Слайд 1
Сроки исполнения документов, порядок их определения Подготовила: Блохина Валентина Александровна студент ФНО ПСА – 43а Научный руководитель: Андреева Валентина Ивановна, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового труда и права социального обеспеченияСлайд 2
Сроки исполнения документов существуют в каждой организации. Они отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге нужно исполнить. Наличие определённых временных рамок позволяет не только контролировать исполнения документов, но и определять личную эффективность сотрудников.
Слайд 3
Сроки исполнения документов в делопроизводстве делятся на две группы: типовые индивидуальные
Слайд 4
Типовые сроки исполнения документов Они устанавливаются нормативными правовыми актами: распоряжениями правительства, федеральными законами, указами президента, постановлениями, инструкциями, регламентами, кодексами.
Слайд 5
Индивидуальные сроки исполнения документа Это время, отведённое на выполнение деловой бумаги, которое устанавливают непосредственно в рамках одной компании. Как правило , его закрепляют в соответствующем документе. В этом случае порядок и время рассмотрения определённых категорий деловых бумаг можно закрепить в инструкции по делопроизводству. При этом установленный срок исполнения документа можно изменить только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию. Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливают в компании, чтобы унифицировать всю работу с документами. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определённых категорий деловых бумаг. Как уже было сказано выше, индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем компании или автором документа. Во втором случае изменять временные рамки также может лишь сам автор деловой бумаги.
Слайд 6
Какие документы имеют срок исполнения? Самое главное, что стоит уяснить: 80% всех деловых бумаг в организации имеют сроки исполнения. При этом изначально документ может не иметь временного периода, а получить его лишь впоследствии, когда руководитель вынесет соответствующую резолюцию. При этом необходимо понимать, как в таком случае определять продолжительность периода и в какой момент следует начинать отсчёт по данному документу.
Слайд 7
Входящие документы Многие входящие документы, подлежащие регистрации , требуют определённой последовательности действий в их отношении. Как правило, регистрацией и сортировкой входящего потока занимается секретарь, поэтому ему важно уметь определять период выполнения входящей корреспонденции. Если входящий документ имеет типовой срок исполнения, то его необходимо поставить на контроль исполнения во время регистрации . Остальную документацию ставят на контроль только после того, как ее рассмотрит руководитель . Таким образом, то же предложение о сотрудничестве, полученное от другой компании, может получить временной период на выполнение после просмотра руководителем. В данном случае он может быть установлен в виде резолюции на документе и иметь подробную информацию о дальнейших действиях.
Слайд 8
Приказы Не стоит забывать, что все приказы требуют выполнения в определённое время. При этом текст приказа всегда содержит дату, с которой вступают в силу определённые изменения. В большинстве своём формат даты, в котором указывается исполнительный период, отображается последним днём исполнения. К примеру, «… по 20.03.2020…», «… до 20.03.2020…» и так далее. В таком случае может быть и указано время, к которому поручение нужно исполнить. К примеру , речь может идти о необходимости подготовить определённую документацию к 10 часам утра последнего дня, указанного в периоде исполнения. Ряд приказов может содержать информацию о введении каких-либо изменений в деятельность организации. В таком случае период исполнения, с которого изменения вступают в силу, указывают в виде «… с 15.03.2020».
Слайд 9
Как определить срок исполнения документа? Виды сроков исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Чтобы определить срок исполнения конкретного документа, секретарям удобнее иметь под рукой перечень данных временных рамок. Такая шпаргалка позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определённым последствиям, в том числе и административным наказаниям. Перечень документов организации с типовыми сроками исполнения: Жалобы подлежат исполнению в течение 30 дней. Запросы из государственных органов, если не установлен срок, подлежат исполнению в течение 30 дней. Договоры сторонних организаций согласовываются в срок до 15 дней. Служебные записки подлежат исполнению в течение 5 дней. Если речь идёт о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге нужно выполнить. При отсутствии срока во входящем документе, его может поставить в виде резолюции руководитель компании при рассмотрении деловой бумаги. По правилам делопроизводства срок исполнения документа считают в календарных днях. В рабочих днях срок исполнения считают, только если об этом прямо сказано в резолюции или тексте документа. Например , «Подготовить ответ в течение 10 рабочих дней» в письме от 18.01.2020. Таким образом , последний день исполнения документа – 31.01.2020.
Слайд 10
Важные нюансы, которые помогут определить срок исполнения документов: Если в резолюции указали дату окончания срока, то последний день исполнения поручения по документу — указанный последний день до конца работы, например, до 18.00. Например , срок – 30.02.2017. Таким образом , поручение нужно исполнить до 18.00 30.01.2017. Если в резолюции указали период, то срок исполнения документа считайте с даты вынесения резолюции. Например , подготовить доклад в течение 5 дней. Дата документа — 09.01.2017. Первый день исполнения поручения — 09.01.2020, последний — 13.01.2020. Перед датой в резолюции стоит предлог «по» . Указанная дата — последний срок исполнения. Перед датой стоит предлог «до» . Последний день исполнения поручения — день перед указанной датой. Перед датой указано «не позднее» . Последний день исполнения поручения — указанная дата. Срок исполнения документа с пометкой «Срочно» — три календарных дня. Если документ поступил с пометкой «Оперативно» , то его исполняют в течение 10 дней. Например , документ поступил в организацию 20.01.2020. Первый день срока исполнения документа — 20.01.2020; последний день — 29.01.2020. Если последний день срока исполнения документа выпадает на нерабочий день, днём окончания срока считают ближайший предшествующий ему рабочий день.
Слайд 12
Как исчислять сроки исполнения документов? Срок исполнения для входящего документа считайте с даты, когда он поступил в организацию. Срок исполнения для внутреннего документа – с даты, когда его подписали или утвердили . Оперативно передавайте документ исполнителям в самые короткие сроки – в день поступления или на следующий день , если документ поступил в нерабочее время . Срочные документы передавайте исполнителям незамедлительно .
Слайд 13
Изменение и нарушение сроков исполнения Если исполнитель не успевает выполнить определённые указания по работе с документацией в строго установленное время, он должен составить служебную записку. Содержанием данной деловой бумаги должна стать просьба о переносе или продлении временного периода и указание причины, по которой это необходимо. Служебную записку нужно составить на имя человека, который устанавливал временной период требований.
Слайд 14
При просрочке секретарь должен потребовать наличие объяснительной записки с причиной, по которой определённые требования не исполнили вовремя. При этом объяснительная записка должна быть написана в том структурном подразделении, в задачи которого входило исполнение деловой бумаги и требований, изложенных к ней. Доложите о нарушении руководителю организации и представьте полученное объяснение. Руководитель решит, есть ли виновные и какие меры ответственности применить: сделать замечание , объявить выговор . Отметим, что переносить сроки исполнения документа можно только в случае, если речь идёт о индивидуальных сроках. При этом одобрение на продление или перенос временного периода вам может дать только автор самого документа или резолюции.
Притча о гвоздях
Астрономический календарь. Июнь, 2019
Сказка на ночь про Снеговика
Знакомые следы
Петушок из русских сказок