Унификация и стандартизация документов.Унифицированные системы документации.
презентация к уроку на тему

Слайд 1

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Документационное обеспечение управления

Слайд 2

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Слайд 3

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов , создаваемых при решении однотипных управленческих задач , снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность , планирование, учет и отчетность и др. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс ( систему) документов , характерных только для данной функции. Совокупность документов , взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида , сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации .

Слайд 4

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми . В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов . Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Слайд 5

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Слайд 6

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации). В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ ≪О техническом регулировании≫, под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

Слайд 7

С принятием данного Закона изменилось само понятие ≪ стандарт ≫. Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов). Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 ≪Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов≫, продолжают действовать.

Слайд 8

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например , обложка дел длительных сроков хранения ), так и на унифицированные системы документации.

Слайд 9

Унифицированная система документации это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности . В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ; унифицированная система внешнеторговой документации.

Слайд 10

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Слайд 11

Применение Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.