях оптимизации деятельности Департамента здравоохранения города Москвы и переходу на работу с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, во исполнение распоряжения Правительства Москвы от 10.07.2012 N 552-РМ "О работе с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы" приказываю:

1. Утвердить график начала работы с электронными документами в электронном документообороте Департамента здравоохранения города Москвы (приложение 1).

2. Утвердить перечень сотрудников, ответственных за работу с электронными документами в электронном документообороте Департамента здравоохранения города Москвы (приложение 2).
3. Принять к исполнению Порядок работы с электронными документами органов исполнительной власти, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы, утвержденный распоряжением Правительства Москвы от 10.07.2012 N 552-РМ "О работе с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы" (приложение 3).

4. Определить начальника отдела руководителя Департамента здравоохранения города Москвы Д.В. Серова ответственным за организацию работы с электронными документами в электронном документообороте Департамента здравоохранения города Москвы.

5. Возложить ответственность за организацию работы с электронными документами в электронном документообороте Дирекций по обеспечению деятельности государственных учреждений административных округов города Москвы, государственных учреждений здравоохранения города Москвы, государственных унитарных предприятиях, государственных казенных предприятиях, подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы на их руководителей.

6. Начальнику отдела руководителя Департамента здравоохранения города Москвы Д.В. Серову совместно с Сектором информатизации здравоохранения Департамента здравоохранения города Москвы представить на утверждение в Департамент информационных технологий города Москвы:

1. график начала работы с электронными документами в электронном документообороте Департамента здравоохранения города Москвы (в месячный срок с даты подписания приказа);
2. график начала работы с электронными документами в электронном документообороте Дирекций по обеспечению деятельности государственных учреждений здравоохранения административных округов города Москвы, государственных учреждений здравоохранения города Москвы, государственных унитарных предприятиях, государственных казенных предприятиях, подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы (до 31.08.2012);

1. подготовить и представить на утверждение перечень сотрудников, ответственных за работу с электронными документами в электронном документообороте в Дирекциях по обеспечению деятельности государственных учреждений здравоохранения административных округов города Москвы, государственных унитарных предприятиях, государственных казенных предприятиях, подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы.

7.  Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Департамента здравоохранения города Москвы А.И. Хрипуна.

И.о. руководителя                                                                                                     Н.Ф. Плавунов

Департамента здравоохранения

города Москвы

        Дальше представлено приложение, в котором отражён график начала и результат работы с электронными документами в электронном документообороте Департамента здравоохранения города Москвы, включающий:

• Обследование технической готовности к подключению (отдел руководителя департамента) 15.08.2012 "Электронная Москва" (ЭМ), ДЗМ;
• Отчеты о поставке техники в ДЗМ и технической готовности (включая рекомендации по использованию сканеров) и каналам связи;
• Подготовка к выходу куратора по обучению работы в СЭД 15.08.2012 ДЗМ. Оформление пропуска куратору в ДЗМ, подготовка списка кабинетов и сотрудников Делопроизводственной службы;
• Выход куратора по обучению (начало обучения сотрудников делопроизводственной службы) 16.08.2012 ЭМ, ДЗМ. Уточнение и заведение в СЭД номенклатуры дел и бланков документов, уточнение схемы движения документов, организации контрольной деятельности и ip-адреса. Обсуждение схемы подключения на 1-м этапе, списка пользователей, контроллеров (телефонный справочник сотрудников департамента передан куратору).
• Подготовка и направление в Департамент информационных технологий списка сотрудников ДЗМ (по запросу ДИТ от 04.04.2012 N 64-03-459/12) 20.08.2012 ДЗМ, ЭМ. Полный список сотрудников направлен в ДИТ, пользователи введены в СЭД но не активированы;
• Подготовка и направление в Департамент информационных технологий списка руководства (по запросу ДИТ от 04.04.2012 N 64-03-459/12) 20.08.2012 ДЗМ, ЭМ. Список руководства направлен в ДИТ, график их обучения согласован;
• Обучение сотрудников, осуществляющих регистрацию корреспонденции 22.08.2012 ЭМ, ДЗМ. Сотрудники обучены и подключены в СЭД. Обучение сотрудников;
• Обучение сотрудников, осуществляющих отправку исходящей корреспонденции 23.08.2012 ЭМ, ДЗМ Сотрудники обучены и подключены к СЭД;
• Обучение контроллеров 24.08.2012 ЭМ, ДЗМ. Сотрудники обучены и подключены к СЭД;
• Презентация возможностей СЭД руководству. Дата будет согласована дополнительно ЭМ, ДЗМ. Презентация проведена, руководство подключено к СЭД;
• Аттестация сотрудников делопроизводственной службы 27.08.2012 ДЗМ Ведомость о прохождении аттестации;
• Проведение итогового совещания по возникшим в ходе обучения вопросам 28.08.2012 ДИТ. Протокол совещания сформирован и направлен участникам совещания;
• Отключение ДЗМ от бумаги 30.08.2012 ЭМ Письмо в ДИТ об отключении от бумаги;
• Начало дистанционного обучения сотрудников ДЗМ. Логины и пароли к СДО направлены на электронную почту сотрудников;
• Ответы на вопросы в классе на территории ДЗМ 31.08.2012 ЭМ Сотрудники обучены подключены к СЭД;
• Обучение руководства работе в СЭД 31.08.2012 ЭМ, ДЗМ Руководство обучено и подключено к СЭД;
• ДЗМ подключены к СЭД (отсутствие внешней и внутренней корреспонденции по установленному перечню документов 31.08.2012 ДЗМ, ДИТ Соответствующие отчеты о подключении сформированы и направлены в Администрацию Мэра и Правительства Москвы). Принятые аббревиатуры: ЭМ - "Электронная Москва"; ДЗМ - Департамент здравоохранения города Москвы; ДИМ - Департамент информационных технологий.

4.2. Основные понятия «системы электронного документооборота»

        Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

        Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

        Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в при знакомстве с электронным документооборотом:

        Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

        Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

        Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

        Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

4.3. Виды документооборота

Давайте рассмотрим, какие бывают виды документооборота:

1. Производственный документооборот;
2. Управленческий документооборот;
3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
5. Бухгалтерский документооборот;
6. Складской документооборот;
7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
8. Технический и/или технологический документооборот и др.

        Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании.

        4.4. Какие же задачи выполняет ЭДО?

• Обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
• Осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
• Оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям;
• Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
• Производит протоколирование всех процессов;
• Оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
• За счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи;
• Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
• Упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

        Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

        4.5. Что такое автоматизация электронного документооборота.

        Электронный документооборот: плюсы и минусы

        Электронный документооборот представляет собой информационную систему, позволяющую более рационально и легко пользоваться данными компании. Она включает в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, дающую возможность оперативной связи, интернет, локальную сеть и так далее. В различных организациях такого рода комплекс может состоять из разных компонентов. Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:

• Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.
• Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.
• Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.
• Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭДпозволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.
• Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников:благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.
• Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.
• Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку:бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.
• Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.

        Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Но если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, то  проблем с внедрением электронного документооборота у вас не должно возникнуть, так как персонал будет уже на начальном этапе работать в данной системе.

        4.6. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

        Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем. Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия.

        Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

        Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев.

        Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации:

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

В-четвертых, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

        Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

4.7. Виды систем электронного документооборота

         Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

• СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
• СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
• СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
• СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM. Наиболее востребованными функциями СЭД являются: Хранение и поиск документов. Поддержка делопроизводства. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

        К основным рискам можно отнести следующие:

• консервативность сотрудников;
• недостаточная компьютерная грамотность работников;
• отсутствие регламентов на основные процессы;
• слабое техническое оснащение;
• отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД. В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками.

4.8. Критерии выбора системы электронного документооборота

• Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему документооборота, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т.д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
• Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

4.9. Классификация систем электронного документооборота

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

• Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
• Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
• Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы электронного документооборота, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить:

• организации хранилищ электронных документов;
• автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации;
• интеграции с существующей информационной средой.

4.10. Требования к системе электронного документооборота

Требования функциональные

Требования по интеграции

Требования по безопасности

4.11. Проблемы внедрения системы электронного документооборота

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

4.12. Электронная подпись

Что такое электронная подпись? (ЭП)

        Электронная подпись — это атрибут документа в электронном виде, полученный за счет преобразования данных при использовании закрытого ключа. Он позволяет отследить любое изменение информации после создания подписи, а также гарантированно установить ее авторство.

        Зачем нужна электронная подпись?

ЭП предназначена для того, чтобы установить лицо, которое заверяет документ. В ряде случаев, определенных законодательством РФ, она является юридическим аналогом подписи от руки.

В чем преимущества электронной подписи?

• Электронная подпись обеспечивает цельную структуру передаваемого документа. Причиной этого служит тот факт, что электронная подпись формируется и соответствует только исходному статусу документа.
• Любое вмешательство в документ, заверенный электронной подписью, всегда можно установить. Таким образом, наличие электронно-цифровой подписи у документа сводит на нет смысл его подделки.
• У электронной подписи всегда можно установить авторство. Создавая ЭП, автор получает информацию о закрытом ключе. Соответственно, наличие у автора такого ключа - доказательство его владения той или иной ЭП и отказаться от права владения ЭП он не может.

В виды электронной подписи?

Нынешнее законодательство предусматривает три вида ЭП

Выделяют:

• Простую электронную подпись. По сути, это логин и пароль, подтверждающие, что электронный документ имеет конкретное авторство.
• Усиленную неквалифицированную подпись – этот вид ЭП устанавливает автора документа, а также гарантирует, что с момента постановки подписи в документ не вносились изменения. Часто документы, подписанные такой подписью, могут считаться аналогами бумажных документов, которые подписывают собственноручно.
• Усиленную квалифицированную электронная подпись, которая имеет подтверждающий сертификат от специализированного центра. В любых случаях документы, заверенные этим видом подписи, приравниваются к реальным, бумажным документам.

        Каково нормативно-правовое поле при использовании ЭП в России?

В России существуют несколько основополагающих нормативно-правовых актов, которые регламентируют использование ЭП. Среди них:

1. Ст. 160, 434, 847 ГК РФ, которая отвечает за использование электронных подписей в документообороте.
2. Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Данное постановление описывает правила использования ЭП при совершении сделок различного характера и оказания услуг.
3. Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006. Здесь трактуется понятие электронного документа и всех связянных с ним сегментов.
4. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерскомучете» от 06.12.2011. Акт предусматривает систематизацию требований к бухгалтерии и бухгалтерским документам в электронном виде.

Как появилась электронная подпись?

        Термин «Электронная подпись» впервые был предложен в 1976 году Витфилдом Диффи и Мартином Хелманном. Это было то время, когда ЭП еще не было как таковой, а ее идея существовала лишь в теории.

        Годом позже Рональдом Ривестом и его коллегами была создана последовательность RSA, которая позволяла создавать самые простейшие электронные подписи.

        В середине 80-х годов Рональд Ривест значительно продвинулся в исследовании вопроса ЭП. Им были разработаны критерии безопасности к основным атрибутам цифровой подписи. В этот же период были созданы первые алгоритмы на основе этих критериев.

        В России первый алгоритм ЭП был разработан в 1994 году сотрудниками ФАПСИ. В начале 2000-х был введен модифицированный стандарт ЭЦП, а между терминами «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» появился знак равенства. В нынешнем законодательстве используется термин «электронная подпись». Российское законодательство в отношении вопроса ЭП постоянно совершентствуется и изменяется.

4.13. ЕМИАС

В октябре 2011 года Департаментом информационных технологий города Москвы совместно с Департаментом здравоохранения города Москвы в рамках программы "Информационный город" была разработана ЕМИАС, создана система, предназначенная для управления потоками пациентов (СУПП). В начале 2012 года проект прошел техническое тестирование в 10 московских медучреждениях. После успешных испытаний он начал внедряться по всему городу. Для установки этих систем во многих поликлиниках была проложена коммуникационная и инженерная сеть, установлены розетки и сетевые порты. До конца 2012 года СУПП ЕМИАС появились в 112 пилотных лечебно-профилактических медицинских учреждениях. В 2013 году к ЕМИАС были подключены 557 медицинских учреждений, а услугой электронной записи воспользовалось почти 5 миллионов человек. В связи с этим было принято решение установить данную систему во всех медицинских организациях Москвы. Появилась единая служба технической поддержки и была организована клиентская служба поддержки. В июне 2013 года началось пилотное внедрение «Электронной медицинской карты». Осенью 2014 года такие карты появились во всех московских медицинских учреждениях.         В 2016 году их планировалось ввести также в школы и детские сады. А к 2018 году всех москвичей переведут на электронные карты

        В 2014 году началось активное внедрение проекта “Электронный рецепт”. В первом квартале 2015 года все поликлиники Москвы стали выписывать своим пациентам такие рецепты. В 2014 году врачами было выписано более 3,7 млн. электронных назначений и 85% из них было обслужено в аптеке. В 2015 году количество выписанных рецептов перевалило за отметку в 10 млн.

После введения электронной регистратуры очереди к врачам-специалистам сократились в 2,5 раза. Проект ЕМИАС стал «Самым масштабным проектом в здравоохранении» по итогам ежегодного всероссийского конкурса «Лучшие 10 ИТ-проектов для госсектора 2013» Минсвязи России и ComNews, а также «Лучшим отраслевым решением» в области медицины по результатам конкурса Global CIO.

В конце 2014 года запущены мобильные приложения «ЕМИАС. ИНФО» для записи к врачам на iOS и Android. С июля 2015 году записаться на прием к врачу также стало возможным и через мобильное приложение "ЕМИАС города Москвы". Через приложение можно назначить визит к врачу, записаться на исследования или процедуры, отменить прием и посмотреть назначение. Так же там можно создать несколько учётных записей и записывать на прием всех членов семьи. В начале 2016 года сервис записи к врачу регулярно оказывался недоступным в связи с различными профилактическими работами.

В сентябре 2016 года портал ЕМИАС. ИНФО представил собственного Telegram-бота для записи к врачу. В 2016 году в исследовании PricewaterhouseCoopers (PwC) "Города, управляемые данными" в области информатизации здравоохранения Москва заняла лидирующую позицию и стала единственным из исследуемых городов, где полностью внедрена единая система управления городскими поликлиниками "ЕМИАС".

Общая характеристика ЕМИАС

Модули ЕМИАС 

• Прикрепление обслуживаемых граждан к МО (Медицинской организации);
• Учет и управление планированием и использованием ресурсов МО;

• Управление общегородскими очередями и потоками пациентов в МО города Москвы;
• Планирование и проведение профилактических осмотров и диспансеризации населения;
• Управление маршрутами движения пациентов;
• Вызов врача на дом.

Подсистема управления ресурсами МО (Медицинской организации)

Подсистема обеспечивает ведение перечня ресурсов МО, доступных для записи и обеспечивает реализацию следующих возможностей:

• предоставление перечня ресурсов;
• передача информации о ресурсе;
• добавление ресурса;
• удаление ресурса;
• изменение атрибутов ресурса.

Подсистема управления расписанием

Подсистема обеспечивает реализацию следующих возможностей:

• установка квот времени работы отдельного ресурса в рамках времени доступности ресурса;
• ведение и использование справочника видов квот;
• определение норм использования различных видов квот использования ресурсов в течение определенных периодов времени (дня, недели, месяца, года). Доступ к функции нормирования квот должен определяться ролью пользователя в Системе;
• полное копирование квот из предыдущего периода планирования (месяца, квартала).

Подсистема прикрепления пациентов

Подсистема обеспечивает ведение информации о прикреплении (смене прикрепления) пациентов к МО и обеспечивает реализацию следующих возможностей:

• формирование заявления на прикрепление к МО;
• реализация процедуры рассмотрения и принятия решения по заявлению пациента на прикрепление к МО;
• контроль соблюдения сроков рассмотрения заявления и принятия решения о прикреплении;
• изменение прикрепления пациента к МО по инициативе МО;
• для каждого МО описание участка обслуживания МО, т.е. ведение перечня адресов, обслуживаемых данным МО;
• для каждого МО ведение перечня участков, обслуживаемых участковыми врачами;
• учет информации о прикреплении пациентов к МО, к участкам МО.

Подсистема управления записью

Подсистема обеспечивает запись пациентов на прием в рамках доступных для записи квот, а также отмену записи и обеспечивает следующие возможности:

• выполнение единичной самозаписи на прием и отмену записи;
• возможность записи на прием пациентов, не застрахованных в московских СМО;
• для каждой роли пользователей установка ограничений по окну записи на прием, т.е. по диапазону времени, в рамках которого возможна запись;
• учет фактов приема врачом записанных пациентов;
• вызов сервисов оповещения пациентов по электронной почте и через SMS о фактах замены врачей, отмены приема у врачей, отмены диагностических исследований и т.д.;
• направление пациента в другие МО в соответствии с установленными маршрутами движения пациентов между МО;
• возможность по результатам приема записывать пациента на повторный прием, прием к специалисту, диагностические исследования.

Подсистема общегородских очередей

Подсистема обеспечивает ведение листов ожидания на использование редких, высокотехнологичных, дорогостоящих ресурсов МО, находящихся в общегородском доступе (аппараты МРТ, КТ, и т.п.).В рамках подсистемы обеспечиваются следующие возможности:

• запись пациентов в лист ожидания;
• в процессе наполнения листа ожидания перемещение уполномоченным лицом (представитель окружного управления здравоохранения или главный врач (КДЦ)) заявок из листа ожидания в конкретные временные интервалы ресурсов МО с учетом загруженности оборудования, причин и приоритетности приема, используя функции подсистемы записи на прием.

Подсистема управления маршрутами движения пациентов

Подсистема обеспечивает возможность направления пациента в МО в соответствии с установленными маршрутами движения между МО и  обеспечивает следующие возможности:

• управление маршрутами движения пациентов между МО;
• сегментация МО;
• установка маршрутов движения пациентов — доступна только определенным ролям пользователей.

Листы нетрудоспособности.

Система персонифицированного учета (СПУ)

        Персонифицированный учёт оказанной медицинской помощи осуществляется в рамках систем страхования граждан (ОМС, ДМС), а также в рамках прямых договоров медицинских организаций с учреждениями, организациями, гражданами, в рамках оказания высокотехнологичной медицинской помощи (ВМП), за счет государственного и местного бюджетов и при оказании медицинских услуг за наличный расчет. Обязательное медицинское страхование (ОМС) обеспечивает всем гражданам РФ равные возможности в получении медицинской помощи, предоставляемой за счет средств обязательного медицинского страхования в объеме и на условиях, соответствующих программам обязательного медицинского страхования. Условия ОМС предусматривают использование медицинскими организациями стандартов оказания медицинской помощи. Добровольное медицинское страхование (ДМС) осуществляется на основе программ добровольного медицинского страхования и обеспечивает гражданам получение дополнительных медицинских и иных услуг сверх установленных программами обязательного медицинского страхования. Добровольное медицинское страхование может быть коллективным и индивидуальным. Медицинское страхование осуществляется в форме договора, заключаемого между субъектами медицинского страхования. Каждый гражданин, в отношении которого заключен договор медицинского страхования или который заключил такой договор самостоятельно, получает страховой медицинский полис. Кроме того, гражданин может заключить с поликлиникой прямой договор, аналогичный полису ДМС, ― с фиксированной стоимостью и определенной медицинской программой. Обслуживание по программе производится без ограничений, все дополнительные услуги оплачиваются через кассу. Длительность такой программы ― один год, и неиспользованные суммы на следующий год не переходят. Учет оказанной медицинской помощи (медицинских услуг) может осуществляться как по законченным случаям оказания медицинской помощи, так и по выполнении отдельных медицинских мероприятий.

Автоматизированы процессы ведения реестра оказанных услуг, включая:

• Определение страховой принадлежности пациентов;
• Запросы авторизации услуг у источников оплаты медицинской помощи и регистрацию результатов запросов;
• Учёт оказанных услуг по случаям оказания медицинской помощи и источникам оплаты;
• Формирование правил формато-логического и медико-экономического контроля учитываемых услуг.

Основными потребителями консолидированной в Системе персонифицированного учета ЕМИАС (далее — СПУ) информации являются:

• Органы управления здравоохранением города Москвы;
• Московский городской фонд ОМС;
• Медицинские организации (МО) системы здравоохранения города Москвы;
• Страховые медицинские организации, взаимодействующие с МО в рамках ОМС и ДМС;
• Жители города Москвы и иногородние граждане, обращающиеся за медицинской помощью в городские медицинские организации.

Централизованный лабораторный сервис

В настоящее время, лабораторные исследования в городе Москве выполняются в клинико-диагностических лабораториях. Которые функционируют в (далее КДЛ), окружных централизованных клинико-диагностических лабораториях (ЦКДЛ). КДЛ выполняют лабораторные исследования, не требующие сложного, высокопроизводительного оборудования и специально обученного персонала. Окружные ЦКДЛ организуются по указанию Департамента здравоохранения города Москвы для выполнения централизованных лабораторных исследований, требующих дорогостоящего высокопроизводительного оборудования и специально обученного персонала, и выполняют исследования для всех прикрепленных к ним МО округа. Централизовано выполняется полная номенклатура доступных в рамках программы ОМС лабораторных исследований, в том числе гематологические, биохимические, иммунологические, коагулологические и общеклинические исследования. При этом удельная стоимость однотипных исследований, выполняющихся на базе ЦКДЛ в общем случае существенно меньше стоимости таких исследований, выполняющихся на базе КДЛ, за счет использования «потоковых» методов и более технологичного оборудования. Взятие биоматериала для проведения централизованных лабораторных исследований производится в процедурных кабинетах и специализированных подразделениях МО. Биопробы доставляются в окружные ЦКДЛ в день взятия биоматериала. Централизованный лабораторный сервис ЕМИАС (далее — ЦЛС) автоматизирует следующие процессы:

• формирование направления на лабораторные исследования;
• оптимизация потоков пациентов в процедурные кабинеты для взятия биологического материала;
• управление маршрутизацией заказов на предоставление КДЛ/ЦКДЛ услуг по выполнению лабораторных исследований;
• получение и накопление результатов проведенных лабораторных исследований и предоставление к ним доступа заинтересованным лицам.

Лекарственное обеспечение

        Обеспечение лекарственными средствами, изделиями медицинского назначения и лечебным питанием (далее — «Льготное лекарственное обеспечение», ЛЛО) бесплатно или со скидкой от стоимости при амбулаторном лечении осуществляется в соответствии с федеральным законодательством, а также законодательством города Москвы. Объем этого обеспечения зависит от социальной категории, к которой принадлежит гражданин, либо от поставленного ему диагноза. В части обеспечения процессов ЛЛО (льготного лекарственного обеспечения) в ЕМИАС создан Регистр лиц, обладающих правом на получение льготного лекарственного обеспечения (Регистр ЛЛО). В нем в электронной форме учитываются сведения о гражданах, которые имеют право на получение лекарственных препаратов в городе Москве бесплатно или с 50-% скидкой в соответствии с его категорией льготности. Предоставление любого льготного лекарственного обеспечения осуществляется при наличии сведений о гражданине в Регистре ЛЛО. Регистр лиц, обладающих правом на получение льготного лекарственного обеспечения, используется для контроля правильности выписки и обслуживания льготных рецептов, а также для прогнозирования потребности в лекарственных средствах. Данные о выписанных рецептах и отпущенных лекарственных препаратах фиксируются в Реестре рецептов ЕМИАС. Работа с данными Регистра ЛЛО и Реестра льготных рецептов осуществляется при помощи сервисов лекарственного обеспечения (ЛО) ЕМИАС, используемых различными пользователями - врачами, регистраторами, администраторами, фармацевтами.

Выписка рецептов может осуществляться двумя способами:

• в электронной форме, с немедленной регистрацией выписки в ЕМИАС;
• на типографских бланках, при отсутствии доступа к сервисам ЕМИАС (при вызове врача на дом, авариях на каналах связи и т.п.), при выписке наркотических и сильнодействующих лекарственных препаратов, а также по решению врачебной комиссии.

        При выписке рецепта на лекарственный препарат, отпускаемый бесплатно или со скидкой 50%, врачу и пациенту предоставляется информация о наличии данного препарата в прикрепленных к данному МО точках отпуска (аптечных учреждениях). Электронный рецепт вносится в Реестр рецептов ЕМИАС и сохраняется Электронной карте пациента. При обращении пациента в точку отпуска лекарственных препаратов (аптечную организацию), отпуск выписанного препарата регистрируется в учетной системе точки отпуска. Со стороны ПО ЕМИАС при этом производится проверка рецепта по реестру выписанных рецептов и регистрация отпуска рецепта. Фактически отпущенный лекарственный препарат фиксируется в Реестре рецептов ЕМИАС, рецепт приобретает статус «обслужен». При отсутствии лекарственного препарата в аптечном учреждении рецепт ставится на отсроченное обслуживание, в реестре проставляется соответствующий статус, предъявитель рецепта информируется об ожидаемом сроке поступления препарата. Второй способ выписки рецептов — выписка рецептов на типографских бланках — должен применяться в случаях невозможности обеспечить врача доступом к сервисам ЕМИАС. Сведения о рецептах, выписанных на бланках строгой отчетности, появляются в Реестре рецептов ЕМИАС по факту обслуживания рецепта в аптечной организации. Эта информация передается в ЕМИАС программным обеспечением аптечной организации.

Компоненты ЕМИАС

Система ЕМИАС состоит из следующих компонент:

• Консолидированные пользовательский интерфейс (КПИ).
• Центр обработки данных (ЦОД ЕМИАС).
• Защищенные каналы связи.
• Специализированные врачебные автоматизированные рабочие места (АРМ врача).
• Сервер веб-сервисов ЕМИАС.
• Информатор.

Вместе с тем необходимо еще раз подчеркнуть, что учет деятельности отдельно взятого структурного подразделения без какой-либо связи с другими видами медицинской деятельности учреждения исключает возможность решения обобщенных вопросов управления. Управленческие решения в здравоохранении могут приниматься только с учетом взаимодействия всех его служб, в качестве единого процесса по оказанию пациенту медицинской помощи. Нельзя управлять отдельно коечным фондом вне связи его с оценкой работы поликлиник, диагностических и параклинических служб. Нужен системный подход, учитывающий все виды оказанной помощи.

5. БЛОК КОНТРОЛЯ

По итогам проведенного занятия ответьте на вопросы:

1. Дайте определения понятиям «Делопроизводство» и «Документооборот»

         (ответ слайд № 2);

2. Назовите основные виды документооборота (ответ слайд № 3);
3. Укажите основные требования для осуществления процесса внедрения электронного         документооборота (ответ слайд № 4);
4. Назовите основные достоинства и недостатки применения ЭДО (ответ слайд № 5);
5. Назовите основные виды систем ЭД (ответ слайд № 6);
6. Укажите, с какими проблемами может столкнуться руководство (сотрудники) при внедрении СЭДО (ответ слайд № 7);
7. Дайте определение «электронная подпись» (ЭП) и назовите виды ЭП утвержденное законодательством РФ (ответ слайд № 9);
8. Что  обозначает аббревиатура «ЕМИАС»? Назовите основные цели создания ЕМИАС (ответ слайд № 10);
9. Какие задачи решает введение ЕМИАС? (ответ слайд № 11);
10. Перечислите организации  - пользователи ЕМИАС (ответ слайд № 12).

                 Приложение

Материалы мультимедийного сопровождения практического занятия - презентация по теме «Электронный документооборот»