Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Кузнецкий техникум сервиса и дизайна им. Волкова В.А.»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

по учебной дисциплине

ОП.13 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

для  специальности:

40.02.01 Право и организация социального обеспечения

Автор: Ячевская Ольга Сергеевна

Преподаватель

Номинация: Учебно-методические материалы для студентов

Новокузнецк, 2022

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Практические работы (инструкции)

Практическая работа № 1

Практическая работа № 2

Практическая работа № 3

Практическая работа № 4

Практическая работа № 5

Практическая работа № 6

Практическая работа № 7

Практическая работа № 8

Практическая работа № 9

Практическая работа № 10

Практическая работа № 11

Практическая работа № 12

Практическая работа № 13

Практическая работа № 14

Практическая работа № 15

Практическая работа № 16

Практическая работа № 17

Практическая работа № 18

Практическая работа № 19

Практическая работа № 20

Практическая работа № 21

Практическая работа № 22

Практическая работа № 23

Практическая работа № 24

2. Критерии оценки выполнения практических занятий

Список литературы.

Введение

Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности по созданию, оформлению, обработке и хранению документов, включает в себя всю совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях, на предприятиях и в судебных органах:

- составление документов;

- регистрация полученных документов и другой корреспонденции;

- организация и контроль исполнения;

- формирование номенклатуры дел и справочных фондов;

- экспертиза научной и практической ценности;

- хранение;

- обеспечение секретности и сохранности служебной тайны;

- передача в архив.

Данные методические рекомендации по выполнению практических работ по дисциплине «Документационное обеспечение управления» разработаны в соответствии с требованиями ФГОС СПО  по специальности 40.02.01 Право и организация социального обеспечения

По дисциплине «Документационное обеспечение управления» на практические занятия учебным планом и рабочей программой отводится 50 часов.

Цель практических занятий формирование или развитие профессиональных и общих компетенций посредством закрепления на практике полученных теоретических знаний и овладения умениями и практическими навыками.

Достижение цели будет обеспечиваться на практических занятиях посредством решения следующих задач:

1. образовательная: овладение обучающимися практическими умениями, знаниями, необходимыми для освоения ОК и ПК;
2. воспитательная: формирование мотивационно-ценностного компонента компетенций, обеспечение условий и средств для формирования личностных качеств и отношений;
3. развивающая: формирование соответствующих мыслительных операций и познавательных процессов, развитие эмоциональной и волевой сфер личности, общих и специальных способов, обеспечивающих решение профессиональных и познавательных задач.

Эти задачи определяют форму проведения и виды практических работ.

В результате проведения практических занятий обучающийся должен уметь:

У1.         оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с действующим ГОСТом;

У2.         осуществлять обработку входящих, внутренних и исходящих документов, контроль за их исполнением;

У3.         оформлять документы для передачи в архив организации.

ДУ4 - оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий;

ДУ5 - использовать информационные технологии в электронном документообороте.

В результате освоения дисциплины, обучающиеся должны обладать следующими общими  и профессиональными компетенциями, включающими в себя способность:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Ориентироваться в условиях постоянного изменения правовой базы.

ПК. 1.1. Осуществлять профессионально толкование нормативных правовых актов для реализации прав граждан в сфере пенсионного обеспечения и социальной защиты.

ПК 1.2.Осуществлять прием граждан по вопросам пенсионного обеспечения и социальной защиты.

ПК 1.3. Рассматривать пакет документов для назначения пенсий, пособий, компенсаций, других выплат, а также мер социальной поддержки отдельным категориям граждан, нуждающимся в социальной защите.

ПК 1.4. Осуществлять установление (назначение, перерасчет, перевод), индексацию и корректировку пенсий, назначение пособий, компенсаций и других социальных выплат, используя информационно-компьютерные технологии.

ПК 1.6. Консультировать граждан и представителей юридических лиц по вопросам пенсионного обеспечения и социальной защиты.

ДПК 2.4.        Вести деловую переписку по вопросам пенсионного обеспечения и социальной защиты.

Предложенные к выполнению практические занятия выполняются с использованием возможностей компьютера (текстовых редакторов, и интернета).

В процессе обучения основным руководящим материалом для студентов является ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Все практические работы №3,5,7,11,17,18,21,23 носят характер контрольных точек. Выполнение этих работ оценивается дифференцированной оценкой, которая является обязательной для всех студентов.

1. Практические работы (инструкции)

Практическая  работа № 1

Тема: Оформление основных реквизитов организационно-распорядительных документов с использованием информационных технологий

Учебная цель: изучить требований к оформлению документов; научиться оформлять основные реквизиты с использованием текстового редактора

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1, ДУ4, ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word

Инструкция по выполнению практической работы

1. Прочитайте лекционный материал по теме.

2. Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Запишите в тетради название практической работы

4. Выполните задания 1, ответы запишите в тетради

5. Задания 2 выполняется на компьютере.

Практические задания

Задание 1. Ответьте на вопросы?

1. На каких документах располагается реквизит «Герб»? Где он располагается?
2. Где располагается реквизит «наименование организации»? Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита наименование организации.

1)МГУ;РУДН;РГГУ; ВНИИсехозмаш;

2)Всероссийская академия сельскохозяйственных наук им. В.И. Ленина (ВАСНИЛХ)

3)акционерное общество «Каскад»: общество с ограниченной ответственностью

«Платон»

4)фирма «спутник; Фирма «Виола»; пивная компания «Цезарь»

5)Отдел маркетинга; отдел перевозок;

6) машстройсклад.

3.  В каких документах указывается реквизит «Справочные данные об организации? Какая информация включается в этот реквизит?

4.Что считается датой документа? Какие существуют способы написания дат? В каких случаях используются каждый из способов?

5. Исправьте  ошибки в написании дат. Отметьте вариантные случае их написания:

1)1.12.04,17.07.2015 г, 1.1.15, 09/05/2015, 12.05-15

2)12 декабря 2015, 17 апр.2015,11.декабря/15 г., 13 ноября ,15

3) 17/X-15 г.; 10/ -15 г., 25. X.15,

4)с 2004 по 2005 гг, 2015 по 2016 гг., с 2002-2005, с 2004 года по 2005 год, с 23-25 декабря 2015,

5)девятое мая, восьмое марта (как праздничные дни),

6) 5-ого мая, к 3-ему января, 1-ое марта, к 17-у февраля.

6. На каких документах проставляется реквизит «адресат»? Какую информацию включают этот реквизит? Как оформляется адрес физического лица?

7. В каких случаях документ должен содержать приложения? Где располагается данный реквизит?

8. Каково назначение реквизита «заголовок к тексту»? В какой форме составляется заголовок?

9. В каком случае оформляется резолюция? Где располагается данный реквизит?

10. В каких случаях происходит согласование документа? Какие могут быть варианты согласования?

11.Какие документы подлежат утверждению? Каким способом они утверждаются? Каковы варианты оформления этого реквизита?

12. Для чего проставляется печать? Перечислите документы,  на которых должна ставиться печать?

Задание 2. Оформите следующий реквизит в соответствии с требованиями ГОСТ Р.7.0.97-2016

1. Ул. Суслова, д. 171, кв. 12, Москва, 121054, Поповой Л.Н.

2. Директору Магнитогорского металлургического завода И.И. Иванову.

 3.  Государственный комитет РФ по народному образованию, Сидорову П.Н. начальнику отдела труда и зарплаты.

 4. Утверждаю, Ермаков Н.И., Заместитель директора по учебно-производственной работе. 00.00.00.

5.  Согласовано. Начальник отдела кадров. 17.09.00 Иванов И.И.

6.   Режков Е.Г., ректор института, подпись.

7. 15.08.00 Инспектор отдела кадров. Сидоров С.С. Верно. Копия

8. Приложение. Инструкция по делопороизводству на 7 листах в 3 экз.

9. Председатель комиссии. Л.В. Трофим. Члены комиссии. С.С. Сергеев, В.А. Антонов, К.Л. Якуш.

10. Утверждено. Протокол заседания правления. 12.05.00. № 10.

 11. Заголовок к тексту: О реорганизации структура предприятия и организации.

12.  Приложение. 1. План работы секции. 2. Отчет работы комиссии.

Практическая работа № 2

Тема: Составление формуляра - образца формата А4

Учебная цель: изучить требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. к оформлению документов.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ДУ4,  ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1.Рабочая тетрадь (в клетку, в линейку или на печатной основе).

2.Ручка, линейка.

3. Лист формата  А4

Инструкция по выполнению практической работы

1. Прочитайте лекционный материал по теме.

2. Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Запишите в тетради название практической работы

4. Выполните задания 1, ответы запишите в тетради

5.Задания 2 выполняется на листе формата А4.

Практические задания

Задания 1.

Для повторения пройденного материала необходимо ответить на следующие вопросы:

1) Что такое реквизит?

2) Что такое бланк документа?

3) Какие виды бланков существуют?

4) Из каких элементов состоит гриф утверждения?

5) Из каких элементов состоит резолюция? Как она оформляется?

6) Как формируется заголовок к тексту документа?

7) Из каких элементов (максимально) состоит реквизит адресат?

8) Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?

9) Как оформляется отметка о наличии приложений?

10) Как оформляется реквизит подпись, если документ подписывает

несколько лиц, занимающих разные должности?

11) Как оформляется реквизит подпись, если документ подписывает

несколько лиц, занимающих равные должности?

12) Какие виды согласования Вы знаете?

13) Из каких элементов состоит гриф согласования?

Задания 2

На листе формата А4 изобразить схемы расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Оформить следующие реквизиты:

а) адресат;

б) гриф утверждения;

в) резолюция;

г) отметка о наличии приложений;

д) подпись;

е) гриф согласования;

ж) отметка о заверении копии.

Практическая работа №3

Тема: Составление бланка конкретной организации»

Учебная цель: изучить требований к оформлению документов; научиться оформлять основные реквизиты с использованием текстового редактора

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ДУ4,  ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word

Инструкция по выполнению практической работы

1. Прочитайте теоретический материал по теме.

2. Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Запишите в тетради название практической работы

4. Выполните задания 1, ответы запишите в тетрадь

5.Задания 2 выполняется на листе формата А4.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Официальные бланки, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк – лист бумаги, с воспроизведением на нем реквизитов, носящих постоянную информацию об организации-авторе.

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, либо могут быть введены в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Пример: 

Контрольные вопросы

1. Дайте определения бланкам документа.

2. Какие виды бланков вы знаете?

3. Для оформления каких документов используется общий бланк организации?

4. Какие постоянные реквизиты наносятся на общий бланк?

5. Когда общий бланк становится бланком документа конкретного вида?

6. Какие переменные реквизиты содержит общий бланк организации?

Практические задания

1. Оформите бланки письма вашей организации с продольным и угловым  расположением реквизитов.
2. Разработать фирменный бланк Вашего предприятия  с логотипом.

Практическая работа № 4

Тема: Составление и оформление проектов организационных документов. Устав, положение, инструкция.

 Учебная цель: изучить требований к оформлению учредительных документов.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word

Инструкция по выполнению практической работы

1. Прочитайте теоретический материал по теме, ответьте на контрольные вопросы

2. Внимательно прочитайте задания для практического занятия

4. Задание выполните на компьютере

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, учредительный договор, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы аппарата управления, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ), должностные инструкции работников, правила и др.

Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться могут организационные документы непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа. Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4.

Обязательны реквизиты этих документов следующие:

 наименование организации – автора документа;

 наименование вида документа;

 дата;

 номер документа;

 заголовок к тексту;

 подпись;

 гриф утверждения.

. Контрольные вопросы

1. В каком случае составляется учредительный договор и устав предприятия, а когда только устав предприятия?

2. Чем определяется структура учредительного договора? Каким правовым актом?

3. Каков порядок заключения, составления, оформления и вступления в силу учредительных документов?

Практическое задание

1. Составить Устав своего предприятия.

2.Оформить положение о структурном подразделении.

3. Оформить учредительный договор.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом учредительных документов. В пакет учредительных документов организаций (предприятия) входят: учредительный договор; устав;  положение об организации;  положение о структурном подразделении;  структура и штатная численность;  штатное расписание;  должностные инструкции.

Практическая работа №5

Тема: Составление и оформление проектов организационных документов. Должностная инструкция.

Учебная цель: изучить требований к оформлению должностных инструкций.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

3. Квалификационные характеристики, образец должностной инструкции.

Инструкция по выполнению практической работы

1. Прочитайте теоретический материал по теме, ответьте на контрольные вопросы

2. Внимательно прочитайте задания для практического занятия

4. Задание выполните на компьютере

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

 Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

 Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач.

Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

 Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения или отделом кадров, согласовывается с юристом, руководителем кадровой службы, подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

•        Профессиональные стандарты;

•        Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;

•        Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9;

•        Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н;

•        другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.

При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.

Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. Включают в себя:

•        функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»;

•        категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.);

•        порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу);

•        подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении;

•        порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать;

•        квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения);

•        чем должен руководствоваться в своей деятельности;

•        документы, знание которых является обязательным.

2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.

4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.

5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта – ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.

6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:

•        критерии оценки деловых качеств работника, такие как квалификация, профессиональная компетентность, интенсивность труда, проявление инициативы;

•        критерии оценки работы – результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей, качества выполненной работы, своевременности ее выполнения и т. п. При этом оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основании как объективных показателей, так и мотивированного мнения непосредственного руководителя.

7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Контрольные вопросы

1. К каким документам относятся инструкции?

2. Кем утверждаются должностные инструкции?

3. Что регулируют инструкции?

4. Какова структура инструкции?

5. Назовите особенности оформления должностной инструкции.

Практические задания

Вариант 1

Составить и оформить должностную инструкцию юрисконсульта коммерческой организации

Вариант 2

Составить и оформить должностную инструкцию секретаря директора

Вариант 3

Составить и оформить должностную инструкцию помощника адвоката

Вариант 4

Составить и оформить должностную инструкцию повара

Вариант 5

Составить и оформить должностную инструкцию дворника

Вариант 6

Составить и оформить должностную инструкцию бухгалтера

Вариант 7

Составить и оформить должностную инструкцию преподавателя

Вариант 8

Составить и оформить должностную инструкцию специалист по кадром

Вариант 9

Составить и оформить должностную инструкцию директора

Вариант 10

Составить и оформить должностную инструкцию водителя

Практическая работа №6

Тема: Составление и оформление проектов распорядительных документов. Приказ

Учебная цель: изучить требований к оформлению распорядительных документов.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1.Рабочая тетрадь (в клетку, в линейку или на печатной основе).

2.Ручка, линейка.

3. Лист формата  А4

Инструкция по выполнению практической работы

1. Прочитайте теоретический материал по теме.

2. Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Используя образец документа и рекомендации по его оформлению составить свой вариант документа по предложенным вариантам текста.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Приказы — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях. Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений. Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;

исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:

структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;

разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;

 создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;

финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;

вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;

работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;

вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах. Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах.

Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

эмблема или логотип – если есть;

название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;

вид документа;

место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;

дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;

регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;

заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;

текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;

подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__). В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:

Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.

Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.

Ограничение доступа.

Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.

Практические задания

1. Составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству. В констатирующей части указать , что инструкция издается в целях упорядочения документооборота на предприятии и в соответствии с решением заседания собрания акционеров о совершенствовании работы с документами на предприятии. В распорядительной части утвердить инструкцию и поручить заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением инструкции.

2. Составить приказ о проведении ревизии по проверке финансового учета в коммерческой организации. В констатирующей части указать, что основанием для проведения ревизии явилась докладная записка начальника финансового отдела, где зафиксированы факты грубого нарушения финансового учета в бухгалтерии. В распорядительной части назначить состав комиссии по проведению ревизии (председатель, члены комиссии), указать время проведения ревизии, установить контроль за исполнением данного приказа.

3.Составить приказ по личному составу о присвоении повару III разряда Ивановой В.И. IV разряда в связи с прохождением Ивановой В.И. курсов повышения квалификации.

4. Составить приказ о приеме на работу Попова В.В. на должность инженера в отдел обслуживания потребителей с 01.10.14 с окладом согласно штатному расписанию.

5. Составить приказ по основной деятельности о графике работы в праздничные дни (начальник охраны должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; директор по персоналу должен обеспечить дежурства на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов; главный бухгалтер должен оплатить дежурства в полном размере).

6. Составьте приказ о переводе сотрудника в отдел реализации с должности менеджера на должность старшего менеджера.

Практическая работа №7

«Оформление проектов распорядительных документов с использованием информационных технологий»

Учебная цель: изучить требований к оформлению распорядительных документов.

Время 2 часа

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Внимательно прочитайте задания для практического занятия

2. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Практические задания

Задания 1. Выполняется в тетради.

Выберите верное утверждение

1. Решение издается на основе коллегиального руководства

2. Текст приказа по основной деятельности ,как правило, состоит из двух частей

3.Констатирующая часть текста в приказе по основной деятельности может отсутствовать

4. Пункты текста приказа в распорядительной части нумеруются арабскими цифрами

5.Приказы по основной деятельности и по личному составу имеют общую нумерацию

6.Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста приказа самостоятельно не оформляется

7.Заголовок к тексту приказа по основной деятельности формулируется в родительном падеже

8.Приказ по основной деятельности, как правило, подписывает руководитель организации

9. Постановления и решения имеют одну подпись

10. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Организационно-распорядительный документ — это вид письменного документа, в котором фиксируются _______________________ административных и организационных вопросов, а также вопросов _____________________,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,

учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

2. Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими или некоторыми центральными органами ____________________ власти, действующими на основе _______________________ управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил

3. Решение — это распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым _____________________ власти.

4. Распоряжение — это ____________________________ управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенного должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий ______________ силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

5. Приказ — это правовой акт, издаваемый _____________________ организации, действующей на основе ________________________.

6. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - _______________________ и ___________________________.

7. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами:

__________________— в постановлении; _________________ — в решении;

___________________ — в распоряжении; ________________ — в приказе.

8. Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста распорядительного документа самостоятельно ________________________.

9. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который

формулируется в _____________________ падеже.

10. Приказы и распоряжения подписывает ___________________ или

___________________.

11. Постановления и решения имеют две подписи — ______________________________ и ________________________ коллегиального органа.

12. Распорядительные документы вступают в силу с момента их

_______________________ или доведения до сведения.

Задание 2. (выполняется на компьютере)

1. Составить и оформить документ. Распоряжение о повышении квалификации персонала. В связи с переходом на новую систему администрирования и предстоящей аттестации работникам предложено пройти обучение на курсах повышения квалификации; секретарю отдела – предоставить график проведения обучения сотрудников отдела.

 2. Составить и оформить документ. Распоряжение начальника отдела о надбавках за выслугу лет к окладу в размере 20-30% специалистам отдела.

3. Составить и оформить документ.  Указание о графике отпусков на 2012 год. Для составления графика отпусков предлагается составить списки работников с указанием срока предполагаемого ежегодного оплачиваемого отпуска в 2012 году. Передать составленные списки в отдел кадров до 1 июня.

4. Оформите приказ по основной деятельности.

Закрытое акционерное общество « БАК»

Приказ

15.04.2010  N15

Константиновск

О создании рабочих секторов в Управлении производства и внедрения информационных систем

В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем приказываю: 1. Создать в Управлении шесть рабочих секторов: разработки программного обеспечения, сопровождения информационных систем, операторов обработки данных, обслуживания клиентов, технического обеспечения, документационного обеспечения управления. 2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Ю. С. Руденко подготовить проекты положений о рабочих секторах. 3. Начальнику отдела кадров В. В. Васильевой внести изменения в штатное расписание и укомплектовать штат рабочих секторов. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора А. С. Королеву.

Генеральный директор В. Я. Яковлев.

5. Составить и оформить документ. Постановление о премировании работников социально – экономического отдела Администрации Константиновского района за высокие показатели работы отдела. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада.

Практическая работа №8

Тема:  Составление и оформление проектов справочно-информационных документов. Докладная записка

Учебная цель: изучить требований к оформлению докладных записок

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал составить краткий конспект.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Справочно-информационные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Справочно-информационные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К Справочно-информационные документам относятся: протоколы; докладные записки; предложения; объяснительные записки; заявления; представления; письма; акты; справки; сводки; заключения; отзывы; списки; перечни; телеграммы; факсы; электронные сообщения и другие справочные документы.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;

рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;

донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);

объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;

регулярные отчеты о ходе выполнения работ;

жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;

разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;

доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;

информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;

положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:

информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;

отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;

инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.

Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:

внешняя – направляется руководству другого учреждения;

внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:

нарушении трудового распорядка и дисциплины;

невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;

допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;

выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».

Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.

Выводы и рекомендации автора записки.

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;

получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;

название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);

ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;

короткая суть докладной;

содержание тремя обособленными блоками;

на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

сведения об организации-отправителе;

присвоенный документу номер;

город, в котором составлена докладная;

подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Пример докладной записки

Отдел кадров                                                                                            

 Генеральному директору

ООО «Омега»

Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров                            (подпись)                        Р.В. Сухаревский

Практические задания

Задания № 1

Составьте докладную записку для следующей ситуации. Менеджер отдела оптовых продаж договорился о поставках нового товара в сеть магазинов «Быстроном». Для скорейшего знакомства потребителя с товаром и повышения объема продаж было принято решение о размещении в торговых точках постеров с рекламой данного товара. Однако на складе филиала постеров в достаточном количестве не оказалось, и возникла необходимость заказать их на центральном складе фирмы. Докладную записку составил менеджер на имя начальника отдела оптовых продаж.

Задания №2

Вы работаете менеджером в туристической фирме «Арго». В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную записку на имя  директора фирмы.

Задания №3

Оформите докладную записку на имя директора предприятия Я начальника технологического отдела о выделении средств из директорского фонда для оказания материальной помощи в связи с временной потерей трудоспособности сотрудника в результате травмы, полученной на ежегодной спартакиаде сотрудников. Сотрудник должен получить возможность восстановить свое здоровье в санатории-профилактории предприятия в г. Сочи.

Задание №4

Отредактируйте тексты предлагаемых докладных записок. Составьте правильный вариант документов.

Текст 1

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                Директору зоомагазина

Отдел поставок                                                        «Мяукала»

Лимоновой Е.Н.

№ 54 12.06.2005

 г. С.-Петербург

О превышении количества товара

Уважаемая Елена Никаноровна!

Довожу до вашего сведения, что вчера наш отдел получил груз из Бразилии — диких обезьян. Но вместо 2 экземпляров, указан ных в накладной, в клетке резвились целых 4!!! Что нам теперь делать?

Менеджер                                                        Кукурузина P.P.

Текст 2

Нужно срочно и немедленно облагородить условия содержания продуктов на складе магазина.

Страшно смотреть, когда сосиски лежат прямо на полу, по которому ходят люди в кирзовых сапогах. Температура на складе настолько не соответствует действительности, что обычный сыр становится плавленым, а остальные продукты портятся.

Практическая работа №9

Тема: Составление и оформление проектов справочно-информационных документов. Объяснительная записка.

 Учебная цель: изучить требований к оформлению служебных записок.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал составить краткий конспект.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Объяснительная записка – это один из видов служебной записки, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта: причины опоздания на работу, прогула, отсутствия ученика в школе на уроках, невыполнения задания и т.п. Также объяснительная может сопровождать основной документ и содержать пояснения его отдельных положений.

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии,
• информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
• дата проступка,
• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации, а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Объяснительную записку необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Функции

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

• Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
• Поиск пути решений проблемы.
• Согласование предстоящей работы.
• Запрос необходимых сведений.
• Формирование инструкций.
• Извещение о чем-либо.
• Объяснение той или иной вещи.
• Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Докладные записки

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

• Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
• Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
• Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

• Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
• Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
• Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
• ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

• Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
• СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
• СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

• Факт правонарушения.
• Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Внештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Практические задания

Оформите 6 документов по предложенным зданиям на выбор.

Задание 1

Составить и оформить докладную записку от 16.09.2019 года инженера по технике безопасности В.С.Ильина главному инженеру ОАО «Лидер» о несоблюдении техники безопасности на стройучастке. Неоднократно ставился вопрос о соблюдении техники безопасности на стройучастке. Однако до сих пор отсутствуют ограждения на местах производства строительных работ. Именно: Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты. В заключении необходимо поставить вопрос о принятии срочных мер.

Задание 2

Составьте служебную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 4

Составить объяснительную записку о нарушении Вами правил техники безопасности.

Задание 5

Составить объяснительную записку о непосещении Вами занятий.

Задание 6

Составьте докладную записку директору ОАО «Гастроном» г-ну Селезневу А.К. от имени и по инициативе начальника контрольно-ревизионного отдела Петрова Н.С. о необходимости назначения в магазине №12 документальной ревизии товарных операций за период с 1.01.2000 по 11.04.2000 в связи с недостачей товарно-материальных ценностей на сумму 7 200 рублей, выявленной во время проведения инвентаризации 12.04.2019.

Задание 7

Составьте докладную записку директору ООО «СтанАрт» г-ну Филину Н.С. от начальника отдела Маркетинга г-на Сергеева К.Н., которому поручено доложить о причинах снижения объемов продаж за 2 квартал текущего года и дать свои предложения. Объем продаж во 2 квартале снизился на 12%, что привело к возникновению убытков в сумме 000 000 рублей. Причинами снижения объемов продаж явились:

· недопоставка товаров по ряду номенклатур основным поставщиком ОАО «Синтез-Дон» на сумму 000 000 рублей;

· снижение цен, в среднем на 5% на аналогичные товары основными конкурентами рынка;

· недостаточно развитая сеть дополнительных услуг, сопутствующих продаже товаров и обслуживанию покупателей, что значительно снижает конкурентоспособность фирмы.

Предложить провести комплексное маркетинговое исследование с привлечением консалтинговой фирмы «Вега-Центр».

Задание 8

Составьте докладную записку начальнику отдела г-ну Покровскому Н.С. от имени заведующего лаборатории г-на Новикова И.Н., которому поручено доложить о причинах нарушения сроков выполнения работ по договору № 145-23 и не предъявления результатов работы заказчику НПП “Альфа” в указанный в договоре срок и дать свои предложения.

Причинами несвоевременного выполнения работы явились:

· нарушение заказчиком срока предоставления опытных образцов для проведения технических испытаний, который составил 00 дней;

· проведение непланового ремонта лабораторного оборудования в период с 00.00.00 по 00.00.00

Предложить составить протокол соглашения по договору № 145-23 по поводу изменения сроков выполнения 1 этапа на 00.00.00

Задание 9

Составьте докладную записку директору ОАО “Дельта Дона” г-ну Лосеву А.Н. от имени и по инициативе главного бухгалтера Симоновой Н.Г. по поводу ее несогласия с его резолюцией от 12.03.2000 на письме ООО”Контакт” о проведении взаимозачета. В письме содержится предложение ООО о проведении зачета взаимных требований в счет нашей задолженности за оказанные ими услуги в сумме 12000 рублей по договору № 167-15 от 1.01.2000. Однако, до сих пор, по данному договору не составлен акт приема услуг. В соответствии с письмом Минфина РФ от 17.04.96 № 04-02-14/М «списание затрат по оказанию услуг сторонними организациями производится на момент подписания в установленном порядке акта приемки услуг от организации».

Таким образом, до тех пор пока не будет составлен акт приемки услуг, договор считается невыполненным, задолженность невозникшей, а взаимозачет безосновательным. Предложить оформить акт приема услуг по договору от 1.01.2000 № 023.

Задание 10

Составьте объяснительную записку начальнику отдела Кадров г-ну Ковалеву А.П. от имени инспектора отдела Заказов г-на Селина П.Н. по поводу его опоздания на работу на 50 мин. 14.03.2000. Опоздание произошло по бытовой причине в связи с неисправностью водопровода в доме, где проживает Селин П.Н. и экстренным вызовом аварийной службы. Подтверждение можно получить в ЖЭУ-14 по тел.00-00-00.

Задание 11

Составьте объяснительную записку начальнику отдела 12 ОАО «Вымпел» г-ну Королеву В.С. от имени инженера-программиста г-на Суслова Н.Г. по поводу произошедшего сбоя системы ПК в результате чего было испорчено программное обеспечение и частично утеряна информация в БД подсистемы «Управление проектами». Сбой произошел 23.04.2000 в 14 час 40 мин по причине аварийного отключения электропитания и отказе средств защиты от аппаратного сбоя. При этом присутствовали: ст.инженер-программист Комлева Н.П. и инженер-электроник Нестеров А.Н.

Задание 12

Составьте объяснительную записку заведующему магазина № 6 ОАО «Гастроном» г-ну Зуеву А.Г. от ст.продавца Митрохиной Н.Е. по поводу имевшего место случая обвеса покупателя Фроловой Е.С. при продаже ей колбасных изделий весом 1 кг, недовес составил 80 г. Данный факт был подтвержден актом Торговой инспекции Ворошиловского района от 6.04.2000 № 64, куда обратился покупатель. Указать причину, по которой произошел обвес (неисправность оборудования, недобросовесность и т.п.).

Практическая работа №10

Тема: Составление и оформление проектов справочно-информационных документов. Справка»

Учебная цель: изучить требований к оформлению справок.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.

Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

• Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
• Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

• Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
• Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

• Название компании.
• Указание получателя.
• Место составления.
• Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация: предмет проверки, причины и цели контрольных мероприятий, факты, установленные в ходе проверки, найденные нарушения, положительные аспекты, ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

• Название архивного документа.
• Дата его составления.
• Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

Практические задания

Составьте и оформите справки, необходимые в данных управленческих ситуациях.

Ситуация 1

Машинистка первой категории канцелярии управления делами Министерства печати и информации РФ Петрова Ирина Сергеевна обратилась в отдел кадров министерства с просьбой выдать ей справку с места работы для представления в Финансовую академию, где она учится на 2 курсе вечернего отделения факультета международных экономических отношений.

Ситуация 2

Слесарь муниципального ремонтно-строительного предприятия «Орион» муниципального округа «Войковский» Северного административного округа г. Москвы Абрамов Василий Федорович обратился с просьбой к руководству этого предприятия выдать справку по запросу муниципального детского сада № 6 Северо-Восточного округа г. Москвы, который посещает его дочь Абрамова Наташа. В справке необходимо подтвердить размер заработной платы, полученный слесарем в первом квартале текущего года (по месяцам).

Ситуация 3

В ходе инвентаризации товарно-материальных ценностей исследовательского центра Финансовой академии при Правительстве РФ была обнаружена недостача в сумме 111 000 рублей (две пишущие машинки «Оптима» по 55000 рублей за 1 шт.). Бухгалтерия академии потребовала возместить недостачу от старшего лаборанта центра Козловой Валентины Ивановны, которая отказалась это сделать. Администрация академии обратилась в Ленинградский районный суд г. Москвы с иском к Козловой В.И. Районный суд потребовал от академии представить справку, является ли Козлова В.И. материально-ответственным лицом, каков размер ее среднемесячного заработка, когда с ней был заключен договор о материальной ответственности, с какого времени она работает старшим лаборантом научно- исследовательского центра. Справка, подписанная ректором и главным бухгалтером, была представлена в суд к 10 ноября текущего года.

Ситуация 4

Инженер Соколов Олег Геннадьевич потерял работу в связи с ликвидацией предприятия и зарегистрировался на бирже труда в Северном административном округе г. Москвы. В октябре текущего года он нашел работу в ООО «Системы комплексной сигнализации». К 1 ноября ему необходимо представить на биржу справку о том, что он назначен на должность технического директора с окладом по штатному расписанию. Секретарь-помощник генерального директора Матвеева И.К., отвечающая за кадровую работу на предприятии, оформила необходимые сведения.

Ситуация 5

Старшая медицинская сестра больницы № 54 Министерства здравоохранения РФ Яковлева Елена Федоровна обратилась в бухгалтерию с просьбой выдать ей справку для получения денежной ссуды в размере 500 тыс. руб. сроком на 10 лет в Октябрьском отделении № 7813 Московского Сбербанка. В справке должны быть подтверждены место, должность, стаж работы и размер заработка за последние 3 месяца текущего года.

Ситуация 6

Ваш магазин «Зернышко» (В составе торгового дома «Арс»), специализирующейся на продаже хлебобулочных изделий, перешел на самообслуживание. По результатам работы вам (директору магазина) необходимо подготовить справку для генерального директора торгового дома «Арс», где должны найти отражения:

1. Организационные проблемы (создание благоприятных условий труда, причины конфликтов между продавцами и покупателями, сокращение товарных потерь из-за «забывчивости» покупателей и др.)
2. Технологические проблемы (состояние торгово-технологического оборудования складного помещения, участие в ярмарочных кампаниях др.)

Практическая работа №11

Тема: Составление и оформление проектов справочно-информационных документов. Акт

Учебная цель: изучить требований к оформлению акта.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал составить краткий конспект.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:

Ревизии и различные исследования.

Инвентаризация.

Испытание новой техники.

Передача товарно-материальных ценостей.

Передача дел новому руководителю.

Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.

Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

О списании активов.

О приеме-передаче активов/работ/документов.

О проверках техники/ итогов работы.

Об осмотрах.

О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.

Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.

Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.

Об испытаниях оборудования/образцов.

О ликвидации учреждения.

О ревизии/инвентаризации.

О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.  

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

Неисполнение своих обязанностей.

Невыполнение распоряжений руководителя.

Прогулы.

Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

О прогуле.

Об отказе в предоставлении объяснений.

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.

Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

Прием-сдача ценностей и документов.

Инвентаризация.

Расследование ЧП.

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

Дата и место оформления документа.

ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.

Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).

Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.

Объяснения, данные работником касательно нарушения.

Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.

Подписи лиц, оформлявших акт.

Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта.

Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающие установленные факты и события. В большинстве случаев этот вид документа составляется несколькими лицами с целью объективного фиксирования фактов или определенной ситуации (авария, хищения и т.п.). Однако возможно составление акта м одним, но специально, уполномоченным лицом (ревизор, инспектор).

Практические задания

1. Составьте акт по следующей ситуации. Директору предприятия «Омский бекон» поступают жалобы потребителей, недовольных качеством печеночного паштета. По приказу директора проводится проверка соблюдения санитарных норм в цехе по изготовлению паштета.

2. Вас назначили председателем комиссии по списанию товарно-материальных средств, а организации, где вы работаете заместителем начальника маркетингового отдела. Оформите акт о списанию товарно-материальных ценностей?

3. Составите акт приема передачи принтера HP LaserJet 4L, инвентаризационный номер 415 из отдела рекламы в бухгалтерию.

1. Составьте акт по следующей ситуации. Директору предприятия «Омский бекон» поступают жалобы потребителей, недовольных качеством печеночного паштета. По приказу директора проводится проверка соблюдения санитарных норм в цехе по изготовлению паштета.

2. Вас назначили председателем комиссии по списанию товарно-материальных средств, а организации, где вы работаете заместителем начальника маркетингового отдела. Оформите акт о списанию товарно-материальных ценностей?

3. Составите акт приема передачи принтера HP LaserJet 4L, инвентаризационный номер 415 из отдела рекламы в бухгалтерию.

Практическая работа №12

Тема: Составление и оформление проектов справочно-информационных документов. Протокол

Учебная цель: изучить требований к оформлению протоколов

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время: 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал ответьте на контрольные вопросы.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы могут быть трех видов:

краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников;

стенографические - весь ход заседания записывается подробно.

Краткие протоколы рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется и после заседания стенограмма расшифровывается, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер. Ответственность за оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа, секретаря руководителя или на секретаря, выбранного на данном собрании, например на собрании трудового коллектива.

Протокол оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Регистрационным индексом протокола является порядковый номер заседания, датой - дата заседания.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания совета директоров», «протокол совещания у директора завода».

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть начинается с указания председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании или являющихся членами коллегиального органа. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при необходимости указывают их должности.

Если есть приглашенные, их указывают отдельным списком, указывая должность, место работы. Если число приглашенных или присутствующих больше 15, то в протоколе указывают только общее число, а к протоколу прилагают список.

На многочисленных собраниях указывают только общее число человек (150). В вводной части указывают повестку дня - перечень вопросов, которые рассматриваются на данном заседании в порядке их значимости, которые формулируются в именительном падеже.

Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.

В тех случаях, когда текст доклада прилагается, после фамилии пишется «текст доклада прилагается». Аналогично оформляются разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2,0—4,0 интервалами. Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу. Стиль протокольных решений - распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.

Если какой-либо из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть зафиксировано в протоколе. Протоколы всегда имеют две подписи - председателя и секретаря.

Контрольные вопросы:

1. Каково назначение информационно-справочных документов в управленческой деятельности?

2. Каково назначение протокола заседания?

3. Какие разновидности протоколов бывают?

4. По какой схеме составляются разделы протокола?

5. Кто подписывает протокол?

Практические задания

1. Составить протокол совещания и протокол заседания Ученого Совета по предложенным текстам:

Вариант 1: Составьте протокол и оформите решение производственного совещания. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

В Центре повышения квалификации профессиональных работников образования при Министерстве образования и науки РФ состоялось производственное совещание, повестка дня которого включала два вопроса. По первому вопросу «Об итогах работы предприятия за I квартал 2010 года» выступила с докладом заместитель директора Дмитриева Т. Ю. В прениях по первому вопросу  выступили Потапов А. В. и Васильева Н. П., которые предложили утвердить отчет о работе предприятия за I квартал 2010 года. По второму вопросу «Об утверждении перспективного плана работы Центра на 2011 год» выступил с докладом директор Центра Иванов В. А. (он же был председателем собрания). В прениях по второму вопросу выступил Звягин Ф.Д., который предложил утвердить план работы на 2011 год. Вела протокол Краснова А. А.

Вариант 2: Составьте протокол и оформите решение Ученого совета. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

В Государственном университете сервиса состоялось заседание Ученого совета. Председатель П.А.Фокин, секретарь О.Н.Галкина. Присутствовали: члены ученого совета: А.В.Кузин, P.O.Проводкин, С.Д.Дробышев, К. 3. Шохин, В. В. Волков и др., всего 29 человек. На повестку дня был вынесен вопрос утверждения программы дистанционного обучения студентов. Докладчик — заведующий методическим кабинетом Р. О. Проводкин., а также вопрос о рассмотрении методических рекомендаций по учебным дисциплинам. Докладчик — заведующий лабораторией обучения А.В.Кузин. В прениях по первому вопросу выступил С. Д. Дробышев, который рассказал о первых результатах дистанционного обучения и предложил утвердить программу. Его в целом поддержали К.З.Шохин и В.В.Волков, но предложили увеличить продолжительность лекционного курса. Постановили внести изменения и утвердить программу. После заслушивания второго докладчика П.А.Фокин предложил К.З. Шохину провести рецензию методических указаний по дисциплине «Охрана труда». Члены Ученого совета решили назначить К.З.Шохина рецензентом методических указаний по дисциплине «Охрана труда», подготовленных кафедрой «Экологии».

Вариант 3:

Составить протокол заседания профкома АО Сарсинский ДОЗ о нарушении трудовой дисциплины начальником цеха 3 Вилисовым А.И. Присутствовали члены профкома Иванов А.Г., Сидоров Г.Д., Гилев С.П. Приглашенные - директор АО Сарсинский ДОЗ Кривоногов Г.Д. и зам. директора Бикурин Е.А. По вопросу выступил председатель профкома Сидоров Г.Д., в своем выступлении он доложил, что начальник цеха 3 неоднократно находился на своем рабочем месте в нетрезвом состоянии, показывая дурной пример своим подчиненным. Предложил объявить выговор Вилисову А.И. с занесением в личное дело, а при последующем нарушении трудовой дисциплины отстранить его от занимаемой должности. Расположить на общем бланке. Подшить в дело, остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Практическая работа № 13

Тема: Составление и оформление проектов личных документов. Заявление

Учебная цель: изучить требований к оформлению личных документов.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал составить краткий конспект.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните в тетради.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

1. Оформление заявления о приеме на работу, увольнения. Заявление о приеме на работу пишется гражданином собственноручно, без использования компьютера.

Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты:

- адресат, т.е. на имя кого оно подается (указывается должность, Ф.И.О.

руководителя).

- автор, т.е. чье это заявление, с указанием адреса места жительства

- вид документа – Заявление

- текст, в нем надо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник.

- дата, подпись

Если оговаривались какие-либо условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п. – это также пишется в тексте заявления. Крупные фирмы часто имеют разработанный трафаретный бланк заявления, который поступающий лишь заполняет.

Аналогично пишется заявление на увольнение

Образец написания заявления

Генеральному директору

АО «Тема» господину

Иванову Т.Б.

Гражданки Рыбиной Анны Ивановны,

проживающей по адресу: Москва

11123, ул.Строителей, д.12, кв.45.

Заявление

Прошу принять на работу в общий отдел руководителем группы правительственной переписки.

Дата

Роспись

2. Оформление заявления на предоставление отпуска Заявление о приеме на работу пишется гражданином собственноручно, без использования компьютера.

Основанием для предоставления отпуска, кроме графика отпусков, служит личное заявление работника. Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно содержит реквизиты:

- адресат (кому адресовано);

- автор (с указанием должности и структурного подразделения, где работает

работник);

- указание вида документа (заявление);

- текст;

- дата;

- подпись работника.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный или целевой дополнительный (учебный, специальный и т.д.). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало. Если в отпуск уходит руководящий работник, в заявлении указывается, на кого он возлагает исполнение своих обязанностей на время нахождения в отпуске. Кроме того, если работник уходит не в ежегодный очередной отпуск, а в отпуск по каким-то обстоятельствам, то заявление должно содержать основание предоставления такого отпуска со ссылкой на соответствующий документ, который прилагается к заявлению. Например, в заявлении об учебном отпуске делается ссылка на справку из учебного заведения; при отпуске по беременности и родам ссылаются на листок нетрудоспособности, в заявлении от отпуске по уходу за больным членом семьи ссылаются на документы из медицинских учреждений и т.д. Заявление составляется в одном экземпляре.

Контрольные вопросы

1. Кем оформляется заявление о приеме на работу?

2. Какие требования предъявляются к тексту заявления?

3. Каковы особенности текста заявления о предоставлении учебного отпуска?

4. Кто подписывает заявление?

Практические задания

1. Составьте заявление на имя директора ПО «Слава» о приеме на работу И.А. Иванова на должность бухгалтера. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте заявление о переводе на должность главного инженера А. Р. Новика. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте заявление В. Е. Дроздинского на имя директора ПО «Белпроект» об увольнении его с занимаемой должности. Остальные данные укажите самостоятельно.

Практическая работа № 14

Тема:  Составление и оформление проектов личных документов. Доверенность

Учебная цель: изучить требований к оформлению личных документов

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал составить краткий конспект.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Доверенность – полномочие представлять или действовать от имени другого лица в правоотношениях.

Стороны доверенности

Сторонами доверенности выступают доверитель («представляемый») и доверенное лицо («представитель», «поверенный»). Доверителем является как физическое, так и юридическое лицо, которое передает и оформляет часть своих полномочий и обязанностей постороннему человеку для осуществления последним юридически значимых манипуляций. 

Представителем считается гражданин, который действует в интересах доверителя и замещает его в проведении различных процедур. Этот человек должен быть совершеннолетним и дееспособным.

Доверенным лицом чаще всего выступает близкий родственник (родители, супруг, дети), друг, коллега по работе или совсем посторонний человек. Также не запрещается оформлять доверенность на иностранного гражданина.

Стороны доверенности связаны двусторонне-обязывающей договоренностью,  следовательно участники наделяются правами и обязанностями по отношению друг к другу.

Характеристика доверенности и гражданское законодательство

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (пункт 1 статьи 185 ГК РФ).

Основанием выдачи доверенности служат договоры, определяющие внутренние отношения между представителем и представляемым (трудовой договор, договор поручения и т. д.).

С правовой точки зрения доверенность является односторонней сделкой, указывающей полномочия представителя. К доверенности применяются правила, применяемые к односторонней сделке, но действуют специальные нормы.

Правила ГК РФ к доверенности применяются также в случаях, когда полномочия представителя содержатся в договоре, в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом, либо в решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений (пункт 4 статьи 185 ГК РФ).

Доверенность может выдаваться как непосредственно гражданину, так и юридическому лицу. Однако полномочия юридического лица, указанные в доверенности, должны ограничиваться рамками его специальной правоспособности. В противном случае доверенность признается недействительной (ст. 168, 173 ч. 1 ГК РФ).

Исходя из понятия можно выделить следующие признаки доверенности:

• Во-первых, для доверенности обязательна письменная форма. В зависимости от того кто является Доверителем и случаев, при которых будет необходимо предъявление доверенности, будет необходимо нотариальное закрепление доверенности.
• Во-вторых, Доверенность - это односторонняя сделка, так как Доверитель наделяет лицо определенными полномочиями для совершения необходимых действий;
• В-третьих, Доверенность является срочным документом (ст. 186 Гражданского Кодекса РФ). Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата её совершения, является ничтожной;
• В-четвертых, Доверенность имеет две стороны, это: доверитель  (лицо которое уполномачивает) и доверенное лицо (представитель; лицо, которому передают полномочия).

Права и обязанности доверителя

К правам и обязанностям доверителя относятся:

• право наделить представителя перечнем полномочий;
• право в любое время отозвать документ, т. е. аннулировать его положения;
• право  не согласиться с кандидатурой, подобранной доверенным лицом, действующим в порядке передоверия;
• обязанность оформить доверенность и выдать ее доверенному лицу;
• обязанность покрывать финансовые издержки представителя или изначально выдать некую сумму денег для выполнения поручения;
• обязанность принять все полученное в ходе выполнения договоренности от доверенного лица - документы, денежные средства и т. д.;
• обязанность выплатить вознаграждение, если заключенное соглашение возмездное.

Полномочия поверенного лица

Полномочия поверенного лица при оформлении доверенности состоят из:

• возможности отказаться быть доверенным лицом;
• точного выполнения поручений, прописанных в условиях доверенности;
• самостоятельного исполнения обязательств;
• поиска заместителя, если доверитель прописал подобную возможность;
• уведомления представляемого о ходе осуществления поручения;
• незамедлительной передачи всех полученных документов, денег, ценностей и т. д.;
• по окончании срока действия представитель обязуется отдать доверительный акт.

Оформлять доверенность следует с четким перечислением обязанностей доверенного лица.

Несоблюдение представителем условий, прописанных в документе, будет расцениваться как незаконное действие.

Виды доверенностей

Доверенности можно классифицировать по следующим видам:

По объему полномочий, которыми наделяется представитель, различают следующие вида доверенностей:

• Разовая доверенность - доверенность на выполнение определённого конкретного действия. Например, разовая доверенность выдается на совершение одного определенного действия (получение товара со склада, продажу дома и т. д.).
• Специальная доверенность - на совершение каких-либо однородных действий. Такой, например, является доверенность, выдаваемая экспедитору предприятия для получения товаров, прибывших на железнодорожную станцию в адрес предприятия; кассиру на получение денег и денежных документов в банке и т. д. Одной из разновидностей специальной доверенности являлась доверенность на право управления механическим транспортным средством.
• Общая (генеральная) доверенность — на совершение любых по характеру действий перед любыми третьими лицами (объем полномочий в данной доверенности не ограничен). Общая доверенность дает представителю возможность совершать разнообразные сделки по управлению имуществом. Например, директор филиала универмага на основе общей доверенности осуществляет всю административно-хозяйственную и оперативно-торговую деятельность магазина, управляет его делами, имуществом и средствами, в частности, заключает необходимые для выполнения возложенных на магазин задач договоры, сделки, подписывает акты, расчетно-денежные документы, представляет магазин во всех государственных учреждениях, предприятиях, ведет в судебных учреждениях и органах арбитражного суда дела магазина со всеми правами стороны в процессе.
• Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия. Лицо, которому выдана доверенность, может передоверить её другому лицу, если оно уполномочено на это доверенностью либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность. Передоверие — это передача полномочия представителем другому лицу.

По количеству доверителей и поверенных:

• Односторонние доверенности – где доверитель и поверенный выступают в единственном лице.
• Многосторонние доверенности – где доверителей и/или поверенных два и более.

По форме различают два вида доверенности:

• совершенную в простой письменной форме
• совершенную в нотариальной форме (нотариально удостоверенную).

По сроку различают два вида доверенности:

• Срочная доверенность – выданная на определенный срок.
• Бессрочная доверенность – может быть отменена только в определенных случаях.

В зависимости от органов и организаций:

• банковская;
• почтовая;
• судебная– для представления интересов в суде по гражданским делам, уголовным делам, административным делам, по делам рассматриваемым арбитражным судом;
• для представительства в исполнительном производстве;
• для представительства в налоговых органах;
• для представительства в муниципальных образованиях;
• для представительства в органах внутренних дел (милиции, ГИБДД, дознания, следствия);
• для представительства в органах Прокуратуры РФ и т.д.

Генеральная доверенность

Главное отличие её от всех видов доверенностей в том что она имеет наибольший круг полномочий в различных сферах, в то время как другие виды имеют достаточно узкий круг полномочий и в основном в одной из сфер.

Генеральная доверенность может включать в себя остальные виды доверенностей, но и в ней могут отсутствовать некоторые полномочия.

Почтовая доверенность

Данный вид доверенности выдается лицу для получения почтовых отправлений. Оформляют такую доверенность как физические лица, так и юридические лица. Почтовая доверенность может быть как разовой, так и длительной. Если почтовая доверенность выдается от физического лица, то эта доверенность должна быть нотариально оформленной.

Банковская доверенность

Банковскую доверенность оформляют как физические, так и юридические лица. Такая доверенность может быть как внутрибанковской (то есть оформляет ее сам банк), так и нотариально оформленной.

Банковская доверенность может быть как и разовой, так и длительной.

Полномочия доверенностей

Полномочия,  которые можно закрепить в доверенности, разделяют на два вида:

• Исключительные полномочия. Полномочия являются исключительными, если они должны быть специально дословно прописаны в соответствии с нормой права. Если указанное требование не будет соблюдено и текст не будет указан, значит у доверенного лица будет отсутствовать право на совершение этих полномочий;
• Общие полномочия. Общие полномочия – это совокупность полномочий которые доверенное лицо может осуществлять без специального дословного закрепления, достаточно указать общий текст и ссылку на норму права.

Удостоверение доверенности

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена (пункт 1 статьи 185.1 ГК РФ).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (пункт 4, статьи 185.1 ГК РФ).

Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции, за исключением ценной корреспонденции, может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится (пункт 3, статьи 185.1 ГК РФ).

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации.

Безотзывная доверенность должна быть нотариально удостоверена и содержать прямое указание на ограничение возможности ее отмены (пункт 2, статьи. 188.1 ГК РФ).

Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя (пункт 3, статьи 185 ГК РФ).

Письменное уполномочие на получение представителем гражданина его вклада в банке, внесение денежных средств на его счет по вкладу, на совершение операций по его банковскому счету, в том числе получение денежных средств с его банковского счета, а также на получение адресованной ему корреспонденции в организации связи может быть представлено представляемым непосредственно банку или организации связи (пункт 3, статьи 185 ГК РФ).

Срок доверенности

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения, а доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (пункт 1 статьи 186 ГК РФ).

Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана (пункт 4 статьи 187 ГК РФ).

Доверенность может быть выдана на неограниченный срок (безотзывная доверенность, нотариально удостоверенная) (статья 188.1 ГК РФ).

Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность (п. 2, ст. 186 ГК РФ).

Основания прекращения доверенности

Действие доверенности прекращается вследствие (статья 188 ГК РФ):

• истечения срока доверенности;
• отказа лица, которому выдана доверенность, от полномочий;
• отмены доверенности лицом, выдавшим ее, или одним из лиц, выдавших доверенность совместно;
• прекращения юридического лица, от имени которого или которому выдана доверенность, в том числе в результате его реорганизации в форме разделения, слияния или присоединения к другому юридическому лицу;
• смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
• смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
• введения в отношении представляемого или представителя такой процедуры банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности.

Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность (пункт 1 статьи 189 ГК РФ).

 По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность (пункт 3 статьи 189 ГК РФ).

Практические задания

1. Составить доверенность на Иванова И.И. о том, что Вы доверяете ему пользоваться Вашим автомобилем.

2. Составить доверенность на получение Ивановым И.И. Вашей заработной платы за ноябрь 2019 года.

Доверенность

город Москва                                                          первое мая две тысячи тринадцатого года

         Я, гр. Иванова Мария Ивановна, 13 апреля 1984 года рождения, проживающая по адресу: г. Москва, ул. Центральная, д. 1 кв. 1, паспорт серия 1123 номер 234555, выдан отделом УФМС России по г. Москве 13 мая 2001 г., код подразделения 231 – 790,

    доверяю гр. Иванову Ивану Ивановичу, 30 января 1981 года рождения, проживающему по адресу: г. Москва, ул. Центральная, д. 1 кв. 1, паспорт серия 3456 номер 239987, выдан отделом УФМС России по г. Москве 17 июля 1999 г., код подразделения 231 – 790,

    получить в кассе ООО «Привет», находящегося по адресу: г. Москва, ул. Новая, д. 3, причитающуюся мне заработную плату за один месяц (апрель) 2013 года, расписаться  за меня и совершить все действия, связанные с выполнением этого поручения.

Доверенность выдана сроком на один месяц. 

                                                                                            _________________

                                                                                                    (подпись)

         "01" мая 2013 года  настоящая  доверенность  удостоверена мною, Правдивой Л.Н., нотариусом нотариальной конторы № 1, лицензия № 567 выдана 01 января 1999 года).

         Доверенность подписана гр. Ивановой М.И. в моем присутствии. Личность доверителя установлена, дееспособность его проверена.

         Зарегистрировано в реестре за No. 67546. 

         Взыскано по тарифу: 500 руб.

         Нотариус: __________________________ (подпись)

Практическая работа № 15

Тема: Составление и оформление проектов личных документов. Резюме. Автобиография

Учебная цель: изучить требований к оформлению личных документов

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал составить краткий конспект.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Слово «резюме» в переводе означает «краткий пересказ, краткое изложение, тезисы». Краткость заложена в самом названии. Резюме - это не только ваша краткая профессиональная самостоятельная оценка своих собственных способностей, но и первое впечатление, которое вы произведете на работодателя. Можно сказать, что резюме - это "одежка", по которой вас встретят заочно.

После рассмотрения вашего резюме специалист кадрового отдела предприятия или сотрудник кадрового агентства сочтут вашу кандидатуру либо интересной и пригласят на следующий этап, например личное собеседование, либо сочтут неперспективным соискателем.

Оформление резюме. Резюме является предельно краткой справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. В российской практике составляется обычно основной тип резюме, который содержит следующие данные:

• ФИО, дата рождения;

• Домашний адрес и телефон;

• Образование, дополнительное образование;

• Список предыдущих мест работы;

• Список публикаций (если есть);

• Патенты (если есть);

• Квалификация по должности, на которую претендует;

• Военная служба;

• Общественная деятельность;

• Личные данные (навыки и умения, семейное положение, число детей,

состояние здоровья, гражданство и пр.).

Автобиография — это документ в котором гражданин самостоятельно, в хронологическом порядке, описывает свою жизнь, в этом документе указывается профессиональная деятельность человека, семейное положение, профессия и т.д.

Автобиография обычно может потребоваться: при приеме на работу, при документальном оформлении гражданства какой либо странны, а так же для выезда за границу. В законодательстве Российской Федерации нет строгих правил составления автобиографии, поэтому в делопроизводстве общепринято составлять автобиографию в свободной форме. Основное требование при составлении этого документа, это наиболее полное изложение фактов из жизни человека, хотя и это скорее не требование, а рекомендация кадровиков по составлению автобиографии.

Оформление автобиографии. Автобиография пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. В ней должны быть отражены: ФИО, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, трудовая деятельность, судимость, семейное положение. При написании используется повествовательная форма изложения.

Основные обязательные блоки, которые должна содержать автобиография:

1. Ф.И.О.

2. Дата и место рождения.

3. Сведения о родителях.

4. Образование.

5. Период воинской службы (для мужчин).

6. Трудовая деятельность.

7. Семейное положение и краткая информация о супруге (сожителе) и детях.

8. Сведения о декретных отпусках (для женщин)

9. Информация о личных достижениях, наградах, поощрениях.

10. Информация о хобби.

11. Паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан,

регистрация)

12. Фактический домашний адрес.

13. Контакты (телефон мобильный, домашний, e-mail)

14. Дата составления автобиографии.

15. Личная подпись

Пример:

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Сергей Иванович Васильев, родился 12 апреля 1974 года в г. Красный Лиман Донецкой области (Украина). Мать – Васильева Татьяна Степановна, 1951 года рождения, украинка, имеет высшее педагогическое образование, работала педагогом (воспитателем в детском саду, затем школьным учителем), пенсионер. Проживает по адресу: г. Красный Лиман Донецкой обл., ул. Железнодорожная, 123.

Отец – Васильев Иван Сергеевич, 1950 года рождения, русский, рабочий со средним техническим образованием, работал машинистом электровоза, пенсионер. Сейчас проживает по адресу: г. Лозовая Харьковской обл., ул. Рылеева, 47. В 1981 году пошел в 1 класс Краснолиманской средней школы № 3 в родном городе Красный Лиман, а в 1989 году получил неполное среднее образование и поступил в Донецкий экономический техникум на специальность техник-технолог, который успешно окончил в 1993 году.

С 1993 по 1995 год – служба в армии (ракетные войска, старший сержант запаса).

В 1995 году поступил в Славянский педагогический институт, и в 1999 году получил диплом специалиста по специальности преподаватель физики и математики.

В 2004 году поступил в Криворожский экономический институт (на заочное отделение), который окончил в 2009 году, получив диплом экономиста (бакалавр)

С 1999 года началась моя трудовая карьера с должности учителя математики и физкультуры в сельской школе.

В 2004 году женился и переехал на постоянное место жительства в г. Кривой Рог, устроившись на работу в частную фирму на должность менеджера по работе с клиентами, где работал по настоящее время. За много лет успешной работы менеджером приобрел огромный опыт работы с клиентами. Уволился в связи с тем, что не давалась возможность карьерного роста, а мне бы хотелось реализоваться не только как менеджеру, но и как руководителю отдела.

Женат. Жена – Марина Анатольевна Васильева, 1982 года рождения, белоруска, образование высшее юридическое, в настоящее время находится в декретном отпуске, проживает со мной.

Сын – Дмитрий Сергеевич Васильев, 2005 года рождения, проживает со мной.

Дочь – Дарья Сергеевна Васильева, 2010 года рождения, проживает со мной.

В трудовой деятельности всегда отличался своими достижениями и творческой инициативой, как в педагогической деятельности, так и в работе менеджером в частной компании, за что многократно поощрялся денежными премиями и ценными подарками.

Хобби – спорт и велотуризм. Имею второй взрослый разряд по легкой атлетике и коричневый пояс по рукопашному бою. Неоднократно занимал призовые места в различных соревнованиях по легкой атлетике. Регулярно занимаюсь в тренажерном зале и езжу на велосипеде на длинные дистанции.

Судимостей не имею. По вероисповеданию – протестант (член церкви «Новая жизнь»). Паспорт ВН №234567, выдан Краснолиманским ГО УВД Украины в Донецкой области 18 октября 1998 года. Регистрация: Днепропетровская обл., г. Кривой Рог, ул. Ленина, 89, кв. 123 Фактически проживаю по адресу: г. Кривой Рог, ул. Мануйлова, 60, кв.78 Тел. моб.: (067) 123-45-67Тел. дом.: (0564) 69-12-34Е-mail: sergio1974@i.ua

Контрольные вопросы

1. На каком бланке оформляется автобиография?

2. Чем резюме отличается от автобиографии?

3. В каких случаях составляется автобиография?

4. Какой документ (автобиография или резюме) может быть составлен по

шаблону?

Практические задания

1. Составить и оформить резюме.

2. Написать автобиографию.

Практическая работа № 16 Тема: Составление и оформление деловых писем»

Учебная цель: закрепить знания и умения студентов редактировать и форматировать реквизиты и тексты основных видов служебных писем, составлять и оформлять служебные письма в прикладной программе Microsoft Word в соответствии с ГОСТ.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить лекционный материал.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Практические задания

Вариант 1

Задание 1. Составить и оформить письмо-просьбу на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: общественная организация «Радость» (ОО «Радость»), расположенная по адресу: улица Строителей, 26, г. Байконур, 468320, Тел./факс: (33622) 7-78-74, E-mail: www.radost@xi.ru, ОКПО 98765435, ОГРН 9812345678564, ИНН/КПП 5612230987/675478979.

Письмо адресуется директору ОАО «Радуга» П.А. Иванову. Составлено 08.07.2016 года, исходящий номер № 02-12/183.

Текст: Уважаемый Павел Алексеевич! 25 августа 2016 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных или малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10.00 до 17.00 в помещении комплекса «ОРЕОН» по адресу: г. Байконур, ул. Речная, 1. Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых ОАО «Радуга» школьных принадлежностей для проведения благотворительной акции. Надеемся на сотрудничество. В случае положительного решения просим сообщить в срок до 01 августа 2016 г. Письмо подписал Директор ОО «Радость» А.Б. Петрова, исполнитель И.И. Морозова.

Задание 2. Составить и оформить письмо-подтверждение на продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор: ООО «Феникс», Ленина ул., д. 15, Тольятти,445000, Тел.: (8482) 51-50-40, Факс: (8482) 50-78-17, E-mail: mail@fen.ru, htpp://www.fen.ru. ОКПО 06396708, ОГРН 1028500380785, ИНН/КПП 6308033140/631001001.

Адресат: Генеральному директору ОАО «Север», О.О. Проскурину. О подтверждении получения документов.

Текст: Уважаемый господин Проскурин! Подтверждаем получение в согласованные сроки от ОАО «Север» проектов приложений к договорам о сотрудничестве, содержание которых отвечает предварительной  договоренности. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, Генеральный директор ООО «Феникс» П.В. Орлов.

Задание 3. Составить и оформить письмо-ответ на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных документов; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Письмо адресуется Коммерческому директору ОАО "Электрокомплект" М.И. Новикову.

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП (Федеральное государственное унитарное предприятие) "Радуга". К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок.

Задание 4. Составить и оформить письмо-запрос на произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 2

Задание 1. Составить и оформить гарантийное письмо на угловом бланке документа,
в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙЦЕНТР»
(ООО «СТРОЙЦЕНТР»), расположенное по адресу: г. Байконур, ул. Кирова, 21, индекс 468320, Тел./факс: (33622) 5-34-99, E-mail: my@stroicentr.ru, ОКПО 98767876, ОГРН 6789876544337, ИНН/КПП 4565434589/456784328.

Письмо адресуется в ИФНС № 6 по городу Байконур от 21 сентября 2016 г., исходящий номер № 06-18/168.

Текст: ООО «СТРОЙЦЕНТР», в лице директора Мухина Алексея Ивановича, предоставляет офисное помещение площадью 80 м2, расположенное по адресу: город Байконур, ул. Рабочая, дом 104, для государственной регистрации ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» и гарантирует после регистрации организации заключить договор аренды. Указанный адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» в его учредительных документах. Помещение принадлежит ООО «СТРОЙЦЕНТР» на праве собственности, на основании свидетельства о государственной регистрации права серия 20 АЕ № 087475 от 12 октября 2008 года.

Письмо подписывает директор ООО «СТРОЙЦЕНТР» Волков З.Е., исполнитель Смирнова Инна Петровна (телефон: 12-63-87).

Задание 2. Составить и оформить письмо-отказ на продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Адресат: Коммерческому директору ОАО "Электрокомплект" М.И. Новикову

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП "Радуга" К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему письму. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок.

Приложение - на 3 листах в 1 экз. С уважением и надеждой на успешную совместную работу, Заместитель генерального директора ФГУП "Радуга" И.П. Бережной.

Задание 3. Составить и оформить письмо-приглашение на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Организационно-аналитическое управление делами мэрии Москвы Тверская ул. д. 13 Москва, 125032, Тел./факс 000-00-00.

Адресат: Префекту Восточного АО Б. В. Ульянову Преображенская пл., д. 9 Москва, 107076. Дата письма 06.12.2004 № 2-26-145/2.

Текст: Доводим до Вашего сведения, что 13 декабря 2004 г в 11.00 состоится совещание руководителя Аппарата Правительства Москвы с руководителями аппаратов префектур административных округов города Москвы, руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы. Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы. Приложение: повестка дня совещания в 1 экз. на 2 л.

С уважением, Начальник Организационно-аналитического управления делами мэрии Москвы, Пуляев В.Л. Исполнитель Иванов И.И.

Задание 4. Составить и оформить письмо-поздравление на произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 3

Задание 1. Составить и оформить сопроводительное письмо на угловом бланке документа,
в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Научно-исследовательский институт Министерства обороны Российской Федерации (НИИ МО РФ), расположенный по адресу: ул. Петровская, 7,
г. Москва, 127087, Тел./факс: (495) 678-09-89, E-mail: www.niimo@rf.ru, ОКПО 45632567, ОГРН 7865467325676, ИНН/КПП 5612230987/675478979. Письмо составлено 10.01.2017, исходящий номер 01-03/12.

Письмо адресуется генеральному конструктору ЗАО «Энергетика» С.Т. Лугину.

Текст: Высылаем для руководства в практической деятельности Методические указания по оформлению чертежей и иных графических материалов в составе научно-исследовательской и опытно-конструкторской документации. Прошу подтвердить получение. Обращаем внимание на конфиденциальный характер указанного документа.

Приложение: Методические указания на 32 листах в 1 экземпляре. Подписал Начальник НИИ МО РФ Карин А.А., исп. А.П. Ельцова, телефон: 56-09-00.

Задание 2. Составить и оформить письмо-напоминание на продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: ООО «Волна» Россия, г. Москва, ул. Некрасовская, 111. Письмо составлено 25.03.2016, зарегистрировано под номером 6, о выполнении условий договора.

Адресат: директор ООО «Спорт» Д.В. Ярошенко.

Текст: Уважаемый Дмитрий Викторович! В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки. С уважением, директор Миронов В.И.

Задание 3. Составить и оформить письмо-просьбу на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: общественная организация «Радость» (ОО «Радость»), расположенная по адресу: улица Строителей, 26, г. Байконур, 468320, Тел./факс: (33622) 7-78-74, E-mail: www.radost@xi.ru, ОКПО 98765435, ОГРН 9812345678564, ИНН/КПП 5612230987/675478979.

Письмо адресуется директору ОАО «Радуга» П.А. Иванову. Составлено 08.07.2016 года, исходящий номер № 02-12/183.

Текст: Уважаемый Павел Алексеевич! 25 августа 2016 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных или малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10.00 до 17.00 в помещении комплекса «ОРЕОН» по адресу: г. Байконур, ул. Речная, 1. Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых ОАО «Радуга» школьных принадлежностей для проведения благотворительной акции. Надеемся на сотрудничество. В случае положительного решения просим сообщить в срок до 01 августа 2016 г. Письмо подписал Директор ОО «Радость» А.Б. Петрова, исполнитель И.И. Морозова.

Задание 4. Составить и оформить письмо-подтверждение на произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 4

Задание 1. Составить и оформить письмо-ответ на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Письмо адресуется Коммерческому директору ОАО "Электрокомплект" М.И. Новикову.

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП (Федеральное государственное унитарное предприятие) "Радуга". К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок.

Задание 2. Составить и оформить письмо-отказ на продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Адресат: Коммерческому директору ОАО "Электрокомплект" М.И. Новикову

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП "Радуга" К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему письму. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок. Приложение - на 3 листах в 1 экз. С уважением и надеждой на успешную совместную работу, Заместитель генерального директора ФГУП "Радуга" И.П. Бережной.

Задание 3. Составить и оформить гарантийное письмо на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙЦЕНТР»
(ООО «СТРОЙЦЕНТР»), расположенное по адресу: г. Байконур, ул. Кирова, 21, индекс 468320, Тел./факс: (33622) 5-34-99, E-mail: my@stroicentr.ru, ОКПО 98767876, ОГРН 6789876544337, ИНН/КПП 4565434589/456784328.

Письмо адресуется в ИФНС № 6 по городу Байконур от 21 сентября 2016 г., исходящий номер № 06-18/168.

Текст: ООО «СТРОЙЦЕНТР», в лице директора Мухина Алексея Ивановича, предоставляет офисное помещение площадью 80 м2, расположенное по адресу: город Байконур, ул. Рабочая, дом 104, для государственной регистрации ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» и гарантирует после регистрации организации заключить договор аренды. Указанный адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» в его учредительных документах. Помещение принадлежит ООО «СТРОЙЦЕНТР» на праве собственности, на основании свидетельства о государственной регистрации права серия 20 АЕ № 087475 от 12 октября 2008 года.

Письмо подписывает директор ООО «СТРОЙЦЕНТР» Волков З.Е., исполнитель Смирнова Инна Петровна (телефон: 12-63-87).

Задание 4. Составить и оформить письмо-приглашение на произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 5

Задание 1. Составить и оформить письмо-напоминание на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: ООО «Волна» Россия, г. Москва, ул. Некрасовская, 111. Письмо составлено 25.03.2016, зарегистрировано под номером 6, о выполнении условий договора.

Адресат: директор ООО «Спорт» Д.В. Ярошенко.

Текст: Уважаемый Дмитрий Викторович! В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

С уважением, директор Миронов В.И.

Задание 2. Составить и оформить сопроводительное письмо на продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Научно-исследовательский институт Министерства обороны Российской Федерации (НИИ МО РФ), расположенный по адресу: ул. Петровская, 7,  г. Москва, 127087, Тел./факс: (495) 678-09-89, E-mail: www.niimo@rf.ru, ОКПО 45632567, ОГРН 7865467325676, ИНН/КПП 5612230987/675478979.

Письмо адресуется генеральному конструктору ЗАО «Энергетика» С.Т. Лугину.

Письмо составлено 10.01.2017, исходящий номер 01-03/12.

Текст: Высылаем для руководства в практической деятельности Методические указания по оформлению чертежей и иных графических материалов в составе научно-исследовательской и опытно-конструкторской документации. Прошу подтвердить получение. Обращаем внимание на конфиденциальный характер указанного документа.

Приложение: Методические указания на 32 листах в 1 экземпляре. Подписал Начальник НИИ МО РФ Карин А.А., исп. А.П. Ельцова, телефон: 56-09-00.

Задание 3. Составить и оформить письмо-подтверждение на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор: ООО «Феникс», Ленина ул., д. 15, Тольятти,445000, Тел.: (8482) 51-50-40, Факс: (8482) 50-78-17, E-mail: mail@fen.ru, htpp://www.fen.ru. ОКПО 06396708, ОГРН 1028500380785, ИНН/КПП 6308033140/631001001.

 Адресат: Генеральному директору ОАО «Север», О.О. Проскурину. О подтверждении получения документов.

Текст: Уважаемый господин Проскурин! Подтверждаем получение в согласованные сроки от ОАО «Север» проектов приложений к договорам о сотрудничестве, содержание которых отвечает предварительной  договоренности. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, Генеральный директор ООО «Феникс» П.В. Орлов.

Задание 4. Составить и оформить письмо-отказ на произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 6

Составить и оформить письмо-приглашение на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных документов; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Организационно-аналитическое управление делами мэрии Москвы Тверская ул. д. 13 Москва, 125032, Тел./факс 000-00-00.

Адресат: Префекту Восточного АО Б. В. Ульянову Преображенская пл., д. 9 Москва, 107076. Дата письма 06.12.2004 № 2-26-145/2.

Текст: Доводим до Вашего сведения, что 13 декабря 2004 г в 11.00 состоится совещание руководителя Аппарата Правительства Москвы с руководителями аппаратов префектур административных округов города Москвы, руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы. Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы. Приложение: повестка дня совещания в 1 экз. на 2 л.

С уважением, Начальник Организационно-аналитического управления делами мэрии Москвы, Пуляев В.Л. Исполнитель Иванов И.И.

Задание 2. Составить и оформить письмо-ответ на продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Письмо адресуется Коммерческому директору ОАО "Электрокомплект" М.И. Новикову.

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП (Федеральное государственное унитарное предприятие) "Радуга". К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок.

Задание 3. Составить и оформить письмо-просьбу на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: общественная организация «Радость» (ОО «Радость»), расположенная по адресу: улица Строителей, 26, г. Байконур, 468320, Тел./факс: (33622) 7-78-74, E-mail: www.radost@xi.ru, ОКПО 98765435, ОГРН 9812345678564, ИНН/КПП 5612230987/675478979.

Письмо адресуется директору ОАО «Радуга» П.А. Иванову. Составлено 08.07.2016 года, исходящий номер № 02-12/183.

Текст: Уважаемый Павел Алексеевич! 25 августа 2016 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных или малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10.00 до 17.00 в помещении комплекса «ОРЕОН» по адресу: г. Байконур, ул. Речная, 1. Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых ОАО «Радуга» школьных принадлежностей для проведения благотворительной акции. Надеемся на сотрудничество. В случае положительного решения просим сообщить в срок до 01 августа 2016 г. Письмо подписал Директор ОО «Радость» А.Б. Петрова, исполнитель И.И. Морозова.

Задание 4. Составить и оформить гарантийное письмо на произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 7

Задание 1. Составить и оформить письмо-подтверждение на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных документов; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор: ООО «Феникс», Ленина ул., д. 15, Тольятти,445000, Тел.: (8482) 51-50-40, Факс: (8482) 50-78-17, E-mail: mail@fen.ru, htpp://www.fen.ru. ОКПО 06396708, ОГРН 1028500380785, ИНН/КПП 6308033140/631001001.

Адресат: Генеральному директору ОАО «Север», О.О. Проскурину. О подтверждении получения документов.

Текст: Уважаемый господин Проскурин! Подтверждаем получение в согласованные сроки от ОАО «Север» проектов приложений к договорам о сотрудничестве, содержание которых отвечает предварительной  договоренности. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, Генеральный директор ООО «Феникс» П.В. Орлов.

Задание 2. Составить и оформить письмо-напоминание на продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: ООО «Волна» Россия, г. Москва, ул. Некрасовская, 111. Письмо составлено 25.03.2016, зарегистрировано под номером 6, о выполнении условий договора.

Адресат: директор ООО «Спорт» Д.В. Ярошенко.

Текст: Уважаемый Дмитрий Викторович! В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

С уважением, директор Миронов В.И.

Задание 3. Составить и оформить гарантийное письмо на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙЦЕНТР»
(ООО «СТРОЙЦЕНТР»), расположенное по адресу: г. Байконур, ул. Кирова, 21, индекс 468320, Тел./факс: (33622) 5-34-99, E-mail: my@stroicentr.ru, ОКПО 98767876, ОГРН 6789876544337, ИНН/КПП 4565434589/456784328.

Письмо адресуется в ИФНС № 6 по городу Байконур от 21 сентября 2016 г., исходящий номер № 06-18/168.

Текст: ООО «СТРОЙЦЕНТР», в лице директора Мухина Алексея Ивановича, предоставляет офисное помещение площадью 80 м2, расположенное по адресу: город Байконур, ул. Рабочая, дом 104, для государственной регистрации ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» и гарантирует после регистрации организации заключить договор аренды. Указанный адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» в его учредительных документах. Помещение принадлежит ООО «СТРОЙЦЕНТР» на праве собственности, на основании свидетельства о государственной регистрации права серия 20 АЕ № 087475 от 12 октября 2008 года.

Письмо подписывает директор ООО «СТРОЙЦЕНТР» Волков З.Е., исполнитель Смирнова Инна Петровна (телефон: 12-63-87).

Задание 4. Составить и оформить сопроводительное письмо на произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 8

Задание 1. Составить и оформить письмо-отказ на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Адресат: Коммерческому директору ОАО "Электрокомплект" М.И. Новикову

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП "Радуга" К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему письму. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок. Приложение - на 3 листах в 1 экз. С уважением и надеждой на успешную совместную работу, Заместитель генерального директора ФГУП "Радуга" И.П. Бережной.

Задание 2. Составить и оформить письмо-просьбу на продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: общественная организация «Радость» (ОО «Радость»), расположенная по адресу: улица Строителей, 26, г. Байконур, 468320, Тел./факс: (33622)
7-78-74, E-mail: www.radost@xi.ru, ОКПО 98765435, ОГРН 9812345678564, ИНН/КПП 5612230987/675478979.

Письмо адресуется директору ОАО «Радуга» П.А. Иванову. Составлено 08.07.2016 года, исходящий номер № 02-12/183.

Текст: Уважаемый Павел Алексеевич! 25 августа 2016 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных или малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10.00 до 17.00 в помещении комплекса «ОРЕОН» по адресу:
г. Байконур, ул. Речная, 1. Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых ОАО «Радуга» школьных принадлежностей для проведения благотворительной акции. Надеемся на сотрудничество. В случае положительного решения просим сообщить в срок до 01 августа 2016 г. Письмо подписал Директор ОО «Радость» А.Б. Петрова, исполнитель И.И. Морозова.

Задание 3. Составить и оформить сопроводительное письмо на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Научно-исследовательский институт Министерства обороны Российской Федерации (НИИ МО РФ), расположенный по адресу: ул. Петровская, 7,
г. Москва, 127087, Тел./факс: (495) 678-09-89, E-mail: www.niimo@rf.ru, ОКПО 45632567, ОГРН 7865467325676, ИНН/КПП 5612230987/675478979.

Письмо адресуется генеральному конструктору ЗАО «Энергетика» С.Т. Лугину.

Письмо составлено 10.01.2017, исходящий номер 01-03/12.

Текст: Высылаем для руководства в практической деятельности Методические указания по оформлению чертежей и иных графических материалов в составе научно-исследовательской и опытно-конструкторской документации. Прошу подтвердить получение. Обращаем внимание на конфиденциальный характер указанного документа.

Приложение: Методические указания на 32 листах в 1 экземпляре. Подписал Начальник НИИ МО РФ Карин А.А., исп. А.П. Ельцова, телефон: 56-09-00.

Задание 4. Составить и оформить письмо-напоминание на произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Практическая работа № 17

Тема: Оформление полной копии официального документа, выписки из официального документа.

Учебная цель: изучить требований к оформлению копий официального документа, выписок из официального документа

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У1 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1. Изучить теоретический материал ответьте на вопросы.

2.Внимательно прочитайте задания для практического занятия

3. Задание выполните на компьютере. Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Копия – это точное воспроизведение реквизитов подлинника.

Следует различать такие разновидности копий, как:

• отпуск;
• выписка;
• дубликат.

Отметка о заверении размещается ниже реквизита «Подпись» включает в себя: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензии и др.) при предоставлении в другие организации могут требовать нотариального заверения.

Отпуск – это полная копия исходящего документа, остающаяся в учреждении (у отправителя). Она изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.

Выписка из документа – копия части официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке.

По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слов ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному лицу под расписку.

Оформление и заверение выписок из протокола подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

Дубликат – это копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник. На дубликате в правом углу верхнего поля проставляется слово «Дубликат» и ставится печать.

Контрольные вопросы:

1.        Дать определение понятий «подлинные и подложные документы».

2.        Дать определение понятия «копия», виды копий.

3.        Каков порядок оформления и выдачи копий документов.

4.        Особенности заверения копий нотариусом и должностными лицами организаций.

5.        В чем отличие подлинника от дубликата?

6.        Какие существуют правила оформления основных видов копий документов, выдаваемых в организациях?

Практические задания

1. Оформить выписку из приказа по основной деятельности.
2. Оформить копию протокола заседания коллегиального органа.
3. Оформить копию – письма.

Практическая работа № 18

Тема: Обработка входящей, внутренней и исходящей документации.

Учебная цель: формировать умение принимать, регистрировать, распределять документы.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У3 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Программное обеспечение: Microsoft Word 

Инструкция по выполнению практической работы

1.Повторить теоретический материал по теме практической работы.

2.Ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.

3.По указанной фабуле дела выполнить задания.

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию

1.В каждом учреждении должны быть разработаны схемы движения основных категорий документов

2. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества

обрабатываемых документов

3. Вскрытию подлежит вся корреспонденция, поступающая в организацию

4. Конверты после вскрытия присылаемой корреспонденции всегда уничтожают

5. Факт поступления документа в организацию оформляется резолюцией руководителя

6.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на любом

свободном месте первого листа документа

7. Отметку о поступлении документа в организацию можно проставлять на конверте

8. Все документы, поступившие в организацию, подлежат регистрации

9. Поступающие документы регистрируют в день поступления

10. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения

Практические задания

Задание 1. Изучите лекционный материал, рекомендуемую литературу.

Задание 2. Оформите журнал регистрации входящей корреспонденции

Задание 3. Заполните графы журнала входящей корреспонденции

Задание 4. Изобразите оперограмму подготовки и прохождения приказа по вашему учебному заведению (другой организации по вашему усмотрению).

Задание 5. Подготовьте оперограмму подготовки письма руководителя вашего учебного заведения на имя министра просвещения соответствующего субъекта РФ.

Практическая работа № 19

Тема: Составление номенклатуры дел

Учебная цель: формировать умение составлять номенклатуру дел.

Образовательные результаты, заявленные в ФГОС:

У3 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

1. Технические средства обучения: персональный компьютер.

2. Раздаточный материал.

3.Тетрадь, ручка

Инструкция по выполнению практической работы

1.Повторить теоретический материал по теме практической работы.

2.Ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.

3.По указанной фабуле дела выполнить задания.

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию

Понятие и виды номенклатур дел.

Практические задания

Задание 1. Ознакомьтесь со сводной номенклатурой дел вашего учебного заведения, попробуйте установить на примере вашего отделения (специальности), какие ведут дела фактически и соответствуют ли они по реквизитам и оформлению требованиям сводной номенклатуры дел.

Задание 2. Составьте номенклатуру дел для организации, выбранной вами лично.

Практическая работа № 20

Тема: Формирование дела для хранения»

Учебная цель: формировать умение формировать дела для хранения.

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС: 

У3 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Время 2 часа

Обеспеченность занятия:

Компьютер, проектор

Рабочая тетрадь (в клетку, в линейку или на печатной основе).

Ручка.

Инструкция по выполнению практической работы

Повторить теоретический материал по теме практической работы.

Ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.

Выполнить практические задания

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию

1. Что такое формирование дел?

2. Каковы основные принципы формирования дел?

3. Что такое номенклатура дел?

4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению номенклатуры дел?

5. Какие реквизиты используются при оформлении номенклатуры дел?

6. Что такое экспертиза ценности документа?

7. Каковы задачи проведения экспертизы ценности документа?

8. Каковы критерии, предъявляемые к документу экспертной комиссией?

9. Каков порядок составления описей дел?

10. Каков порядок передачи дел в архив?

Практические задания

Задание 1.Составить примерный образец номенклатуры дел структурного подразделения.

Задание 2: составить и оформить акт о выделении дел к уничтожению.

Практическая работа № 21

Тема: Оформление дел, составление описей для передачи в архив организации

Учебная цель: формировать умение формировать дела, составлять описи.

Время 2 часа

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС:

У3 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Обеспеченность занятия:

Компьютер, проектор

Рабочая тетрадь (в клетку, в линейку или на печатной основе).

Ручка.

Инструкция по выполнению практической работы

Повторить теоретический материал по теме практической работы.

Ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.

Выполнить практические задания

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию

1.        Перечислить мероприятия по подготовке дел к передаче в архив.

2.        Перечислить требования, предъявляемые к оформлению дел постоянного и временного сроков хранения.

3.        Перечислить требования, предъявляемые к оформлению дел по личному составу.

4.        Правила составления описи дел.

5.        Порядок передачи дел в архив.

6.        Правила составления листа – заверителя.

Практические задания

Задание 1.  Оформить обложку дела.

Задание 2. Оформить опись дела.

Практическая работа № 22-23

Тема: Составление ответов на письма граждан; анализ писем и оформление справок о его результатах

Учебная цель: формировать умения составлять ответы на письма граждан

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС:

У2 ОК1-5,8,9 ПК1.1-1.4, 1.6

Обеспеченность занятия:

Компьютер, проектор

Рабочая тетрадь (в клетку, в линейку или на печатной основе).

Ручка.

Инструкция по выполнению практической работы

Повторить теоретический материал по теме практической работы.

Ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.

Выполнить практические задания

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию

1.        Какие виды документов отнесены к обращениям граждан?

2.        Чем отличается заявление гражданина от жалобы?

3.        Чем отличается предложение гражданина от заявления?

4.        Что представляет собой коллективное обращение?

5.        Какими нормативными документами регламентируется организация работы с обращениями граждан?

6.        Есть ли нормативные документы, регламентирующие работу с обращениями граждан на уровне субъектов Российской Федерации?

7.        Какие типовые сроки установлены для исполнения обращений граждан?

Практические задания

Задание 1. Оформите ответное письмо.

Открытое акционерное общество «Райпо»

Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789

р/с 78900987654321234567 в банке «Российский кредит»

к/с N2 89765689456534543212, БИК 456321908

23.04.2010 N2 45

На N2 01/56 от 06.04.2010

Техническому директору 000 «Формула»

По вашей просьбе направляем вам прайс-листы на цены комплектов торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При положительном решении вопроса о закупке торгового оборудования соответствующие документы должны быть направлены начальнику отдела сбыта Игнатову В. П.

Начальник отдела маркетинга И. И. Руденко.

Задание 2. Оформите служебное письмо.

Издательский дом «Жизнь»

123456, Москва, БольшойПереяславский пер., д.12. Тел. (495) 987-45-89

Факс (495)456-34-56 р/с N2 8967546 в Октябрьском отделении АБ «Москва»

Председателю комитета по образованию администрации Тюменской области г-ну Соловьеву В.Г.

Сообщаем , что издательский дом «Жизнь» согласно Вашей заявке спецификации готов поставить учебную литературу по программе среднего полного общего образования на сумму в 1,5 (полтора) миллиона рублей. В связи с этим просим Вас заключить договор на выполнение взаимозачетов по реализации бензина с нефтяной компанией «Интер Плюс», имеющей лицензию на реализацию бензина.

Приложение: договор на 8 л. в 1 экз.

Генеральный директор К. И. Краснов.

Задание 3. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами.

Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.

Задание 4. Составьте и оформите письмо- предложение, добавив недостающие реквизиты.

Предлагаем вашему вниманию новый каталог, содержащий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прайс-лист, в котором вы найдете значительные скидки , действующие до 1 октября 2010 года для наших постоянных оптовых покупателей.

Надеемся на взаимопонимание дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Задание 5. Составьте и оформите служебное письмо.

Главный бухгалтер акционерного банка «Империал», расположенного по адресу: 123456, Москва, ул.Молодогвардейская, д. 24, тел. 141-67-90, факс: 141-78-87, напоминает управляющим региональных филиалов АБ «Империал» о соблюдении контроля исполнения за сроками предоставления отчетности на основании письма Центробанка России N2 01/134 от 30 января 2008 года «0 предоставлении отчетности в соответствии с Положением "О порядке проведения расчетов в иностранной валюте, основанных на зачете взаимных требований между российскими судовладельцами, осуществляющими  рыбный промысел, и нерезидентами, осуществляющими их агентское обслуживание " » и прилагает к письму копию телеграммы ЦБ N2 23 от 15 ноября 2008 года.

Практическая работа № 24

Тема: Технологии автоматизированной обработки документации. Создание и отправка сообщений по электронной почте.

Учебная цель: Научиться использовать технологии автоматизированной обработки документации, выполнять слияние документов в среде текстового процессора, создавать и отправлять сообщения по электронной почте.

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС:

 ДУ5,ДУ4 ОК1-5, ПК 1.1-1.4, 1.6,ДПК 2.3

Обеспеченность занятия:

Персональный компьютер

Программное обеспечение

Инструкция по выполнению практической работы

Повторить теоретический материал по теме практической работы.

Ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.

Выполнить практические задания

Теоретический материал к практическому занятию

Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

1. Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.

2. Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.

3. Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.

Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием. Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом же документе в виде полей (полей слияния). Этот документ будем называть основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким образом, слияние – это объединение информации Основного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

Текстовый процессор MS WORD имеет ряд вкладок, среди которых и  вкладка Рассылки, где сосредоточены все операции по слиянию.

Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.

Основной документ — документ, содержащий постоянные данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.

Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить уникальные данные из источника данных.

Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.

Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:

 создание Основного документа и Источника данных,

 подключение к Основному документу Источника данных,

 размещение в Основном документе полей слияния,

 выполнение слияния и сохранение полученного Составного документа или же вывод

на печать результатов слияния.

Практическое задание

Задания 1.

Следуйте ниже приведённым инструкциям для освоения процесса слияния двух документов. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы по практическому заданию.

1 Создайте на Рабочем столе папку Слияние Фамилия_студента.

2 Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

3. Сохраните документ в папке Слияние Фамилия_студента под именем Сертификат

4. Создайте источник данных. Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д.. В нашем случае, это будет файл MS Excel со списками сотрудников компании.

5. Откройте табличный процессор MS Excel, создайте таблицу следующего вида:

6. Сохраните таблицу в папке  _студента под именем Владельцы.

7. Перейдите в документ Сертификат (основной документ).

− Подключите источник данных к основному документу. Для этого в Сертификат перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.

− В окне Выбор источника данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных(Владельцы) или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

− В появившемся окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. Этим шагом заканчивается процесс подключения источника данных к основному документу. Обратите внимание, что после подключения, стали доступны элементы вкладки Рассылки.

− Вставьте поля слияния в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставить поле слияния, щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.

− Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.

− Кроме полей слияния можно вставить в документ другие поля Word. Так, с помощью кнопки Правила можно вставить поле MERGEREC, в котором будет отображаться номер текущей записи данных. В нашем примере в  поле MERGEREC, размещённом после фразы «Подарочный сертификат№ будет автоматически генерироваться номер сертификата.

− Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр результата объединения документов.

− Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.

− Отмените выделение полей слияния.

− Выполните слияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы

− В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. Выбираем Все.

− Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями полей из источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.

− Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

− Сохраните составной документ в папке Слияние Фамилия_студента под именем Пакет.

8 Подготовьте ответы на Контрольные вопросы к практической работе

9 Ответы разместите в файле Пакет.

− Если не требуется сохранять составной документ, а только сформировать и распечатать, слияние можно произвести сразу при печати. Для этого:

− нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печать документов,

− в окне Составные печатные документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния,

− в окне Печать установите требуемые параметры печати.

Контрольные вопросы к практической работе

1. Как использование процедуры слияния влияет на эффективность работы сотрудника офиса

2. Дайте определение основного документа и приведите примеры таких документов

3. Найдите форму документа из своей будущей профессиональной деятельности, которую можно идентифицировать, как основной документ, обоснуйте свой выбор

4. Дайте определения источника данных

5. Какие варианты сред, в которых создаются основные документы и источники данных, вы знаете

6. Дайте определение поля слияния. В какой форме вставляются поля слияния в основной документ (посредством какого механизма)

7. Какие инструменты слияния в MS Word вы знаете

8. Основные требования к источнику данных, созданному в MS Word, MS Excel и других средах

9. Дайте характеристику полей, размещённых в списке «Правила»

10. Верно ли утверждение, что MS Word создает копию основного документа для каждой записи источника данных

Задание 2

Создайте электронный ящик на любом из сайтов. Рекомендуемые сайты www.mail.ru, www.yandex.ru, www.rambler.ru

Запустите выбранный вами сайт и функцию «Регистрация в почте» - на www.mail.ru.; «Завести почтовый ящик» - на www.yandex.ru; «Завести почту» - на www.rambler.ru.

Следуя указаниям системы, введите все необходимые данные для регистрации.

После успешной регистрации необходимо прислать сообщение на электронный ящик преподавателя olgaele@myrambler.ru.

Сообщение должно содержать вложенные файлы (текстовые, графические и пр. на выбор студента) и значки настроений.

Задание 3.

Ответьте на Вопросы и задания (ответить письменно в тетради)

1. Перечислите возможные способы взлома электронной почты?

2. Советы по созданию пароля для целей защиты электронного ящика от взлома

3. С какой периодичностью рекомендуется изменять пароль электронного ящика?

4. Может ли антивирусная программа препятствовать взлому вашего электронного ящика? Какие Вы знаете антивирусные программы?

5. Как возможности электронной почты реализуется в области документационного обеспечения управления?

Список литературы

Электронные издания

1. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2018. — 304 с. - URL: https://znanium.com/catalog/product/960127 (дата обращения 28.08.2022)
2. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2017. — 304 с. —- Текст : электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/762591(дата обращения 28.08.2022)
3. Гладий, Е. В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие/Гладий Е.В. - Москва : ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 249 с. (Профессиональное образование) - Текст : электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/468335 (дата обращения 20.08.2022)
4. Журавлева, И. В. Оформляем документы на персональном компьютере: грамотно и красиво. ГОСТ Р 6.30–2003. Возможности Microsoft Word : практич. пособие / И.В. Журавлева, М.В. Журавлева. — Москва : ИНФРА-М, 2018. — 187 с. - Текст : электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/939895(дата обращения 20.08.2022)
5. Зверева, В. П. Организация и технология работы с конфиденциальными документами : учеб. пособие / В.П. Зверева, А.В. Назаров. — Москва : КУРС: ИНФРА-М, 2018. - 320 с. - Текст : электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/754287(дата обращения 20.08.2022)

Нормативные акты

1. Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Текст : электронный. - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения 20.08.2022)
2. Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» - Текст : электронный. - URL: URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения 20.08.2022)
3. Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» - Текст : электронный. - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_59999/ (дата обращения 20.08.2022)
4. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» - Текст : электронный. - URL: http://docs.cntd.ru/document/902198645(дата обращения 20.08.2022)
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) - Текст : электронный. - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800 (дата обращения 20.08.2022)
6. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) - Текст : электронный. - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/ (дата обращения 20.08.2022)
7. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" - Текст : электронный. - URL:   http://docs.cntd.ru/document/554123263 (дата обращения 20.08.2022)