Информационно - справочные документы

Муниципальное автономное образовательное учреждение

дополнительного образования детей

«Детско-юношеский центр»

Методический материал к занятию по делопроизводству

«Информационно - справочные документы»

Выполнила: Седова Тамара Петровна

Руководитель: Кассис Светлана Николаевна,

заместитель директора

по учебно-воспитательной работе

Салехард, 2012

Содержание работы

        Введение………………………………………………………………………….3

1. Протокол  и выписка из протокола….……………………………………….3

2. Докладная записка…………………………………………………………….6

3. Справка………………………………………………………………………...7

4. Акт……………………………………………………………………………...8

Список литературы……………………………………………………………..10

Введение

        Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

        Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

        Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от  руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

1. Протокол и выписка из протокола

           Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов.

           Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

           В организации протокол может издаваться в краткой и полной формах. В краткой форме протокола ход обсуждения ход обсуждения вопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение.

           Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

           Во вводной части указываются председатель или председательствующий секретарь. В следующей части (ПРИСУТСТВОВАЛИ) дается список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

           Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая включает перечень рассматриваемых вопрос, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.  Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

           Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые печатаются от «нулевого»  положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада. Аналогично оформляются разделы «ВЫСТКПИЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

           Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

           Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

           Ответственность за оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа, секретаря руководителя или на секретаря, выбранного на данном собрании, например на собрании трудового коллектива.

           Протокол оформляется на общих бланках организации или специальном бланке протокола, и имеют следующие реквизиты:

1. Наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается от границы левого поля, если протокол оформляется на угловом бланке или по центру – на продольном бланке прописными буквами, полужирным шрифтом.
2. Вид заседания, совещания  отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.
3. Место провидения заседания, совещания указывается при необходимости. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
4. Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала.
5. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами  и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
6. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
7. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится.

Выписка из протокола  представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку и протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись.  Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты.

Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

2. Докладная записка

Докладная записка – документ, информирующий руководителя своей или вышестоящей организации или структурного подразделения о выполненной работе, сложившейся ситуации ит.д. Докладные записки бывают инициативными, информационными и отчетными.

           Инициативная докладная записка составляется по инициативе автора документа. Цель ее создания – привлечь внимание адресата к какой-либо проблеме и побудить его принять решение, проект которого автор излагает в тексте докладной записки.

           Информационные и отчетные докладные записки составляются по устному или письменному распоряжению руководителя организации или структурного подразделения.

           Цель составления информационной докладной записки – проинформировать руководителя о ходе какого-либо протяженного во времени процесса, например о поэтапном внедрении новой информационно-поисковой системы. Такие записки составляются, как правило, с определенной периодичностью.

           Отчетные докладные записки содержат доклад руководителю о завершении какой-либо работы или ходе выполнения планов, указаний и т.д.

           Докладные записки, адресованные за пределы организации, называют внешними. Такую докладную записку оформляют на общем бланке организации, ее подписывает руководитель организации, она подлежит регистрации. Внутреннюю докладную записку, адресованную руководителю организации или руководителю структурного подразделения, обычно оформляют на стандартном листе бумаги формата А4. Подписывает ее составитель.

   Докладные записки имеют следующие реквизиты:

1. дата;
2. адресат;
3. название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
4. заголовок к тексту;
5. текст;
6. подпись;
7. отметка об исполнителе.

           В тексте докладной записки о нарушении включаются сведения о работнике, допустившем нарушение, его должности, структурном подразделении, стаже работы в данной организации, дате и виде нарушения, наличии письменного объяснения. Составитель докладной записки излагает также сове мнение о нарушении и предлагает меры дисциплинарного воздействия, которые, по его мнению, следует применить к нарушителю.

3.Справка

            Справка – документ, в котором содержится описание состояния дел или подтверждение каких-либо событий и фактов.

           Справки могут составляться по указанию вышестоящей организации или должностного лица. Если справка направляется в другую организацию, она оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. Если справка адресована должностному лицу в той же организации, ее оформляют на стандартном листе бумаге формата А4 или А5 за подписью составителя.

           Текст справки может быть представлен в виде таблицы или состоять из нескольких разделов, иметь ссылки и пояснения.

           Справка, в которой описывается состояние дел, должна в заголовке иметь указание на период времени, к которым относятся приведенные в справке сведения, например, «О неисполненных документах за период с января по март 2008 г.».

           Справки, оформленные листах формата А5, могут не иметь заголовка.

           В некоторых случаях, если требуется подтверждение фатов чей-либо личной или трудовой биографии, справки выдаются на руки работникам организации или частным лицам. Эти справки, кроме требуемых сведений, должны содержать справочные данные об организации.

           Справки, подтверждающие размер зарплаты, должны подписываться руководителем организации и главным бухгалтером.

4.Акт

           Акт – официальный документ, составленный специально созданной комиссией или группой лиц для подтверждения, установленных ими фактов (аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

           В акт включается только сведения и факты, которые лично установлены подписавшими его лицами. В некоторых случаях в актах (например, в актах ревизий финансово-хозяйственной деятельности) содержатся выводы и рекомендации по исправлению сложившейся ситуации. Акт оформляется на специальном бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и включает в себя следующие реквизиты:

1. наименование организации или структурного подразделения;
2. название вида документа (АКТ);
3. место составления, дата, заголовок к тексту, текст, подписи;
4. в некоторых случаях – гриф утверждения.

           Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей части. Во вводной части излагаются сведения о документах или событиях, которые послужили основанием для составления акта, например:

Основание: приказ генерального директора

                      открытого акционерного общества «Радуга»

                      от 23 сентября 2007г.

           В констатирующей части излагаются факты, выводы, заключения.

           В конце текста помещаются данные о количестве экземпляров акта и их месте нахождения, например:

           «Акт составлен в трех экземплярах: первый передан И.И. Малкину, второй – П.П. Иванову, третий подшит в дело №___».

           Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Если кто-то из составителей акта не согласен с мнением, изложенным в документе, он указывает в акте: «Замечания прилагаются» и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Если кто-либо отказывается подписывать акт, например акта нарушении нередко отказывается подписывать лицо, совершившее нарушение, в этом случае рекомендуется составить акт об отказе от подписи.

Список литературы

1. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2008. – 352 с.
2. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта / И.Ю. Бойкова. – М.: Эксмо, 2009. – 336 с.
3. Вялова Л.М. Основы делопроизводства: Учебник для 10 - 11 кл. / Л.М. Вялова. – М.: Академия, 2012. – 176 с.
4. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. И перераб. – СПб.: Питер, 2011. – 224 с.
5. Роргожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб.: Питер, 2007. – 192 с.
6. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.-практ. Пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.]; под. Ред. И.К. Конеева. – М.: Проспект, 2008.