МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

РОССИЙСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. Г.В. ПЛЕХАНОВА

Воронежский филиал

Колледж

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания по выполнению контрольной работы для обучающихся СПО заочной формы обучения специальности

38.02.04 Коммерция (по отраслям)

Воронеж – 2019

ББК

Рецензент:

к.э.н, доцент ФГБОУ ВО ВФ «РЭУ им. Г.В. Плеханова» Ю.Р. Николаева

Рекомендовано к иcпользованию в учебном процессе Методическим советом Воронежского филиала РЭУ им.Г.В. Плеханова.

Документационное обеспечение управления: методические указания по выполнению контрольной работы для обучающихся СПО заочной формы обучения специальности 38.02.04 Коммерция (по отраслям). / Саввина С.С. – Воронеж: Воронежский филиал РЭУ им. Г.В. Плеханова», 2019. – 15 с.

Методические указания по выполнению контрольной работы для обучающихся СПО заочной формы обучения специальности 38.02.04 Коммерция (по отраслям).

Сведения об авторах:

Саввина Светлана Сергеевна –  преподаватель колледжа Воронежского филиала РЭУ им. Г.В.Плеханова

ББК

                                                                                                      © СаввинаС.С.

                                                                                                                     © Воронежский филиал

                                                                                                                                 РЭУ им. Г.В. Плеханова, 2019

СОДЕРЖАНИЕ

1. Пояснительная записка        4

2. Пояснения по использованию методических указаний по контрольной  работе студента        5

3. Порядок выполненияконтрольных работ студентом        6

4. Список рекомендуемой литературы        15

1. Пояснительная записка

Учебная дисциплина ОП.04 «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной дисциплиной, устанавливающей базовые знания для освоения специальных дисциплин, и преподается студентам специальности 38.02.04 «Коммерция» (по отраслям).

Методические указания по выполнению контрольных работ  студентов по дисциплине «Документационное обеспечение управления» разработаны в соответствии с рабочей программой дисциплины ОП.04 «Документационное обеспечение управления»

Содержание методических указаний по выполнению контрольных работ и организации самостоятельной работы студентов по данной дисциплине соответствует требованиям Государственного стандарта среднего профессионального образования.

Документационное обеспечение управления - это специфическое направление деятельности по созданию, оформлению, обработке и хранению документов, включает в себя всю совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях, на предприятиях:

• составление документов;
• регистрация полученных документов и другой корреспонденции;
• организация и контроль исполнения;
• формирование номенклатуры дел и справочных фондов;
• экспертиза научной и практической ценности;
• хранение;
• обеспечение секретности и сохранности служебной тайны;
• передача в архив.

Предложенные к выполнению практические задания выполняются с использованием возможностей компьютера (текстовых редакторов, и интернета).

Данные методические указания предназначены для студентов, обучающихся по специальности 38.02.04 «Коммерция (по отраслям)».

2. Пояснения по использованию методических УКАЗАНИЙ по КОНТРОЛЬНОЙ работе студента

Методические указания по выполнению контрольных работ студентов по дисциплине ОП.04  «Документационное обеспечение управления» состоят из заданий для практической студента и порядка ее выполнения, списка рекомендуемой литературы. Они разработаны таким образом, чтобы студенты могли самостоятельно выполнять предложенные задания, а преподаватель будет проверять выполненные задания.

Тенденция современного образования – самостоятельное приобретение знаний под руководством преподавателя.

Самостоятельность – это свобода, независимость, своеобразие, что обозначает не только самостоятельное добывание знаний, но и самостоятельное принятие решений, а, значит, умение брать на себя ответственность.

Самостоятельность – это то качество, которое наряду с активностью, компетентностью, профессиональной мобильностью необходимо современному специалисту.

Контрольная работа рассчитана на разные уровни мыслительной деятельности. Выполненная работа, позволит приобрести не только знания, но и умения, навыки, а также выработать свою методику подготовки, что очень важно в дальнейшем процессе обучения.

Для выполнения контрольной работы студентам разрешается пользоваться учебной литературой, которая предложена в списке рекомендуемой литературы или другими источниками по усмотрению студентов.

3. Порядок выполнения КОНТРОЛЬНЫХ работ студентом

Для выполнения контрольной работы, необходимо выбрать вариант задания, соответствующий последней цифре зачетной книжки. В работе необходимо ответить в письменном (печатном) виде на 3 теоретических вопроса и решить практические задачи.

Выберите ваш вариант.

Вариант  № 0

Вопросы:

1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.

2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3.Классификация документов.

Задание 1. На листах формата А4 спроектируйте 2 бланка с угловым и продольным расположением реквизитов с обозначением границ зон. Для работы используйте ГОСТ. Требования к оформлению документов»

Задание 2. Создайте следующие виды бланков:

- общий бланк организации;

- бланк конкретного вида документа (в частности, бланк приказа);

- бланк письма;

- бланк должностного лица;

- бланк структурного подразделения.

Каждый из названных видов бланков необходимо оформить в 2 вариантах – с угловым и продольным расположением реквизитов. В результате должно быть оформлено 10 бланков.

Для выполнения задания используйте листы формата А4 и соблюдайте границы расположения реквизитов.

Исходные параметры для оформления бланков:

Организация – общество с ограниченной ответственностью «Верссаль»;

Вышестоящая организация – открытое акционерное общество «Воронеж»;

Структурное подразделение – служба ДОУ;

Должностное лицо – генеральный директор;

Справочные данные об организации – г. Воронеж, ул. Мира, 14, оф. 16, тел. 220-90-45, факс 245-37-47;

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 36080331/361001001

Вариант  № 1

Вопросы:

1. Какие вы знаете виды ОРД, укажите особенности их составления и оформления?
2. Каков порядок оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указания, распоряжение)?
3. Каков порядок оформления внутренних документов (справка, докладная записка, акт)?

Задание 1

Оформить заявление кассира завода «Сельмаш» с просьбой предоставить ученический отпуск с 06.03.20__ по 18.03.20__продолжительностью 13 календарных дней на основании справки - вызова № 5655 от 01.03.20__. Ф.И.О. кассира Иванова Ирина Петровна.

Задание 2

Оформить приказ по личному составу на основе данных задания № 1. Приказ № 65к от 05.03.20__«О предоставлении ученического отпуска» кассиру завода И.П. Ивановной с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова №5655 от 01.03.20__ и заявления кассира И.П. Ивановной.

Проставить визу согласования начальника отдела кадров О.А. Сергеевой и отметку об ознакомлении с приказом Ивановой.

Вариант  № 2

Вопросы:

1. Каков порядок оформления внутренних документов (справка, докладная записка, акт)?
2. Какие виды корреспонденции на предприятии вы знаете?
3. Какие требования предъявляют к составлению и оформлению служебных писем?

Задание 1

Оформить приказ по основной. В соответствии с Распоряжением Министра от 04.03.20__№ 115 «Об усилении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» составить приказ №  245 от  06.03.20__ изданный директором Научно-производственного объединения «Агроприбор» г. Воронежа М.Д. Галкиным. В распорядительной части выделить 4 пункта:

1. Об организации уборки территории объединения
2. О проверке состояния электропроводки
3. О предоставлении в секретариат генерального директора списка сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни
4. Контроль за исполнением возлагается на главного инженера объединения П.Р. Жарова.

Каждый пункт рассмотреть по схеме «Кому?», «Что нужно сделать?», «До какого срока?».

Например, к п.1 Заведующему складом О.Н. Никитину организовать уборку территории до 07.03.20__.Проставить визу главного инженера. Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Соловьева телефон 222-34-56

Задание 2.

Оформить распоряжение №  137 от  10.03.20__ главного инженера Воронежского станкостроительного завода «Сельмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601». В распорядительной части указать 4 пункта:

1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20__        .
2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа)
3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»)
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.

Проставить визу юрисконсульта П.К. Лунова

Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16

Вариант  № 3

Вопросы:

1. Перечислите виды документов, оформляющих порядок споров между юридическими лицами.
2. Каковы требования к оформлению претензионных писем?
3. Каковы требования к оформлению исковых заявлений?

Задание 1.

Составьте претензионное письмо поставщику об уплате неустойки в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции.

По договору № 28/12 от 30.04.20        должно поступить продукции (шифера) в кол-ве 5000 кв.м. на сумму 250000, фактически поступило продукции в кол-ве 4800 кв.м. на 240000 рублей, что подтверждено накладной железнодорожной станции № 566 от 02.05.20__ . В связи с недопоставкой возникли убытки от простоя и на мероприятия по ликвидации этих убытков было израсходовано дополнительно 4000руб.

Поставщик: фирма «БАН» адрес: г.Москва ул. Кутузовская д.125 тел.158-59-63. Директор: Ф.Н.Буркеев

Покупатель (составитель претензионного письма): фирма «Монтаж» г.Воронеж, ул. Пирогова 56 тел./факс 255-89-65,р/с №12345678910121415002 в банке «Уралсиб» г. Воронежа Директор: М.С. Светикова, гл. бухгалтер П.О.Каргина.

Задание 2.

На основании данных задания 1 оформите ответ на претензию.

Оформите ответ на претензию содержащий ее полное отклонение по причине отправки полного объема продукции, что подтверждаю Накладной № 589 от 01.05.20__ . На основании данных задания 1 и 2 оформите Исковое заявление. Исковое заявление в Арбитражный суд.

Вариант № 4

Вопросы:

1. Назначение коммерческой переписки.
2. Состав и расположение реквизитов делового письма в РФ.
3. Состав и расположение реквизитов делового письма, используемого в международной практике.

Задание 1. Проанализируйте наиболее распространенные виды договоров по следующей схеме:

Задание 2. Составить договор купли-продажи партии газированной воды «Тархун» в количестве 22 ящиков (4000 бутылок) по цене 20 руб. за бутылку сроком на 14 дней, в котором продавец обязуется обеспечить товар сертификатом качества и доставить его на склад покупателя в течение двух дней после предоплаты. Покупатель обязуется обеспечить предоплату в размере 75% от общей суммы до 01.03.20__ и 25% - в течение десяти дней после получения товара, плюс 1% от суммы за каждый день просрочки платежа. За нарушение условий договора сторонами предусмотрен штраф в размере 30% от всей суммы договора, плюс 3% от суммы за каждый день просрочки доставки товара. При условии форс мажорных обстоятельств стороны претензий друг к другу не имеют. Споры рассматриваются в существующем порядке: продавец ЗАО «МинВоды»; покупатель ОАО «Мир Вкуса».

Вариант № 5

Вопросы:

1. Особенности документальной лингвистики деловых писем, используемых в сфере внешнеэкономической деятельности: обращение к адресату, формулы вежливости.
2. Перечислите виды документов внешнеэкономической деятельности
3. Каковы требования к бланкам коммерческих писем?

Задание 1. Составьте гарантийное письмо ОАО «ЭКОЛЕС» акционерному обществу «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке чертежей насосной станции. ОАО «ЭКОЛЕС» просит произвести эту работу непосредственно на рабочей площадке.

Задание 2. Составьте письмо – извещение Воронежского ОАО «ЭКОЛЕС» Московскому ЗАО «МИР» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

Вариант № 6

Вопросы:

1. Перечислите виды кадровых документов.

2. По какой схеме оформляется прием на работу?

3. По какой схеме оформляется увольнение работника?

Задание 1.

Технология приема на работу:

Оформление соискателем кадровых документов при приёме на работу (резюме, заявление о приеме на работу, личный листок по учёту кадров, , анкета, автобиография).

Дополнительные документы, сопровождающие процесс приёма на работу специалиста (рекомендательное письмо, характеристика с прежнего места работы).

Собеседование.

Порядок принятия решения о приеме на работу.

Заключение трудового договора.

Оформите приказ о приёме на работу (приказ унифицированной формы № Т-1).

Задание 2.

Документирование перевода сотрудников на другую работу:

Технология оформления перевода сотрудника.

Документирование инициативы о переводе на другую работу (заявление сотрудника, представление руководителя подразделения, его согласование).

Документирование решения о переводе на другую работу (оформление нового трудового договора, оформите приказ по унифицированной форме № Т-5, внесите изменения в личную карточку сотрудника).

Вариант № 7

Вопросы:

1. По какой схеме оформляется увольнение работника?

2. Какова цель формирования личного дела работника?

3. Какая информация вносится в трудовую книжку работника?

Задание 1.

Технология поощрения работника:

Документирование процедуры поощрения работника (представление о поощрении от руководителя структурного подразделения, его согласование, составьте приказ (приказ унифицированной формы № Т-11), внесите изменений в личную карточку сотрудника).

Задание 2.

Технология увольнения работника:

Документирование процедуры увольнения (составление инициативного документа об увольнении (заявление работника – при увольнении по собственной инициативе), собеседование с работником в отделе кадров, приём от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, заполнение обходного листа, составьте приказ (приказ унифицированной формы № Т-8), внесите изменений в личную карточку сотрудника).

Вариант № 8

Вопросы:

1. Что такое документооборот?
2. Основные правила документооборота.
3. Какие требования предъявляются к первичной обработке входящих документов?

Задание 1.

Технология направления работника в командировку:

Документирование направления работника в командировку. Заполнить унифицированные формы:

- Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

- Т-10 "Командировочное удостоверение";

- Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"; АО-1 "Авансовый отчет".

Задание 2.

Технология увольнения работника:

Документирование процедуры увольнения (составление инициативного документа об увольнении (докладная записка руководителя структурного подразделения – при увольнении по инициативе работодателя), объяснительная записка от работника, принятие решения об увольнении работника, приём от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, заполнение обходного листа, составьте приказ (приказ унифицированной формы № Т-8), внесение изменений в личную карточку сотрудника).

Вариант № 9

Вопросы:

1. Формирование и хранение дел.
2. Оформление дел.
3. Сдача дел в архив.

Задание 1.

Создать презентацию в программе Power Point на тему «Системы управления электронным документооборотом». В качестве слайдов рекомендуется следующие:

1. Тема
2. История российского рынка систем электронного документооборота
3. Популярные системы электронного документооборота в России
4. Цели использования систем управления электронным оборотом
5. Слайды на свое усмотрение

Задание 2.

Составьте блок-схему документационного обеспечения управления. Покажите взаимосвязь и технологию прохождения документов.

4. Перечислите этапы работы с входящими документами.
5. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?
6. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?
7. Номенклатура дел.
8. Формирование и хранение дел.
9. Оформление дел.
10. Сдача дел в архив.

4. Список рекомендуемой литературы