МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА Проведения конкурса «Лучший по профессии секретарь референт»
методическая разработка на тему

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

Проведения конкурса «Лучший по профессии»

Подготовила:

Гаранина Г.Ю. - преподаватель

                                                       г.Раменское

2008 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение                                                                                   3

2. Пояснительная записка                                                             .5

3. Положение о проведении конкурса «Лучший по профессии»      6 3.1.Цели и задачи конкурса………………………………………………6

3.2. Ожидаемый результат………………………………………………..7

3.3. Материальное и дидактическое обеспечение конкурса…………8

3.4.Участники конкурса……………………………………………………9

3.5.Содержание и порядок проведение конкурса…………………….10

3.6.Жюри конкурса и оценка результатов…………………………….11

3.7.Результаты конкурса…………………………………………………12

4. Конкурсные задания……………………………………………………14

5. Эталоны правильных ответов и выполненных заданий…………..24

6 Список используемой литературы                                               30

ВВЕДЕНИЕ

Одной из задач деятельности секретаря-референта  является ведении и оформление документов по личному составу, которые составляют особую группу документов в делопроизводстве. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников различного рода организаций.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между работником и работодателем.  К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Все записи в учетные формы по личному составу вносятся на основании приказов.

 Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
• приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица (секретари-референты), которым поручено вести документы по кадрам.

Приказ по личному составу фиксирует следующие сведения о кадрах:

• прием на работу;
• перемещение по работе;
• установление должностных окладов;
• отпуска;
• командировки;
• изменении фамилии;
• поощрения;
• взыскания;
• увольнение с работы  д.р.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятиях независимо от формы собственности.

        В трудовые книжки вносят сведения:

• о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• о работе: прием, перевод; увольнение;
• о награждениях и поощрениях.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА

1. Разработка предназначена для мастеров производственного обучения занимающихся подготовкой учащихся в профессиональном лицее по профессии «Секретарь-референт».
2. Рекомендуется использовать в качестве методического пособия при проведении открытых уроков по производственному обучению во П-ом полугодии 3 курса обучения.
3. Данная методическая разработка  урока позволяет проанализировать знания, умения и навыки полученные учащимися на уроках производственного обучения и спецпредметов в течение 3-х лет обучения.
4. Прослеживаются межпредметные связи дисциплин «Документация, корреспонденция и делопроизводство» и производственного обучения.
5. Конкурс  рассчитан на 4   учебных часа (тип урока – урок совершенствования и закрепления знаний , умений и навыков).

ПОЛОЖЕНИЕ

О проведении конкурса «Лучший по профессии»

3.1. Цели и задачи конкурса

1. Активизиция учащихся при изучении спецпредмета «Документация, корреспонденция и делопроизводство» и производственного обучения – методическая.

1. 2.Проверка усвоения учащимися материала по спецпредметам и производственному обучению, определение уровня подготовки секретарей-референтов – учебные.
2. Развитие логического мышления у учащихся и умения самостоятельно работать с нормативными документами. Сформировать умение по анализу служебной документации – развивающие.
3. Выработать самостоятельность, аккуратность, внимательность, трудолюбие и самоконтроль – воспитательные.
4. Совершенствование подготовки секретарей-референтов, развитие у них профессиональных умений и навыков.
5. Выбор учащегося, который будет представлять лицей на областном конкурсе профессионального мастерства.
6. Помочь учащимся пройти собеседование и тестирование при трудоустройстве. Научить в стрессовой ситуации сконцентрироваться, не растеряться и показать себя с наилучшей стороны.

3.2. Ожидаемый результат

 Учащиеся смогут выполнить в ходе урока производственного обучения практическую работу, включающую составление и оформление организационно-распорядительного документа и заполнение регистрационных форм,  и ответить на тестовые задания объединяющие знания, умения и навыки полученные на уроках производственного обучения и на дисциплине «Документация, корреспонденция и делопроизводство», тем самым систематизировать свои знания.

3.3. Материальное и дидактическое обеспечение конкурса

Конкурс проводится в учебной мастерской по профессии «Секретарь-референт»

1. Пишущие машины «Samsung», «Ятрань», ПК.
2. Малая орг.техника
3. Бумага формата А-4
4. Плакаты (ф/о, документы и др.)
5. Нормативные документы, устанавливающие правила оформления организационно-распорядительной документации, ведения трудовых книжек.
6. Тестовые задания
7. Журнальная форма регистрации внутренней документации
8. Личные заявления граждан.
9. Бланк трудовой книжки

3.4. Участники конкурса

1. Проводит конкурс мастер производственного обучения Гаранина Галина Юрьевна
2. В конкурсе принимают участие учащиеся Ш курса группы № 517 по профессии «Секретарь-референт»
3. Список участников конкурса:

3.5. Содержание и порядок проведения конкурса

1 этап – Организационный момент (приветствие – необходимо отметить необычность и важность сегодняшнего занятия; работа с журналом)

2 этап - Объявление цели и плана  урока.

3 этап – Вводный инструктаж (15 мин.)

4 этап – Представление домашнего задания – резюме (15 мин.)

5 этап – Организация рабочего места (5 мин.)

6 этап- Тестирование (20 мин.)

7 этап - Составление и оформление на пишущей машине или ПК приказа по личному составу на основании личного заявления с резолюцией.

8 этап – регистрации приказа по личному составу в регистрационной форме.

9 этап – Заполнение 2 раздела трудовой книжки – сведения о работе.

10 этап - Подведение итогов.

11 этап – Уборка рабочих мест и мастерской.

3.6. Жюри конкурса и оценка результатов

1. Председатель жюри – замбдиректора по УПР Мытницкая В.Ф.

    Члены жюри: старший мастер  Соловьева В.В.

                         мастер п/о            Гаранина Г.Ю.

                         мастер п/о            Алексеева Е.В.

                         мастер п/о            Карпова И.И.

2. По результатам каждого этапа конкурса участникам начисляется базовое количество баллов. За допущенные ошибки снимаются штрафные баллы. За дасрочное выполнение работ, профессиональное владение ПК и пишушей машиной начисляются премиальные баллы.

3. Набранные баллы по всем выполненным заданиям суммируются. Победителем конкурса становится участник, набравший наибольшую сумму баллов.

4. Участники конкурса, занявшие 1, 2 и 3 места, награждаются дипломами.

5. Победитель конкурса направляется на областной конкурс профессионального мастерства.

3.7. Результаты конкурса

Заняли места

1 –

П –

Ш -

4. Конкурсные задания

 Задание 1.                   Тестовые задания

Из данных по каждому вопросу ответов выберите один правильный.

1. Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа:

     Документооборот – движение документов в организации с момента их создания до…

1. передачи на исполнение;
2. подшивки в дело;
3. завершения исполнения или отправки.

2. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

2.1. руководителем структурного подразделения, где исполняется документ;

2.2. канцелярией;

2.3. руководителем организации.

3. Какие формы регистрации документов в России?

3.1. журнальная;

3.2. карточная;

3.3. автоматизированная;

3.4. все вышеперечисленные.

4. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

4.1. приказ;

4.2. протоколы;

4.3. акты;

4.4. письма.

5. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

5.1. приказ;

5.2. протокол;

5.3. решение;

5.4. постановление.

6. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

6.1. для оперативной связи с исполнителем;

6.2. для придания документу юридической силы.

7. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?

7.1. руководителем организации;

7.2. председателем;

7.3. председателем и членами комиссии;

7.4. председателем и секретарем.

8. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

8.1. просьбах;

8.2. сопроводительных;

8.3. информационных;

8.4. ответах.

9. Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

9.1 .инструкция по делопроизводству;

9.2. регламент работы.

10. Реквизит документа – это

10.1.Его отдельный элемент

10.2.Часть служебного письма

10.3.Фирменный бланк

11.   В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?

11.1 Директору школы № 269

        Матвеевой Тамаре Петровне

11.2.Директору школы № 269

        Матвеевой Т.П.

11.3  129128, Москва, ул. Ростокинская, 7

        Директору школы № 269

        г-же Матвеевой Т.П.

11.4  Директору Московской школы № 269

         Т.П. Матвеевой

12.При адресовании инициалы ставят:

12.1. Перед фамилией адресата

12.2. После фамилии адресета

13. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

13.1. Приложение.

13.2. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1экз.

13.3. Приложение: отзыв по проекту на 2л. в 1 экз.

13.4. Приложение: на 6 л. в 1 экз

.14. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

 14.1. Директор школы № 25                                                            В.А.Петров

 14.2  Директор школы                                                                      Петров В.А.

 14.3. Директор                                                                                   В.А. Петров

15. План работы школы на 2007/08 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

15.1. УТВЕРЖДАЮ

       Решение педагогического совета

       от  12.08.2007 № 14

15.2. УТВЕРЖДЕН

        Решением педагогического совета

        от 12.08.2007 № 14

15.3. УТВЕРЖДЕН

       Решение педагогического совета

        от 12.08.2007 № 14

16. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:

16.1. СОГЛАСОВАНО

       Протоколом заседания

        От 21.06.2004 № 10

16.2. ________________Н.И. Орлов

16.3. Начальник юридического отдела

       Подпись                    Г.И. Сидоров

       21.12.2004

17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

17.1 Ниже подписи руководителя, подписавшего документ

17.2 В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа

17.3 На первом листе документа с оборотной его стороны

18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

18.1. Верно:

          Инспектор отдела кадров       Подпись                И.И. Петрова

18.2. Верно

         Инспектор отдела кадров         Подпись                Петрова И.И.

18.3. Верно

          Инспектор отдела кадров         Подпись                И.И. Петрова

          16.03.2001

19. В отсутствие руководителя документ подписывается заместителем, исполняющим обязанности руководителя:

19.1. Зам. Директора _________________________________________А.И.Петров

19.2. Директор ______________________________________________А.И.Петров  

19.3. И.О.директора _________________________________________Г.В.Сидоров

20. Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?

20.1. Да

20.2. Нет

21. Внешнее согласование документа оформляется с помощью:

21.1. Визы согласования

21.2. Грифа согласования

22. Делопроизводство – это

22.1. Система хранения документов

22.2. Составление документов

22.3. Документирование и организация работы с документами

23. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

23.1 Должностные инструкции

23.2. Положения о структурных подразделениях

23.3. Штатное расписание

23.4. Правила внутреннего распорядка

23.5. Все перечисленные выше документы

24. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?

24.1. В уставе организации

24.2. В положении о структурном подразделении

24.3. В должностной инструкции

25. При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить с:

25.1. Уставом организации

25.2. Положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин

25.3. Должностной инструкцией

25.4. Со всеми перечисленными выше документами

26. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

26.1. Решения

26.2. Приказы

27.Кто несет ответственность за издание приказа?

27.1. Должностное лицо, подготовившее проект приказа

27.2. Руководитель организации

27.3. Должностное лицо, подписавшее приказ

28. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа?

28.1. Вид документа

28.2. Дата документа

28.3. Адресат

28.4. Наименование организации

28.5. Подпись

28.6. Текст

28.7. Заголовок к тексту

29. Какая часть текста приказа является обязательной?

29.1. Констатирующая

29.2. Распорядительная

30. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?

30.1. Да

30.2. Нет

31. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:

31.1 В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящегося в организации

31.2 В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящегося в организации

31.3. На первом листе оборотной стороны документа

32. Что означает виза юриста на приказе?

32.1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону

32.2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу

33. Что является датой протокола?

33.1. Дата подписания протокола

33.2. Дата заседания

33.3. Дата регистрации протокола

34.Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

34.1. На бланке первой организации

34.2. На бланке второй организации

34.3. На листе бумаги формата А4

Задание 2.

Оформите приказ по личному составу на основании       заявления. ООО «Ромашка» находится в г.Раменское М.О.

ЗАЯВЛЕНИЕ

20.02.2008

        Прошу Вас принять меня на должность секретаря-референта генерального директора с 24.02.2008г.

                                                       Солнцева                                           Л.В. Солнцева

Задание 3

Зарегистрируйте приказ по личному составу в журнале регистрации, индекс выберите самостоятельно.

ФОРМА ЖУРНАЛА

Регистрации приказов

Задание 4.

        На основании оформленного приказа по личному составу сделайте соответствующую запись в трудовой книжке, в разделе 2 «Сведения о работе»

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

«Сведения о работе»

5. Эталоны правильных ответов и выполненных заданий

Ответы на тестовые задания

ЗАЯВЛЕНИЕ

20.02.2008

        Прошу Вас принять меня на должность секретаря-референта генерального директора с 24.02.2008г.

                                                       Солнцева                                           Л.В. Солнцева

Издан Приказ по л/с

№ 16-л/с от 20.02.2008

В дело № 02-05                                                    

ООО «РОМАШКА»

ПРИКАЗ

г.Раменское

20.02.2008                       № 16 - л/с

О принятии на работу

ПРИНЯТЬ:

        СОЛНЦЕВУ Лилию Владимировну на должность секретаря-референта генерального директора с 24 февраля 2998г., с окладом согласно штатного расписания.

Основание: Заявление Солнцевой Л.В.

Генеральный директор                                                                    И.И. Иванов

В дело № 01-05

Секретарь Гаврилова И.А.

20.02.2008

ФОРМА ЖУРНАЛА

Регистрации приказов

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

«Сведения о работе»

Список используемой литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ изд. 10-е переработанное и дополненное М.: ООО»Управление персоналом»,2005.-200с.
2. М.И. Басаков Справочник секретаря по делопроизводству. 2-е изд., испр. И доп. М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-на ДОНУ: Издательский центр «МарТ», 2006.-320 с.
3. Л.В. Павлюк Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание десятое. Москва-Петербург «Издательсткий дом Герда», 2006.- 380с.
4. Н.М. Березина современное делопроизводство. 2-е изд. – СП.:Питер, 2006
5. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003
6. Т.В. Кузнецова Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал» «Управление персоналом», 2003.- 408 с.