Системы каталогов в архиве
план-конспект урока

Слайд 1

Слайд 2

Справочно-поисковые средства архива Архивные описи Каталоги Путеводители Дополнительные архивные справочники (указатели, обзоры)

Слайд 3

Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел .

Слайд 4

Функции и состав архивной описи Архивная опись имеет три важнейших функций: Информационную (раскрывает состав и содержание документов), Учетную (обеспечивает учет дел), Классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Слайд 5

Архивный каталог – справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения (или единиц учета), архивных документов (или их частей) расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

Слайд 6

Назначение архивных каталогов Оперативный поиск углублённой информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям и т.д.; Архивные каталоги могут составляться на любой комплекс документов независимо от объема, времени создания документов, техники и способа их воспроизведения; Количество вопросов (отраслей, тем, предметов), освещаемых архивным каталогом, может быть различным и зависит от целей его создания .

Слайд 7

Каталогизация включает в себя : определение вида каталога; разработка схемы классификации документной информации в каталоге; выявление и отбор документной информации для каталогизации; описание документной информации на каталожных карточках; индексирование каталожных карточек; систематизация карточек и ведение каталога.

Слайд 8

При определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качество других архивных справочников; кадровые и материально-технические возможности архива.

Слайд 9

Каталоги Логическая структура Алфавитная структура Систематический Хронологический Предметный Тематический Именной Географический По истории учреждений По истории административно-территориального деления

Слайд 10

Практическое задание Опись и каталог: соотношение Опись Каталог

Слайд 11

Описание: Выполняет функцию учета и закрепляет систему хранения документов. Описывает содержание документов не обязательно одного фонда (чаще нескольких фондов ). Группировка описаний по нумерации единиц хранения в фонде. Не выполняет функцию учета и не закрепляет систему хранения документов. Группировка описаний по схеме классификации (определенной логики ). Описывает единицы хранения документов.

Слайд 12

Правильный вариант Опись Каталог Выполняет функцию учета и закрепляет систему хранения документов Не выполняет функцию учета и не закрепляет систему хранения документов Описывает единицы хранения документов Описывает содержание документов не обязательно одного фонда (чаще нескольких фондов) Группировка описаний по нумерации единиц хранения в фонде Группировка описаний по схеме классификации (определенной логики) 0 ошибок – 5 (отлично) 1 ошибка – 4 (хорошо) 2 ошибки – 3 ( удовл .) 3 ошибки и более – 2 (неуд.)

Слайд 13

Описание документной информации на каталожных карточках: Документная информация описывается на каталожных карточках дифференцировано, т.е. путем применения различных приемов описания: п одокументного , п оединичного , г руппового .

Слайд 14

Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором следующих элементов: к лассификационные сведения (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события), и нформационные (содержание документов), п оисковые (название архива, название фонда, номер фонда, описи, дела, листов дела), в нешние (язык документа и способ воспроизведения), к онтрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

Слайд 15

Каталожная карточка

Слайд 16

Индексирование каталожных карточек Индексирование – это процесс выбора и составления индексов по системе и проставления их на каталожных карточках. Назначение индекса – передать содержание информации, которая зафиксирована в документах, закрепить место делений в классификационной схеме и отразить связи между этими делениями. Система индексов – это система построения индексов с учетом методики, определенных правил. (перевод с естественного языка на искусственный букв, символов, правил).

Слайд 17

Системы индексов бывают нескольких видов: Буквенные, Цифровые, Смешанные (комбинированные). Цифровые делятся на: Нумерационные, Серийные, Десятичные.

Слайд 18

Систематизация карточек Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения цифр , например: 28.00.00.00. Культурно-просветительная работа. 28.01.00.00. Общие вопросы. 28.01.01.00. Законодательство по вопросам культурно-просветительной работы. 28.02.00.00. Деятельность культурно-просветительных учреждений. 28.10.02.02. Использование памятников истории и культуры в культурно-просветительных и научных целях.