Приёмы использования базы данных

Введение

Введение

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Существует огромное количество разновидностей баз данных, отличающихся по различным критериям. Например, в «Энциклопедии технологий баз данных»  определяются свыше 50 видов БД.

Основные классификации:

классификация по модели данных;

классификация по среде постоянного хранения

классификация по содержимому

классификация по степени распределённости.

Разработаны различные приложения для управления базами данных в разных форматах. Также есть инструменты для редактирования файлов баз данных, и ведения собственных баз данных в упрощенном виде. Например можно создавать базу данных в среде ПО для управления базами данных MySQL, MS SQL/MSDE,  InterBase,  Firebird  и  некоторых других. 
Приложения редактирования и настройки баз данных часто имеют большой функционал, который позволяет проводить анализ любой сложности, редактировать данные во всех объектах и подобъектах баз данных, а также редактировать визуальные модели баз данных, которые позволяют удобно создавать даже самые сложные структуры. 

Есть несколько программа для просмотра и редактирования файлов база данных в форматах MDB, DBF и Paradox. Такие программы позволяют просматривать данные из "файловых" баз данных, не устанавливая на компьютер основное приложение. Так например, можно просматривать и редактировать файлы MDB без установки программы Microsoft Access,  которая входит в состав дорогостоящего офисного пакета MS Office. В среде Microsoft Access можно производить поиск данных по базе, и экспортировать данные и структуру базы данных в файлы других форматов.

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение приемов использования,  в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access». Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.

Приёмы использования базы данных

1. Ввод данных.

Ввод данных может осуществляться следующими способами:

· вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена);

· вручную в поля формы;

· прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC);

· программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.

Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования

Для создания новой базы данных выполним команду Файл/Создать. На экране откроется окно диалога “Создание”, содержащее две вкладки:

“Общие” — позволяет создать новую пустую базу данных.“Базы данных” — позволяет выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу с помощью мастера. Для создания новой пустой базы данных перейдем на вкладку “Общие” и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога “Файл новой базы данных”. В данном окне диалога из раскрывающегося списка Папка выберем папку, в которой сохраним создаваемую базу данных, а в поле ввода Имя файла введем имя базы данных. После этого можно создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.  По умолчанию в поле ввода Тип файла установлен тип “База данных”. После ввода имени создаваемой базы данных нажмем кнопку Создать, данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных. Оно состоит из шести вкладок, которые пока пусты. В данном окне предстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. В этом окне можно создавать “Общие” — позволяет создать новую пустую базу данных. “Базы данных” — позволяет выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу с помощью мастера. Для создания новой пустой базы данных перейдем на вкладку “Общие” и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога “Файл новой базы данных”. В данном окне диалога из раскрывающегося списка Папка выберем папку, в которой сохраним создаваемую базу данных, а в поле ввода Имя файла введем имя базы данных. После этого можно создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных. После ввода имени создаваемой базы данных нажмем кнопку Создать данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных. Оно состоит из шести вкладок, которые пока пусты. В данном окне предстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. В этом окне можно создавать таблицы, хранящие информацию, отчеты, формы, запросы. Все они будут располагаться во вкладках, которые открываются при выборе соответствующего ярлыка.  Для создания информационной БД Access, и ввода данных необходимо выполнить следующие действия:

1.  Выбрать пункт меню /Пуск/Создать документ Офис
2.  В представленном диалоговом окне выбрать пункт: Новая База Данных

Алгоритм создания таблиц и ввода данных в таблицу

1.  С помощью конструктора. Необходимо в разделе «Таблицы» структуры БД, нажать кнопку «Создать» и в дополнительном окне выбрать необходимый пункт «Конструктор».
2.  Далее необходимо в конструкторе указать «Имя поля» таблицы,

«Тип данных» поля.

- «Имя поля» таблицы - это просто название столбца, несет в себе информационный характер для пользователя

- «Тип данных» - определяет тип информации вносимой в поля таблицы. В зависимости от типа данных, БД будет позволять или не позволять вам производить различные операции. К примеру: получение суммы остатков по складам, возможно только если поле «Остатки» будет числового типа данных.

- «Примечание» - носит также информационный характер, но в отличие от «Имени поля», примечание сможет видеть только создатель базы, в режиме конструктора.

- «Ключевое поле» - используют для создания связей между таблицами. Все значения этого поля должны быть уникальными. Связь по КП используют для создания запросов, отчетов и тд.

3.  Для упрощения ввода повторяющихся данных необходимо использовать в «Типе данных», пункт «Мастер подстановок»

Еще один «Метод подстановки» позволяет вводить данные из другой таблицы. К «списку» создается связь на поле другой таблицы, и оттуда берутся необходимые данные.

4.  Для ввода данных в созданную таблицу, открываем ее двойным щелчком и вносим необходимую информацию

Создание формы

Для создания необходимо перейти на вкладку «формы» нажать кнопку «создать» и используя «мастер форм» выбрать необходимые поля, структуру отображения, цветовую гамму. Получится рабочий макет.

Просмотр информации в базе

Далее используя «Конструктор форм» добавим кнопки навигации для просмотра содержимого таблиц, кнопку выхода из формы, кнопки для показа запроса и переноса отчета в выбранный формат.

Для этого выбрав на панели объектов «Кнопку» размещаем ее на форме и задаем необходимые действия, которые будут выполняться по ее нажатию.

В результате получится полноценное «диалоговое окно» для работы с созданными таблицами, формами и запросами.

Кнопки «Остатки, товар» открывают наши таблицы. Кнопка «Ввод товара» открывает вторую форму для просмотра и редактирования записей в таблице товар.

Кнопка «Остатки по складам» открывает сводную таблицу (запрос) которая содержит данные из обеих таблиц и вычисляемое поле «Остатки по складам». Так же созданы кнопки перехода по записям, открытия отчета, и кнопка закрытия формы.

Алгоритм для создания запроса и отчета просмотра информации:

1. Так же как и в предыдущих случаях выбираем вкладку «Запрос», жмем кнопу «Создать» и выбираем «конструктор». В появившихся окнах выбираем таблицы и далее необходимые поля для показа из этих таблиц.

2. Для создания «отчета» производим те же действия, только создаем с помощью мастера. Выбираем нужные поля из разных таблиц для формирования необходимой структуры, показа требуемых данных.

Следуя указаниям программы, выбираем порядок сортировки, макет группировки и оформление фона. В результате присматриваем полученный  отчет:

Удаление данных

Удаление данных как и редактирование возможно следующими способами:

· вручную прямо в таблице;

· в полях форм;

· в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД;

· программным методом.

Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Окно объектов базы данных

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Access позволяет создавать структуру таблицы, возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы.

Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика. Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа, т. е. объектов с одинаковым набором свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы. [ПОЛЕ Х ЗАПИСЬ]

Удаление данных в поле

Поле— это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной, неделимой единице информации — атрибуту, это столбец таблицы, включающий в себя значения определенного свойства.

Каждое поле характеризуется своим именем (названием соответствующего свойства) и типом данных, отражающих значения данного свойства. Поля Название и Тип процессора — текстовые, а Оперативная память — числовое. При этом каждое поле обладает определенным набором свойств (размер, формат и др.).

Рассмотрим, например, базу данных «Компьютер» (табл.), представляющую собой перечень объектов (компьютеров), каждый из которых имеет имя (название). В качестве характеристик (свойств) могут выступать тип процессора и объем оперативной памяти. 

 

Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы.

Запись базы данных — это строка таблицы, которая содержит набор значений различных свойств объекта.

В каждой таблице должно быть, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для любой записи в этой таблице. Значения ключевого поля однозначно определяют каждую запись в таблице.

Структура БД изменяется при добавлении или удалении полей.

Для каждого поля определяется тип и формат данных.

Тип определяет множество значений, которое может принимать данное поле в различных записях.

Основные типы данных:

• 
  символьный; 
• 
  числовой; 
• 
  логический; 
• 
  дата/время; 

От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить.

Значения числовых полей могут быть использованы в вычислениях.

Основные режимы работы с базой данных: 

• 
  создание БД; 
• 
  редактирование БД; 
• 
  просмотр БД; 
• 
  поиск информации в БД. 

Заключение

База данных – это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о системе объектов.

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.

Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры:

применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем – ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.

Глоссарий

Список использованных источников

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510 с. – ISBN 8-098-5678-098-0.

2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.

3. Бакаревич Ю., Пушкина Н. MSAccess 2000 за 30 занятий. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб: ВНV, 2000. – 657 с.

4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. – 754 с.

5. Гончаров А.В. “Microsoft Access в примерах”.[Текст] / Гончаров А.В. – СПб – Питер, 2007. – 256 с

6. Гончаров А. Access в примерах. [Текст] / Гончаров А.–С.-Петербург: Питер, 2008. – 302 с.

7. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. [Текст] / Горев А., Ахаян Р СПб.: Питер, 2007. – 412 с.

8. Дженнингс Р. Использование MicrosoftAccess 2000. [Текст] / Дженнингс Р. – М: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 387 с.

9. Золотова С.И. Практикум по Access.[Текст] / Золотова С.И. – М.: Финансы и статистика, 2001г.

10. Скотт Баркер. Использование Microsoft Access. [Текст] / Скотт Баркер -Киев-Москва: Диалектика, 2007. – 506 с.

11. Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно. [Текст] / Мари Свонсон -Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 2007. – 613 с.

12. Марченко А.П. Microsoft Access : Краткий курс. [Текст] / Марченко А.П. – СПб.: Питер, 2005. – 288 с.

13. Макарова Н.В. Информатика. [Текст] / Макарова Н.В. - Москва: Финансы и статистика, 2007. – 364 с.

14. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника [Текст] / Дж. Брукшир. - СПб: Питер, 2004.-620с. – ISBN 8-098-5678-098-0.

15. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. [Текст] / Карпова Т.С. М.: Эксмо. 2001.-423с.

Список сокращений

БД – база данных

СУБД – система управления базы данных