Технические средства в профессиональной деятельности секретаря-референта
презентация к уроку

Слайд 1

Слайд 2

Цель курсовой работы : рациональное использование технических средств в профессиональной деятельности секретаря-референта. Задачи курсовой работы: рассмотреть использование технических средств в работе секретаря-референта. Оптимально и рационально использовать технические средства в работе секретаря.

Слайд 3

введение Приемная офиса- это центр работы фирмы , ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справится с работой, если плохо организованно работа приемной. Главное же лицо в приемной – это секретарь. Все чаще работу секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Слайд 4

Технические средства в работе секретаря Секретарь должен знать , уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Слайд 5

Компьютер. Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет.

Слайд 6

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат.

Слайд 7

Компьютер. Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнить широкий круг задач .

Слайд 8

архитектура Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности. Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

Слайд 9

Факс- модем Используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера

Слайд 10

стример Устройство резервного копирования, предназначен для сохранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной ленты(емкость более 60 Мб)

Слайд 11

Компьютерная сеть Создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля( телефонного, коаксиального)или с помощью существующей телефонной сети.

Слайд 12

интернет Глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Суть создания такой сети- быстрый поиск и получение необходимой информации.

Слайд 13

Рабочий день секретаря Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать. Главными условиями успешной деятельности секретаря остаются: планирование предстоящих дел ; - установление оптимального ритма труда;- постепенное вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Слайд 14

Планирование. Использование компьютер для планирования рабочего дня. Планирование может быть на день, на неделю или месячное или квартальное даже годовое

Слайд 15

планирование При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнение творческих или трудных заданий с 10 часов утра до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает ,и, если вы начинаете кропотливую работу по проверки документа после 18 часов не удивляйтесь , что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Слайд 16

Первая половина рабочего дня Подобрать в соответствии с планом нужные документы Получить корреспонденцию, отложить документы которые должен сперва рассмотреть шеф Прийти на работу пораньше чтобы уточнить план Ознакомиться с корреспонденцией Посмотреть поступившие обзоры ,отчеты Срочные телеграммы и факсы сразу передать руководителю Обговорить день руководителя Работа с посетителями, подшивка дел, работа за компьютером

Слайд 17

Вторая половина рабочего дня Продолжение работы с посетителями и на телефоне Сбор и подготовка для подписи исполненных документов Доложить шефу и забрать у него проверенные документы Обработать и отправить документы по адресам Наметить мероприятия на следующий день

Слайд 18

Конец рабочего дня Проверить план на следующий день Обеспечить руководителя всем нужным , если он задержится Привести в порядок рабочие место

Слайд 19

Использование компьютера для планировки дел Хорошим помощником секретаря при планировке рабочего дня может служить ПК. О н может предоставить: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот.

Слайд 20

функции Входящие-поддерживает несколько систем электронной почты Календарь-контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми

Слайд 21

функции Контакты-хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контрактах Задачи- содержит список дел, которые необходимо выполнить

Слайд 22

функции Дневник – ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение Заметки-электронный заменитель блокнота с отрывными листами, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, указания.

Слайд 23

заключение Но все же имеющийся электронный ресурс описей облегчает всю дальнейшую работу с описями, если необходимо усовершенствование, редактирование, а также дает возможность повысить информативность дел без вмешательства в уже сложившиеся заголовки.

Слайд 24

Работу готовила: Полякова Вероника Сергеевна Обучающаяся группы ДА-21