Министерство образования Тверской области

ГБОУ СПО «Осташковский электромеханический техникум»

Информационные технологии в отрасли

Методические указания

к выполнению лабораторных работ

по теме «РАБОТА В MICROSOFT ACCESS»

для студентов специальности № 140613 «Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования»

Осташков

2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Развитие современного общества характеризуется непрерывно возрастающими потоками информации, что позволяет определить его как «общество информационных технологий». Уровень квалификации специалистов не может определяться только профессиональной подготовкой. Специалист обязан уметь получать информацию, определять ее важность  и своевременно отслеживать ее изменения. Инструментом позволяющим управлять информационными процессами, является компьютер. Основные навыки по его использованию в профессиональной деятельности закладываются во время изучения дисциплины «Информационные технологии отрасли».

Основная задача среднего профессионального образования состоит в изучении общих закономерностей функционирования, создания и применения информационных систем, преимущественно автоматизированных.

С точки зрения содержания это позволяет развить основы системного видения мира, расширить возможности информационного моделирования, обеспечив тем самым значительное расширение и углубление межпредметных связей предмета «Информационные технологии» с другими дисциплинами.

С точки зрения деятельности, это дает возможность сформировать методологию использования основных автоматизированных систем в решении конкретных задач, связанный с анализом и представлением информационных процессов: автоматизированные информационные системы хранения массивов информации (системы управления базами данных, информационно-поисковые системы, геоинформационные системы).

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером.

В программе предусмотрены лабораторные работы, которые необходимо проводить для освоения и приобретения навыков по работе с базами данных на примере MS Access. Методические указания по проведению лабораторной работы содержат название работы, цель работы, порядок проведения работы, содержание отчета и контрольные вопросы для проверки знаний.

Лабораторная работа

Формирование структуры многотабличной БД

Цель: Освоить создание БД и таблиц в Access. Освоить создание таблиц с помощью Мастера и в режиме Конструктора. Освоить ввод данных в таблицу.

Порядок выполнения работы:

1. Создать базу данных «Склад», содержащую три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».
2. Ответить на контрольные вопросы.

        Данная база данных содержит три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».

        Между таблицами существуют отношения: «Товары» и «Заказы»  – отношение «один ко многим», «Заказы» и «Клиенты» – отношение «многие к одному».

        Занести данные в таблицы. Порядок выполнения:

1. Загрузите Access. Воспользуйтесь системным меню ПУСК \ ПРОГРАММЫ \ MICROSOFT ACCESS или загрузочным файлом ACCESS.EXE.
2. В окне Microsoft Access выберите Новая база данных и нажмите ОК.

        На экране появиться окно диалога Файл новой базы данных, и Access предложит вам имя базы данных db1, db2 и т.д. Задайте имя новой базы данных Склад. Нажмите Создать. Появиться окно базы данных.

3. Приступим к созданию таблицы «Товары». Перейдите на вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создать.

В окне Новая таблица выберите режим создания таблицы Конструктор, нажмите ОК.

        Задайте имена и типы полей. Имена полей вводятся с клавиатуры, типы полей выбираются из раскрывающегося списка.

        Сделайте поле Номер товара ключевым: щелкните правой кнопкой по полю Номер товара и выберите в контекстном меню Ключевой поле.

4. Сохраните таблицу:

1. выберите из меню Файл / Сохранить;
2. в появившемся окне напишите имя таблицы «Товары»;
3. нажмите ОК.

В окне базы данных появилась новая таблица «Товары».

5. Аналогично создайте таблицу «Заказы», воспользуйтесь режимом Конструктор.

Назначьте поле Номер заказа ключевым полем. Сохраните таблицу.

6. Создайте таблицу «Клиенты» при помощи режима таблица. На вкладке Таблицы щелкните по кнопке Создать. В окне Новая таблица выберите режим Таблицы. Перед вами появиться пустая таблица состоящая из двадцати столбцов с именами Поле1, Поле2 и т.д. Дважды щелкните на Поле1, текст в поле будет выделен, введите слово Фамилия и нажмите Enter. В Поле2 введите Адрес, в Поле3 – Телефон.
   

Поле Ключевое поле Номер клиента будет добавлено позже. Отрегулируйте ширину столбцов: подведите мышку к вертикальной черте между названиями полей, зажмите левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, передвиньте мышь. Введите первую запись.

7. Выберите из меню Файл / Сохранить. Задайте имя таблицы «Клиенты», нажмите на ОК.
8. Появиться окно диалога, предупреждающее, что ключевые поля не определены, ответьте «Да».

В окне базы данных появилась таблица «Клиенты». Посмотрите эту таблицу в режиме Конструктора.

Для этого выделите таблицу «Клиенты» и нажмите кнопку Конструктор.

Измените Имя поля Код на Номер клиента.

Access автоматически присваивает тип созданным полям. Убедитесь, что типы полей совпадают. Если нет, то измените их. Для этого щелкните в столбце Тип данных по тому полю, тип которого не совпадает, и выберите необходимый тип. Сохраните таблицу.

9. Занесите данные в таблицы.

Начнем с таблицы «Клиенты».

     Щелкните сначала по слову Клиенты, а затем по кнопке Открыть. Внесите данные еще о 4-х клиентах, например:

        Закройте таблицу «Клиенты» и сохраните изменения.

        Аналогично занесите 8 различных товаров в таблицу «Товары».

        Занесите данные в таблицу «Заказы». Обратите внимание: номер товара должен совпадать с номерами товаров из таблицы «Товары» (возможные значения от 1 до 8), а номера клиентов – с номерами клиентов из таблицы «Клиенты» (1, 2, 3, 4, 5).

        Установим отношения между таблицами. Щелкните по инструменту схема данных. На экране появились окна Схема данных и Добавление таблицы. Выберите таблицу «Товары» и щелкните по кнопке Добавить. Точно также добавьте таблицы «Клиенты» и «Заказы». Закройте пустое окно Добавление таблицы.

        Замечание. Если добавились лишние таблицы, удалите их при помощи клавиши Delete.

        Установим отношения между таблицами «Товары» и «Заказы», поле связи Номер товара.

        Для этого установите указатель в поле Номер товара (таблица «Товары») и, удерживая левую кнопку, перетащите указатель в поле Номер товара (таблица «Заказы»). Отпустите кнопку мыши.

        Появиться окно диалога Изменение связей. Установите флажок в Обеспечении целостности данных, Каскадном обновлении связанных полей, Каскадном удалении связанных записей и нажмите кнопку Создать.

        В схеме данных появится отношение «один ко многим». Каскадное удаление и обновление записей означает, что если какой-либо товар будет удален из таблицы «Товары», произойдет автоматическое удаление записей из таблицы «Заказы».

        Аналогично создадим отношения между таблицами «Клиенты» и «Заказы».

        В результате схема данных приобрела вид:

        Замечание. Если вам не удалось установить отношения между таблицами, проверьте ключевые поля таблиц и занесенные данные.

10. Закройте схему данных Access.

Содержание отчета:

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите типы полей в Access. Поясните каждый из них.
2. Как вы считаете, какие типы данных должны иметь поля Должность, Индекс, Аванс, Налог, Фамилия, Дата рождения, Время прибытия, Номер поезда, Количество лет? Объясните, почему.
3. Какие типы отношений между таблицами может поддерживать Access?
4. Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один к одному»?
5. Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один ко многим»?

Лабораторная работа

Упорядочение данных, фильтрация

Цель: освоить сортировку и фильтрацию данных; изменение структуры и вида таблицы.

Порядок выполнения работы:

1. Упорядочить данные в таблице «Товары» в порядке возрастания Цены.
2. Упорядочить данные в таблице «Заказы» в порядке возрастания Даты заказа.
3. Упорядочить данные в таблице «Клиенты» в порядке убывания Номера клиента.
4. Выбрать записи из таблицы «Товары» с Ценой, больше 25 руб.
5. Выбрать записи из таблицы «Товары» со сроком годности до 15.12.03.
6. Составить отчет.
7. Ответить на контрольные вопросы.

Для решения этих задач выполните следующие действия:

1. Загрузите Access.
2. В окне Microsoft Access выберите пункт Открыть базу данных, выберите Склад и нажмите ОК.
3. Откройте таблицу «Товары», для этого перейдите на вкладку Таблицы, щелкните по таблице «Товары» и по кнопке Открыть. Перед вами появилось окно-таблица «Товары».
4. Упорядочите данные в порядке возрастания цены, для этого щелкните по полю Цена, а затем щелкните по инструменту Сортировка по возрастанию.
5. Аналогично упорядочите данные в таблицы «заказы» в порядке возрастания Даты заказа.
6. Упорядочите данные в таблице «Клиенты» в порядке убывания Номера клиента. Воспользуйтесь инструментом Сортировка по убыванию.
7. Отберем записи из таблицы «Товары» с Ценой больше 25 руб.

Откройте таблицу «Товары». Щелкните по полю Цена и выполните команду Записи / Фильтр / Расширенный фильтр.

На экране появиться окно диалога, в верхней части которого расположен прямоугольник со списком полей, содержащихся в таблице «Товары». Внизу находится бланк запроса. В строке Поле щелкните по раскрывающемуся списку и выберите поле Цена. В строке Условие отбора наберите >25. Щелкните по кнопке Применить фильтр на панели инструментов.

8. Отмените фильтрацию, для этого щелкните по инструменту Удалить фильтр.
9. Аналогично отберите все записи со сроком годности до 15.12.03.
10. Закройте Access.

Содержание отчета:

4. Постановка задачи.
5. Ход работы.
6. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Назначение СУБД Access.
2. Вызов системы Access и завершение работы с ней.
3. Этапы проектирования БД.
4. Ввод, редактирование, просмотр, добавление и удаление табличных данных.
5. Фильтрация, сортировка, добавление и удаление столбцов.

Лабораторная работа

Разработка многотабличной пользовательской формы ввода данных

Цель: Научиться создавать формы в Access.

Порядок выполнения работы:

1. Создать форму для всех полей таблицы «Товары».
2. Создать форму для всех полей таблицы «Клиенты».
3. Создать форму, дающую информацию о том, какой клиент сделал какие заказы.
4. Создать форму, дающую информацию о том, какие заказы есть на каждый товар.
5. Написать отчет.
6. Ответить на контрольные вопросы.

1. Загрузите Access.
2. Откройте вашу базу данных.
3. Создадим форму для всех полей таблицы «Товары». Перейдите на вкладку Формы. Щелкните на кнопке Создать. На экране появиться окна Новая форма. Выберите Автоформа: в столбец, таблицу «Товары» в качестве источника данных и нажмите ОК.
   

Будет создана форма для таблицы «Товары». Поработайте с этой формой: измените данные, полистайте записи. Закройте форму и сохраните изменения. Укажите имя формы Товары и нажмите ОК.

4.   Аналогично создайте форму для всех полей таблицы «Клиенты», воспользуйтесь ленточной автоформой.

1. Создадим форму для просмотра заказов для каждого клиента. Для этого щелкните на кнопке создать на вкладке Формы. В окне диалога выберите в списке Мастер форм. В качестве источника данных выберите таблицу «Клиенты». Щелкните на кнопке ОК.

Мастер форм создает форму за несколько шагов.

1. На первом шаге мастер форм предлагает выбрать поля для формы. Поля можно выбрать из нескольких таблиц, сначала выберем все поля из таблицы «Клиенты». (Если в поле Таблица ► Запросы не значится таблица «Клиенты», то раскройте список и выберите нужную таблицу.) Щелкните по полю Номер клиента, а затем по кнопке ►. Точно также добавьте поля Фамилия, Адрес, Телефон.
2. Выберите все поля таблицы «Заказы». Для этого выберите таблицу «Заказы» в раскрывающемся списке Таблицы и запросы и по очереди выберите все поля таблицы. Щелкните по кнопке Далее.
3. На втором шаге выберите вид представления данных. Должна быть выбрана таблица «Клиенты» и строка Подчиненные формы. Щелкните по кнопке Далее.
4. В следующем окне выберите внешний вид подчиненной формы, например, табличный. Щелкните по кнопке Далее.
5. На следующем шаге выберите стиль формы, например, международный, и щелкните по кнопке Далее.
6. На последнем шаге задайте имена формы Клиенты1 и подчиненной формы Заказы клиентов. Щелкните по кнопке Готово.

Вы увидите готовую форму.

2. Вы можете просмотреть заказы каждого клиента, воспользовавшись кнопками листания, расположенными в самом низу формы. Введите не менее двух заказов для каждого клиента. Закройте форму.
3. Самостоятельно создайте форму для просмотра заказов на каждый товар.

Содержание отчета:

7. Постановка задачи.
8. Ход работы.
9. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение формы.
2. Почему удобно применять формы?
3. Назовите режимы создания форм в Access.
4. Какие действия нужно выполнить, чтобы создать автоформу?
5. Опишите режим создания формы Мастер форм.

Лабораторная работа

Формирование запросов для многотабличной БД

Цель: Научиться создавать формы в Access. Создавать простейшую форму, форму с помощью Конструктора.

Порядок выполнения работы:

1. Изучить описание работы.
2. Рассмотрите все примеры работы.
3. Создайте запрос, выводящий информацию о том, сколько заказано данного товара и какими клиентами.
4. Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50.
5. Создать запрос для отбора данных о клиентах, которые заказали больше 10 единиц какого-либо товара.
6. Напишите отчет по работе.
7. Ответьте на контрольные вопросы.

        Рассмотрим создание запроса в Конструкторе.

        Окно Конструктора состоит из двух частей. В верхней части размещаются таблицы, из которых выбираются данные и отношения между  таблицами. В нижней части перечисляются поля таблиц, условия отбора и формулы для расчетов.

        Таблицу можно добавить в список, если щелкнуть правой кнопкой мыши по верхней части окна и выбрать Добавить таблицу. Для удаления таблицы пользуйтесь кнопкой Delete.

        В строке Имя таблицы можно выбрать нужную таблицу из раскрывающегося списка.

        В строке Поле указывается имя какого-либо поля, * или формула.         * позволяет выбрать все поля таблицы.

        Разберем создание формулы на примере:

        Итого:[Товары]![Цена]*[Товары]![Количество]

        Итого – это имя поля-результата, затем идет двоеточие, имена таблиц и полей записываются в квадратных скобках. Надпись [Товары]![Цена] означает что поле Цена выбирается из таблицы «Товары». Имя таблицы можно не указывать, если поле не встречается в других таблицах.

        Т.е. если наш запрос формируется по одной таблице «Товары», то формулу можно записать в сокращенном виде:

        Итого:[Цена]*[Количество]

        Формула может включать числа, например:

        Налог:[Цена]*0.05

        И стандартные функции, например, sin(x) – синус от х, МИН(х1, х2,  х3, …) – поиск минимального элемента из списка и т.д.

        Полей Итого и Налог физически нет в таблице, они являются вычисляемыми и рассчитываются всякий раз при выполнении запроса.

        Сортировка может быть по возрастанию, по убыванию или отсутствовать.

        Вывод на экран выглядит как флажок. Если флажок установлен, поле будет выводится на экране.

        Условие отбора задает условие отбора по конкретному полю.

        Например, отберем записи с Ценой больше 30.

        В строке Условия отбора можно предложить пользователю ввести искомое значение. Текст приглашения заключается в квадратные скобки.

        Строка Или используется,  если условие отбора формируется из двух подусловий, которые соединяются логическим оператором ИЛИ. Например, отобрать все заказы на 2-й или 4-й Товары.

Если заказать несколько условий обора, то она будут соединяться логическим оператором И.

        Рассмотрим пример по созданию запроса на примере созданных вами таблиц. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. войти в Access;
2. открыть вашу базу данных;
3. создать запрос, выводящий информацию о том, сколько заказано данного товара и какими клиентами;
4. создать запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количество больше 50;
5. создать запрос для отбора данных о клиентах, которые заказали больше 10 единиц какого-либо товара.

Порядок выполнения:

1. Загрузите Access.
2. В окнеMS Access выберите пункт Открыть базу данных, выберите Склад и нажмите ОК.
3. В окне базы данных выберите вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать. Выберите Конструктор и нажмите ОК. Access выведет окно Конструктор запросов с открытым окном диалога Добавление таблиц. Выбирайте по поочередно все таблицы из списка и нажмите кнопку Добавить. Затем закройте окно диалога.

Выбираем поля для запроса. Из таблицы «Товары» выберите поле Товар, из таблицы «Заказы» -  поля Номер заказа, Номер клиента, Количество. Из таблицы «Клиенты» - Фамилию.

В окне Конструктор в строке Условие отбора поля Товар введите подсказку в виде [Введите название товара]. Сбросьте флажок в строке Вывод на экран для поля Товар.

Появится окно с вашей подсказкой. Введите название какого-нибудь товара, например, Чай.

На экране появятся выбранные данные. Закройте окно запроса и сохраните его под именем Товары – Заказы.

4. Добавьте в запрос Товары – Заказы вычисляемое поле Сумма. Для этого на вкладке Запросы щелкните по запросу Товары – Заказы, а затем по кнопке Конструктор.

Найдите свободный столбец (после поля Количество) и впишите формулу в строку Поле.

Стоимость заказа:

[Товары]![Цена]*[Заказы]![Количество]

Выполните запрос. Сохраните изменения запроса.

5. Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50. Выберите все поля таблицы «Товары», для поля Цена в строке Условие отбора укажите >30, для поля количество в строке Или укажите > 50. Выполните запрос. Сохраните под именем Товары2.
6. Создайте запрос для отбора клиентов, которые заказали >10 единиц какого-либо товара. Добавьте в запрос все поля «Клиенты» и поле Количество из таблицы «Заказы». Укажите условие отбора >10. Упорядочите результаты по убыванию поля Количество.

Содержание отчета:

10. Постановка задачи.
11. Ход работы.
12. Выводы.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение запроса.
2. Какие данные указываются в строке Поле, Конструктора запросов? Как можно задать формулы для расчета вычисляемого поля?
3. Что означает сортировка?
4. Для чего используется условие отбора? Как можно запросить значение поля у пользователя?
5. Для чего используется строка Или?

Лабораторная работа

Создание отчетов

Цель: Получить навыки по созданию отчетов простейшим способом; с помощью Мастера; с помощью Конструктора.

Порядок выполнения:

1. Выберите в диалоговом окне Базы данных вкладку Отчеты и щелкните на кнопке Создать. Диалоговое окно Новый отчет позволяет создавать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.

1. Открыть БД, выделить режим отчет, щелкнуть мышью на Создать.
2. Появляется меню Новый отчет: выбрать в меню режим Мастер отчетов и нажать ОК.

3. Появляется меню Создание отчетов: из окна доступные поля перенесите в окно  выбранные поля необходимое и щелкните на кнопке Далее.
   
   
4. Появляется меню Добавить уровни группировки? В качестве ответа можно выделить дополнительное поле и перенести его в правое окошко; щелкните Далее.
   
   Появляется меню с предложением сортировки: можно выбирать по убыванию и возрастанию; щелкните Далее.

Появляется меню выберите вид макета для отчета: можно щелкнуть мышью Далее.

5. Появиться меню с предложением выберите стиль: можно также щелкнуть Далее.
   
6. Появляется меню с предложением задать имя отчету: сотрите содержимое в окне имени и введите свое (например, Отчет № 1); щелкните мышью на кнопке Готово.
   

2. Созданный отчет можно редактировать. Это может потребоваться для добавления или удаления некоторых элементов отчета, например, диаграмм. Со структурой отчета ознакомьтесь по созданному автоотчету открыв его в режиме Конструктора. Нажмите кнопку Отчеты на левой панели окна БД; выберите нужный отчет; нажмите кнопку Конструктор панели инструментов; удалите, добавьте или измените свойства элементов управления; сгруппируйте нужным образом данные; выполните другие действия по изменению отчета. Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов.
   
   

1. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета.
2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь также можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.
4. В области данных размещают элементы управления, связанных с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.
5. Раздел нижнего колонтитула используется для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.
6. В первом элементе управления вводится текущая дата. Для этого используется встроенная функция Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.
7. Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Page() и Pages(). Тот текст который записан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.
8. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

Содержание отчета:

13. Постановка задачи.
14. Ход работы.
15. Выводы.

Контрольные вопросы

1. Режимы создания отчета из таблицы (и/или запроса).
2. Назначение окон Доступные поля, Выбранные поля.
3. Понятие уровней группировки.
4. Порядок выбора метода сортировки.
5. Что такое Макет для отчета?
6. Понятие Стиль отчета.

РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Список литературы:

1. Access 2003. Практическое руководство: В. Е. Кошелев — Санкт-Петербург, Бином-Пресс, 2008 г.- 464 с.
2. Microsoft Access 2002. Самоучитель: Т. В. Тимошок — Москва, Диалектика, 2004 г.- 352 с.
3. Microsoft Access 2003 для начинающих: В. Степанов — Москва, Аквариум-Принт, Дом печати - Вятка, 2006 г.- 128 с.
4. Разработка баз данных в Microsoft Access: Н. П. Обухов — Санкт-Петербург, ИВЭСЭП, Знание, 2008 г.- 92 с.
5. Разработка приложений в MS Access: С. И. Моисеенко, Б. В. Соболь — Москва, Вильямс, 2006 г.- 272 с.
6. Экспресс-курс. Microsoft Access XP: — Москва, АСТ, Харвест, 2006 г.- 32 с.