Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий
план-конспект урока

Раздаточный лист по теме занятия

«Классификация мероприятий,

этапы подготовки и проведения деловых мероприятий»

ФИО студента _________________________

№ группы ____________________

1. Деловые мероприятия __________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

2. Цель делового мероприятия _____________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

3. Задачи делового мероприятия ___________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Памятка

«Виды деловых мероприятий»

1. Деловые мероприятия:

Совещание (заседание, собрание) – мероприятие посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Конференция – это деловое мероприятие в виде собрания представителей разных организаций, учреждений, стран. Цель – обсуждение и решение актуальных проблем.

Видеоконференция применяется как средство оперативного принятия решения в той или иной ситуации.

2. Учебные, образовательные деловые мероприятия:

Круглый стол – одна из форм совместного обсуждения идей, проблем, ситуаций, имеющих значение для широких кругов общественности.

Тренинг – форма интерактивного обучения, целью которого является развитие компетентности межличностного и профессионального поведения в общении.

Семинар – форма учебно-практических занятий, при которой учащиеся обсуждают сообщения, доклады и рефераты, выполненные ими по результатам учебных или научных исследований под руководством преподавателя.

3Деловые мероприятия рекламного характера:

Презентация – представление общественности компании, продукта, услуги, новых достижений, итогов, выход на новый сегмент рынка.

Выставка – это мероприятие, на котором предприниматели демонстрируют и реализуют свои продукты, устанавливают деловые контакты, заключают договоры о сотрудничестве и партнерстве, обмениваются опытом.

День открытых дверей представляет собой торжественное мероприятие, которое позволяет более подробно познакомиться с художественными ценностями, разными материалами, товарами или предоставляемыми услугами в различных сферах деятельности.

4. Деловые мероприятия для прессы:

Пресс-конференция – мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость или любой другой повод, и организация или отдельная личность, непосредственно связанные с этой новостью или поводом, желают дать свои комментарии по этому вопросу.

Брифинг – короткая, сжатая во времени встреча официальных лиц, представляющих государственные ли коммерческие структуры с представителями СМИ. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании. Продолжительность 15-20 минут.

Пресс-ланч – менее формальный, нежели пресс-конференция и брифинг, но довольно эффективный формат коммуникации с прессой. Такое пресс-мероприятие предполагает встречу журналистов с первыми лицами компании и общение во время завтрака или обеда.

5. Развлекательные деловые мероприятия:

Деловой прием – это полуофициальная бизнес-встреча дипломатического характера в непринуждённой обстановке. Он предполагает собрание представителей компаний, которые находятся в стадии переговоров.

Коктейль, банкет, фуршет – развлекательная часть мероприятия может стать частью любого делового мероприятия. Это дает участникам возможность установления контактов с представителями компании-организатора и неформального обмена информацией.

6. Современные деловые мероприятия:

Аквариум – дискуссионный формат, который позволяет провести небольшие групповые обсуждения в условиях многочисленной аудитории. Это форма публичной дискуссии, которая создает эффект приватного разговора в небольшой группе, при котором участники сами решают, в какой момент им «входить» или «выходить» из дискуссии.

World Café (Мировое кафе). Методика строится на обмене знаниями и идеями в дружественной атмосфере. Участники располагаются за столиками по 4-5 человек и в течение 20 минут обсуждают заданную тему. Затем один представитель от каждой группы переходит за другой стол. Спикер информирует новичка о выводах, к которым пришла его команда. Так, все обогащают друг друга мнениями, что позволяет решить общую проблему или ряд насущных вопросов.

Фейл-конференция. В основе технологии лежит значение английского fail– «провал». А если точнее – смысл русской поговорки «На ошибках учатся». Суть мероприятия заключается в анализе чужого отрицательного опыта. Спикеры рассказывают о своих неудачах, поражениях и ошибках, аудитория задает вопросы. Порой неудобные – выступающие должны быть к этому готовы.

Практическое задание

Трудовые действия:

1. Ведение протокола мероприятия.

2. Выбор места и времени проведения мероприятия.

3. Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз.

4. Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия.

5. Организация встречи и регистрация участников мероприятия.

6. Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.

7. Организация подготовки президиума и рабочих мест участников.

8. Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз.

9. Оформление списка участников мероприятия.

10. Подготовка повестки дня мероприятия.

11. Подготовка предварительной сметы расходов.

12. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов.

13. Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия.

14. Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии.

15. Решение вопросов технического оснащения мероприятия.

16. Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков.

17. Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия.

СПб ГБ ПОУ «Российский колледж традиционной культуры»

План проведения учебного занятия

ПМ 01, МДК 01.03 Р.1 «Организация секретарского обслуживания»

Тема занятия:                                        Классификация мероприятий.

Этапы подготовки

и проведения деловых мероприятий

Количество часов на занятие                        1 час

Преподаватель:                                        Амир Саид Н.Н.

Цель урока:

Ознакомиться с классификацией деловых мероприятий и этапами подготовки и проведения деловых мероприятий.

Задачи урока:

Учебная: познакомить студентов с классификацией деловых мероприятий и этапами подготовки и проведения деловых мероприятий.

Воспитательная: поддерживать у студентов познавательный интерес к выбранной специальности.

Развивающая: организовать собственную деятельность, определять методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

Тип урока: комбинированный.

В ходе занятия формируются и развиваются элементы профессиональных и общих компетенций (в соответствии с рабочей программой дисциплины):

ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

Знания:

• правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
• правила организации приемов в офисе;
• правила проведения деловых переговоров.

Умения:

• готовить и проводить совещания, деловые встречи, приемы и презентации.

Дидактические единицы:

Деловые мероприятия, учебные (образовательные) мероприятия, мероприятия для прессы, выездные мероприятия, массовые (развлекательные мероприятия), этапы организации и проведения  деловых мероприятий.

Средства обучения:

• комплект учебно-методической и дидактической документации преподавателя,
• раздаточный материал,
• мультимедиа презентация.

План урока:

1. Организационная часть (3 минуты)
2. Изложение нового материала (20 минут)
3. Выполнение практического задания (15 минут)
4. Проверка полученных знаний (5 минут)
5. Подведение итогов, домашнее задание (2 минуты)

Ход урока:

1. Организационная часть.

Приветствую студентов, отмечаю присутствие студентов в журнале.

Слайд 1 Сегодня вы ознакомитесь с новой темой. Обратите внимание на слайд, представленный перед вами, как вы думаете, о чем сегодня пойдет речь? (ответы студентов).

А зачем нам это знать? (ответы студентов)

В каких деловых мероприятиях вы принимали участие? (ответы студентов)

Слайд 2

Тема урока - классификация мероприятий, этапы подготовки и проведения деловых мероприятий.

Цель урока - ознакомиться с классификацией деловых мероприятий и этапами подготовки и проведения деловых мероприятий.

Порядок проведения урока – сегодня мы с вами рассмотрим: виды  деловых мероприятий; этапы их подготовки и проведения, а также рассмотрим должностные обязанности помощника руководителя при подготовке и техническом обеспечении деловых (конферентных) мероприятий. Далее мы с вами выполним небольшое практическое задание (оценка за урок будет выставлена по результатам практического задания, а также будет учитываться ваша активная работа на уроке).

2. Изложение нового материала.

Начнем с кого, что же такое деловое мероприятие?

Слайд 3 Деловые мероприятия – профессиональные мероприятия различного формата, направленные на достижение бизнес-целей компании.

Слайд 4 Принимая решение о проведении делового мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи.

Это разные понятия, поэтому сначала нужно разобраться, чем они отличаются.

Цели - то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия. Это глобальные достижения, ради которых проводятся мероприятия, стратегическое направление. Например, целью может быть:

• заявить о новом продукте компании как инновационном прорыве.

Задачи - конкретные, измеряемые достижения мероприятия. Они локальные, указывают тактическое направление для действий. Например, задачей может быть:

• получить десять новых потенциальных клиентов.

Слайд 5 Различают следующие виды деловых мероприятий:

1. Деловые.

2. Учебные, образовательные.

3. Рекламные.

4. Мероприятия для прессы.

5. Развлекательные торжественные.

Слайд 6 К деловым мероприятиям относятся:

Совещание (заседание, собрание) – мероприятие посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Конференция – это деловое мероприятие в виде собрания представителей разных организаций, учреждений, стран. Цель – обсуждение и решение актуальных проблем.

Видеоконференция применяется как средство оперативного принятия решения в той или иной ситуации.

Слайд 7 Учебные, образовательные деловые мероприятия:

Круглый стол – одна из форм совместного обсуждения идей, проблем, ситуаций, имеющих значение для широких кругов общественности.

Тренинг – форма интерактивного обучения, целью которого является развитие компетентности межличностного и профессионального поведения в общении.

Семинар – форма учебно-практических занятий, при которой учащиеся обсуждают сообщения, доклады и рефераты, выполненные ими по результатам учебных или научных исследований под руководством преподавателя. 

Слайд 8 К деловым мероприятиям рекламного характера относятся:

Презентация – представление общественности компании, продукта, услуги, новых достижений, итогов, выход на новый сегмент рынка.

Выставка – это мероприятие, на котором предприниматели демонстрируют и реализуют свои продукты, устанавливают деловые контакты, заключают договоры о сотрудничестве и партнерстве, обмениваются опытом.

День открытых дверей представляет собой торжественное мероприятие, которое позволяет более подробно познакомиться с художественными ценностями, разными материалами, товарами или предоставляемыми услугами в различных сферах деятельности.

Слайд 9 Среди деловых мероприятий выделяют мероприятия для прессы:

Пресс-конференция – мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость или любой другой повод, и организация или отдельная личность, непосредственно связанные с этой новостью или поводом, желают дать свои комментарии по этому вопросу.

Брифинг – короткая, сжатая во времени встреча официальных лиц, представляющих государственные ли коммерческие структуры с представителями СМИ. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании. Продолжительность 15-20 минут.

Пресс-ланч – менее формальный, нежели пресс-конференция и брифинг, но довольно эффективный формат коммуникации с прессой. Такое пресс-мероприятие предполагает встречу журналистов с первыми лицами компании и общение во время завтрака или обеда.

Слайд 10 К развлекательным деловым мероприятиям относятся:

Деловой прием – это полуофициальная бизнес-встреча дипломатического характера в непринуждённой обстановке. Он предполагает собрание представителей компаний, которые находятся в стадии переговоров.

Коктейль, банкет, фуршет – развлекательная часть мероприятия может стать частью любого делового мероприятия. Это дает участникам возможность установления контактов с представителями компании-организатора и неформального обмена информацией.

Слайд 11 Современные деловые мероприятия включают такие мероприятия, как например аквариум, мировое кафе, фейл-конференция.

Аквариум – дискуссионный формат, который позволяет провести небольшие групповые обсуждения в условиях многочисленной аудитории. Это форма публичной дискуссии, которая создает эффект приватного разговора в небольшой группе, при котором участники сами решают, в какой момент им «входить» или «выходить» из дискуссии.

World Café (Мировое кафе). Методика строится на обмене знаниями и идеями в дружественной атмосфере. Участники располагаются за столиками по 4-5 человек и в течение 20 минут обсуждают заданную тему. Затем один представитель от каждой группы переходит за другой стол. Спикер информирует новичка о выводах, к которым пришла его команда. Так, все обогащают друг друга мнениями, что позволяет решить общую проблему или ряд насущных вопросов.

Фейл-конференция. В основе технологии лежит значение английского fail– «провал». А если точнее – смысл русской поговорки «На ошибках учатся». Суть мероприятия заключается в анализе чужого отрицательного опыта. Спикеры рассказывают о своих неудачах, поражениях и ошибках, аудитория задает вопросы. Порой неудобные – выступающие должны быть к этому готовы.

Слайд 12 Любое деловое мероприятие имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. Можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение состава участников. Продумать, на какую аудиторию рассчитано деловое мероприятие.

3. Оповещение о предстоящем мероприятии.

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности.  Текст письма строится по схеме: кто приглашает - куда приглашает - когда и где состоится - порядок участия - приглашение к участию.

4. Встреча участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных - в месте проведения.

5. Размещение участников мероприятия.

Если на деловое мероприятие приглашены иногородние участники их размещают в гостинице.

6. Организация питания участников мероприятия.

Существует три вида организации питания участников мероприятия:

- традиционное питание (завтрак - обед - ужин);

- перерыв на кофе (кофе-брейк);

- товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

7. Регистрация участников мероприятия.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

Как правило, регистрация участников начинается за 30 минут до начала мероприятия.

8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Культурная программа.

Если мероприятие многодневное, то для участников должна быть запланирована культурная программа.

Что входит в культурную программу? (ответы студентов)

- экскурсия;

- посещение культурно-зрелищных учреждений;

- концерт профессиональных артистов;

- показ художественной самодеятельности;

- анимационные программы с участием зрителей.

10. Техническое обеспечение мероприятия.

В настоящее время, проведение деловых мероприятий невозможно представить без использования современного технического оборудования.

Как вы думаете. Какое оборудование необходимо, для проведения делового мероприятия? (ответы студентов)

Слайд 13 Конференц-система - это комплекс оборудования, предназначенного для проведения совещаний, конференций, деловых переговоров, презентаций, совещаний и т.д.

Любая конференц-система включает оборудование:

- для озвучивания;

- для отображения информации;

- для синхронного перевода;

- для документирования и архивирования информации;

- для видеоконференцсвязи.

Слайд 14 В соответствии с Профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», при организации подготовки, проведения и обслуживания деловых мероприятий, специалист в данной области, выполняет следующие трудовые действия:

- подготовка повестки дня мероприятия;

- оформление списка участников мероприятия;

- информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;

- выбор места и времени проведения мероприятия;

- подготовка предварительной сметы расходов;

- рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии;

- сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;

- рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия;

- составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;

- закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;

- решение вопросов технического оснащения мероприятия;

- помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;

- организация подготовки президиума и рабочих мест участников;

- организация встречи и регистрация участников мероприятия;

- ведение протокола мероприятия;

- организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз;

- организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.

Так же, при организации и проведении деловых мероприятий, специалист в области документационного обеспечения, должен обладать определенными знаниями и умениями. Домашнее задание. Ознакомиться с знаниями и умениями в профессиональном стандарте (распечатать или переписать знания и умения на стр. 21-23)

Слайд 15 А сейчас мы с вами выполним практическое задание, направленное на закрепление пройденной темы.

3. Выполнение практического задания

Заполните таблицу «Обязанности помощника руководителя при организации подготовки, проведения и обслуживания деловых мероприятий». У вас на столах лежит раздаточный материал, найдите задание для выполнения практического задания.

Вам нужно заполнить таблицу и определить, исходя из трудовых действий, какое действие относится к подготовке к деловому мероприятию, а какое относится к проведению (уже во время проведения делового мероприятия).

Все трудовые действия пронумерованы и представлены в случайном порядке, в таблице вам нужно указать только номер трудового действия. Желательно составить таблицу, так, чтобы была соблюдена последовательность выполнения трудовых действий (для тех студентов, которые быстро справятся с заданием).

При выполнении данного практического задания, используйте схему «Этапы подготовки и проведения делового мероприятия», данная схема поможет вам соблюсти последовательность выполнения трудовых действий помощника руководителя.

1. Ведение протокола мероприятия.

2. Выбор места и времени проведения мероприятия.

3. Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз.

4. Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия.

5. Организация встречи и регистрация участников мероприятия.

6. Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.

7. Организация подготовки президиума и рабочих мест участников.

8. Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз.

9. Оформление списка участников мероприятия.

10. Подготовка повестки дня мероприятия.

11. Подготовка предварительной сметы расходов.

12. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов.

13. Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия.

14. Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии.

15. Решение вопросов технического оснащения мероприятия.

16. Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков.

17. Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия.

Слайд 16 Правильные вариант заполнения таблицы:

4. Проверка полученных знаний

По окончанию выполнения практического задания правильный вариант выполнения схемы «Подготовка и проведение деловых мероприятий» выводится на экран. Студенты меняются тетрадями и совместно с преподавателем студенты проверяют выполненное практическое задание и разбирают допущенные ошибки.

Количество допущенных ошибок:

0-2 – «отлично»

3-5 – «хорошо»

6-8 – «удовлетворительно»

9 и более – «неудовлетворительно»

5. Подведение итогов, домашнее задание

Оценить работу студентов на уроке. Провести рефлексию по осмыслению студентами пройденного материала в форме опроса. Дать домашнее задание.

Контрольные вопросы для проведения рефлексии по осмыслению студентами пройденного материала

1. С какими видами деловых мероприятий вы сегодня познакомились?

2. Какие этапы включает в себя подготовка и проведение делового мероприятия?

3. Какое офисное оборудование необходимо для проведения деловых мероприятий?

Слайд 17 Домашнее задание

Ознакомиться с знаниями и умениями в профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (распечатать или переписать знания и умения на стр. 21-23).