Презентация "Учёт объёма документооборота"

Слайд 1

Учёт объёма документооборота Подготовила: Блохина Валентина Александровна студент ФНО ПСА – 43а Научный руководитель: Андреева Валентина Ивановна, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового труда и права социального обеспечения

Слайд 2

Основное назначение учёта документооборота компании – фиксация общего количества деловых бумаг и их состава, а также мониторинг их поступления и убытия. Кроме того, учёт позволяет обеспечить надлежащую сохранность бумаг и поиск необходимой информации. Минимальный компонент учёта называется единицей хранения. К ней может относится как отдельная бумага, так их совокупность, собранная под одной обложкой – «дело».

Слайд 3

Основные документы, необходимые для учёта документооборота: Опись дел постоянного хранения . Основное назначение данной деловой бумаги – поединичный и суммарный учёт дел. Если ваша организация осуществляет передачу дел в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение . Гораздо более распространённым является случай, когда организация по закону может изменить срок хранения бумаг с постоянного на срок в 10 или более лет. Иногда такой срок обозначается как «до ликвидации предприятия» . В этих случаях нет необходимости составлять указанную выше опись. Опись дел по личному составу . Опись дел временного хранения (менее 10 лет) . На практике, данная бумага часто не составляется вовсе. Вместо неё для учёта документооборота используются номенклатуры дел для каждого конкретного года. Достаточно часто возникает ситуация, что часть бумаг вообще не передаётся в архив организации, а остаётся в тех отделах, где они были созданы. Они находятся там на протяжении всего срока хранения. Опись дел временного хранения (более 10 лет) . В данную опись включаются деловые бумаги со сроком хранения более 10 лет.

Слайд 4

Описи дел структурных подразделений . На основании данных бумаг осуществляется передача дел в архив организации, то есть они являются сдаточными описями . Ещё до того, как будет составлен годовой раздел общей описи дел организации, используется данные учётные документы. Дело фонда . История предприятия и его фонда содержится в данной папке. В ее состав входят различные акты: об уничтожении дел, о проведении проверок, передачи дел в государственный архив. Все бумаги, находящиеся в данной папке должны быть расположены в хронологическом порядке, по мере их поступления. Обязательным условием соблюдения надлежащей хронологии является наличие в деле фонда внутренней описи и нумерации всех страниц дел. Паспорт архива предприятия . Если ваша организация передаёт часть дел в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение, то наличие такого паспорта является обязательным. Основные документы, необходимые для учёта документооборота:

Слайд 5

Вспомогательные документы, необходимые для учёта документооборота: Лист-заверитель дела . Назначение данной бумаги – осуществление количественного учёта листов, входящих в состав дел, постоянного или временного хранения. Как правило такой лист-заверитель составляется и подшивается в папку в момент научно-технической обработки деловых бумаг, которая подразумевает их подшивку в твёрдую обложку. Книга учёта поступления и выбытия документов . Назначение книги – мониторинг поступления и выбывания документов в архиве предприятия в течение заданного периода времени. Чаще всего контрольным периодом учёта движения документов является один календарный год. Лист фонда . Назначение данной бумаги – фиксация изменений в наименовании организации, учёт и нумерация описей дел, которые уже хранятся в архиве, а также учёт поступления и выбывания архивных деловых бумаг. Реестр описей . Назначение данной бумаги – учёт видов и количества описей дел, которые находятся на хранение в архиве.

Слайд 6

Учёт электронного документооборота: Учёт электронных документов и электронного документооборота осуществляется на основании правил, утверждённых локальными нормативными актами компании. В общую учётную базу данных электронных документов или в учётную карточку электронных документов вводятся сведения о каждой единице учёта электронных документов. В составе архивного фонда компании учёт электронных документов осуществляется по соответствующим описям, единицам учёта и единицам хранения. Объем информации, хранящейся в электронных документов, указывается в мегабайтах (Мбайт). В том случае, если информационный объем электронных документов изменился в результате конвертации файла в другой формат или в результате перезаписи на другой носитель, об этом составляется акт о миграции и перезаписи электронных документов, где указывается новый объем. Все произведённые изменения также фиксируются в новой итоговой описи, листе фонда, а также в прилагаемой к паспорта архива объяснительной записке.

Слайд 7

Единицей учёта электронных документов является единица хранения и комплекс таких единиц хранения, на которых осуществляется запись файлов или группы файлов, представляющих собой единый информационный или программный объект. Это может быть простой текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний. Сопроводительная документация, прилагаемая к электронных документов, также является компонентом единицы учёта электронных документов. Единицей хранения электронных документов считается физически обособленный носитель информации. В зависимости от времени создания электронных документов, такими носителями могут быть дискеты , CD-диски , жёсткие диски (винчестеры), USB-накопители (флеш-носители). К единицам хранения также относится сопроводительная документация к электронных документов. В момент поступления электронных документов на хранение в архив об этом делается соответствующая запись в книге учёта поступления и выбытия документов. Вспомогательными учётными документами при учёте электронных документов могут быть журнал учёта поступления и выбытия электронных документов, а также журнал учёта миграции и перезаписей электронных документов. Учёт электронного документооборота:

Слайд 8

Учёт объёма документооборота: Объём документооборота – количество деловых бумаг, которые поступили на предприятие в течение определённого периода времени, как правило за год. Учёт объема документооборота имеет основной целью – установление объема обрабатываемой информации и загрузки отделов и сотрудников. Эта процедура необходимо для проектирования деятельности компании, оптимизации работы службы ДОУ и совершенствования делопроизводства.

Слайд 9

Учёт объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации. Следует отметить, что при определении объема документооборота следует учитывать все деловые бумаги. Учёт объёма документооборота: Имеется в виду, что содержание, автор, адресат, количество копий, наличие или отсутствие регистрации, число инстанций, через которые прошла бумага не должны влиять на учёт объема документооборота. Разумеется, что исходящие, входящие и внутренние деловые бумаги подлежат подсчёту отдельно друг от друга. Копии учитываются также отдельно.

Слайд 10

Таким образом, составления архивной описи дел и формирование дела фонда являются главными целями проведения учёта документооборота компании. В случае подготовки дел для передачи в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение , важным моментом станет подготовка паспорта архива организации. Учёт объёма документооборота:

Слайд 11

Приказ Генпрокуратуры России от 29.12.2011 № 450 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации» Учёт объёма документооборота:

Слайд 12

3.1. Под объёмом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом подразделении (приложение № 34) и в целом по прокуратуре. Такой учёт в обязательном порядке ведётся в вышестоящей прокуратуре, в районной прокуратуре - по усмотрению руководителя (приложение № 34, позиции 1 - 5, 7, 9). Учёт объёма документооборота:

Слайд 13

При работе в АИК «Надзор» сведения о документообороте можно получать из указанной системы в разделе «отчётные формы». Для получения этих сведений требуется при регистрации документов определять их по группам, создавая картотеки по подразделениям: входящие: обращения граждан – «ОГР», обращения юридических лиц – «ОЮЛ», уголовные дела – «УД», исходящие: ответы на обращения – «Отв», письма в организации – «Исорг», внутренние: рапорт – «рап», запрос – «звн». Учёт объёма документооборота:

Слайд 14

3.2. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 7-го числа следующего месяца представляются руководителю службы делопроизводства. 3.3. Результаты учёта документооборота обобщаются руководителем службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства. 3.4. При учёте обращений, переписки по ним и делам сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При направлении уголовных дел с сопроводительными письмами, заключениями и другими документами каждый вид документа (письмо, дело) при учёте считается самостоятельным документом. 3.5. Обращения, разрешение которых входит в компетенцию нескольких управлений и отделов, учитываются в каждом из этих подразделений. В графе «исходящие» документы учитывает только ответственное за разрешение обращения подразделение, подразделения-соисполнители учитывают эти документы в графе «внутренние». Учёт объёма документооборота:

Слайд 15

3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы, направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры, учитываются в графе «исходящие» тем подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе – тираж. Например: 1/52, 2/104. Учёт объёма документооборота:

Слайд 16

3.7. В строке 9 (приложение № 34) учитывается переписка с вышестоящими и подчинёнными прокуратурами, научными, другими организациями по основным и иным вопросам организации и деятельности: докладные записки, справки об исполнении приказов, указаний, распоряжений, переписка по вопросам прокурорской деятельности, копии документов организаций и ведомств, присланные для сведения, и другие документы, подлежащие формированию в дела согласно номенклатуре дел. 3.8. В графе «Общее количество документов» суммируется количество документов всех граф в данной строке и документооборот в целом. Учёт объёма документооборота: