Тайм-менеджмент в организации работы учителя
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости, наступление апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости , займемся тайм-менеджментом .
09.11.2015 Тайм-менеджмент в организации работы учителя
20 лет 40 лет 60 лет 8 0 лет / 0 лет Схема «Пирог времени!»
Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени.
Тайм-менеджмент – в переводе с английского означает «управление временем». Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента ("ТМ") - упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы все важные дела успевать делать.
Сенека рекомендовал: вести письменный учет времени; делить время на: хорошо, плохо потраченное и утерянное за бездельем; оценивать свою жизнь согласно наполненности прожитого периода.
Большинство известных творческих личностей владели методами управления временем . Они его экономили, планировали, организовывали . Аристотель, Архимед, Ньютон, Дюма, Ленин, Энгельс – строили схемы расхода времени, что позволяло им эффективно проводить не день или месяц, а всю жизнь.
Планирование высвобождает время Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию.
1. Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.
2. Планировать и думать нужно всегда на бумаге . Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели.
Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25 %. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.
Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. 3. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма, зарядит энергией.
от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. 4. Планируйте Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.
Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. «Дерево решений» Дерево - ключевая задача Ветви - подзадачи для ее выполнения Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.
5. Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90 10 % времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело . Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел , присваивая каждой задаче свой уровень важности . После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия , если не будет выполнена в срок.
6. Метод АБВГД (для расстановки приоритетов, очень простой способ планировани ), т.е. каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. А - указывает на самое важное дело с самыми (серьезными последствиями в случае невыполнения). Главное правило: не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д. Д - означает «долой !» (отмечают малосущественные задачи, которые ни на что не влияют). Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел (пример, самое важное дело в Вашем списке обозначается как А1).
7. Закон принудительной эффективности Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.
Бах , Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее. Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило.
Помните: закон принудительной эффективности говорит, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.
8. Метод ( окно, принцип) Эйзенхауэра (классификация носит имя американского президента) Все дела можно разделить на 4 группы: Срочные и важные; Важные, но не срочные; Срочные, но не важные; Не срочные и не важные.
Первостепенные задачи - это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы - за них нужно приниматься самому и немедленно . Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать . Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв . Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе . Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество . Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.
9. Метод «съесть лягушку? » Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день . Лягушка сравнивается с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать . Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
10. Слово «нет» экономит неожиданно много времени Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу. Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет). Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.
Поглотители и ловушки времени ( Алан Лэкейн ) Отсутствие приоритетов в делах. Отсутствие самодисциплины. Попытка слишком много сделать за один раз. Неумение довести дело до конца. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. Отвлечение (шум). Плохое планирование трудового дня. Болтовня на частные темы. Излишняя коммуникабельность. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. Синдром «откладывания». Чрезмерное чтение. Спешка, нетерпение Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров. Чрезмерность деловых записей. Отрывающие от дел телефонные звонки. Длительные ожидания (например, условленной встречи). Незапланированные посетители. Большие затраты времени на передвижение Неспособность сказать «нет». Желание знать все факты. Неполная, запоздалая информация
11. «Корзина для мусора» Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено , что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора - один из самых эффективных инструментов управления временем.
12. Принцип равновесия Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы – это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу », и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.
3 вопроса для Вашей эффективности Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня: Какие дела самые важные и ценные? Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение? Как использовать свое время с наибольшей пользой? Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.
Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.