"Составление текстов служебных документов"
статья на тему

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Язык и стиль служебных документов

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той пли иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например; в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Особенности официально-делового стиля

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.

Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».

Представить — 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»);

2) познакомить с кем-либо — «представить коллективу нового работника»);

3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену);

4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»);

5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»):

6) изобразить, показать («представить в смешном виде»).

Предоставить — 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.            В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.

Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

Рекомендуется употреблять полные названия центральных органов федеральной исполнительной власти в указах Президента Российской Федерации. При этом выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.

Некоторые министерства Российской Федерации

Полное название      Сокращенное название

Минатом России МБ России

Министерство Российской Федерации по атомной энергии

Министерство безопасности Российской Федерации

Министерство внешних экономических связей Российской Федерации

Министерство внутренних дел Российской Федерации

Министерство здравоохранения Российской Федерации

Министерство иностранных дел Российской Федерации

Министерство культуры Российской Федерации

Министерство науки и технической политики Российской Федерации

Министерство обороны Российской Федерации

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

Министерство печати и информации Российской Федерации

Министерство путей сообщения Российской Федерации

Министерство связи Российской Федерации

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Министерство социальной защиты населения Российской Федерации

Министерство топлива и энергетики Российской Федерации

Министерство транспорта Российской Федерации

Министерство труда Российской Федерации

Министерство финансов Российской Федерации

Министерство экономики Российской Федерации

 МВЭС России МВД России Минздрав России МИД России Минкультуры России Миннауки России Минобороны России

Минобразования России Мининформпечать России МПС России Минсвязи России Минсельхоз России    . Минсоцзащиты России Минтопэнерго России Минтранс России Минтруд России Минфин России Минэкономики России

Госсанэпиднадзор России

Федерации

Сокращенное название

ВАК России Роскомнедра Роскомрезерв Роскоммолодежи

Роскомдрагмет

Роскомзем

Роскоминформ

Роскомкино

Роскоммаш

Роскомметаллургия

Роскоммунхоз

Роскомоборон пром Роспатент

Роскомпищепром

Министерство юстиции

Российской Федерации       Минюст России

Некоторые государственные комитеты Российской Федерации

Сокращенное название

Полное название

ГКАП России

Государственный комитет Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке новых экономических структур

Госстрой

Государственный комитет Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства

ГКЧС России

Государственный комитет Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

Госкомфедерация России

Государственный комитет Российской Федерации по делам федерации и национальностей

Госкомвуз России

Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию

Госкомпром России

Государственный комитет Российской Федерации по промышленной политике

Госкомчернобыль России

Государственный комитет Российской Федерации по социальной защите граждан и реабилитации территорий, пострадавших от Чернобыльской и других радиационных катастроф

Государственный таможенный комитет Российской Федерации

ГТК России

Государственный комитет

Российской Федерации по управлению,

государственным имуществом       Госкомимущество России

Государственный комитет

Российской Федерации по экономическому сотрудничеству с государствами—членами Содружества

Госкомсотрудничество

Государственный комитет санитарно-эпидемиологического надзора

Некоторые комитеты Российской Полное название

Высший аттестационный комитет Российской Федерации

Комитет Российской Федерации по геологии и использованию недр

Комитет Российской Федерации по государственным резервам

Комитет Российской Федерации по делам молодежи

Комитет Российской Федерации по драгоценным металлам и драгоценным камням

Комитет Российской Федерации по ресурсам и землеустройству

Комитет Российской Федерации по информатизации

Комитет Российской Федерации по кинематографии

Комитет Российской Федерации по машиностроению

Комитет Российской Федерации по металлургии

Комитет Российской Федерации по муниципальному хозяйству

Комитет Российской Федерации по оборонным отраслям промышленности

Комитет Российской Федерации по патентам и товарным знакам

Комитет Российской Федерации по пищевой и перерабатывающей промышленности

Роскомцен,

Роскомсевер

Госстандарт России Роскомторг Роскомтуризм КФК России

Роскомхимнефтепром

Комитет  Российской Федерации по политике цен  

Комитет Российской Федерации по социально-экономическому развитию Севера

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации

Комитет Российской Федерации по торговле

Комитет  Российской Федерации по туризму

Комитет   Российской Федерации по физической культуре

Комитет Российской Федерации по химической и нефтехимической промышленности

Сокращенное название Роскартография

Росгидромет ФСЗ России

Рослесхоз ФМС России ВЭК России

Некоторые федеральные службы, российские агентства, федеральные инспекции, федеральные надзоры

Полное название

Федеральная служба геодезии и картографии России

Федеральная служба России

по гидрометеорологии и мониторингу

окружающей среды

Федеральная служба занятости России

Федеральная служба лесного хозяйства России

Федеральная миграционная служба России

Федеральная служба по валютному и экспортному контролю

Служба внешней разведки Российской Федерации

СВР России Государственная архивная служба России

Росархив

Госналогслужба России РАИС

РАМ Си Р РКА

Росстрахнадзор Госгортехнадзор России ФИЦ России Госатомнадзор России

Государственная налоговая служба Российской Федерации

Российское агентство интеллектуальной собственности

Российское агентство международного сотрудничества и развития

Российское космическое агентство

Федеральная служба России по надзору за страховой деятельностью

Федеральный горный и промышленный надзор России

Федеральный информационный центр России

Федеральный надзор России по ядерной и радиационной безопасности

Наиболее употребляемые сокращения слов

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):

метр — м      

миллиметр — мм

килограмм — кг       

грамм — г ,

центнер — ц

тонна — т

гектар — га   

атмосфера — атм

ампер — А    

секунда — с

Существуют и другие общепринятые сокращения:

область — обл. город — г. (при названии) миллион — млн тысяча — тыс. копейка — к., коп. село — с. (при названии) поселок — пос. прочее — пр. пункт — п. то есть — т.е.

район — р-н (при названии)

год, годы - г., гг. (при цифрах)

миллиард — млрд

рубль — р., руб.

другой (другие) — др.

дом — д.

и тому подобное — и т.п.

смотри — см.

железнодорожный — ж.д.

и так далее — и т.д.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Оформление дат и чисел в документах

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но: за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом:. 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3~месячныЙ (25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.