Тема 5.1 Подготовка и проведение эффективной презентации
план-конспект урока на тему

РАЗДЕЛ 5. Представление результатов научно-исследовательской работы

Тема 5.1 Подготовка и проведение эффективной презентации

План:

1. Подготовка к презентации.  
2. Содержание и дизайн презентации.
3. Правильная подготовка слайдов. Установка эффекта смены слайдов.
4. Структурирование выступления.

Рекомендуемая литература по теме:

1. Елшина, Е.С. Подготовка и проведение эффективной презентации  [Текст] / Е.С. Елшина // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2010. - №6. – С. 59-65.
2. Как создать простейшую презентацию в Microsoft Power Point? [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.how-tos.ru/153. - Загл. с экрана.
3. Создание базовой презентации в Power Point 2007 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru/powerpoint-help/HA010194282.aspx?CTT=3. – Загл. с экрана.
4. Якушина, Е.В. Презентация в программе Microsoft PowerPoint [Текст] / Е.В. Якушина // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2010. - №6. – С. 66-76.

1. Существует множество трактовок понятия «презентация», но если следовать современной практике делового общения, то презентация – это публичное выступление с использованием аудиовизуальных средств, уникальное PR – мероприятие, где можно непосредственно контактировать с людьми, возможность управлять их эмоциональным состоянием; это способ привлечь внимание, а также передать необходимую информацию^[1]. На всё выступление отводится, как правило, 5-7 минут.

Условно любую презентацию можно разделить на три блока: подготовка, проведение, после презентационные исследования (рефлексия). Самый большой блок – подготовка. Именно ей, как считают специалисты, следует уделять от 50 до 95% времени. Именно от качества подготовки презентации зависит её успех или провал. Чтобы презентация прошла удачно, нужно составить пошаговый план:

• Сформировать позитивный настрой на презентацию;
• Поставить цель и определиться с желаемым результатом;
• Изучить аудиторию;
• Понять пути достижения результата;
• Разработать структуру и содержание презентации;
• Провести репетицию, тестовый прогон;
• Подготовить финальный вариант презентации;
• Оставить время на отдых перед выступлением.

При подготовке презентации следует задать себе ряд вопросов^[2]:

• Зачем готовите презентацию?
• О чём хотите рассказать?
• Чего планируете достичь?
• Каких мыслей и действий ожидаете от слушателей?
• Можете ли достичь поставленную цель в отведённое время?
• Какие ресурсы необходимо использовать?

Определение цели презентации – необходимая её составляющая. Выступающий должен чётко представлять, какой реакции он добивается.

На встрече с аудиторией (вне зависимости от её размера) перед выступающим ставится задача не просто донести информацию – необходимо добиться того, чтобы эта информация «работала». Здесь важно всё: знание предмета, энтузиазм, речь, внешний вид, и, конечно, позитивный настрой.

Работая над презентацией, важно оценить состав будущей аудитории, заранее настроиться на своих слушателей, учитывая такие факторы как: социальный, профессиональный, количество слушателей, какое отношение имеет аудитория к теме выступления. Необходимо учитывать знания участников по теме выступления, чтобы понять, отвечает ли презентация интересам слушателей. Также важно помнить о том, что всегда легче говорить, обращаясь к аудитории однородного состава (дилетанты, специалисты, коллеги и так далее) – чем однороднее аудитория, тем единодушнее её реакция на выступление. Если публика различна по составу, надо по возможности адресовать какой-то фрагмент каждой группе.

Увидеть недочёты презентации (например, текстовые, визуальные) и подготовиться к встрече с аудиторией поможет тестовый прогон. Он позволит выявить, знаете ли Вы в совершенстве предмет выступления? Способны ли Вы на импровизацию? Хорошо ли подготовлен текст: просто, ясно, содержательно? Насколько соответствуют тексту используемые аудиовизуальные средства? Грамотно ли выстроена Ваша речь, как часто встречаются слова-паразиты? Не слишком ли тихо / громко Вы говорите? Главный вопрос, на который надо ответить, «Что нужно изменить в презентации, чтобы достичь поставленной цели?». Финальный вариант презентации готовится с учётом всех выявленных недостатков. Заведомо провальная презентация – затянутая, перегруженная информацией, со скомканным вступлением, изобилующая словами-паразитами и сопровождающаяся неадекватным поведением выступающего.

На каждую минуту выступления приходится примерно по 20-25 минут подготовки. Работу с презентацией следует закончить не менее чем за сутки перед мероприятием, чтобы успеть отдохнуть перед выступлением и не сбиться в решающий момент. К провалу могут привести следующие типовые ошибки при проведении презентации^[3]:

• Отсутствие предварительной подготовки;
• Неиспользование времени в начале выступления для установки контакта с аудиторией;
• Затянутое вступление и несоблюдение регламента;
• Отсутствие зрительного контакта с аудиторией;
• Неподобающий внешний вид;
• Невнятность и монотонность или, напротив, излишняя горячность;
• Чтение с листа, употребление слов-паразитов;
• Неуместное использование вспомогательных материалов;
• Бессистемность и отсутствие выводов.