Методическая разработка открытого урока по МДК 03.01 Системы менеджмента. МДК 05.01 Выполнение работ по профессии 21299 Делопроизводитель для специальностей: 27.02.02 Техническое регулирование и управление качеством.
учебно-методический материал на тему

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

НОВОКУЗНЕЦКИЙ ГОРНОТРАНСПОРТНЫЙ КОЛЛЕДЖ

МДК 03.01 Системы менеджмента

МДК 05.01 Выполнение работ

по профессии 21299 Делопроизводитель

для специальностей:

27.02.02 Техническое регулирование и управление качеством

Составители:

Мильяшенко О.Н., преподаватель

дисциплин профессионального учебного цикла

Шушкова Р.С., преподаватель

дисциплин профессионального учебного цикла

Новокузнецк, 2016

Пояснительная записка

Методическая разработка урока по МДК.03.02 Системы менеджмента и МДК 05.01 Выполнение работ по профессии 21299 Делопроизводитель предназначена для проведения урока в группе обучающихся по специальности 221413 Техническое регулирование и управление качеством. Материал урока соответствует требованиям Федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования в области освоения видов деятельности и формирования компетенций.

Урок по теме «Документированная процедура управление записями. Требования к процессу управления записями о качестве» продолжает формировать у обучающихся профессиональных и общих компетенций:

•  ПК 3.1. Использовать основные методы управления качеством.
•  ПК 3.2. Организовывать и проводить мероприятия по улучшению качества продукции, процессов, услуг, систем управления.
•  ПК ВЧ Осуществлять регистрацию, хранение и поиск документов.
•  OK 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
•  ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
•  ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
•  ОК 05. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.
•  ОК 6. Работать в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, клиентами.
•  ОК 7. Брать ответственность за работу членов команды (подчиненных), за результат выполнения заданий.

План урока

Продолжительность занятия: 90 минут

Группа: ТРК-13

Специальность: 221413 Техническое регулирование и управление качеством 

Профессиональный модуль: МДК.03.02 Системы менеджмента; МДК.05 Выполнение работ по профессии 21299 Делопроизводитель

Тема урока: Документированная процедура управление записями. Требования к процессу управления записями о качестве.

Методическая цель урока: Изучение и первичное закрепление новых знаний.

Тип урока: Комбинированный

Задачи урока:

Методы обучения:

- словесный: объяснение, беседа (эвристическая);

- наглядный: демонстрация презентации, видеоролика;

- практический: работа с рабочей тетрадью;

- исследовательский: самостоятельная учебно-исследовательская работа, сбор данных, обсуждение полученных данных, формулировка понятий, обобщений, выводов;

- проблемно-поисковый: рассмотрение ситуационных задач, проецирование их на будущую профессиональную деятельность;

- рефлексивный: текущая рефлексия, итоговая рефлексия.

Принципы обучения:

- коммуникативная направленность;

- индивидуальный и дифференцированный подход;

- деятельностный подход в обучении;

- прочность усвоения знаний, умений;

- наглядность, доступность и уровень сложности.

Методы и формы контроля знаний:

- педагогический контроль (оценка знаний обучающихся в процессе урока),

- взаимоконтроль (оценка действий обучающимся при выполнении заданий другими обучающимися).

Используемые приемы и методы обучения способствуют повышению учебной мотивации, в полной мере соответствуют требованиям современного урока

Формы организации учебной деятельности студентов:

- индивидуальная

- групповая (обучающиеся предварительно поделены на подгруппы).

Средства обучения:

Технические средства обучения:

- компьютер с лицензионным программным обеспечением;

- мультимедийный проектор;

- ноутбуки.

Учебно-методические:

- дидактические средства: рабочие тетради, электронная презентация, видеоролик;

- методические средства: карточки с заданиями, журналы регистрации входящей и исходящей документации.

Междисциплинарные связи:

Учебные дисциплины Менеджмент, Экономика организации, Иностранный язык, МДК 04.01 Теоретические основы управления документации

Прогнозируемый результат:

- усвоение первичных знаний основ делопроизводства;

- формирование умений обрабатывать входящие и исходящие документы.

формирование профессиональных компетенций:

- ПК 3.1. Использовать основные методы управления качеством.

- ПК 3.2. Организовывать и проводить мероприятия по улучшению качества продукции, процессов, услуг, систем управления.

- ПК ВЧ Осуществлять регистрацию, хранение и поиск документов.

формирование общих компетенций:

- OK 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

- ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

- ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

- ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

- ОК 6. Работать в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, клиентами.

- ОК 7. Брать ответственность за работу членов команды (подчиненных), за результат выполнения заданий.

Список используемых источников

1 Гладий, Е.В. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс] : учебное пособие / Е.В. Гладий. - Москва: ИЦ РИОР: НИЦ Инфра-М, 2012. - 249 с.

2 Управление качеством [Текст] : учебник / О.В. Аристов. - Москва : ИНФРА-М, 2012. - 239 с.

3 Управление качеством. Практикум [Текст] : учебное пособие / Б.Н. Герасимов, Ю.В. Чуриков. - Москва : НИЦ Инфра-М, 2013. - 208 с.

Интернет-ресурсы:

1 Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней [Электронный ресурс]. – Pro-Секретариат и СЭД, 2015. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru , свободный. – Загл. с экрана.

2 Менеджмент качества [Электронный ресурс]. - Режим доступа:  http://quality.eup.ru,  свободный. - Загл. с экрана.

3 Журнал «Стандарты и качество» [Электронный ресурс]: портал. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://ria-stk.ru. – Загл. с экрана.

Технологическая карта урока по теме: ««Управление конфликтами в организации»

Примечание:

Приготовить к уроку:

1. Видеоролик «Регистрация записей по качеству», либо выход в Skype

2. Презентация

3. Бланк с двумя колонками и фамилиями студентов (для выставления оценок)

4. Конверты с заданиями

5. Журналы регистрации документов

5.  Поминутно расписанный урок и действия преподавателей, студентов

7. Елочки, шары.

Не забыть взять с собой рабочие тетради!!!!!!!!!

Ход урока

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ МОМЕНТ

2. МОТИВАЦИЯ УЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Преподаватель 1:Мы рады приветствовать всех, кто собрался сегодня здесь: студентов группы ТРК-13 и гостей!

Преподаватель 1:Отметим отсутствующих. Запишите тему урока в конспект. Тема: Документированная процедура управление записями. Требования к процессу управления записями о качестве.

Сегодня у нас необычный урок! Вы должны познакомиться с процессом управления записями, но и приобрести практические навыки регистрации документов.

Преподаватель 1:

Целями нашего сегодняшнего занятия являются:

- во-первых, познакомить вас с требованиями к процессу управление записями и этапами данного процесса Таким образом, мы закладываем основы для формирования профессиональной компетенции ПК 3.1. Использовать основные методы управления качеством; ПК 3.2. Организовывать и проводить мероприятия по улучшению качества продукции, процессов, услуг, систем управления.

Преподаватель 2:

- во-вторых, разобрать этапы обработки документации организации, а также подготовить Вас к профессиональной деятельности через формирование ПК ВЧ Осуществлять регистрацию, хранение и поиск документов

3. АКТУАЛИЗАЦИЯ ОПОРНЫХ ЗНАНИЙ

(повторение пройденного материала в форме фронтального опроса):

Преподаватель 1:

Повторим ранее изученный материал, ответив на наши вопросы:

1. Что предусматривают при планировании качества? Цель в области качества.

Преподаватель 2:

1. Назовите классификацию документов по месту составления.

Преподаватель 1:

2. Какие обязанности несет Представитель руководства?

Преподаватель 2:

2.  Что такое реквизит? Приведите перечень реквизитов из которых состоит документ: Письмо.

Преподаватель 1:

3. Назовите основные требования к руководству по качеству.

Преподаватель 2:

3. Приведите примеры внутренних документов.

Преподаватель 1:

4. Какие требования предъявляет ИСО 9001 к процессу «управление документацией»?

Преподаватель 2:

4.  Назовите виды писем.

4. ИЗУЧЕНИЕ НОВОГО МАТЕРИАЛА

Преподаватель 1: Мы повторили с вами основные понятия, которые нам необходимы для изучения материала сегодняшнего занятия, переходим к изучению нового материала.

При изучении нового материала вам предлагается рабочая тетрадь.

Документированная процедура устанавливает правила и процедуры работы с записями о качестве в организации в соответствии с требованиями ГOCT ISO 9001-2015.

Процесс управления записями о качестве, обязателен к применению во всех подразделениях организации,

Процедура подлежит применению специалистами и руководителями, осуществляющими управление записями по качеству.

Процедура управление записями распространяется на все виды записей о качестве, образующихся в деятельности должностных лиц и структурных подразделений организации.

Записи СМК включают:

- плановую

- распорядительную

- информационно - справочную документацию организации в области СМК.

Цель процесса управления записями о качестве

Целью процесса является организация управления записями по качеству в соответствии с требованиями ISO 9001:2015.

Задачи процесса:

-идентификация записей;

-хранение;

-защита;

-восстановление;

-определение сроков хранения;

-изъятие;

-сбор.

Этапы управления записями о качестве:

1 разработка форм;

2 идентификация;

3 ведение и регистрация;

4 хранение, защита и восстановление записей о качестве;

5 изъятие, архивирование и уничтожение записей о качестве.

Ответственность за процесс управления записями о качестве

ПРИМЕРЫ:

- Схема процедуры «Управление записями» СибМост;

- Блок-схема процесса управления записями о качестве, приложение А (Колледж)

- Матрица распределения ответственности по этапам процесса управления записями о качестве приложение Б (Колледж)

- Блок-схема процесса управления записями по качеству приложение А-В (НКАЗ)

- Матрица распределения ответственности за выполнение процесса управления записями по качеству приложение Б-Г (НКАЗ)

Записи могут быть представлены в виде:

- письменных записей (протоколы, акты, журналы, ведомости, бланки, статистические карты, сертификаты);

- диаграмм средств АСУТП и самопишущих средств измерений (должно быть предусмотрено резервное копирование информации);

• электронных баз данных.

ПРИМЕРЫ:

- Записи продукции по стадиям жизненного цикла установлены в картах процессов и стандартах предприятия и приведены в Приложении А (НКАЗ).

- Записи о качестве ГКПОУ НГТК

- Реестр записей о качестве СибМост

Основные требования, предъявляемые к формам записей:

• наглядность и четкость построения;
• унификация и стандартизация;
• исключение дублирования информации.

• единообразия терминологии, правил обозначения, кодирования;
• пригодности к машинной обработки.

Этапы управления записями о качестве:

1 Разработка форм записей о качестве

Разработка формы записи включает в себя определение необходимости ее ведения, создание проекта, согласование с заинтересованными лицами, рассмотрение на Совете по качеству, утверждение первым руководителем, присвоение кода, а также ее учет и хранение.

Формы записей могут быть определены в документации СМК, приказами первым руководителем или Альбомом документов и представлены в Табеле документов в разделе «Записи».

Формы записей определяют объем и содержание данных, подлежащих регистрации.

2 Идентификация форм записей

Все формы записей, разрабатываемые в организации, должны иметь код и название, кратко и однозначно описывающее содержание записи о качестве.

Код формы записи присваивается ответственным за СМК.

Код формы записи располагается в правом верхнем углу листа.

Код формы записи состоит из:

Пример − Форма 73.001-16

где,         73 – шифр подразделения-разработчика (ОУСК);

001 – порядковый номер формы;

16 – две последние цифры года разработки.

Порядковый номер отмененной или замененной формы не может использоваться для обозначения вновь разработанных форм.

* Наличие новой версии регламентирующего документа в обязательном порядке идентифицируется в коде формы записи в виде порядкового номера версии, заключенного в круглые скобки и расположенного после порядкового номера документа. Если форма записи принадлежит нулевой версии регламентирующего документа, то данное обозначение не вводится.

Если изменения вносятся в форму записи в течение действия версии регламентирующего документа, то она переиздается, и после буквенного обозначения записи в скобках указывается порядковый номер версии формы.

3 Ведение и регистрация форм записей

Регистрация данных о качестве предназначена для получения необходимой достоверной и своевременной информации о состоянии качества продукции на всех этапах ее жизненного цикла, и эффективности действующей СК.

Состав, характер и объем данных о качестве устанавливается при разработке документации, обеспечивающей построение и функционирование СК.

Процесс ведения и регистрации записей о качестве осуществляет ответственный за СМК в структурном подразделении.

В организации устанавливают следующие общие требования к ведению записей независимо от вида (бумажный или электронный) носителя информации:

• записи, фиксируемые в носителях информации, должны содержать данные, позволяющие определить, к какому виду услуг (продукции), процессу или требованию СМК относятся данные;
• записи заносятся в документ четко в определенные графы в соответствии с формой носителя информации;
• записи должны быть легко и однозначно читаемы, понятны работникам подразделений и всему персоналу, допущенному к пользованию информацией;
• записи должны содержать подписи исполнителя, расшифровку подписи и дату заполнения;
• при хранении записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

Правила заполнения конкретных носителей информации могут устанавливаться как в соответствующих документах СМК (документированных процедурах, методических рекомендациях, инструкциях и др.), так и на самом носителе информации.

Использование записей о качестве

Записи о качестве используются для анализа данных и для подтверждения выполнения установленных требований.

В структурных подразделениях процесс использования записей о качестве осуществляют руководители структурных подразделений.

Анализ записей о качестве

Анализ записей о качестве осуществляется ответственным за СМК, инженером по качеству, заместителями директора, аудиторами.

4 Хранение, защита и восстановление записей о качестве

Хранение записей должно предотвращать их порчу и утерю, а также обеспечивать быстрый поиск и регламентированный доступ. При необходимости должны предусматриваться специальные средства защиты, такие как файлы, папки, сейфы, специальные помещения. Хранение записей о качестве осуществляет ответственный за СМК в структурном подразделении.

Записи помещаются на оперативное хранение у должностного лица или в подразделении после их оформления, т.е. заполнения соответствующих форм документов и обработки данных, включая их обобщение.

Документы, содержащие записи о качестве, заносятся в номенклатуру дел должностного лица или подразделения в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству колледжа.

Порядок формирования дел для обеспечения хранения записей устанавливается Инструкцией по делопроизводству, а также номенклатурой дел организации.

Записи должны быть восстанавливаемыми. Восстановление осуществляется путем использования:

• электронного архива;
• печатных копий;
• первичных (исходных) записей.

Восстановление записей в журнале, книге, тетради в случае ошибки, описки производит ответственное за ведение должностное лицо после информирования непосредственного руководителя. Новая запись делается на следующей новой строке, неверная запись аккуратно зачеркивается и ставится подпись руководителя подразделения с указанием «Неверно».

При утере или повреждении записей, содержащих результаты оказанной услуги и сопровождающих процесс оказания услуги, а также других записей необходимо провести следующие действия:

• проинформировать руководителя структурного подразделения, заинтересованные подразделения при необходимости, определяемой высшим руководством, потребителя услуги;
• восстановить запись (при этом, следует использовать архивированные копии документов или, если таковых не имеется, другие подходящие документы, например, рабочие тетради);
• идентифицировать восстановленную запись (путем указания слова «дубликат», должности, подписи с расшифровкой лица, выполнившего восстановление, и даты восстановления);
• внести соответствующие записи в регистрационную документацию;
• запросить копии записей, изготовленных другими подразделениями колледжа или сторонними организациями;
• заверить копию в установленном порядке.

Ответственность за действия по восстановлению записей возлагается на руководителя структурного подразделения.

Архивирование записей

Архивное хранение записей о качестве должно быть организовано в условиях, исключающих искажение содержания информации в течение всего срока хранения. Архивирование записей осуществляется, если устанавливается срок хранения более 10 лет. Архивирование записей о качестве осуществляет архивариус.

5 Изъятие и/или уничтожение записей о качестве

Изъятие журнала, книги, тетради производится на основании:

        -окончания сроков ведения;

        -решения вышестоящего руководства о проведении анализа причин и установления ответственности за несоответствие, фактически подтвержденное данной формой записей.

После окончания сроков ведения руководитель подразделения выдает ответственному за ведение записей должностному лицу новый журнал, книгу, тетрадь после получения подтверждения из архива о сдаче на хранение предыдущей формы записей в виде акта по форме СТО.

Временное изъятие записей с целью их анализа производит руководитель подразделения с информированием ответственного за ведение. Срок временного изъятия не должен превышать периодичности ведения записей и не нарушать процедуру, в ходе которой ведутся данные записи.

После окончания срока хранения формы записей утилизируются с использованием способов, защищающих от распространения информации, содержащейся в записях (резка, прессование, сжигание и т.п.). Ответственность за своевременность и качество утилизации несут руководитель подразделения, архива и ЭХО.

Основные показатели эффективности процесса управления записями по качеству

Основными показателями эффективности процесса управления записями по качеству являются:

• идентификация записей по качеству;
• ведение записей по качеству в соответствии с установленной формой;
• проведение анализа заполненных записей по качеству;
• отсутствие в обращении устаревших записей по качеству.

А как применить полученные знания по процессу «Управление записями» на практике вас обучит Регина Сергеевна.

Преподаватель 2:

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

Одним из этапов работы с документами является их регистрация.

Согласно ГОСТ Р 7.08-2013 «Делопроизводство и архивное дело» Регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска, она фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит придает документу юридическую силу. 

Документы регистрируют в организации один раз: входящие — в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно по их получении), исходящие и внутренние — в день подписания или утверждения.

В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а только наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации.

Перечень документов, не подлежащих регистрации:

1. Письма, присланные для сведения (копии).
2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
7. Учебные планы, программы.
8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
9. Прейскуранты.
10. Технические условия.
11. Претензии.
12. Нормы и нормативы расходов материалов.
13. Поздравительные письма
14. Пригласительные билеты.
15. Документы по заключению коллективных договоров.
16. Бухгалтерские документы.
17. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или специалистом службы делопроизводства.

Регистрационные формы и их заполнение

В зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки, электронная.

 Сегодня на занятии мы рассмотрим журнальную форму регистрации документов.

На слайде представлена схема работы со входящей документацией.

Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководителем организации;
•  доставка документов исполнителям;
• контроль за исполнением;
• подшивка исполненного документа в дело.

При регистрации входящей документации секретарь или работник службы делопроизводства заносит следующие сведения в журнал регистрации (рассмотрим на примере). Также работник по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф в журнале., т.е. в каждой организации своя унифицированная форма журнала регистрации.

Далее представлена схема работы с исходящей документацией.

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения:

• составление проекта документа;
• изготовление документа;
• визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);
• подписание (утверждение) документа;
• регистрация;
• отправка документа адресату.

Как видно из схемы, исходящие документы также подлежат регистрации. Рассмотрим форму журнала регистрации для исходящих документов (пример на слайде).

Нами была рассмотрена журнальная форма регистрации входящих и исходящих документов, а сейчас мы предлагаем вам посмотреть видеоматериал по ведению данной документации специалистами организаций нашего города.

(ВИДЕО)

Преподаватель 1: Данная информация специалистов с организаций еще раз подтверждает актуальность изучения данной темы.

5. ЗАКРЕПЛЕНИЕ ЗНАНИЙ И ФОРМИРОВАНИЕ УМЕНИЙ

Преподаватель 2:

Для закрепления материала предлагаю вам поучаствовать в игре под названием «Один день Офиса». Мы заранее разделились на подгруппы, которые будут представлять из себя «мини-офис».

В каждой подгруппе назначается начальник (ответственный), его роль распределить обязанности между сотрудниками офиса (подгруппы).

Задание:

1. Зарегистрировать входящий документ в журнале регистрации согласно выданному заданию.
2. Зарегистрировать исходящий документ в журнале регистрации согласно выданному заданию.
3. Составить исходящий документ и отправить его соседней компании.
4. Получить от соседней компании входящий документ и произвести его обработку согласно схеме работы с входящей документацией.
5. По результатам работы начальнику офиса (подгруппы) предоставить отчет в устной форме.

Обеспечивающие средства:

- конверт с заданием;

- журнал регистрации входящей документации;

- журнал регистрации исходящей документации;

- электронный носитель;

- ноутбук.

По результатам отчета каждой группы преподаватель выставляет оценки по двум дисциплинам.

6. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ЗАНЯТИЯ

Преподаватель 2: озвучивает выставленные оценки.

Преподаватель 1: Уважаемые студенты! Посмотрите на слайды и скажите, все ли задачи, поставленные в начале урока, мы решили, достигли ли мы цели урока?

7. ВЫДАЧА ДОМАШНЕГО ЗАДАНИЯ

Преподаватель 2: Для закрепления полученных сегодня знаний необходимо выполнить в рабочей тетради следующие задания.

8. РЕФЛЕКСИЯ

Преподаватель 1:

В завершении нашего урока, в преддверии Нового года предлагаем вам повесить на елку шары определенного цвета, символизирующие уровень усвоения новых знаний и умений, полученных на уроке:

-«зеленый» - все понял, урок был продуктивен, цель достигнута,

-«желтый» - все понял, но есть некоторые недопонимания, цель достигнута,

-«красный» - ничего не понял, урок скучный и не продуктивен, цель не достигнута.

Преподаватель передает елку по рядам и одновременно просит обучающихся высказаться и подвести итог занятию и знаниям, умениям, полученным на уроке.

Урок закончен! Всем спасибо! До свидания!